Group Renmans digitaliseert dankzij Simac PHI DATA

Vereenvoudigen processen, betere naleving regelgeving

Het maken van de inventaris is een belangrijke activiteit in een slagerij. Enerzijds is er maandelijks de financiële inventaris voor de boekhouding, anderzijds wordt ook wekelijks een inventaris gemaakt die de basis vormt voor de bestellingen van de winkels in het distributiecentrum. Inventarissen die manueel gebeuren, bijvoorbeeld door de hoeveelheden te noteren op een blad, nemen meerdere uren in beslag. Dat proces wou men vereenvoudigen en versnellen door het te digitaliseren. 

Anderzijds komt er ook steeds meer druk van de overheidsdiensten die begaan zijn met de voedselveiligheid. Die willen dat slagerijen exact kunnen traceren welke producten verwerkt worden in bereide maaltijden en preparaties: welk vlees is gebruikt, waar komt het vandaan, welke kruiden werden toegevoegd, op welke datum werden bereidingen gemaakt,…. Al die gegevens worden tegenwoordig bij de Renmans-slagerijen digitaal bijgehouden.

Software op maat, gebouwd door Simac PHI DATA

Voor beide digitaliseringsprojecten klopte men aan bij Simac PHI DATA, al jaren een vaste partner voor onder meer scanners en etikettenprinters. De eigen interne IT afdeling stelde voor zowel de Inventaris App (voor het maken van de inventaris) als voor de TraceAbility App (voor het traceren van alle ingrediënten in bereidingen) een uitgebreide analyse op, en Simac PHI DATA ontwikkelde de toepassingen op maat. “We wilden vooral dat de toepassingen makkelijk te gebruiken waren”, zegt Yves Hutsebaut, Information Systems Manager bij Brabhold. “Er bestaat wel off-the-shelf software die hier ook voor kan zorgen, maar die biedt meestal te veel functionaliteiten die toch niet gebruikt worden, maar wel de gebruikersvriendelijkheid in de weg staan. Uiteindelijk was het interessanter om software op maat te laten bouwen door Simac PHI DATA dan om een standaardpakket te kopen waarvan we maar 20% van de functionaliteit nodig hebben.” Naast het eenvoudige gebruik, dienden de apps ook offline gebruikt te kunnen functioneren. “Wanneer je in een frigo een inventaris moet maken, is de Wifi dekking niet altijd optimaal en soms zelfs helemaal niet beschikbaar,” zegt Hutsebaut. 

Simac PHI DATA schreef niet alleen de apps helemaal op maat van de slagerijen, maar ook de integratie met het achterliggende ERP-systeem dat gebruikt wordt, zodat de gegevens makkelijk via webservices (voor de TraceAbility App) en via webservices en FTP-transfert (voor de inventaris) uitgewisseld kunnen worden.

Pilootfase leidt tot keuze voor Zebra handhelds

Daarnaast gaf Simac PHI DATA ook aanbevelingen voor de handheld terminals die in de slagerijen gebruikt worden om de vleeswaren te scannen. In een pilootfase werden twee verschillende toestellen uitgetest in een dertigtal filialen. Uiteindelijk kwam de Zebra TC7X series als winnaar naar voren, onder meer omdat die beschikt over een ‘pistol grip’ die makkelijk aan de handheld bevestigd kan worden. Ook hier werd opnieuw gekozen voor het gebruiksgemak. “Het handige is dat je die pistol grip ook gewoon kan laten zitten als de handheld in een cradle geplaatst wordt om te laden,” zegt Hutsebaut. “Zowel de toestellen zelf als de software zijn heel eenvoudig in gebruik. We hoefden geen echte training te geven, een paar lijntjes uitleg waren voldoende om iedereen op gang te helpen.”

Voor het beheer van de toestellen implementeerde Simac PHI DATA de Mobile Device Management tool MobiControl van Soti. Die wordt vooral gebruikt voor remote access op de handhelds. “Als iemand in een slagerij een probleem heeft met zijn toestel, kunnen we centraal het scherm overnemen en het probleem op afstand oplossen.” Voor de ingebruikname van nieuwe toestellen ontwikkelde Simac PHI DATA een configuratietoepassing zodat bijvoorbeeld een nieuw filiaal heel snel een PDA volledig kan configureren zonder veel parametrisatie.

Sneller, en met minder fouten dankzij de Traceability App

Het digitaliseringsproject met de Inventaris App en de TraceAbility App biedt diverse voordelen:

• Tijdswinst: de maandelijkse inventaris nam voordien makkelijk twee tot drie uur in beslag. Een charcuterie assortiment bestaat al gauw uit 100 tot 150 referenties. Dat proces is nu herleid tot een gemiddelde van minder dan een uur. 
• Betere naleving procedures: van de bedrijfsrevisor mogen de slagerijen hun maandinventaris maar opstarten na een afgesproken uur. Door met een app te werken kan dit startuur afgedwongen worden. Dit garandeert een meer accurate maandinventaris.
• Minder fouten: voor de digitalisering werd alles op papier genoteerd, per fax of per post doorgestuurd naar de centrale boekhouding, waar alle gegevens opnieuw dienden ingegeven te worden.
• Snellere rapportering: doordat niets handmatig ingebracht moet worden, kan de totale inventaris meerdere dagen sneller afgesloten worden. Per filiaal waren er vroeger makkelijk vijftien tot twintig bladzijden inventaris, dat neemt uiteraard veel tijd om over te tikken. 
• Betere controle op houdbaarheidsdatum: de applicatie geeft een melding indien een product nog maar 2 dagen verkocht kan worden. Dit laat toe producten vroeger in de snelverkoop te laten gaan, waardoor minder voedsel verloren gaat.
• Compliance: De slagerijen kunnen nu voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake tracering en voedselveiligheid. 

“Ik ben heel tevreden over Simac PHI DATA,” besluit Yves Hutsebaut. “Ze hebben ons goede adviezen gegeven en de software werd exact zo geschreven als wij in onze analyse aangegeven hadden.”