Geknipte oplossing voor efficiëntere logistiek

Pro-Duo is een internationale groothandel van professionele kappers- en schoonheidsproducten, met meer dan 200 fysieke filialen in België, Frankrijk, Duitsland, Spanje en Nederland. Pro-Duo maakt deel uit van de wereldwijde groep Sally Beauty, met onder meer ook vestigingen in de VS en het Verenigd Koninkrijk. “We hebben alles in ons assortiment om een kapper van A tot Z te ondersteunen, van kleine haarspeldjes tot kappersstoelen en wastafels”, zegt Filip Waterschoot, senior director Logistics & Supply Chain Europe bij Sally Beauty. “Het gros van wat we verkopen zijn de zogenaamde natte producten: shampoos, kleuringen, oxidanten en andere haarproducten.” Sally Beauty Europe realiseert een omzet van ongeveer 400 miljoen dollar en telt zo’n drieduizend medewerkers.
 
“We zijn koploper op de Belgische markt en de enige handelaar in onze sector die Europees vertegenwoordigd is”, gaat Filip Waterschoot verder. “We kopen internationaal producten aan, ook bij de grote merken. Na levering van die producten in onze distributiecentra vinden ze de weg naar onze winkels. Daarnaast verkopen we de producten nog via twee andere kanalen. We verkopen via e-commerce aan klanten in Frankrijk, Duitsland en Nederland, ook vanuit het Gentse DC, én we hebben nog een fullservice afdeling, waarbij onze verkopers de kappers bezoeken en op die manier de juiste producten aan de man brengen.”

Tweede magazijn

In het DC in Gent werken gemiddeld een tachtigtal mensen in een tweeploegensysteem. Afhankelijk van de volumes zet Pro-Duo er ook uitzendkrachten in. De uitbreiding in Gent kwam er na een Europese reorganisatie. Pro-Duo sloot zijn kleine DC’s in Frankrijk, Spanje en Nederland en integreerde die volumes in de Gentse werking.
Filip Waterschoot: “We huren daarom sinds oktober 2019 een extra magazijn van zo’n 8.000 vierkante meter, op twee kilometer van het oorspronkelijke magazijn. Daarmee hebben we de beschikbare oppervlakte verdubbeld. We splitsen het logistieke proces op over de twee locaties.”
 
In het nieuwe, tweede magazijn vindt de goederenontvangst plaats. De artikelen krijgen een plaats in pallet racks. In het oorspronkelijke, eerste magazijn gebeurt de hele pick & pack-operatie. Een paar keer per dag brengt een shuttle nieuwe voorraad vanuit het tweede naar het eerste magazijn.

Efficiëntie

De consolidatie in één Europees DC vereiste van Pro-Duo een innovatieve aanpak om de snelheid en efficiëntie van de vergrote logistieke flow tegelijk te verzekeren en te optimaliseren. “In het verleden werkten we met Microsoft Dynamics AX 2009 als warehouse management systeem”, vertelt Filip Waterschoot. “Maar er ontbrak daarbij heel wat functionaliteit. Om tegemoet te komen aan het grotere te verwerken volume en tegelijk te anticiperen op de groei van onze e-commerce-activiteiten, was de implementatie van een nieuw WMS broodnodig. Tegelijk maakten we van de gelegenheid gebruik om het hele pick & pack-verhaal efficiënter te maken.”
 
In een eerste stap ging het team in zee met logistiek expert Jan De Kimpe van Logisol Pro. “We werkten samen een business case uit. Logisol Pro stelde de nodige stappen voor qua procesoptimalisering en automatisering en vroeg offertes op in de markt. We hadden de keuze uit verschillende mogelijkheden, maar uit de vergelijking van de voorstellen kwam Easy Systems als best passende uit de bus”, zegt Filip Waterschoot.

Gefaseerde aanpak

Als nieuw WMS koos de Gentse afdeling van Pro-Duo voor Matflo, een product uit het portfolio van het Amerikaanse Dematic. Geen voor de hand liggende naam, maar wel één met referenties bij grote spelers als Coca-Cola, Unilever en Adidas. Interne ervaring met Matflo bleek voor Pro-Duo de doorslaggevende factor. “Ons DC in het Verenigd Koninkrijk gebruikte dat systeem al enkele jaren. We maakten de interne oefening met een aantal mogelijke scenario’s in combinatie met Matflo. Omdat we het pakket binnen de groep al voor een stuk kenden, leek Matflo voor Gent de beste optie.”
 
De overstap naar het nieuwe systeem liep echter niet van een leien dakje. Al bij al heeft het DC in Gent er een intense periode opzitten. “Het was best zwaar”, geeft Filip Waterschoot toe. “Dat was ook te verwachten, want we hebben heel veel dingen tegelijk ondernomen. De opstart van het nieuwe magazijn, de consolidatie van de regionale DC’s in Gent en de implementatie van het WMS. Daar kwam bovendien de automatisering van het DC nog bovenop. We hebben de implementatie echter wel op basis van verschillende bouwblokken en via een gefaseerde aanpak uitgevoerd. De week voor de eerste lockdown gingen we live. Geen moment te vroeg dus, al maakte de coronaperiode het er de eerste weken na de go-live niet makkelijker op.”

Transportbandsysteem

Met een nieuwe magazijninstallatie van Easy Systems kwam er bij Pro-Duo in Gent ook fysieke optimalisering in het magazijn. Het automatische systeem met conveyors en rollenbanen vormt er het kloppende hart van het geheel. Tegelijk was er integratie nodig tussen de oplossing van Easy Systems en het WMS.
F. Waterschoot: “Voor de inbound logistiek werken we op afspraak met de leveranciers. Hun goederen komen zowel in containers uit het Verre Oosten en de VS als met vrachtwagens uit de EU en het Verenigd Koninkrijk. We ontvangen de goederen in het inbound-magazijn, checken ze in het WMS in en plaatsen ze op de juiste locatie in het magazijn. In functie van de picking-noden in het outbound-magazijn brengt een shuttlevrachtwagen de nodige pallets naar de andere locatie.”
 
