Picken op kruissnelheid

Sinds 1964 levert groothandel Horeca Van Zon producten voor de horeca. In die competitieve markt wil het familiebedrijf het verschil maken met zijn snelheid, leverbetrouwbaarheid en een compleet assortiment. Het spreekt voor zich dat het distributiecentrum van 16.000 vierkante meter een sleutelrol speelt bij de invulling van die beloften. Daar liggen zo’n 30.000 SKU’s (stock keeping units) In totaal werken er in het distributiecentrum in Lommel zo’n vijftig magazijnmedewerkers, exclusief chauffeurs en administratieve krachten. Daarvan doen in totaal dertig medewerkers de orderpicking: vijftien in de late ploeg en vijftien ’s nachts. Samen verzamelen ze meer dan 500 orders per dag, goed voor 7.000 orderlijnen.

Die orders gaan ofwel rechtstreeks naar de klanten ofwel naar de drie eigen cash & carry winkels, die zeven dagen in de week open zijn en samen meer dan 20.000 vierkante meter winkeloppervlak vertegenwoordigen. Klanten kunnen bij Horeca Van Zon wekelijks hun bestellingen plaatsen, maar ook rekenen op 24/7 expresleveringen. Ook online bestellen behoort tot de mogelijkheden.

​Nood aan vernieuwing

De processen in het magazijn zijn rechttoe rechtaan, met een vrij traditionele inslag, opslag, manuele orderpicking met orderpicktrucks, uitslag en retouractiviteiten. Om een snel orderpickproces te garanderen, vertrouwt Horeca Van Zon al bijna tien jaar op voicepicking, maar na jarenlange trouwe dienst was de voicepicking- en scanapparatuur aan vervanging toe. Bovendien worden de logistieke activiteiten steeds uitdagender: alles moet steeds sneller, efficiënter, meer ergonomisch en foutloos. En dat in een omgeving waar het volume orders en het aantal operatoren gestaag is gestegen.

“Met nieuwe apparatuur wilden we onszelf vooral klaarstomen voor de toekomst”, vertelt Michael Jans, logistiek coördinator bij Horeca Van Zon. “Vooral de software op de handscanners – die we voor onze opslag- en herbevoorradingsactiviteiten gebruiken – had het moeilijk om nog te volgen. Die draaide nog op verouderde Windows CE-besturingssoftware. Met name de verwerkingssnelheid liet te wensen over, soms moesten operatoren seconden wachten vooraleer ze verder konden.”

​Verder met voicepicking

“Omdat we zeker wilden zijn dat we de juiste beslissingen zouden maken, hebben we CaptureTech in de arm genomen”, vervolgt Michael Jans. “Zij zijn gespecialiseerd in voicepicking en hun expertise kwam al tijdens onze eerste gesprekken naar voren. An sich waren we tevreden over voicepicking-technologie om onze picking te ondersteunen. Het laat ons toe op een natuurlijke en logisch gestructureerde manier te werken. Aangezien je tijdens het picken je handen vrij hebt, kun je veel sneller werken. Daarom wilden we graag op die manier verder blijven picken.”

CaptureTech analyseerde alle aanwezige technieken en processen, vanaf de goederenontvangst en de opslag tot de picking en het transport naar klanten. Vervolgens werden de verbetermogelijkheden in kaart gebracht. Zo werd duidelijk dat een nieuwe generatie hardware, software en de integratie met het ERP-systeem van Horeca Van Zon zouden helpen om efficiënter te worden. Verder werden meteen ook alle processen geoptimaliseerd, zodat Horeca Van Zon een solide basis kreeg om op verder te bouwen. Zo werd o.a. besloten de voorraad voortaan via een ABC-analyse in te delen.

Met CaptureTech is Horeca Van Zon vervolgens het implementatietraject ingegaan. In samenspraak werd bekeken welke technieken en producten in de omgeving van Horeca Van Zon het best tot hun recht zouden komen. Daarbij werd rekening gehouden met de wensen van de mensen op de werkvloer. Na een weldoordachte configuratie kon Horeca Van Zon snel aan de slag met de nieuwe apparatuur.

​Digitalisering over de hele lijn

Intussen werden alle interne handelingen gedigitaliseerd, hetzij via voice, hetzij via handscanners. Daarbij werd gekozen voor het robuuste gamma van Honeywell. “We hadden al positieve ervaringen met die fabrikant. Bovendien is de partij toonaangevend op het vlak van voice”, klinkt het. “De voordelen die voicepicking al bood, zijn enkel nog vergroot. De gebruikers hebben het systeem snel onder de knie en bovendien laat de technologie toe dat iedereen zijn eigen taal en dialect spreekt. De opleiding verloopt nu met behulp van een tool die CaptureTech op maat voor ons heeft ontworpen.”

