Basis voor betere beslissingen

Globachem is een internationaal actief familiebedrijf met hoofdzetel in Sint-Truiden. Sinds zijn oprichting in 2000 heeft het zich gespecialiseerd in het ontwikkelen, registreren en vermarkten van hoogkwalitatieve gewasbeschermingsmiddelen voor de land- en tuinbouw. Die worden verkocht aan grote nationale distributeurs in een veertigtal landen. Vorig jaar realiseerde Globachem een omzet van ongeveer 200 miljoen euro.

Globachem investeert sterk in de ontwikkeling van eigen, innovatieve producten het R&D-team gaat hierbij op zoek naar de gewasbeschermingsmiddelen van de toekomst. Globachem Discovery, de afdeling in het Verenigd Koninkrijk, ontwikkelt op een behendige en efficiënte manier nieuwe moleculen. In België beschikt de organisatie over gespecialiseerde onderzoekers en de nodige infrastructuur om die en andere moleculen snel te screenen en verder te ontwikkelen tot hoogwaardige producten.
John Vanderstraeten: “De formulering, verpakking en etikettering van alle producten gebeurt in samenwerking met professionele Europese partners. Omdat er zoveel verschillende formules zijn, is het voor ons niet haalbaar om ze allemaal zelf te produceren. Daarom doen we een beroep op gespecialiseerde ‘tollers’ die van onze ingrediënten eindproducten maken. Wel coördineren en controleren we zelf alle stappen in het proces.”
 
Afgewerkte producten worden ofwel rechtstreeks aan de klanten geleverd, ofwel eerst in het magazijn in Sint-Truiden opgeslagen. Dat magazijn beschikt over 14.000 palletplaatsen en een flexibele etiketteerlijn. In totaal worden er zo’n 15.000 referenties opgeslagen. Dankzij een uitgekiend supply chain netwerk kan Globachem de klanten snel beleveren. Door flexibel in te spelen op de behoeften en noden van de klant, wil Globachem zich meteen ook van andere grote spelers onderscheiden.

Dat de onderneming vorig jaar een eigen vestiging in Brazilië heeft opgestart, zet de internationale ambities kracht bij. Het plan is om ook in China een filiaal op te starten. Intussen werken zo’n 120 medewerkers voor Globachem, die liefst twintig verschillende nationaliteiten vertegenwoordigen.

Weg van Excel

Om de beslissingen binnen het supply chain netwerk te ondersteunen, deed Globachem al jaren een beroep op Excel-sheets. Maar door de vereiste flexibiliteit en grote complexiteit – zo telt het netwerk vijftien productielocaties over heel Europa – was het voor Globachem lastig om een algemeen overzicht te krijgen en goede besluiten te nemen. Heel veel tijd ging bovendien verloren met het downloaden, manipuleren en gebruiksklaar maken van de data in Excel. Die data waren ook heel snel gedateerd en niet geïntegreerd met de systemen van de collega’s.
 
Anderhalf jaar geleden besloot Globachem het geweer van schouder te veranderen. “We hadden toen net een nieuw ERP-pakket geïmplementeerd, Dynamics 365. Daar zat wel een forecast- en MRP-module in, maar die bezat niet alle functionaliteit om ons de nodige flexibiliteit in onze complexe omgeving te bieden”, aldus John Vanderstraeten. “Daarom zijn we op zoek gegaan naar performante add-ons voor forecasting en MRP.”

“We hebben met veel partijen in de markt gepraat. Maar de meeste vroegen ons om onze processen ingrijpend te veranderen, opdat hun product goed zou kunnen werken. Dat wilden we niet”, vervolgt hij. “Bij Xeleos Consulting hadden we het gevoel dat er echt naar onze behoeften werd geluisterd. Na twee gesprekken was het voor iedereen in het projectteam duidelijk dat we met die partij in zee wilden gaan. Midden vorig jaar hebben we dan de knoop doorgehakt.”

