Onderweg vertrouwen we blindelings op Waze, maar op het werk houden we vast aan een wegenkaart

Het is haast onmogelijk om nog een sector of organisatie te vinden waar technologie de afgelopen jaren geen vat op heeft gehad. Maar terwijl iedereen de mond vol heeft van Artificiële Intelligentie (AI) en andere fancy termen, zien we dat sommige oplossingen nog steeds weinig ingang vinden in de bedrijfswereld. En dat terwijl ze echt een wereld van verschil zouden kunnen betekenen.

Met de eindejaarsperiode in zicht bijvoorbeeld,  leggen veel organisaties momenteel weer enorme voorraden aan, omdat ze niet weten hoeveel ze van een product gaan verkopen. Een forecasting-tool kan zoiets vaak wel voorspellen. De technologie berekent onder meer de minimale voorraad die nodig is om te kunnen blijven leveren. Dit op basis van historische data.

In wezen verschilt dit niet veel van de manier waarop Waze onze ideale route uitstippelt. Informatie wordt opgepikt en er wordt gekeken naar gegevens uit het verleden om te voorspellen hoe het verkeer op onze weg zal evolueren. Op basis daarvan zal de app soms aanbevelen om een bepaalde weg te vermijden, ook al zijn we gewend om langs daar te rijden. Meestal denken we er niet over na en besluiten we Waze blindelings te volgen. Wat houdt ons dan tegen om in bedrijfsvoering hetzelfde te doen met technologie die processen automatiseert of met forecasting ondersteunt?

Wat je niet meet, weet je niet

Eén van de redenen waarom we Waze het voordeel van de twijfel gunnen, heeft wellicht te maken met het feit dat de app ons in het verleden al vaker geholpen heeft. De tool geeft duidelijk aan op welk tijdstip we zullen aankomen, en in de meeste situaties klopt dat ook. In de bedrijfswereld is dit soort transparantie doorgaans afwezig. Voor individuele cases is het vaak wel mogelijk aan te voelen dat een tool nuttig is geweest, maar op grote schaal is de impact eerder onduidelijk.

Dat komt omdat bedrijven nog te weinig meten. Ze voelen wel aan dat iets niet perfect loopt, maar in de praktijk weten ze niet wat er slecht gaat en hoe ze het kunnen verbeteren. Bedrijven die systematisch met forecasting werken om hun voorraden te meten, merken wel dat dergelijke tools – net zoals Waze op de weg – in de meeste situaties tot betere resultaten leiden. Die resultaten stimuleren de aanmaak van endorfine in onze hersenen, wat ons een aangenaam gevoel geeft en automatisch het vertrouwen in de technologie doet toenemen.

Uiteraard kan je het effect van een forecast of de impact van technologie enkel op lange termijn berekenen. Bedrijven moeten eerst de stap durven zetten om hun bedrijfsvoering met innovatieve tools te ondersteunen. En wellicht knelt daar nog vaak het schoentje. Zeker als technologie om een investering vraagt en ze de indruk hebben dat de business goed genoeg draait, zijn ze niet geneigd om snel iets te veranderen. Uiteindelijk hadden we vroeger ook geen Waze en vonden we het normaal om elke dag urenlang in de file te staan. We wisten immers niet dat het anders kan.

Vrees voor de impact van technologie

Mogelijk is er nog een andere reden waarom we slimme technologie op de werkvloer minder snel toelaten dan in onze privésfeer. Wat als zo’n tool goed werk levert? Moeten we dan niet vrezen voor onze job? In veel organisaties leeft nog steeds de gedachte dat hun eigen experts het beter weten dan technologie. In sommige gevallen is dat ook waar. Wie een voorraad van een tiental artikelen moet beheren, kan wellicht veel nauwkeuriger incalculeren hoe vraag en aanbod evolueren. Maar het is een ander verhaal als je hetzelfde moet doen voor tienduizenden artikelen.

Voor een kort traject over bekend terrein gaan we Waze wellicht ook al eens overrulen. De app zal ons immers vaak langs minder gangbare sluiproutes sturen, waarvan we weten dat we ze beter links laten liggen. Maar om de efficiëntie van Waze te evenaren, zouden we voor iedere reis alle mogelijke verkeersbronnen moeten controleren – van verkeersinfo op de radio tot websites die files en wegenwerken weergeven. Om vervolgens met een klassieke wegenkaart de optimale route te berekenen – op voorwaarde dat de kaart nog up-to-date is.

Meer tijd voor strategisch werk

Een slimme tool zoals forecasting kan ons leven aanzienlijk vereenvoudigen. Vrezen voor onze job is nergens voor nodig. Net zoals bij het gebruik van Waze blijven we ook op de werkvloer aan het stuur zitten. Wel zal de technologie onze efficiëntie en productiviteit verhogen en ervoor zorgen dat we sneller en minder gestresseerd op onze bestemming aankomen. Stel dat we 90% van onze beslissingen automatiseren, dan hebben we meer tijd om onze expertise voor de resterende 10% in te schakelen. Of om ons te focussen op dingen waar we vandaag gewoon niet aan toe komen.

Zeker voor bedrijven in een groeiverhaal is automatisering een must. Maar in de huidige wereld heeft elke organisatie baat bij slimme technologie. Terwijl ieder stukje van ons leven digitaliseert, lijkt het onbegrijpelijk dat complexe uitdagingen vooral van verouderde methodologieën afhankelijk zijn. Een idee om even over na te denken als je straks Waze inschakelt om naar huis te rijden – of als je het niet doet en in de file staat …

Dit is een artikel met Olivier Corluy dat werd gepubliceerd op ItDaily.be