De efficiëntie die Pro-Duo met de nieuwe installatie wint, komt in het outbound-magazijn duidelijk naar voren. Pro-Duo werkt er met twee flows: voor de winkels enerzijds en voor de e-commerce en fullservice-orders anderzijds.
F. Waterschoot: “De picking voor de winkelpunten doen we in kartonnen dozen. Bij het begin van het proces plooit een machine de dozen, krijgen ze vervolgens een label en komen ze na elkaar op de transportband. Op een bepaald punt op de band wijzen we een order toe aan de doos, waarna de pickers aan de hand daarvan de doos vullen. Voor onze e-commerce-orders werken we met herbruikbare en vooraf gelabelde blauwe bakken. Daarvoor heeft Easy Systems een ‘destacker’ geïnstalleerd. Die schiet per order een nieuwe bak in het systeem, waarna de transportband hem naar de pickingzone leidt.”

Drie zones

Voor de eigenlijke picking werkt het magazijn met drie zones. “Zo zijn er de ‘non-conveyables’. Dat zijn producten die niet op de transportband passen, bijvoorbeeld een kappersstoel”, legt Filip Waterschoot uit. “Die grote stukken picken we met behulp van een handscanner. De kleine producten, waaronder de meeste ‘fast movers’, bevinden zich onder de mezzanine in flow racks. Op de mezzanine – die de helft van het magazijn overspant – bevinden zich dan de ‘slow movers’ in shelf racks. Die producten picken we met een combinatie van handscanners en voice picking.”
 
De dozen voor de winkelpunten komen via de conveyors van Easy Systems in een consolidatiezone terecht. Na toevoeging van stuwmateriaal kleeft een automatische ‘taper’ de dozen dicht. Vervolgens worden de dozen op pallets verzameld en worden alle pallets per winkel verzameld voor verzending. Een bestelling voor een winkel bestaat gemiddeld uit vier pallets. Ook de e-commercebestellingen pickt Pro-Duo in batch. “In een blauwe bak picken we in een specifieke pickingzone verschillende orders tegelijk”, zegt Filip Waterschoot. “Via de conveyor gaat de bak vervolgens naar een ‘put wall’, waar we alle gepickte goederen uitsplitsen per order en klaarmaken voor verzending.”

Positief eindresultaat

Wanneer Pro-duo op de grondige hertekening van de logistieke flows terugblikt, overweegt het positieve eindresultaat. “Het feit dat we met verschillende partijen moesten samenwerken, maakte het proces er niet gemakkelijker op. Maar dankzij enkele heel bekwame mensen bij alle betrokken partijen wisten we het project in goede banen te leiden”, zegt Filip Waterschoot.
 
De overstap naar de nieuwe lay-out vereiste wel een degelijke training.
F. Waterschoot: “Het nieuwe WMS vraagt een heel andere manier van werken. Het zijn andere stappen, andere schermen en rapporten. De eigenlijke orderpicking blijft uiteraard ongewijzigd, maar het hele proces dat eraan voorafgaat, is veranderd. Dat vroeg een grondige opleiding van alle medewerkers. Eerst hebben we een aantal ‘key users’ getraind. Via het principe van ‘train de trainer’ kwamen vervolgens alle medewerkers op de werkvloer aan de beurt. We hebben hen stap voor stap door de hele verandering begeleid.”

Kostenbesparing en efficiëntie

Filip Waterschoot ziet nu al enkele duidelijke resultaten. “Om te beginnen is er de kostenbesparing. Door voor een consolidatie van de DC’s te kiezen, hebben we automatisch minder kosten voor gebouwen en personeel. Daarnaast hebben we een efficiëntieslag gerealiseerd. Het is ons doel met deze oplossing op termijn 25 procent aan efficiëntieverbetering te bereiken. Daar zijn we vandaag nog niet, maar we hebben wel al stappen in de juiste richting gezet. De verwachting is dat we onze doelstelling over enkele maanden effectief behalen.”
 
Belangrijk was uiteraard ook dat de consolidatie en de herinrichting van het nieuwe DC geen impact zouden hebben op de levertijden aan de winkels. “Op dat vlak is er niets veranderd. We kunnen alle gemaakte afspraken blijven garanderen”, weet Filip Waterschoot.
De grootste efficiëntiewinst zit in de ‘picking flows’. Vroeger werkte Pro-Duo in het magazijn order per order af. Vandaag gebeurt de picking in batches. “We werken met pickingkarren waarop negen dozen staan. Wanneer de picker naar een pickingzone gaat, kan hij daar in het beste geval voor negen verschillende winkels picken. Vroeger moest hij daarvoor negen keer naar dezelfde zone terugkeren, telkens voor één order. Zo hebben we de loopafstanden sterk kunnen inkorten.”

Verdere groei

Pro-Duo mikt vooral op e-commerce om de komende jaren te blijven groeien. “Net voor e-commerce is de hertekening van het magazijn een grote troef”, besluit Filip Waterschoot. “Zonder de nieuwe aanpak hadden we de toevloed van e-commercebestellingen tijdens de lockdown in maart nooit kunnen verwerken. We hebben met het nieuwe systeem al een voorsprong genomen om de groei in e-commerce steeds beter te kunnen ondersteunen.”