ERP als onmisbaar fundament voor e-commerce

Met dat budgetoverschot kan TecMate nu ook een doorgedreven voorraadbeheer aan het ERP-project toevoegen en, als extra kers op de taart, ook een gloednieuwe webshop opzetten.
Johan Basteyns, European sales manager bij TecMate: “De meerderheid van onze klanten, voornamelijk groothandelaars, maakt al gebruik van de bestaande webshop. Met de nieuwe webshop willen we die klanten een nog betere service en meer mogelijkheden aanbieden, met name om zich te informeren. Daarnaast is het uiteraard de bedoeling om onze business verder te doen groeien. Daarom zal de webshop ook nieuwe mogelijkheden voor marketing en verkoop bevatten.”

Meer dan e-commerce

Voor Ewoud Van Ginderachter, die als business consultant van SDE nauw bij het project betrokken is, vormt de nieuwe webshop meer dan een louter verkoopkanaal: “Ik zie het breder dan enkel e-commerce. Die online verkoop is in feite nog maar het begin. Hoewel uiteraard belangrijk, vormt die slechts een klein onderdeel van alle informatie die klanten er kunnen terugvinden. Zo zullen klanten er onder meer ook hun openstaande orders en orderhistoriek kunnen raadplegen, leverdatums opvragen en opvolgen, facturen consulteren, controleren en eventueel zelfs betalen. En last but not least, allerlei productinformatie inwinnen. Allemaal informatie die vandaag nog vaak via telefoon en e-mail wordt aangevraagd en doorgegeven.”
 
Door klanten rechtstreeks toegang te geven tot al die informatie, valt een pak administratief routinewerk weg voor de backofficemedewerkers van TecMate. Zo krijgen zij meer tijd voor andere taken met een grotere toegevoegde waarde, waar doorgaans ook meer bevrediging uit te halen valt.

Evolutie naar onestopshop

Het nieuwe b2b-e-commerceplatform, dat in zekere zin als selfserviceportaal zal fungeren, betekent voor TecMate een belangrijke stap op weg naar het ideaal van de onestopshop. Maar zover zijn we voorlopig nog niet, dat alles is vandaag nog toekomstmuziek. “Wat niet wegneemt dat die toekomstvisie van doorslaggevend belang is”, beklemtoont Ewoud Van Ginderachter. “Het is immers met die onderliggende visie voor ogen dat wij naar de ERP-noden van TecMate hebben gekeken. Dat maakt dat we van meet af aan verder hebben gekeken dan enkel de vernieuwing van de ERP-omgeving. We bekeken diezelfde ERP-oplossing ook als basis voor e-commerce. En verder nog: als springplank naar een zo breed mogelijk informatieportaal voor hun klanten.”
 
Aangezien het nieuwe ERP-platform als fundament voor al die toekomstige ontwikkelingen moest dienen, was een weloverwogen keuze van softwareleverancier en implementatiepartner meer dan aangewezen. TecMate is bij de selectie van beide partijen dan ook niet over één nacht ijs gegaan. Belinda Tibollo, in eerste instantie aangeworven om interne verkoopondersteuning te bieden, is intussen ook verantwoordelijk voor het actief en up-to-date houden van de ERP-, CRM- en e-commercesystemen van TecMate. Dat maakte van haar meteen ook de ideale persoon om dat belangrijke selectieproces in goede banen te leiden. Over de noodzaak om het bestaande ERP-systeem te vernieuwen, kan zij alvast kort zijn: “Dat systeem was simpelweg niet meegegroeid met de werking en de noden van ons bedrijf.”

Complexe prijsstructuur

Het bestaande ERP-systeem, dat van voor 2010 dateerde, was ontwikkeld voor een zusterbedrijf van TecMate: EuroGarden, een groothandel in tuinmachines en onderdelen. “Dat systeem was geschreven op maat van de behoeften van zo’n groothandel, niet op die van een fabrikant als wij”, verklaart Johan Basteyns. “Daardoor raakten we meer en meer beperkt in onze mogelijkheden.”
 
Bij wijze van voorbeeld haalt Belinda Tibollo de prijsstructuur van TecMate aan. “Daar botsten we in het vroegere ERP-systeem op heel wat limieten, omdat wij met een totaal andere en vooral veel complexere prijsstructuur werken dan een groothandel. Voor de verschillende markten waarin we actief zijn – van auto’s en motorfietsen tot kleine vaar- en vliegtuigen en zelfs landbouw- en industriële systemen – hanteren wij telkens weer andere prijzen. En die allemaal in zo’n ERP krijgen, blijft toch een van de grootste uitdagingen.”

Business Central in de cloud

TecMate bestudeerde verschillende ERP-oplossingen, maar koos uiteindelijk voor MS Dynamics 365 Business Central (BC). “In de eerste plaats omdat een leverancier als Microsoft zijn aanbod steeds verder blijft ontwikkelen”, verduidelijkt Belinda Tibollo. “Daarin schoot de leverancier van ons vroegere ERP-systeem tekort. Die was duidelijk niet mee geëvolueerd met de veranderingen in de markt.”
 
“Een tweede belangrijke reden om naar een ERP-pakket van Microsoft over te stappen, is dat we meer onafhankelijkheid wilden”, vult Johan Basteyns aan. “Aan het vroegere systeem waren we immers met handen en voeten gebonden. Ten eerste omdat het maatwerk betrof, wat nieuwe ontwikkelingen duur en tijdrovend maakte. De software op zich vormde dus al een probleem. En ten tweede omdat je nu eenmaal veel minder mensen hebt die met zo’n specifiek systeem kunnen werken, laat staan ontwikkelaars die eraan kunnen sleutelen. Daar hebben we dan ook de klik gemaakt: we wilden een systeem dat op veel bredere schaal wordt gebruikt en dat ons bovendien vrij laat om te kiezen met wie we samenwerken.”
 
