Smart logistics voor duurzame groei

De sigarengroep Vandermarliere Cigar Family of kortweg VCF was vroeger in Europa vooral bekend onder de naam J. Cortès, naar het gelijknamige premium sigarenmerk. In 2021, na de overname en integratie van het vooral in de VS populaire Nicaraguaanse sigarenmerk Oliva, bleek de groep toe aan een naamsverandering. Met zijn nieuwe naam profileert de sigarenmaker zich meer dan ooit als een familiale onderneming.

Wereldwijde productie en verkoop

Op de wereldwijde tabaksmarkt mag het West-Vlaamse familiebedrijf naar eigen zeggen dan wel een nichespeler zijn, in de markt van de sigaren is het op drie generaties tijd uitgegroeid tot een speler van wereldformaat. “In totaal hebben wij vandaag over de hele wereld meer dan vijfduizend medewerkers in dienst”, vertelt Joeri Haverbeke, die als COO nauw betrokken was bij het ambitieuze nieuwbouwproject. “Het gros van onze activiteiten zit dan ook in het buitenland. In eigen land stellen wij een kleine driehonderd mensen tewerk.” De sigarengroep vertegenwoordigt in totaal een tiental merkenfamilies.

In 2026 zal het exact een eeuw geleden zijn dat de oprichter van het bedrijf, grootvader Maurits Vandermarliere, een sigarenmachine kocht waarmee hij aanvankelijk 60.000 sigaren per jaar wist te produceren. Onder impuls van zoon Guido en kleinzoon Frederik is die productie ondertussen opgelopen tot een half miljard sigaren per jaar, die in 85 landen te koop zijn. De productiefaciliteiten bevinden zich op een vijftal locaties. Naast de Dominicaanse Republiek, Nicaragua en Sri Lanka staat ook België zelf nog in voor een aanzienlijk deel van de productie. Die vindt plaats in de vroegere Neos-sigarenfabriek in Handzame en op de bedrijfssite in Moen, een deelgemeente van Zwevegem, waar ook de hoofdzetel van de groep gevestigd is.

Groei bestendigen

“Met name die centrale site in Zwevegem werd langzamerhand te klein voor onze groeiende activiteiten”, vertelt Joeri Haverbeke. “Want vergis je niet: wij verkopen dan wel een nicheproduct in een markt die al enkele jaren krimpt, maar dat wil geenszins zeggen dat wij niet meer groeien. Een steeds strenger wetgevend kader en de vele restricties die zowel producenten als consumenten opgelegd krijgen, zorgen er immers voor dat er steeds minder spelers in onze markt actief zijn. Zo zien we niet alleen de markt voor sigaren krimpen, maar ook het aantal sigarenfabrikanten. Anders gezegd: terwijl de taart in haar geheel jaar na jaar kleiner wordt, nemen de afzonderlijke stukken net in omvang toe. Zo bekeken zijn er wel degelijk nog groeikansen in onze markt. En wij willen die ook zoveel mogelijk grijpen.”

Om zijn groei te bestendigen, moest VCF almaar vaker naar andere, ook externe locaties uitwijken, extra ruimte huren, en zo meer. Vandaar het idee om over te stappen naar een nieuwbouw waarin de groep zijn Belgische activiteiten zou consolideren.

Joeri Haverbeke: “Momenteel hebben we een fabriek in Handzame voor de productie en verpakking van sigaren, een fabriek in Zwevegem voor het verpakken en verzenden van sigaren en dan nog een externe locatie waar we het luik van de handgerolde sigaren volledig afhandelen voor distributie naar de verschillende landen in Europa en Azië. Concreet willen we die drie fabrieken bijeenbrengen in één nieuwe fabriek langs de E17 in Deerlijk, waar we in 2013 al een stuk bouwgrond hadden aangekocht.”

Complexiteit ondersteunen

Als primaire doelstelling gold dat het nieuwe bedrijfsgebouw toekomstbestendig moest zijn. Daarbij moest VCF niet alleen ‘op de groei’ kunnen bouwen, het project moet ook voldoen aan de centrale principes van Industrie 4.0, zoals transparantie en traceerbaarheid. “Digitaal én duurzaam, dat is de fabriek van de toekomst”, vat Joeri Haverbeke samen. “Tegelijk zijn en blijven wij natuurlijk West-Vlamingen. We houden de voetjes stevig op de grond, verliezen ook de kosten niet uit het oog en streven steevast naar efficiëntie.”

Een bijkomende uitdaging is dat VCF door zijn internationale expansie in een complexe wereld opereert. “Zowel sourcing als productie zijn bij ons wereldwijde activiteiten, waar de verre afstanden nog een extra laagje complexiteit bovenop leggen. In onze productie vind je ook nog handenarbeid, met name voor het handgerolde premiumaanbod. De nieuwe fabriek die wij wilden bouwen, moest al die complexiteit ondersteunen en waar mogelijk vereenvoudigen, en tegelijk alle mogelijke toekomstige ontwikkelingen faciliteren.”

