Nieuwe spelregels voor verpakkingen in de supply chain

Volgens cijfers van de Europese Commissie produceert de EU jaarlijks meer dan tachtig miljoen ton verpakkingsafval. De voorbije tien jaar groeide dat volume sneller dan het BBP (bruto binnenlands product). Met de PPWR-regelgeving wil de Europese Unie die groeiende stroom verpakkingsafval drastisch terugdringen en tegelijk de circulaire economie versnellen. En er is werk aan de winkel, want vandaag voldoet minder dan veertig procent van de plastic verpakkingen aan de recycleerbaarheidsvereisten die de PPWR zal opleggen.

Terwijl eerdere wetgeving vooral focuste op materiaalgebruik en recyclagepercentages, verschuift de aandacht nu naar de rollen en verantwoordelijkheden binnen de supply chain. “Veel organisaties kijken eerst naar het materiaal of design van verpakkingen. De PPWR vertrekt vanuit een andere logica: welke rol speelt jouw organisatie in de keten? Die rol bepaalt welke data je moet verzamelen en welke rapportageverplichtingen je hebt”, zegt Stijn Scheepers.

Rollen bepalen verplichtingen
De PPWR onderscheidt daarbij vier kernrollen: producent, fabrikant, importeur en distributeur. De producent is de partij die een verpakt product onder eigen naam of merk op de Europese markt brengt. Denk bijvoorbeeld aan een supermarktketen die een huismerkproduct verkoopt. Hoewel een externe leverancier de verpakking produceert, wordt de retailer dan juridisch als producent gezien omdat zijn merk op het product staat.

De fabrikant produceert de verpakking. Dat kan bijvoorbeeld een producent van kartonnen dozen of plastic verpakkingen zijn die levert aan verschillende merken. Door de strengere eisen rond recycleerbaarheid en herbruikbaarheid wordt fabrikanten steeds meer gevraagd naar technische documentatie, materiaalcompositie en ‘design-for-recycling’-informatie. Die informatie is essentieel voor ‘downstream compliance’.

De derde rol is die van importeur. Van zodra verpakte goederen van buiten de EU op de Europese markt worden gebracht, wordt de importerende partij verantwoordelijk voor de verpakking. Omdat meer dan twintig procent van de verpakte consumptiegoederen in Europa van buiten de EU komen, mag die rol niet worden onderschat.

Tot slot is er de distributeur, die producten binnen de EU doorverkoopt zonder ze zelf te produceren of te importeren. Onder de nieuwe regelgeving volstaat het niet langer om producten eenvoudigweg door te verkopen. Distributeurs moeten ook kunnen aantonen dat de verpakkingen voldoen aan de regelgeving en correct gelabeld zijn.

Een bedrijf, meerdere verantwoordelijkheden
In theorie zijn dat vier duidelijk afgebakende rollen, maar in de praktijk blijken ze vaak te overlappen. Veel bedrijven vervullen meerdere rollen tegelijk. Welke dat zijn, hangt bijvoorbeeld af van de productlijn, de geografische markt of de structuur van de onderneming.
Stijn Scheepers: “In de praktijk zien we dat organisaties gemiddeld twee of drie verschillende juridische rollen vervullen over hun productportfolio. Een internationale retailer zoals Ahold Delhaize kan bijvoorbeeld importeur zijn wanneer goederen van buiten de EU worden binnengebracht, maar tegelijk producent voor ‘private label’ producten en distributeur voor interne Europese leveringen.”

Die rolbepaling wordt dan ook een structureel onderdeel van een goede ‘supply chain governance’, aangezien ze bepaalt welke verplichtingen je hebt en welke informatie je moet kunnen voorleggen. “Een verkeerde inschatting van de rol kan ertoe leiden dat de compliance-inspanningen de verkeerde focus hebben”, stelt Stijn Scheepers. “Dat vergroot ook het risico op boetes of marktbeperkingen door de overheid. Elke Europees land heeft het recht zijn eigen boetes op te leggen. Hoe hoog de boetes zullen zijn, hangt af van de zwaarte van de overtreding, maar het kan om aanzienlijke bedragen gaan.”

