Automatisering van receptieproces winstgevend volgens onderzoek VIL
Bij veel bedrijven is het ontvangen van externen een manueel en tijdsintensief proces. Vrachtwagenchauffeurs, pakjesbezorgers en bezoekers worden persoonlijk ontvangen en/of doorverwezen. De daarmee gepaard gaande fouten en vertragingen leiden tot een overbodige kostenstijging. In het project ‘Selfservice in Logistics’ testte VIL de automatisering van het receptieproces en ontwikkelde het een gedetailleerde ROI-tool die aantoont dat automatisering van deze verouderde processen wel degelijk financieel aantrekkelijk is.
Op basis van een analyse van het receptieproces bij de negen deelnemende bedrijven (Ciblex Belgium, Decathlon, Generix Group, iOnLogistics, Nike, Renewi, Scania Parts Logistics, Sprint.transport en Unilin) detecteerde VIL 25 inefficiënties. De belangrijkste oorzaken zijn taalbarrières, foutieve of onvolledige informatie, onvoldoende integratie van WMS-toepassingen en wachttijden. Samen met partners UA en AP Hogeschool onderzocht VIL op welke manier betaalbare technologieën een oplossing kunnen bieden voor het verbeteren van het receptieproces waardoor medewerkers tijd winnen en zich op hun kernactiviteiten kunnen focussen.
In een doorgedreven marktanalyse werden verschillende technologieën en hun aanbieders gematcht met de inefficiënties uit de uitgevoerde analyse. Daaruit bleek de grootste potentiële winst te zitten in de combinatie van een tijdslot-boekingssysteem en een yard management systeem. Dankzij interactieve kiosken kunnen chauffeurs 24/7 in hun eigen taal worden geholpen, met minder wachtrijen tot gevolg. In combinatie met een tijdsreserveringssysteem kunnen bedrijven de wachtrijen tot een minimum beperken.
De businesscases bij Unilin en Scania Parts Logistics leidden alvast tot spectaculaire resultaten. De kiosken voor automatische ontvangst, waar chauffeurs zelf een deel van de receptietaken uitvoeren, resulteerden in een tijdsbesparing die overeenkomt met één à twee voltijdse medewerkers. Ook de chauffeur verliest minder tijd doordat de kiosken taalbarrières, wachttijden en drukte wegnemen.
Om te berekenen na hoeveel tijd de investering in zo’n interactieve kiosk wordt terugverdiend, werden naast de baten ook de kosten (projectkosten, hardwarekosten en maandelijkse licentiekosten) in kaart gebracht. Ook dat rekensommetje stemt positief: volgens een conservatieve schatting kunnen bedrijven op jaarbasis de werkuren van één voltijdse medewerker ergens anders inzetten. Dat betekent dat de investering al na 5,6 maand wordt terugverdiend.
VIL concludeert dat de logistieke sector geen excuses meer heeft om de selfservice niet in te voeren. “Veel bedrijfsafdelingen zullen van deze automatisering gelukkiger worden: het onthaal, het magazijn, het financieel-, het HR-departement én niet in het minst de vrachtwagenchauffeurs zelf”, klinkt het.
Het project werd mee gesteund door VLAIO, het Agentschap Innoveren en Ondernemen van de Vlaamse Overheid.
Foto: Gerd Altmann via Pixabay
