8 praktische tips om niet in stockbreuk te gaan met Chinees Nieuwjaar

Jaarlijks rond eind januari legt bijna een zesde van de wereldbevolking het werk neer om samen Chinees Nieuwjaar te vieren. Daarbij komt een groot deel van de wereldwijde supply chain letterlijk stil te staan. Een erg mooie traditie voor Oost-Azië maar een hele lastige logistieke noot om te kraken in de rest van de wereld.

Met uitgebreide doorlooptijden van enkele maanden kan het importeren van goederen uit China zelfs in de beste tijden een uitdaging zijn. Maar als je bedenkt dat je mogelijk meer dan een maand in het duister wordt gelaten tijdens de vakantieperiode en dat de productie daarna nog steeds beperkt kan zijn totdat leveranciers de achterstand hebben ingehaald, is het van vitaal belang om stappen te ondernemen om de verstoring tijdens deze tijd te minimaliseren. Het niet nemen van de juiste maatregelen kan leiden tot gemiste omzet, teleurgestelde klanten en dode voorraad.

Dit artikel onderzoekt hoe organisaties hun operaties kunnen beschermen vóór, tijdens en na de Chinees Nieuwjaarperiode.

1. Werk aan een bedrijfsbreed gedragen voorraadstrategie

Voordat je een strategie bedenkt om met de sluiting van leveranciers om te gaan, is het belangrijk dat je volledig begrijpt wat het bredere bedrijf verwacht. Het management kan bijvoorbeeld risico's vermijden en daarom niet bereid zijn om te investeren in hoge voorraadniveaus, terwijl maximale verkoop of klanttevredenheid voor andere managers prioriteit heeft. Samenwerking tussen supply chain, marketing en verkoop is essentieel om promotionele activiteiten die door leverancierssluitingen kunnen worden beïnvloed, te plannen. Dit soort discussies zijn ook buiten Chinees Nieuwjaar een grote meerwaarde voor je bedrijfsvoering. We raden aan om ze te formaliseren in een S&OP overleg.

2. Differentieer uw tactische voorraadbeslissingen

Zonder duidelijke strategie is een vaak voorkomende tactiek in aanloop naar Chinees Nieuwjaar het lineair verhogen van het voorraadniveau. Hierbij wordt voorraad als een homogene massa aanzien. Besef echter dat je deze periode twee tot drie maanden verder in de toekomst moet kijken, wat de planhorizon op vijf tot negen maanden brengt. Zelfs buiten wereldwijde epidemieën gerekend is er veel dat in die periode met de vraag kan gebeuren. Niet alle categorieën en producten zullen per definitie in dezelfde richting evolueren.

De voorraadopbouw naar Chinees Nieuwjaar is hoe dan ook een kostelijke, kapitaalintensieve periode en we hopen allemaal dat die investering negen maanden later nog rendeert. Ruim voor je bestelt je assortiment op om het risico op dode voorraad te verkleinen. Verder helpt het om artikelen en assortimenten te segmenteren, bijvoorbeeld via een ABC analyse, en je voorraadbeslissingen hier op aan te passen. Door voorzichtiger te plannen op minder presterende categorieën en artikelen kan je financiële ruimte creëren om te investeren in rendabelere producten.

3. Opties verkennen via scenarioplanning

Beslissen hoe je het beste aan de behoeften van je klanten kunt voldoen, vereist zorgvuldig nadenken, vooral als het gaat om nieuwe items of items met volatiele vraagpatronen. Scenario planning kan helpen om geïnformeerde beslissingen te nemen en de focus te leggen op belangrijke producten, terwijl ook rekening wordt gehouden met financieel rendement en service level impact.

4. Voorspellen en anticiperen op de vraag

Het bepalen van je voorraadniveaus vereist inzicht in de toekomstige vraag. Gezien de lange doorlooptijden moet je historische vraagpatronen gebruiken om verre prognoses te maken. Het is belangrijk om hierbij gebruik te maken van nauwkeurige forecasttools, rekening houdend met factoren zoals trends en seizoensgebondenheid.

5. Werk aan een goede relatie met je leverancier

Een gemiddelde Belgische KMO is hooguit voor een handvol van haar Chinese leveranciers een belangrijke klant en zelden de grootste. Wanneer hun orderboek in de rush naar Chinees Nieuwjaar overloopt is het vechten voor een plek in de productieplanning. Eén bestelling van een grote internationale retailer bij je leverancier en je kent snel je plaats. Maar als de eerste plek onhaalbaar is, zorg dan dat je de tweede bent.

Ondanks de taalbarrière kan je goede relaties opbouwen met Chinese zakenpartners. Met het nodige respect en een vleugje humor zal je sneller boven je gewicht boksen. Communicatie mag ook informeel zijn zoals e-mails afwerken met emoji’s of over je huisdieren praten over de telefoon. Ben je soms in China, ga dan zeker in op een uitnodiging om te dineren. De liefde voor bourgondisch tafelen is er even groot als in België. Gānbēi! (proost!)

6. Begin op tijd en maak duidelijke afspraken met je leverancier.

Je goede leveranciersrelatie komt handig van pas bij noodgevallen maar begin vooral op tijd te plannen. Het is belangrijk om samen te werken en duidelijk te communiceren met leveranciers om problemen te voorkomen. Het overwegen van bufferstocks bij de leverancier en het delen van informatie over container en productieprioriteiten kan helpen om verstoringen te minimaliseren.

7. Borg continuïteit en zorg voor alternatieven

Leveranciersrelaties hoeven niet monogaam te zijn. Het is altijd handig om een back-up te hebben, liefst niet te ver van huis. Hoewel deze leveranciers mogelijk duurder zijn, kunnen de extra kosten opwegen tegen de risico’s van overvoorraad en gemiste verkopen.

8. Waakzaam blijven voor andere leveranciersverstoringen.

Naast de Chinees Nieuwjaar zijn er het hele jaar door evenementen zoals Kerstmis, het bouwverlof maar ook onvoorziene gebeurtenissen die tot leverancierssluitingen kunnen leiden. Het is van essentieel belang om een S&OP en S&OE proces in te stellen om dergelijke problemen adequaat aan te pakken.

Wil je meer weten over voorraadoptimalisatie surf naar www.slimstock.com