Dat heeft meteen ook tot gevolg dat een algemene bedrijfsclassificatie niet meer volstaat. De rol moet vaak per product of per supply chain worden bepaald. Voor elke rol gelden specifieke informatieverplichtingen, zoals het verzamelen en delen van verpakkingsdata, het naleven van ontwerp- en materiaalvereisten, correcte etikettering en documentatie, informatieoverdracht binnen de keten en de verplichte melding bij marktintroductie. Die informatie moet vaak tot op SKU-niveau (stock keeping unit) beschikbaar zijn.

Dat verplicht bedrijven om hun supply chain gedetailleerder te analyseren. Die gelaagdheid maakt ook dat PPWR-compliance niet eenvoudig binnen één afdeling kan worden ondergebracht. Vaak raken verschillende diensten er bij betrokken, zoals inkoop, verpakkingsontwikkeling, duurzaamheid, juridisch en supply chain. “Eerst moeten organisaties intern afstemmen wie welke verantwoordelijkheid draagt”, zegt Stijn Scheepers. “Zonder die governance wordt het erg moeilijk om de juiste data te verzamelen en rapportages op te bouwen.”

Structuur in de keten
Een groot deel van de verzamelde data bevindt zich bovendien niet binnen het bedrijf zelf, maar bij leveranciers van verpakkingsmaterialen of grondstoffen. Dat betekent dat ondernemingen intensiever informatie moeten uitwisselen met hun partners in de keten. “In de praktijk gaat het vaak om grote aantallen leveranciers en producten. Die datastromen moeten gestructureerd worden opgezet, anders wordt het heel moeilijk om consistent te rapporteren”, weet Stijn Scheepers. “De beste aanpak is om data al vroeg in het proces te verzamelen, liefst nog voordat een product in de catalogus wordt opgenomen. In elk geval moet je trachten te vermijden dat de impact van PPWR pas in het magazijn zichtbaar wordt.”

In de praktijk blijkt dat vaak een uitdaging. Leveranciers ontvangen geregeld soortgelijke datavragen van verschillende klanten, telkens in een ander formaat. Dat zorgt voor inefficiëntie en verhoogt het risico op fouten. Een belangrijke succesfactor voor PPWR-compliance wordt volgens Stijn Scheepers dan ook standaardisatie van dataverzameling. “Ik benadruk in die context ook graag het belang van een gestandaardiseerde data-uitwisseling, bijvoorbeeld via de GTIN-standaarden van GS1”, zegt hij.

Ook digitale platformen kunnen helpen om op een meer gestandaardiseerde manier samen te werken en de regels op een correcte manier na te leven. Sommige technologiebedrijven ontwikkelen specifieke systemen die helpen om verpakkingsdata te verzamelen, te structureren en te rapporteren volgens de vereisten van de Europese regelgeving. Het SaaS-platform van Osapiens, bijvoorbeeld, helpt bedrijven bij het automatiseren van ESG-rapportages, naleving van EU-regelgeving en het vergroten van supply chain-transparantie. “Onze ervaring is dat ERP-pakketten doorgaans minder goed zijn in het omgaan met dit soort vraagstukken. Vandaar ook dat zulke oplossingen vaak als extra laag aan het ERP-pakket worden gekoppeld”, aldus Stijn Scheepers.

Met 25 verschillende modules, geïntegreerd in één platform, moet het platform bedrijven helpen duurzame groei te realiseren in hun volledige waardeketen en te voldoen aan duurzaamheids-, compliance- en supply chain-regelgeving. Meer bepaald de Osapiens HUB for Product Compliance helpt organisaties hun verschillende rollen, verplichtingen en productspecifieke eisen centraal te beheren. Het beheer van verpakkingsdata kan via het platform ook worden gekoppeld aan andere compliance-vereisten zoals productregelgeving, PFAS bijvoorbeeld, of initiatieven als het Digital Product Passport.

