5 verborgen tijd- en geldvreters in uw logistieke keten
Foto: Adriaan Dries
Uw goederen bewegen efficiënt van A naar B. Maar beweegt de informatie die daarbij hoort even vlot mee? Net in die informatiestroom zitten vaak kleine onderbrekingen die dagelijks tijd, capaciteit en marge kosten. Een vrachtwagen die te laat vertrekt, valt op. Iemand die vijf minuten naar een handscanner zoekt, gegevens opnieuw invoert of wacht op een leveringsbewijs veel minder. Toch kunnen net die kleine momenten zich tientallen keren per dag herhalen.
“Veel logistieke organisaties hebben hun fysieke goederenstroom al sterk geoptimaliseerd. De volgende efficiëntiewinst zit daarom steeds vaker in de informatie die rond die goederen beweegt”, zegt Adriaan Dries, gespecialiseerd in digitale werkprocessen bij Ricoh België.
- Zoeken kost meer tijd dan u denkt
Waar is de handscanner? Welke versie van het document is correct? Is het leveringsbewijs al binnen? Telkens gaat het misschien maar om enkele minuten. Maar wanneer magazijnmedewerkers, planners en administratieve teams elke dag opnieuw informatie, documenten of toestellen moeten zoeken, loopt de verloren tijd snel op. De relevante vraag is daarom niet alleen of informatie beschikbaar is, maar vooral of ze beschikbaar is op het moment en de plaats waarop iemand ze nodig heeft.
2. Dezelfde gegevens worden meerdere keren ingevoerd
Een order doorloopt verschillende systemen en afdelingen. Toch wordt dezelfde informatie onderweg vaak opnieuw ingevoerd. Een medewerker registreert een gegeven, een collega neemt het over in een ander systeem en een document wordt later opnieuw manueel verwerkt.
Elke extra overdracht kost tijd en creëert een nieuw foutmoment. Het probleem is daarbij vaak niet een gebrek aan technologie, maar een gebrek aan verbinding tussen ERP, WMS, TMS, eCMR en documentbeheer. Informatie één keer registreren en automatisch laten doorstromen, voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde actuele gegevens werkt.
3. De goederen zijn geleverd, de informatie nog niet
De vrachtwagen heeft zijn route afgewerkt en de goederen staan bij de klant. Operationeel is de levering klaar. Administratief soms nog niet. Een handtekening moet nog worden verwerkt, foto’s staan op een smartphone of een afwijking werd telefonisch gemeld.
Daardoor ontstaat een opvallende situatie: de fysieke goederenstroom is sneller dan de informatiestroom erachter. Wanneer bewijsstukken, foto’s en afwijkingen onmiddellijk digitaal aan de juiste levering worden gekoppeld, kunnen administratie, klantenservice en facturatie veel sneller verder.
4. De uitzondering wordt de echte tijdvreter
Standaardorders verlopen meestal efficiënt. De vertraging ontstaat vaak bij uitzonderingen. Een aankooporder ontbreekt, een vrachtbrief wijkt af, een levering is beschadigd of een factuur stemt niet overeen. Medewerkers moeten dan uitzoeken wat er is gebeurd, welke informatie ontbreekt en wie actie moet ondernemen. Net zulke dossiers komen vaak terecht bij ervaren medewerkers.
“Uw meest ervaren mensen zijn dan bezig met het corrigeren van processen in plaats van met het verbeteren ervan”, aldus Adriaan. Automatische documentherkenning en workflows kunnen standaardprocessen afhandelen en alleen afwijkingen naar de juiste medewerker sturen.
5. Een IT-probleem wordt snel een operationeel probleem
Een defecte handscanner, een niet-beschikbare laptop of een netwerkprobleem lijkt op het eerste gezicht een IT-incident. Op de werkvloer worden de gevolgen echter meteen operationeel: medewerkers kunnen niet registreren, informatie is niet beschikbaar en processen vallen stil.
Hetzelfde geldt voor cyberincidenten. Wanneer kritieke systemen uitvallen, raakt dat uiteindelijk ook de goederenstroom. Toestelbeheer, monitoring, reservetoestellen, back-ups en cybersecurity zijn daarom niet alleen IT-thema’s, maar onderdeel van operationele continuïteit.
Meer optimalisatiemogelijkheden ontdekken?
In de praktische gids ‘Een slimmere logistieke keten’ bundelt Ricoh meer dan 30 concrete ideeën om zoekwerk, fouten, manuele tussenstappen en vertraging te verminderen.
Download de praktische gids
Volg één order door uw organisatie
Wilt u weten waar de verborgen verliezen in uw organisatie zitten? Neem één willekeurige order en volg die van ontvangst tot facturatie. Waar moet iemand informatie zoeken? Waar worden gegevens opnieuw ingevoerd? Waar moet iemand wachten? Waar is manuele opvolging nodig? En wat gebeurt er wanneer een toestel of systeem niet beschikbaar is?
Elke extra onderbreking is een mogelijke tijd- of geldvreter. Vaak zit de grootste winst niet in nieuwe technologie, maar in het slimmer verbinden van systemen, documenten, toestellen, processen en mensen.
Want een efficiënte supply chain draait niet alleen om hoe snel goederen bewegen. De informatie eromheen moet even vlot kunnen volgen. Ontdek waar uw informatiestroom vandaag nog hapert.