Partner selecteren

Bij een project van die omvang en complexiteit ga je niet over één nacht ijs. “In eerste instantie wilden we wel zelf instaan voor het ontwerp en de inrichting van ons nieuwe bedrijfsgebouw. Maar we moesten al gauw vaststellen dat we daarvoor intern niet over de juiste competenties, noch de vereiste expertise beschikten”, geeft Joeri Haverbeke toe. Samen met zijn collega’s ging hij op zoek naar een externe partner die wel de nodige kennis en ervaring in huis had. Diezelfde partner moest hen ook kunnen helpen om ‘outside the box’ te denken en de geijkte paden te verlaten.

J. Haverbeke: “Dat is meteen ook de eerste les die ik uit dit project geleerd heb: hoed je voor bedrijfsblindheid. Want ook al denk je dat je heel veel weet, en zelf weten wij natuurlijk als de besten waarmee wij bezig zijn, toch kan er op een gegeven moment een gevaarlijke vorm van blindheid optreden. Je bent het nu eenmaal gewend om op een bepaalde manier naar een proces te kijken of een techniek of machine te gebruiken. Door met een externe partner te werken die bij heel uiteenlopende bedrijven actief is, in verschillende sectoren, leer je buiten dat vaste, vertrouwde referentiekader te stappen. En dat stimuleert je om anders tegen uitdagingen aan te kijken.”

Logistieke architecten

“Met de partner die we in eerste instantie voor dit project geselecteerd hadden, bleken we al snel toch niet helemaal op dezelfde golflengte te zitten”, herinnert Joeri Haverbeke zich. Na die valse start kwam het bedrijf bij Logflow terecht, een onafhankelijk adviesbureau voor logistiek, IT en automatisering, waarvan de wortels eveneens in West-Vlaanderen liggen.

De adviseurs van Logflow, die zichzelf logistieke architecten noemen, vertrekken vanuit het principe: “Denk eerst aan je processen, daarna aan je gebouw.” Logistiek en productie vormen voor hen de basis, waar je het gebouw vervolgens omheen bouwt. Door bij die oefening maximaal in te zetten op automatisering en digitalisering is het mogelijk de beschikbare ruimte niet alleen optimaal te benutten, maar ook de ecologische voetafdruk te minimaliseren.

Een van de grootste valkuilen bij het bouwen van een nieuwe fabriek, is dat je daarbij niet eerst aan business process reengineering (BPR) zou doen. Toch is net dat de valkuil waar veel bedrijven nog steeds intrappen: hetzelfde gebouw neerzetten, maar dan elders. Door hun processen niet fundamenteel te willen herzien en radicaal te durven herstructureren, missen die bedrijven de kans om veel van hun bestaande pijnpunten weg te nemen en in één moeite ook meer duurzaam te opereren.

Doordacht masterplan

Logflow beschouwt het als zijn missie om die hardnekkige oude logica uit de hoofden van ondernemers te doen verdwijnen. De kapstok waar die cruciale oefening in business process reengineering aan is opgehangen, heet een masterplan: een doordacht, onderbouwd plan met een toekomstgerichte visie op korte, middellange en lange termijn. Om de juiste toekomstvisie te ontwikkelen, vertrekt het adviesbureau van de strategie van het bedrijf. Het masterplan komt er in nauwe samenwerking met dat bedrijf, maar zonder tussenkomst van toeleveranciers of derden. Voor alle duidelijkheid, dat masterplan is nog geen concreet uitvoeringsplan.

Het opmaken van zo’n masterplan begint met een grondige ‘scoping’: het bepalen van het bereik van het project. Dat toont meteen ook de begrenzingen die op het project van toepassing zijn. “Wat wil je met die nieuwe fabriek bereiken? Dat was de eerste vraag die we voorgeschoteld kregen”, vertelt Joeri Haverbeke. Zoals eerder aangegeven, moet de nieuwe fabriek in de eerste plaats de groei van VCF helpen bestendigen. “Daarnaast is het heel belangrijk dat we de kwaliteit van de relatie met onze klanten voldoende hoog houden. ‘Customer intimacy’ vormt niet voor niks de basis van onze business.”

“Even noodzakelijk om concurrentieel te blijven, is efficiëntie”, vervolgt de COO. “Daarom moeten wij sterk inzetten op automatisering. Temeer omdat arbeidskrachten schaars zijn en de loonkosten de voorbije jaren significant zijn gestegen. De erg complexe en voortdurend evoluerende wetgeving waaraan wij onderworpen zijn, is een extra beperking die we mee in rekening moeten brengen wanneer we beslissingen nemen.”

Goederen mappen en masterdata verzamelen

Toen de reikwijdte van het project eenmaal in kaart was gebracht, is Logflow in de processen van de drie bestaande fabrieken gedoken. Om mee te kunnen denken met VCF, wilde het adviesbureau tot in de kleinste details en finesses weten wat de werking van een sigarenfabriek inhoudt en wat zo’n fabriek allemaal aandrijft, van kosten tot competenties. Die kennisoverdracht verliep via een oefening rond ‘goods mapping’.

