“Verandering moet verbetering brengen”
MUVA wint aan efficiëntie met toekomstbestendige ERP-software
MUVA wil verder inzetten op automatisering: de flow voor het voorraadbeheer zit in principe goed in elkaar, maar door manueel werk uit te schakelen kan het nog veel efficiënter.
MUVA hield jarenlang vast aan dezelfde boekhoudkundige en operationele processen, maar botste op de limieten van zijn software. Voor de groothandel in dierensnacks bleek het makkelijker gezegd dan gedaan om zijn beproefde processen te digitaliseren en te automatiseren. Met name de zoektocht naar de juiste ERP-software verliep vrij hobbelig. “We beseften snel dat je niet alles zomaar moet automatiseren, maar wat we niet meteen door hadden, is dat je ook je ERP-software heel doordacht moet kiezen”, klinkt het. Uiteindelijk pasten alle puzzelstukjes in elkaar toen MUVA overstapte naar de handelsoplossing van Exact.
Wat begon als een idee dat twee ondernemers vanuit een garagebox opstartten, groeide op een kwarteeuw uit tot een succesvolle groothandel in snacks en benodigdheden voor huisdieren. MUVA uit Lommel levert een assortiment van ruim vijfhonderd dierensnacks en -benodigdheden aan dierenspeciaalzaken, naast doe-het-zelfzaken en tuincentra met een dierenafdeling. Het bedrijf verdeelt zijn assortiment onder de merknamen Boomy, Catfresh en Tasty Bone. Vandaag telt MUVA zestien voltijdse medewerkers.
Diepgaande specialisatie
De inspiratie voor een eigen zaak kregen vennoten Pascal Münstermann en Bas van Hoof terwijl ze samen in de dierenspeciaalzaak van Bas’ ouders werkten. Pascal en Bas hadden een eigen visie op hoe zo’n winkel eruit zou moeten zien, maar beschikten niet meteen over voldoende kapitaal om zelf een zaak te starten. Ze kenden wel heel wat fabrikanten bij wie ze kleine hoeveelheden konden afnemen. “Zo ontstond het idee om als verdeler in dierensnacks en -benodigdheden te starten.”
“We hebben ervoor gekozen ons diepgaand te specialiseren”, vertelt Pascal Münstermann. “Voor de productie van onze snacks werken we samen met partners, die met onze eigen mixen en recepturen aan de slag gaan.” Die fabrikanten bevinden zich verspreid over de wereld: van Duitsland tot Turkije en het Verre Oosten. Het grootste volume van hun verkoop – zowat negentig procent – is bedoeld voor de Belgische markt, waar de merken van MUVA in 250 verkooppunten verkrijgbaar zijn. De overige tien procent gaat naar speciaalzaken in Nederland en Frankrijk. Alles samen verwerkt MUVA zo op jaarbasis ongeveer 6.000 orders, goed voor zowat 7.000 pallets.
Pascal Münstermann, zaakvoerder MUVA: “Sinds we Exact gebruiken, is het aantal facturen dat klanten ‘vergeten’ te betalen al minstens gehalveerd.”
Moeilijke keuze
De ondersteuning van de bedrijfsvoering en de facturatie deden de ondernemers in hun beginperiode met een eenvoudige software voor zelfstandigen. “We zouden er uiteindelijk twaalf tot dertien jaar mee werken”, zegt Pascal Münstermann. “Lange tijd volstond dat pakket, tot we toch op zijn limieten botsten. Het kon onze groei niet meer volgen.” Op dat moment kwam Exact al een eerste keer bij MUVA in het vizier, maar uiteindelijk ging de groothandel met een andere speler in zee.
Dat bleek al snel niet de juiste beslissing. Als kmo is het vaak moeilijk om te weten wat er bij de keuze van een softwarepakket belangrijk is en wat niet. “De leverancier waarmee we praatten, antwoordde positief op elke vraag die we stelden. Alles kon. Maar om een lang verhaal kort te maken: hoewel we een behoorlijk uitgebreid traject doorliepen, zijn we met die oplossing nooit live gegaan. Het bleek allemaal veel te ingewikkeld.” Het is het typische verhaal van een consultant die zijn klant te veel naar de mond praat, in plaats van echte begeleiding aan te bieden.
MUVA wilde een platform dat meegroeit met het bedrijf. “Dat is precies wat we bij Exact hebben gevonden.”