Forecastoptimalisering in eerste fase

In eerste instantie besloot Globachem samen met Xeleos Consulting de forecasting aan te pakken. “Vroeger werden forecasts in Excel ingevoerd en overgezet naar ons ERP-systeem. Sinds de komst van Optimact, krijgen we nu dagelijkse updates van alle veranderingen die het salesteam heeft doorgevoerd”, zegt Arnaud Doucé. “Op die manier kan indien nodig meteen actie worden ondernomen. Dat betekent voor ons een enorme stap voorwaarts. Het salesteam heeft nu ook veel meer overzicht, zodat ze tot betere forecasts komen.”

Belangrijk voor Globachem was dat Xeleos Consulting een oplossing kon bieden voor de minimum- en maximumforecast, die eigen is aan de business bij Globachem. Dat betekent dat accountmanagers vaak niet één, maar twee forecasts voor bepaalde klanten hanteren. De minimumforecast is dan wat de klant zeker zal afnemen, de maximumforecast is het volume dat de klant eventueel verder in het seizoen zal opnemen.

Die minimum- en maximumforecast heeft Xeleos Consulting voor Globachem in Optimact ingebouwd en geconfigureerd. Om tot een optimale minimum- en maximumforecast te komen, wordt nu heel wat extra informatie in de applicatie meegegeven, historische data bijvoorbeeld. Daar werd vroeger geen rekening mee gehouden. Die data worden dan door het MRP-systeem opgepikt om de aankoop- en productievoorstellen zo goed mogelijk te kunnen formuleren.
Arnaud Doucé: “Het MRP berekent nu wat we minimaal moeten maken op het niveau van de verschillende klanten. Daarna berekent het systeem het verschil tussen de minimum- en maximumhoeveelheid industrieel product dat door elke klant kan worden gebruikt. Het systeem doet ook voorstellen om bepaalde volumes in voorraad te nemen, zodat we flexibel kunnen inspelen op onverwachte vragen in de markt.”

Om harde cijfers te geven over de verbetering van de forecast op lange termijn, is het voor Globachem nog wat vroeg.
J. Vanderstraeten: “Wel zeker is dat ons uiterst inefficiënte proces, waarbij we heel veel data moesten invoeren en overtypen, van de baan is. Er wordt nu ook gezorgd voor rapporten die ons aantonen hoelang op voorhand de forecast accuraat begint te worden. Na verloop van tijd zullen die rapporten ons een schat aan informatie over klanten en producten bezorgen. Nog een voordeel is dat we nu over een doorlopende forecast tot achttien maanden beschikken.”

Beter overzicht voor de planning

Zodra de forecasting op punt stond, was het tijd om het planningsluik te optimaliseren. Xeleos Consulting zorgde ervoor dat de planning van productie en aankoop volledig vanuit Optimact wordt aangestuurd. De supply chain en de productiestappen over de verschillende sites heen werden geïntegreerd en inzichtelijk gemaakt. Daardoor krijgt de planner snel een algemeen beeld, dat toelaat meteen efficiënte beslissingen te nemen. Een aantal planningsstappen werden daarbij geautomatiseerd.

“Die oplossing is nog maar een paar maanden operationeel, maar onze eerste indruk is alvast positief”, klinkt het. “We merken nu al dat onze efficiëntie erop vooruit is gegaan. Dankzij Optimact kunnen we proactiever plannen doordat de planners vanuit de oplossing voorstellen en triggers krijgen en dus korter op de bal kunnen spelen. Zeker in deze turbulente tijden is dat van groot belang. We kunnen onze grondstoffen, hulpstoffen en productie nu tijdig organiseren en de planning continu aftoetsen met de data in Optimact. Het planningsbord in het systeem zorgt er verder voor dat we geen zaken over het hoofd zien.”