Zodra die noodzakelijke kennis en inzichten waren verworven, begon het verzamelen van de concrete data. Je ontwerpt namelijk niets in het luchtledige. Wat je ontwerpt, moet met realistische, bruikbare data onderbouwd zijn. Als je een nieuwe fabriek of magazijn bouwt, moet je enerzijds wel begrijpen hoe de productie en logistiek vandaag in elkaar zitten. Maar anderzijds wil je die niet simpelweg gaan kopiëren. Dat betekent dat je over al die processen in cijfers moet kunnen nadenken. Zo kun je op zoek gaan naar synergieën tussen producten of SKU’s, bijvoorbeeld, die op hun beurt weer tot een beter georganiseerd proces kunnen leiden.

Op dat moment leverde VCF ook een serieuze inspanning om zijn masterdata helemaal op punt te zetten. “Gelukkig hadden we toen net een SAP-implementatie achter de rug”, vertelt Joeri Haverbeke. “We beschikten dus al over een aantal masterdata. Toch moesten we nog vrij veel assumpties maken in de initiële berekening van alle processen.” Nu kun je wel starten met een visie te creëren op basis van bepaalde assumpties, maar op een bepaald moment moet je die assumpties vervangen door concrete, correcte data om je gebouw mee te dimensioneren. Doe je dat niet, dan neem je mogelijk grote risico’s.

Relatiediagram ontwikkelen

Een andere oefening die voor veel hoofdbrekens en pittige discussies zorgde, was de ontwikkeling van een relatiediagram. Daarvoor bracht Logflow eerst alle afdelingen uit de drie bestaande fabrieken samen rond vragen als: in welke mate is het belangrijk – met het oog op kwaliteitsbewaking of efficiëntieverbetering, bijvoorbeeld – dat bepaalde afdelingen naast elkaar zitten of machines naast elkaar staan? “Die driedaagse oefening heeft ons heel wat inzichten bijgebracht over een aantal aspecten in onze manier van werken die we nog niet eerder zo uitgesproken in vraag hadden durven stellen”, getuigt Joeri Haverbeke.

Vervolgens gingen de experts met de resultaten van die gesprekken aan de slag om een relatiediagram te ontwikkelen. Daarbij brachten ze de verbanden tussen de verschillende afdelingen op een gestructureerde manier in kaart. Op die manier creëerden ze als het ware de ideale lay-out die als blauwdruk voor het nieuwe gebouw kon dienen.

Vanuit visie componenten selecteren

Zo ontstond een duidelijke visie rond de nieuwe fabriek, waarbij die stilaan ook fysiek gestalte begon te krijgen. Niet alleen kreeg elke afdeling zijn logische plaats toegekend, maar vanuit een goederenstroomanalyse kwam er ook een goed zicht op de verschillende componenten die tot het beste resultaat zouden leiden.

Zo wezen berekeningen uit dat het geen zin had te investeren in een geautomatiseerd opslag- en ophaalsysteem (ASRS), dat ook ‘goods-to-man’ picking mogelijk zou maken. De economische haalbaarheid was er gewoon niet. ‘Mobile racking’ bleek dan weer wel een perfecte oplossing om in het geheel te integreren. Verticale liftsystemen waren ook interessant, omdat VCF sowieso al compact wilde werken en zo verantwoord mogelijk met de beschikbare vierkante meters wilde omspringen.

Doorslaggevend was ook de keuze voor de juiste IT-componenten. De gekozen IT-ondersteuning maakt het immers mogelijk al die logistieke componenten naadloos in het nieuwe gebouw te integreren. Het hele project is dan ook gebaseerd op een sterk doorgedreven IT-automatisering, gekoppeld aan de semi-manuele keuze van logistieke componenten. Zo zorgt de aansturing door een geavanceerd WMS ervoor dat mobile racking geen vertragend effect heeft en ook in het nieuwe, gecentraliseerde magazijn de nodige snelheid gegarandeerd blijft.

Conceptueel ontwerp

Al dat voorbereidende werk leidde ten slotte tot de eigenlijke engineering van het nieuwe bedrijfsgebouw, de fase van het ‘conceptual design’. Daaruit is een ontwerp voortgevloeid voor een compact meerlaags gebouw waarin de productie- en magazijnfuncties op efficiënte wijze verweven zitten, zonder afbreuk te doen aan de efficiëntie en kwaliteit van de operaties. Die benadering maakt optimaal gebruik van de beschikbare ruimte, wat niet alleen ten goede komt aan de bedrijfsvoering, maar ook aan de duurzaamheid van de operaties. Door de nieuwste ruimte- en opslagverdichtende technieken toe te passen, blijft VCF in de toekomst ook verzekerd van een minimale ecologische voetafdruk.

Als kers op de taart zal de nieuwbouwsite in Deerlijk bovendien als visueel visitekaartje dienstdoen. “Het gebouw zal de vorm aannemen van een droogschuur om tabaksbladeren in te drogen”, geeft Joeri Haverbeke nog mee. “Zo krijgt de E17 er de komende jaren een niet te missen blikvanger bij.”

JDP