Grondige selectie vraagt tijd
Uiteindelijk ging MUVA met een ander pakket aan de slag, maar ook dat was niet helemaal van harte. “Het was een lokale speler die echt de moeite deed om met ons mee te denken”, vertelt Pascal Münstermann. “Dat aspect zat goed, maar functioneel bleek de oplossing toch ook weer net niet wat we nodig hadden.” Achteraf bekeken begrijpt MUVA nu wel waar het in die periode telkens fout ging. “Het probleem was dat we niet voldoende de tijd namen om de best passende oplossing te kiezen. We gingen steevast te snel met een nieuwe partner van start, waardoor we iedere keer weer een overstap maakten die op niets uitdraaide.”
De opeenvolging van ongelukkige keuzes zorgde ervoor dat de zoektocht naar het ideale ERP-pakket uiteindelijk zelfs enige tijd helemaal stilviel. Tot er bij MUVA een nieuwe collega aan de slag ging, met veel digitale kennis van zaken. “Zo kwam het onderwerp toch weer op de agenda”, legt Pascal Münstermann uit. MUVA startte het selectietraject opnieuw op, maar niet zonder eerst samen te zitten met de medewerkers van sales, marketing en het magazijn, om te weten te komen aan welke noden het nieuwe ERP-pakket voor hen moest voldoen.
Met die vereisten klopte de onderneming vervolgens bij verschillende softwareleveranciers aan. “Dit keer investeerden we veel tijd in de selectie, want we wisten dat het nodig was. Ditmaal moest onze keuze echt goed zitten, met een pakket dat zou passen bij ons bedrijf en bij de groei die we voor ogen hebben.”
Goede match, ook zonder maatwerk
Na een grondige doorlichting van de voorstellen hield MUVA twee opties over. Naast Exact ging het om een leverancier die sterk op aanpasbaarheid inzet. “Toegegeven, dat zag er even heel aantrekkelijk uit,” zegt Pascal Münstermann, “zeker in combinatie met de erg lage licentiekosten.” Maar bij nader inzien hield MUVA die boot toch af. “Wat hier een voordeel leek, zou al snel een groot nadeel vormen. Als alles aan software aanpasbaar is, wil je daar als klant optimaal gebruik van maken. Maar ik ben ervan overtuigd dat je jezelf zo uiteindelijk vastrijdt. De aanpassingen nemen veel ontwikkelingstijd in beslag. Zo lopen de kosten op. En bij iedere update moet je alle gemaakte aanpassingen weer overdoen. In die val wilden we niet trappen.”
Zo kwam MUVA alsnog – via een behoorlijk lange omweg – bij de ERP-software van Exact voor groothandel uit: Exact Online Handel. “We kregen er meteen een heldere uitleg bij. Exact Online Handel biedt standaard al heel wat mogelijkheden, maar valt tegelijk ook niet eindeloos aan te passen. Dat vinden we prima”, zegt Pascal Münstermann. “Trouwens, eindeloze aanpasbaarheid hebben we nooit gevraagd.” Meer nog, MUVA mist dat ook helemaal niet. Tot op vandaag vindt het bedrijf alles wat het nodig heeft in de standaardsoftware. “Exact was van bij de start eerlijk over wat wel en niet kan. Die openheid kunnen we erg appreciëren. Dat de software in de cloud draait, was ook een belangrijk keuzecriterium. Zo vallen de zorgen van een eigen IT-infrastructuur weg.”
De volgende fase die MUVA digitaal wil stroomlijnen met Exact, is het voorraadbeheer. Daarna volgt de digitalisering van de orderpicking.
Gefaseerde aanpak
Intussen is het ongeveer een jaar geleden dat MUVA op Exact Online Handel overstapte. Het bedrijf kiest er bewust voor niet meteen elk facet van zijn bedrijfsvoering te digitaliseren en te automatiseren. “Dan verander je te veel processen in één keer binnen de onderneming, er komt te veel extra druk op het werk van alledag en je loopt het risico dat medewerkers afhaken en je zo je doel uiteindelijk voorbijschiet”, zegt Pascal Münstermann. “We pakken de zaken stap voor stap aan.” Ook zomaar inhaken op de laatste trends rond automatisering heeft geen zin, weet het bedrijf. IT om de IT is niet wat MUVA nastreeft. “Digitalisering en automatisering moeten bovenal duidelijke verbeteringen opleveren.”
Daarom ging MUVA in de software van Exact eerst met de boekhouding aan de slag voor het complete financiële proces, van order tot factuur. Manueel bestellingen ingeven is alvast niet meer nodig. MUVA ontvangt de orders via verschillende kanalen. “Kleine klanten loggen in op het online bestelplatform Marcando en plaatsen daar hun bestelling. Vervolgens stuurt het platform die informatie door naar Exact. Grote klanten hebben doorgaans een ERP-systeem van waaruit hun bestellingen rechtstreeks tot bij ons in Exact komen, bijvoorbeeld in een pdf of een Excel-lijst.” Is een bestelling gepickt in het magazijn en klaar voor verzending, dan vertrekt er vanuit Exact een factuur. De opvolging daarvan verloopt volledig geautomatiseerd.