Op aanraden van SDE besloot TecMate Business Central in de cloud te implementeren. Het ERP-pakket werkt immers ook als SaaS-oplossing (software as a service). “De oplossing blijft dezelfde, of je die nu in een full-cloudomgeving implementeert of on-premises, bij de klant zelf”, weet Peter Hooghe, die zich als account manager bij SDE toelegt op ERP en e-commerce. “Alleen bleek bij TecMate ook de serverinfrastructuur aan vervanging toe. Door voor de SaaS-versie te kiezen, kon het bedrijf die bijkomende investeringskosten schrappen. Naast dat directe financiële voordeel leverde de keuze voor de cloud ook een belangrijke tijdswinst op tijdens de implementatie zelf. Het grote voordeel is dat je in een full-cloudomgeving veel sneller van start kunt gaan en later ook veel sneller kunt schakelen.”

Proactief en duidelijk

In het licht van het eerder aangehaalde streven naar meer onafhankelijkheid, was ook de keuze van een geschikte implementatiepartner voor TecMate van groot belang. De ervaring en knowhow van SDE als ERP-specialist en Microsoft Gold Partner hebben die keuze zeker mee beïnvloed. Maar echt bepalend in het selectieproces waren volgens Belinda Tibollo de proactieve aanpak en duidelijke communicatie van het SDE-team.
 
“We zaten duidelijk op dezelfde golflengte”, besluit Johan Basteyns. “Wat bij het begin van ons ERP-traject ook opviel, is dat SDE goed luisterde naar wat onze noden precies waren. Zo willen we de capaciteiten van het nieuwe ERP-systeem niet slechts voor twintig procent benutten, maar – zeker op de langere termijn – voor de volle honderd procent inzetten. Die vraag heeft SDE in rekening gebracht. En dan was er nog de sterkte van de demo die het bedrijf aan ons presenteerde. Als we nu terugblikken, niet alleen op de beloftes die SDE bij het begin van het traject heeft gedaan, maar ook op wat er intussen op het terrein is gerealiseerd, dan kunnen wij alleen maar tevreden zijn.”

JDP

Kader 1: TecMate, gespecialiseerd in acculaders

Het TecMate-avontuur begint in 1994 in België met de ontwikkeling en productie van professionele instrumenten voor het laden en testen van accu’s en voor het afstellen van motoren en het oplossen van problemen met motoren. De TecMate-producten worden met name gebruikt voor auto’s, racevoertuigen, vaartuigen, kleine vliegtuigen en industriële systemen. De Optimate acculaders, het vlaggenschip van de firma, zijn vooral populair bij motorrijders.
 
Hoewel de CEO van TecMate het bedrijf vanuit Canada leidt, is TecMate een op en top Belgische onderneming. Vanuit de hoofdzetel in Tienen bedienen Johan Basteyns en zijn collega’s onder meer de Europese klanten. De Canadese vestiging neemt de verkoop op het Amerikaanse continent voor haar rekening. In Canada vind je ook de ingenieurs die instaan voor de productontwikkeling. In Zuid-Afrika heeft TecMate naast een verkoopfiliaal voor onder meer de Afrikaanse markt nog een productieafdeling voor de professionele tools. Die tools worden in kleinere aantallen geproduceerd. De productie van de consumentenproducten gebeurt in China.

Kader 2: 3 tips voor een geslaagde ERP-implementatie

1. Trek voldoende tijd uit voor het beheer van je DATA
Alles begint met ‘de data, de data en niets dan de data’. “Ook ons ERP-traject bij TecMate zijn we gestart met enkele sessies over het belang van master data”, vertelt Ewoud Van Ginderachter, business consultant bij SDE. “Daar zijn hun medewerkers vervolgens mee aan de slag gegaan. En belangrijk: daar hebben zij ook de nodige tijd voor uitgetrokken. Want vaak is de druk om binnen een bepaalde termijn live te gaan zo groot dat klanten de tijd niet nemen om dat luik van hun ERP-project echt grondig aan te pakken.”
 
2. Benut de gelegenheid om je PROCESSEN te herbekijken
Bij TecMate was de wil duidelijk aanwezig om de eigen bedrijfsprocessen kritisch onder de loep te nemen en te optimaliseren, in plaats van altijd maar weer het ERP-systeem te willen aanpassen aan de vertrouwde manier van werken. Dat heeft bijvoorbeeld een impact gehad op hun kortingstructuren. “We kunnen niet langer zomaar 1.001 soorten korting toepassen”, vertelt Johan Basteyns, Europees verkoopdirecteur bij TecMate. “In die zin zijn we een beetje in een keurslijf gedwongen, maar wel een efficiënt keurslijf. De herziening van onze processen zorgt er net voor dat het allemaal wat meer gestructureerd en gestroomlijnd verloopt en ook in de toekomst zo zal blijven verlopen.”
 
3. Denk ook aan INTEGRATIES met je nieuwe ERP
TecMate wou zijn bestaande webshop in eerste instantie niet vervangen door een nieuwe, maar hem gewoon aan de nieuwe ERP-oplossing koppelen. Peter Hooghe, ERP- en e-commerce-adviseur bij SDE, was bezorgd over de kosten van die integratie. “Ik had het gevoel dat de kosten eindeloos zouden oplopen. Er zou altijd wel iets aan te passen vallen. De integratie zou nooit echt af zijn. Om die blijvende kosten te vermijden, hebben we een e-commerce add-on voorgesteld die vlot en naadloos integreert met de ERP-software van Microsoft: Sana Commerce.”