Draagvlak creëren

Vandaag zijn bij Globachem een twintigtal medewerkers met Optimact aan de slag. Dat zijn zowel planners en customer servicemedewerkers als accountmanagers die in rechtstreeks contact met de klant staan.
A. Doucé: “Een nieuw systeem is natuurlijk altijd wennen, maar onze medewerkers hebben het snel omarmd. Zeker ook omdat ze al vlug de voordelen ervan ondervonden. Zo was het voor de accountmanagers meteen duidelijk dat ze met het systeem vlotter en nauwkeuriger konden forecasten. Ook kunnen ze verhelderende grafieken oproepen, bijvoorbeeld van de historische data. Dat maakt de zaken zeer visueel. Zelf was ik vanaf dag één bij het project betrokken, maar mijn collega’s van de planningsafdeling hadden aanvankelijk minder affiniteit met de projectinhoud. Om ook bij die groep mensen voldoende draagvlak te creëren, organiseren we nog steeds opvolgsessies. Daarin simuleren we bijvoorbeeld situaties die we dagelijks binnen Optimact tegenkomen en we proberen die dan ook via de tool af te handelen. Geregeld delen we ook best practices. Op die manier krijgen de planners steeds meer voeling met de meerwaarde van de tool.”

Een van de belangrijkste struikelblokken tijdens de implementatie was de interface die moest worden gebouwd om Optimact dagelijks de nodige voeding vanuit het ERP-systeem geven. Denken we maar aan geboekte verkooporders, productie- en aankooporders. Het bouwen van die interface verliep moeizamer dan verwacht, wat voor onvoorziene vertragingen zorgde.
A. Doucé: “Xeleos Consulting kon daar in feite weinig aan doen, maar ze hebben wel een tijdelijke oplossing voor ons uitgewerkt. Concreet hebben ze toen een dataset voor ons ingeladen, zodat we tijdens de vertragingen de MRP-module verder konden uitwerken en testen. Ook bij kleinere problemen konden we bij Xeleos Consulting altijd op gehoor en op een snelle oplossing rekenen. Het grote voordeel van een klein team bij je partner is dat je met korte lijnen kunt werken. Als we een probleem uitlegden, zat vaak ook de programmeur erbij, zodat ook hij meteen mee was in het verhaal.”

“Voor mij was het ook belangrijk dat het afgesproken budget tijdens het hele traject werd aangehouden”, vult John Vanderstraeten aan. “Tijdens dergelijke trajecten duiken er vaak onvoorziene kosten op, maar dat was nu niet het geval. Als we zaken aanbrachten die ook voor andere klanten zinvol waren, werden die in de volgende update meegenomen, zonder dat we daar extra voor moesten betalen. Dat betekent ook dat wij bij updates meegenieten van de zinvolle toevoegingen van anderen.”

Evaluatieperiode

Nu de eerste stappen met Optimact zijn gezet, wil Globachem een pauze van negen à twaalf maanden inlassen. “In die tijd willen we evalueren wat goed loopt en waar we nog tegenaan lopen. Daarna willen we opnieuw met Xeleos Consulting rond de tafel zitten om verdere optimaliseringsmogelijkheden te bespreken”, legt John Vanderstraeten uit.

Wat Globachem in een volgend stadium alvast zeker wil aanpakken, is het S&OP-proces (sales & operations planning). “Nu zit dat nog in een pril stadium, maar met Xeleos Consulting willen we dat verder uitwerken. Er zit heel wat in Optimact dat ons daarbij kan ondersteunen, ABC-analyses bijvoorbeeld. Die opportuniteiten willen we graag blootleggen als de tijd er rijp voor is. We vermoeden dat dat in de tweede helft van volgend jaar zal gebeuren”, klinkt het.

“We zien Xeleos Consulting als een partner die ons kan helpen om onze verdere supply chain ontwikkelingen te ondersteunen, niet alleen softwarematig, maar ook op strategisch vlak. Dat ze die rol aankunnen, mag blijken uit het traject dat we tot nu toe hebben doorlopen. Vaak kregen we onderweg advies over hoe we bepaalde processen beter konden aanpakken. Dat is voor ons minstens evenveel waard als een goed werkende software”, besluit John Vanderstraeten.

TC