Concrete resultaten
Zo heeft MUVA binnen Exact een geautomatiseerde workflow voorzien voor de opvolging van het betalingsverkeer. Is een factuur op de vervaldatum nog niet voldaan, dan krijgt de klant automatisch een aanmaning. “Heeft een klant al drie keer een herinnering gekregen, dan belt een medewerker van finance hem op.” Het is een eenvoudig voorbeeld dat aantoont hoe de digitalisering en automatisering van een proces – in dit geval het creditmanagement – tot concrete resultaten leidt. “Sinds we Exact gebruiken en klanten automatisch facturen en betaalherinneringen ontvangen, is het aantal facturen dat klanten ‘vergeten’ te betalen al minstens gehalveerd.”
Ook op andere vlakken streeft MUVA almaar verder naar verbetering. “Zo hebben we extra aandacht voor fouten in bestellingen. We doen dat niet om die klanten op de vingers te tikken, maar als eenzelfde fout steeds terugkomt, loopt er wellicht ergens iets mank in het systeem. Dat is het uiteindelijke doel: je processen stap voor stap blijven verbeteren.”
Gestroomlijnd voorraadbeheer
Bij MUVA resulteert een bestelling in een picklijst voor het magazijn. Die lijst krijgen de medewerkers in het magazijn voorlopig nog op papier. “Zoals gezegd voeren we het gebruik van Exact stap voor stap in. De volgende fase die we digitaal willen stroomlijnen, is het voorraadbeheer. Daarna willen we ook de orderpicking digitaliseren. Daarvoor moeten we nog enkele aanpassingen doorvoeren om alles netjes op elkaar af te stemmen. Om een voorbeeld te geven: de prijzen van onze producten staan nog per stuk en niet per doos in de prijslijsten vermeld. Dat gaan we nog aanpakken, maar opnieuw niet overhaast. Verandering moet verbetering zijn.”
Met de digitalisering van het voorraadbeheer heeft MUVA alvast een belangrijke volgende werf op de agenda. “Als we vandaag een bestelling plaatsen bij onze eigen leveranciers, bekijken we eerst fysiek hoeveel voorraad we nog in het magazijn hebben”, legt Pascal Münstermann uit. “Daarna bestellen we zoveel bij als we nodig hebben. Bijbestellen doen we volgens de klassieke methode, op basis van een lijst met minimum- en maximumvoorraden die we in Excel bijhouden. Nu noteren we dus nog manueel hoeveel voorraad we van elk product hebben. Van zodra die voorraad een minimumgrens bereikt, plaatsen we een bestelling om opnieuw de gewenste voorraad in huis te hebben.”
Wanneer MUVA niet alleen zijn boekhouding, maar ook zijn voorraadbeheer en bestelproces in Exact centraliseert, zal het bedrijf makkelijker en sneller zicht krijgen op het verbruik, de rotatie en de voorraadniveaus van de diverse producten. “Daar zijn we ons terdege van bewust”, erkent Pascal Münstermann. Maar tegelijk hoedt het bedrijf zich voor al te bruuske veranderingen. “De manier waarop we vandaag ons voorraadbeheer aansturen, heeft een hoog huis-tuin-en-keukengehalte, dat klopt. Maar het systeem werkt wel. We hebben momenteel maar drie van de vierhonderd producten even niet op voorraad. We zijn dan ook voorzichtig om zomaar naar een systeem voor geautomatiseerd voorraadbeheer en bestelprocessen over te schakelen.”
Platform groeit mee
Tegelijk weet MUVA dat Exact hen in de toekomst nog voordelen kan opleveren. “Begrijp me niet verkeerd: automatisering is nodig”, zegt Pascal Münstermann. “Onze flow voor voorraadbeheer en bijbestellen zit op zich goed in elkaar, maar door manueel werk uit te schakelen, kunnen we nog veel aan efficiëntie winnen. Dat is iets waar we in de toekomst met Exact werk van willen maken.” Dankzij de automatisering en digitalisering wil MUVA dan nog meer informatie en expertise binnen het bedrijf documenteren. Die expertise is er nu ook, maar bevindt zich in het hoofd van enkele medewerkers. “Het doel was een platform uit te rollen dat meegroeit met ons bedrijf. Dat is precies wat we in Exact hebben gevonden.”
Benieuwd wat de ERP-software van Exact voor uw onderneming kan betekenen? Bekijk de mogelijkheden op: www.exact.be/handel
