De vijf meest voorkomende problemen bij automatisering en hun oplossing
Vroeger waren geautomatiseerde processen leuk om te hebben, tegenwoordig struikelen we over praktische vraagstukken omdat we automatisering over de hele organisatie willen uitrollen. Volgens Claudia Lannes, solution engineering manager bij Celonis, bestaat het pad over het algemeen uit vijf stappen en uitdagingen. Ze lijst die vijf meest voorkomende problemen op en geeft aan hoe we ze kunnen oplossen.
1. Automatisering wordt niet volledig omarmd
Een van de grootste uitdagingen waar process excellence managers tegenaan lopen bestaat volgens Claudia Lannes in het volhouden van veranderingen en het overkomen van weerstand tegen die veranderingen. Daarom moeten we ervoor zorgen dat onze organisatie de ernst en de noodzaak van digitale transformatie inziet.
Door een senior beleidsvoerder aan boord te hebben en zijn of haar support te voelen, overkomen we de helft van de uitdaging. Zij helpen het initiatief te promoten, procesverbeteringen te stroomlijnen met de bedrijfsstrategie en de focus op automatisering als lange termijn-doelstelling te garanderen.
2. Ingebruikname van processen is vaak giswerk
Leiders in process excellence spenderen bijna tien procent van hun tijd met het uitrollen van nieuwe technologieën. Dat is meer tijd dan ze aan kostenplaatjes of technische evaluaties spenderen. Hoe kunnen we de ingebruikname van nieuwe technologieën sneller laten verlopen en mislukte launches elimineren?
“Door de onderliggende processen te simuleren op basis van data”, weet Claudia Lannes. Als we verschillende digitale tests draaien die gebaseerd zijn op data uit onze organisatie, kunnen we onsuccesvolle lanceringen zoveel mogelijk voorkomen. Als we dan besluiten een nieuwe technologie in gebruik te nemen, weten we (zo goed mogelijk) dat het geen verspilde tijd is.
3. One size does not fit it all
Automatisering is een parapluterm waar veel verschillende soorten technologieën onder vallen. Toch vliegen veel organisaties het automatiseringsproces aan alsof er maar één manier is om het te doen. Volgens Claudia Lannes is dat een denkfout: we moeten de juiste technologie aan de juiste prioriteit matchen. Daarom moeten we bekijken welke deelprocessen voor onze organisatie het belangrijkst zijn en ons richten op het genezen van onderliggende problemen, in plaats van op pleisters plakken.
4. Werken op afstand komt traag op gang
In de maakindustrie zorgde de coronapandemie ervoor dat organisaties werken op afstand mogelijk moesten maken. Dat versnelde automatiseringsprocessen voor vooral grotere organisaties. Toch hebben veel organisaties ruim een jaar na het begin van de pandemie hun IT-structuur nog niet voldoende op orde: voor hun medewerkers is thuiswerken nog altijd een crime.
Daarom beveelt Claudia Lannes aan dat we onze belangrijkste problemen in kaart brengen, de onderliggende redenen zoeken en die oplossen. Meestal komen we er achter dat gebruikersgemak het belangrijkst is. Door ervoor te zorgen dat iedereen moeiteloos documenten kan openen, bewerken en delen, zijn we vaak al een eind op de goede weg.
5. Automatisering past niet automatisch in de infrastructuur
Automatisering moet in onze infrastructuur passen. We hebben een flexibele, schaalbare omgeving nodig waarin we processen kunnen integreren, terwijl die processen vaak verschillende andere systemen raken en beïnvloeden. De oplossing hiervoor ligt volgens Claudia Lannes in de cloud: als we automatisering alleen ‘on premise’ regelen, zullen we bij het aanpakken van een volgend werkproces opnieuw op problemen stuiten. Door vanuit de cloud te werken voorkomen we downtime en maken we integratie binnen de hele organisatie gemakkelijker.
