Masterdata zijn onmisbaar voor transport van minder lucht

De ervaring van Van Moer Logistics op het vlak van e-commerce is eerder bescheiden in vergelijking met de jarenlange ervaring van de logistiek dienstverlener. Wat 33 jaar geleden begon als een puur transportbedrijf, breidde zich later uit richting warehousingactiviteiten. Ook ‘cleaning’ en ‘repair’, containers en binnenscheepvaart behoren intussen tot de activiteitenportefeuille van de groep. “We willen klanten van a tot z helpen en ons niet enkel toespitsen op één activiteit”, vertelt Sophie De Vleeschauwer, integration manager bij Van Moer Logistics.
 
Tot drie jaar geleden waren alle activiteiten vooral toegespitst op de in- en uitstroom van pallets en bulkopslag, met weinig tot geen e-commerce. Dat veranderde toen Van Moer Logistics een samenwerking aanging met Exterioo Tuinmeubelen. Een goed jaar geleden kwam daar ook X²O Badkamers bij.
 
Als integration manager start Sophie De Vleeschauwer nieuwe processen op in nieuwe en bestaande magazijnen waar Van Moer Logistics diensten levert. De beginnende e-commerce activiteiten van Van Moer drie jaar geleden hadden een grote impact op haar rol. “In het begin hield ik me vooral bezig met het softwaremanagement, maar al snel begon ik ook mee processen uit te denken en eraan te sleutelen. Zo rolde ik mee in operations en unit management.” Nu staat ze als integration manager tussen IT en operations. “Al val ik in de praktijk eerder onder het tweede luik.”

​Praktische uitdaging

De instap in de e-commerceactiviteiten voor X²O en Exterioo ging gepaard met een praktische uitdaging. “Er was een oplossing nodig om te weten wat we in één doos moesten en konden steken, want we wisten op voorhand niet welke items in een doos pasten”, schetst Sophie De Vleeschauwer het operationele vraagstuk. “Daarvoor moesten we in de eerste plaats weten welk formaat van doos optimaal is om elk order te behandelen. Voordien gebruikten we willekeurige dozen, zonder naar het orderprofiel te kijken.”
 
Dat zorgde uiteraard voor efficiëntieverlies. De transportkosten lagen onnodig hoog omdat er veel lucht in de dozen zat, maar ook de orderpicking zelf verliep niet optimaal. “Door pas achteraf te kijken hoeveel items er in één doos konden, ging tijd verloren en maakten we fouten. Bij de transporteur vragen we ook te veel labels aan, waardoor we betaalden voor pakketten die we uiteindelijk niet verzonden, omdat alles toch in minder dozen bleek te passen.”

‘The perfect fit’

Vanuit die problematiek kwam Van Moer Logistics in contact met Optioryx, een start-up uit Gent, die een oplossing voor de logistiek dienstverlener ontwikkelde.
S. De Vleeschauwer: “Wij kenden het bedrijf en zijn technologie niet, maar het was onze WMS-provider die ons in contact bracht. We waren een van de eerste logistieke bedrijven die met hen in zee gingen.”
 
De 3D-software van Optioryx helpt bedrijven om minder lucht in dozen te verpakken en zorgt tegelijk voor een efficiëntere stapeling van dozen op pallets en in vrachtwagens. De start-up was zich ervan bewust dat veel commerciële spelers met een dozenassortiment werken dat niet is afgestemd op het order- en artikelprofiel van hun klanten, noch op de door hun pakketbezorgers vastgestelde transportkostenstructuur.
 
Het 3D-algoritme van Optioryx optimaliseert het dozenassortiment met behulp van artificiële intelligentie. Optioryx zorgt voor een dozenassortiment dat sterk aansluit bij het order- of itemprofiel en het gebruikte transport. In het geval van Van Moer Logistics zijn dat zeven soorten dozen en twee soorten kartonnen enveloppes. De oplossing van Optioryx richt zich echter tot alle spelers in de e-commercewereld: van webshops over leveranciers tot magazijnen, naast 3PL’s die met de omnichannel-evolutie in aanraking komen.