De voicepicking-software werd vervangen door de nieuwe Holon Communicator van CaptureTech en geïntegreerd met het ERP-systeem Navision. Elk proces werd omgezet in een dialoog of voicetaak, rekening houdend met de ‘voice best practices’ die CaptureTech heeft gedefinieerd. Dat is van belang om de techniek perfect te laten werken. Alle dertig pickers kregen hun persoonlijke headset en ringscanner.

Voor de opslag- en herbevoorradingsactiviteiten in de diepvriesomgeving viel de keuze op Honeywell CK65 scanners. Door hun lange batterijduur gaan die toestellen ook bij vriestemperaturen makkelijk een hele shift mee. Voor de opslag- en herbevoorradingsactiviteiten in de andere magazijnruimte ging Horeca Van Zon voor de lichte en compacte, maar tegelijk robuuste Honeywell CT60 scanners. In totaal werden 100 handscanners in huis genomen. De 25 orderverzameltrucks werden uitgerust met houders voor de terminals, zodat de medewerkers de terminals veilig op de truck kunnen laten zitten. Bovendien worden de terminals op die manier meteen ook bijgeladen.

Wat de software betreft, werd overgeschakeld op Android. Daardoor is de verwerkingssnelheid aanzienlijk toegenomen. De target per picklijn: één minuut en tien seconden (1:10). Dankzij de Mobile Device Management software is de besturingssoftware ook altijd up-to-date. “We krijgen nu ook automatisch rapporten over de snelheid en fouten, zowel voor de voice- als de scangebaseerde activiteiten”, vertelt Michael Jans. “Zo kunnen we de prestaties van de operatoren op de voet volgen. Die cijfers worden geanalyseerd en naar de werkvloer gecommuniceerd. Op die manier worden mensen gestimuleerd om steeds het beste van zichzelf te geven.”

Voor de controle wordt op de picklocaties nu met drie controlegetallen in plaats van met één enkel gewerkt. Als er slechts één enkel getal wordt gevraagd, is het voor operatoren immers verleidelijk om dat voor de hardlopende producten uit het hoofd te leren. Om dat te vermijden, moest Horeca Van Zon die getallen geregeld veranderen. Als er meer controlegetallen worden gevraagd, is het uiteraard veel moeilijker om ze te memoriseren. Daardoor treden er bij het orderpicken opmerkelijk minder fouten op en moeten de controlegetallen zelden nog worden veranderd. Dat zorgt ervoor dat Horeca Van Zon de doelstelling van maximaal één op duizend fouten nu veel makkelijker kan realiseren.

​Van op afstand meekijken

Via de Mobile Device Management software kan CaptureTech bovendien van op afstand meekijken en ondersteuning bieden. De beheerder van de toestellen kan zelf nieuwe upgrades van de warehouse-applicatie opladen, testen uitvoeren en ze op eender welk toestel live zetten. Heeft een operator een probleem, dan kan CaptureTech de scanner vanop afstand overnemen, het probleem in kwestie analyseren en – indien mogelijk – meteen voor een oplossing zorgen.

Via het platform CaptureTech Protect kunnen klanten verder in real time zien op welke locatie de toestellen worden gebruikt en wat hun status is. Door de geïntegreerde valdetectie weet Horeca Van Zon nu ook precies wanneer iemand een toestel heeft laten vallen. Gelukkig zijn de toestellen robuust genoeg om tegen een stootje te kunnen. Als het toch nodig zou blijken, kunnen via de tool reparaties bij CaptureTech worden aangemeld. Dat kan door het typenummer van het toestel in te voeren, waarna het toestel naar het reparatiecentrum wordt gestuurd. In real time kan Horeca Van Zon vervolgens bijhouden wat de status van de reparatie is.

Samengevat is sinds de nieuwe wind in het magazijn de efficiëntie gestegen, is de foutenlast afgenomen én de transparantie in het magazijn verbeterd. De operatoren geven ook te kennen dat het aangenamer werken is met de nieuwe apparatuur. Ze hebben het gevoel dat ze vlot kunnen doorwerken, op een ergonomische manier, en zo meer gedaan krijgen binnen dezelfde tijd. “Maar bovenal merken we dat onze systemen en processen nu optimaal met elkaar verbonden zijn. Dat hebben te danken aan CaptureTech, die ervoor heeft gezorgd dat de systemen optimaal werden afgestemd op onze intussen geoptimaliseerde processen. Daardoor zijn we nu helemaal klaar om onze klanten nu en in de toekomst optimaal te blijven bedienen”, besluit Michael Jans.