Data management bij Eichholtz
Datamigratie en datakwaliteit optimalisatie
Eichholtz is een van 's werelds meest toonaangevende lifestyle bedrijven op het gebied van interieurdesign en sfeer en vierde in 2022 haar 30-jarig bestaan.
Groei ambitie
Ruben Alebregtse, CFO bij Eichholtz, vertelt: “Na de overname door Private Equity in 2019 is de doelstelling van Eichholtz om binnen 5 tot 6 jaar haar omzet te verdubbelen. Met een omzetgroei van 25% in 2021 zijn we goed op weg met het behalen van deze doelstelling. Belangrijke pijler in de groeistrategie is de groei in Amerika. Om de groei in Amerika te stimuleren zijn we in 2019 gestart met een 3rd party warehouse en hebben we in North Carolina een showroom geopend. Uiteraard vergt deze continue groei van de onderneming ook aanpassingen in de organisatie waaronder de noodzaak tot meer efficiency in de logistieke stromen.”
Investeren in IT en Logistiek
“Om de groei en de efficiency in de logistieke stromen te kunnen realiseren zijn we gaan kijken naar systemen die dit kunnen faciliteren. De optimalisatie van de supply chain is voor ons van belang in het kader van het nieuwe warehouse in Amerika, de ambitie om een andere regionale warehouses te openen en het verminderen van onze Carbon Footprint in
lijn met onze ESG-doelstellingen (Environmental Social Governance)”, benadrukt Ruben. “Als je dan het project instapt van een nieuw ERP kom je veel meer dingen tegen. Hoe zorg je ervoor dat het systeem ook toekomst ready is?”
Implementatie nieuw ERP
Jeroen Raijmakers, Director IT bij Eichholtz, vult aan: “Je wilt wel, gezien het feit dat we zo hard groeien, een architectuur neerzetten die die schaalbaarheid ondersteunt. Die schaalbaarheid kun je vanuit IT perspectief maar op een manier bereiken. Door de systemen te gebruiken waarvoor ze zijn bedoeld en niet met te veel maatwerk gaan werken. Als je dan tegen grenzen aan loopt, in met name je ERP, moet je gaan kijken hoe kunnen wij ons proces optimaal ondersteunen en hoe gaan we dat dan vormgeven in die architectuur.”
Eichholtz kiest voor de implementatie van het nieuwe ERP-systeem Business Central, de Tradecloud supplier portal en de Productlabel vendor portal van Type 2 Solutions.
Schaalbaarheid en Flexibiliteit
“De kern hierbij is voor ons flexibiliteit en schaalbaarheid. We hebben een beperkt aantal resources, vooral als het gaat om mensen, om de groei te kunnen realiseren. Als IT je dan daarbij kan helpen om dat efficiënt te doen, is dat zeker de investering waard.”
Productlabel vendor portal
Jeroen legt uit: “Vanuit ERP kun je standaard documenten maken, wij hebben echter wel specifieke wensen als het gaat om de labels die op de doos komen. Dat zijn consumentenverpakkingen. Dan loop je bij ERP tegen grenzen aan. In de communicatie met de leveranciers willen we voorkomen dat dit via e-mail gaat. We willen dat dit op een gestructureerde manier gaat. Met de Productlabel portal kunnen alle 120 leveranciers wereldwijd op een gebruiksvriendelijke en veilige wijze de product barcode labels en de shipping mark verzend labels afdrukken. Voor Eichholtz en straks ook voor de nieuwe in samenwerking met Philipp Plein ontwikkelde Philipp Plein home collection.”
Samenwerking met T2S
“Type 2 Solutions kennen we vanuit een vorige samenwerking op het gebied van datamigratie en datakwaliteit. In Navision liepen we tegen zoveel vervuiling aan. We zaten met de datakwaliteit. We hadden geen CRM dus alles werd in het ERP gestopt. Na een datakwaliteit scan uitgevoerd door T2S wisten we zo gaan we het doen en we starten met customers,” vertelt Ruben.
