Excel om je voorraden te beheren: een goed idee?
(Advertorial)Degelijk voorraadbeheer blijft voor veel kmo’s een grote uitdaging. Je voorraden up-to-date houden en voorspellen vraagt heel wat denk- en rekenwerk. In dat geval kan Microsoft Excel een betrouwbare partner in crime zijn. Maar wat als je kmo zoveel producten in voorraad heeft dat het ook in Excel moeilijk wordt om alles bij te houden? Dan heb je als supply chain manager baat bij een gespecialiseerde software. Olivier Corluy, supply chain specialist en managing director bij Optimact, brengt duidelijkheid over het gebruik van Excel in voorraadbeheer. De voordelen …en meteen ook de nadelen.
Wie dagelijks cijfers en data verwerkt heeft Excel waarschijnlijk als favoriete softwareprogramma op zijn bureaublad staan. Binnen heel wat kmo’s wordt het Microsoft-programma ook gebruikt om de voorraden te beheren. Excel biedt dan ook veel voordelen, maar tegelijkertijd blijft het programma zwaktes vertonen wanneer de workload zodanig hoog wordt dat er een meer secure en efficiënte aanpak nodig is. Supply chain managers die met grote hoeveelheden en een grote variatie aan producten werken, kunnen wel eens overweldigd raken door de simpele maar krachtige tool die Excel is. Elk voordeel heeft zijn nadeel…
(te) Flexibel
Het grootste voordeel aan Microsoft Excel is dat het een erg flexibel programma is. The sky is the limit. Excel rekent hiervoor op jouw eigen kennis. De rekentool is als een tabula rasa. Jij kan zelf je ideeën en theorieën uitwerken, die je dan in het programma implementeert. Echter, van zodra je met je voorraadbeheer een next level bereikt, komt er wel heel wat bij kijken. De flexibiliteit van Excel kan ook een valkuil worden. Het blijft een manuele tool waar aanpassingen snel gebeurd zijn. Dus maak je per ongeluk een klein foutje in één enkele cel? Dan kan het zo voorbij zijn zonder dat je je ervan bewust bent. Eén kleine onoplettendheid kan dus grote gevolgen hebben.
Oersterk of onoverzichtelijk
Voor een softwareprogramma dat al sinds jaar en dag bestaat, is Microsoft Excel een enorm krachtige tool. Het stelt ons in staat om krachtige formules te implementeren en complexe bewerkingsmethodes uit te voeren. Alleen kan net die kracht ook de achilleshiel vormen voor veel gebruikers. Excel beschikt over duizenden rijen en kolommen en honderden sheets waardoor goed overzicht bewaren cruciaal is. Je wil vermijden dat je bestand onoverzichtelijk wordt wanneer je met enorme voorraden werkt. Een te grote Excel kan al snel voor verwarring zorgen. Uiteindelijk zie je door het bos de bomen niet meer en kan Excel te overweldigend zijn. Met tijdsverlies en inefficiëntie tot gevolg. Om van het gebrek aan een vlotte overdracht nog maar te zwijgen.
Vogelvrij of gevangen
Kracht en flexibiliteit staan niet garant voor robuustheid. Op Excel ben je zo vrij als een vogel. Je doet wat je wil. Je gebruikt de formules en methodes die je wil, en je past het programma aan naar jouw voorkeuren. Standaardisatie is er niet, maar blijkt vaak wel broodnodig. Want wat als het misgaat? Een melding die je verwittigt dat er iets fout loopt, kan soms al genoeg zijn om erger te voorkomen. Want werken met correcte data is onmisbaar in het nauwkeurig beheren van voorraden. Wanneer je met een grote hoeveelheid aan data werkt, kan dat een proces van lange adem worden. De eerste keer zal je je vol goede moed van die taak kwijten. De tweede keer wordt dat al iets lastiger. De derde keer vraag je je af waarom je al die gegevens nog moet ingeven en of je niets beters te doen hebt. Excel vraagt veel onderhoud en discipline. En dat vraagt tijd en energie die je graag voor je andere taken overhoudt.
Optimalisatie met Optimact
Beheer je enorme voorraden en verschillende artikelen? Dan is een supply chain management tool een betere optie dan Microsoft Excel. Als je maandelijks 10.000 artikelen moet controleren, zinkt de moed je ongetwijfeld in de schoenen. De supply chain management tool van Optimact doet dat werk voor jou. De software duidt potentiële problemen aan en vraagt je om deze te checken. Het resultaat? Je hoeft nog slechts 100 artikelen te controleren in plaats van 10.000.
Optimact werkt met gestandaardiseerde en gebruiksvriendelijke schermen. Dat maakt de overdracht tussen verschillende collega’s makkelijker. Bovendien win je aan efficiëntie: de applicatie zet alles voor je klaar waardoor je niet van een lege sheet moet beginnen. En bovendien heb je de mogelijkheid om via excepties te werken. Optimact is gefocust op het optimaliseren van voorraadbeheer. Het team van experts werkt voor verschillende klanten in verschillende situaties en leert nog elke dag bij om de tool steeds te verbeteren. Wanneer je als kmo met de Optimact-software werkt, verloopt voorraadbeheer en forecasting veel overzichtelijker, betrouwbaarder en efficiënter.
Kom er meer over te weten via https://optimact.com