Snelle informatie

Optioryx maakt zich sterk dat zijn 3D-software bedrijven in staat stelt gemiddeld zeven tot twaalf procent te besparen ten opzichte van de traditionele manier van verpakken. Daarbij hoeft een bedrijf bovendien niets fundamenteels aan zijn operationele proces te veranderen. De ervaring van Van Moer Logistics illustreert alvast de vlotte implementatie en de compatibiliteit met WMS- en TMS-pakketten.
S. De Vleeschauwer: “Het gebruik van de 3D-oplossing is vrij uniek, vooral op het vlak van snelheid. Elk order dat we binnenkrijgen, versturen we eerst als een EDI-bericht naar het systeem van Optioryx, waarna we meteen een bericht terugkrijgen met informatie over welke producten we in welke dozen moeten verpakken.”
 
Elk klantenorder krijgt met andere woorden een vertaling in een orderprofiel met een lijst van producten. “Het systeem bevat informatie over de afmetingen van elk product en van onze verschillende soorten dozen en enveloppes. De 3D-software bepaalt vervolgens de juiste doos voor een zo optimaal mogelijke ‘fit’ voor de bestelling. De transportkosten en het gewicht zijn daarbij ook een drijvende kracht.” Op basis van die informatie nemen de orderpickers de juiste dozen mee voor ze de verschillende artikelen uit de rekken gaan halen en weten ze meteen zeker dat alle artikelen in een doos van het juiste formaat zitten.
 
“We gebruiken de software niet altijd”, stelt Sophie De Vleeschauwer. “Het hangt af van de artikels. Sommige items, zoals een douchewand of een bad, moeten we nooit verpakken. Ook orders die uit één product bestaan, moeten niet langs de paktafel. Kleine items moeten dan weer sowieso in een doos. Die drie parameters bepalen of iets langs de paktafel moet passeren – en dus of we aan Optioryx moeten vragen welke doos voor de optimale fit zorgt.”

​Korte implementatiefase

De implementatie van de software verliep vlot. “Tijdens de testfase stelde het systeem soms wel vreemde oplossingen voor, bijvoorbeeld omdat het nog geen rekening hield met het schuin plaatsen van items in een doos. Het was ook snel nodig de resources van het platform te verhogen”, vertelt Sophie De Vleeschauwer. Na de implementatie bleek X²O erg enthousiast over de berekening van de transportkosten. Er konden veel meer items in een doos, zo bleek, wat een besparing opleverde op het vlak van het aantal verzendlabels.
 
Ook voor Exterioo implementeerde Van Moer Logistics de methode van Optioryx. “In eerste instantie deden we dat voor kleine covers of flesjes, maar binnenkort beginnen we ook met het uitleveren van reserveonderdelen”, gaat Sophie De Vleeschauwer verder. Daarbij ondervindt Van Moer Logistics nog uitdagingen bij het optimaal verpakken van sommige producten. “Verschillende badkuipen passen bijvoorbeeld in elkaar, maar die manier van verpakken hebben we voorlopig nog niet geïmplementeerd. In het geval van Exterioo gaat het dan om het op elkaar stapelen van stoelen, bijvoorbeeld.”

Smaakt naar meer

Van Moer Logistics gebruikt het potentieel van de 3D-software nog niet ten volle. Zo kan het systeem ook informatie geven over de beste manier waarop orderpickers items in een doos moeten stoppen om die zo vol mogelijk te krijgen.
S. De Vleeschauwer: “Voorlopig maken we daar geen gebruik van omdat we denken dat inpakkers er in eerste instantie te veel tijd mee zouden verliezen en dat de productiviteitswinst daardoor maar gering zou zijn. De meerwaarde zit er voor ons vooral in de juiste doos te bepalen, voor de start van de picking.”
 
Maar de visuele oplossing voor het inpakken kan op termijn wellicht wel een meerwaarde bieden, door alles steeds nauwer in een doos te doen passen. De focus zal in de nabije toekomst dus eerder op de stapeling van items in de dozen liggen. Toch is Van Moer Logistics ook overtuigd van de meerwaarde die het systeem kan leveren voor de stapeling van dozen in vrachtwagens. “Ook zo kunnen we minder lucht transporteren”, klinkt het.
 
Tegelijk wil Van Moer Logistics het gebruik van 3D-toepassingen nog breder maken. Zo praat de dienstverlener ook met Optioryx over het gebruik van tablets om items te scannen en zo data over afmetingen te genereren. “Niet alleen om de afmetingen van nieuwe producten in het systeem te krijgen, maar ook om de bestaande data van producten te verbeteren. Masterdata zijn erg belangrijk in dit verhaal en we beseffen dat die nog niet optimaal zijn”, besluit Sophie De Vleeschauwer.