Datakwaliteit Monitor
Eichholtz gebruikt nu dagelijks de Datakwaliteit Monitor om de kwaliteit van de customers, contacts en vendors data te monitoren, te beheren en gericht te optimaliseren.
Dennis Hendriks, Operations directeur bij Eichholtz, vertelt over hoe zij gestart zijn met datakwaliteit management:
“Wij zijn in 2019 als Eichholtz gestart met de samenwerking met Type 2 Solutions. Waar we mee zijn begonnen is eigenlijk heel simpel, we hebben een database en daarvan wisten we, we hebben best wel veel leads gegenereerd door middel van beurzen in de afgelopen 29 jaar en die data is absoluut niet schoon.
Data schonen
“Daarin heeft Type 2 Solutions uiteindelijk de oplossing geboden door in eerste instantie heel plat te kijken naar de data en te kijken waar zitten de fouten in, die eruit te halen en vervolgens met een schone database verder te kunnen. Vervolgens gingen we ook overstappen naar een nieuw ERP en dat heeft geresulteerd in opschoning van meer dan 30.000 records.”
Datamigratie naar Business Central
“Vervolgens gingen wij over naar Business Central. Hoe gaan we dat oplossen? Na een call over de productlabel portal sprak ik met Jack de Hamer van Type 2 Solutions over de datamigratie”, vertelt Jeroen. “We hebben toen vrij laat in het proces T2S bij de proefconversie en de feitelijke conversie betrokken. Zonder de hulp van Tim van Tongeren, dataspecialist bij T2S, hadden we het niet kunnen doen op de manier zoals we het hebben gedaan.”
Opschoning vooraf zorgt voor soepele conversie
“Tim heeft ons perfect geholpen. Hij gaf ons houvast in het project. Het systeem dat jullie daarvoor inzetten, het datamigratie platform met de datakwaliteit monitor, dat werkt gewoon echt perfect. We hadden continu een ijkpunt tijdens de migratie; dit hebben we gemigreerd, dit hebben we geüpload en dit zijn de verschillen. Door de voorbereiding vanuit het datakwaliteit project zie je ook dat de migratie van de klantgegevens heel soepel is gegaan.”
Ruben vult aan met een praktisch voorbeeld: “Als je kijkt naar de conversie, we hebben heel veel productdata met heel veel verschillende velden. Tim zag heel snel dat er verschillen waren in het nettogewicht en zonder dit kunnen we geen shipment order aanmaken. Het is heel fijn dat je hier tijdens de conversie achter komt en niet na de live-gang. Nu heb je daardoor helemaal geen business interruptie. Gedurende het weekend hebben we het opnieuw geüpload.”
Lessons learned - Begin op tijd
“Voor mij is dat heel zeker om eerder Type 2 Solutions bij de conversie te betrekken. De uitdaging waar we voor stonden, letterlijk de muur waar we tegen aan liepen, dat was de go-live datum. Op bepaalde punten zijn we dan ook heel pragmatisch met zaken om moeten gaan. Als je dat eerder in het traject al tackelt en vroegtijdig bespreekt en de aanpak beschrijft dan kun je het op een gestructureerde manier doen”, aldus Jeroen.
Ruben vult aan, “We hebben de conversie te laat opgepakt, dat zorgde ook best wel voor wat tijdsdruk richting Tim. De reactie van T2S was heel positief, we weten dit nu, hoe gaan we dit oplossen. De aanpak was meteen heel constructief.”
Tevreden met het resultaat
“Je kan een systeem helemaal voorbereiden. Als uiteindelijk de conversie in de soep loopt, dan kun je niet op een goede manier live. Het feit dat wij zo soepel live zijn gegaan is voor een heel groot deel aan Type 2 Solutions te danken. Wij zijn dan ook zeer tevreden met het resultaat.”