Ook voor leveranciers heeft digitalisering voordelen. “Leveranciers werken doorgaans met meerdere klanten tegelijk. Als elke klant andere formulieren of vragenlijsten gebruikt, moet dezelfde informatie iedere keer opnieuw op een andere manier worden aangeleverd. Door dat proces te standaardiseren en via een centraal portaal te organiseren, wordt het voor alle partijen efficiënter”, meent Stijn Scheepers. “Via ons leveranciersportaal kunnen leveranciers bijvoorbeeld één keer hun verpakkingsdata invoeren, waarna ze met verschillende klanten kunnen worden gedeeld.”

Compliance blijft eigen verantwoordelijkheid
Stijn Scheepers benadrukt evenwel dat technologie slechts een hulpmiddel is. “Software kan organisaties helpen om processen te structureren, data te verzamelen en te rapporteren, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor compliance blijft altijd bij het bedrijf zelf”, zegt hij. “Daarom blijft interne governance, bijvoorbeeld via een compliance- of juridisch team, essentieel. Sommige bedrijven kiezen er daarom voor naast technologische ondersteuning ook juridische adviseurs in te schakelen om de regelgeving te helpen interpreteren en de juiste rolclassificatie te bepalen. Daarnaast kunnen consultancybedrijven organisaties begeleiden bij de operationele implementatie, bijvoorbeeld wanneer processen of leveranciersstrategieën moeten worden aangepast. Omdat wij zelf die ondersteuning niet bieden, verwijzen wij daarvoor naar ons netwerk van partners.”

Duurzame fundamenten voor de toekomst
Sommige bedrijven zullen de nieuwe PPWR-wetgeving vooral zien als een extra administratieve last, maar tegelijk raakt het aan de fundamentele vraag: hoe willen we als industrie omgaan met materialen en grondstoffen?

S. Scheepers: “Veel organisaties beseffen intussen wel dat aandacht voor duurzame grondstoffen en verpakkingen noodzakelijk wordt om op lange termijn te overleven. In die zin past de PPWR in een bredere beweging richting circulaire supply chains.”

Bedrijven zoals Philips, bijvoorbeeld, waar circulariteit en oog voor een duurzaam grondstoffenbeheer al jaren onderdeel van de strategie zijn, bereiden zich al langer voor op een toekomst waarin grondstoffen schaarser worden en circulaire ketens aan belang winnen. Die bedrijven zullen initiatieven als de PPWR enkel aanmoedigen. Andere hebben nog een duwtje in de juiste richting nodig om op de goede weg te raken. In dat geval is het zaak om tijdig actie te ondernemen en – indien nodig – externe hulp te zoeken.

S. Scheepers: “In tegenstelling tot bijvoorbeeld de EUDR, de EU-verordening voor ontbossingsvrije producten, staat bij de PPWR-wetgeving niet helder beschreven welke data precies moeten worden verzameld. De verwachting is dat er vooral zal worden gekeken naar de inspanningen die werden geleverd om de juiste data te verzamelen. Aan de ene kant is dat positief, omdat het ondernemingen een zekere vrijheid geeft om bepaalde zaken op hun manier in te vullen. Tegelijk maakt dat het ook moeilijker, omdat elke organisatie zelf moet bepalen welke informatie nodig is en hoe die moet worden verzameld. Ook om die reden is het belangrijk dat zeker grotere partijen het voortouw nemen en meer standaardisatie in de keten proberen te brengen. Tegelijk proberen wij bijvoorbeeld ondersteuning te bieden door in onze software juridisch getoetste kaders en vragenlijsten ter beschikking te stellen.”

Het mag duidelijk zijn dat de PPWR van verpakkingsdata een strategisch onderwerp maakt. De regelgeving dwingt organisaties hun verpakkingsketen beter te begrijpen: wie is verantwoordelijk voor welke verpakking, welke data zijn nodig en hoe krijgen we die informatie op een betrouwbare en efficiënte manier uit de keten verzameld? “Dat zijn vragen die organisaties dringend moeten beantwoorden”, besluit Stijn Scheepers. “Maar wie vandaag werkt aan het structureren van zijn rollen en datastromen, is niet enkel straks, maar ook in de verdere toekomst beter voorbereid op de volgende golf aan regelgeving rond producttransparantie en circulariteit.”

TC