Een kwestie van blind vertrouwen

DHL stelt zich bij voorkeur discreet op wanneer het over zijn klantenportefeuille gaat. Daar zitten heel wat indrukwekkende referenties bij, die het bedrijf hier liever niet op papier ziet verschijnen. Voor een handvol organisaties maakt DHL graag een uitzondering. Het gaat om klanten waarvoor het bedrijf als internationale logistieke partner optreedt: klinkende namen als Universal Music, Manchester United en Abbey Road.

De klant die er qua visibiliteit met kop en schouders bovenuit steekt, is zonder twijfel de organisator van de Formule 1. Al bijna veertig jaar staat DHL in voor het hele logistieke verhaal achter de bekendste autosportcompetitie. Het is een operatie die de hele wereld omspant. Een kampioenschap bestaat ieder jaar opnieuw uit een reeks Grands Prix, gereden op circuits die zich op diverse continenten bevinden: van Spa-Francorchamps in ons land tot onder meer Brazilië en Singapore.

Mind game

Door de annulering van de wedstrijden in Saoedi-Arabië en Bahrein – een gevolg van het conflict in het Midden-Oosten – gaat het in 2026 om tweeëntwintig races, waarvan negen in Europa. Maar zelfs al vielen er dit jaar twee races weg, alle teams en materiaal op tijd ter plaatse krijgen, blijft ook dan telkens weer een hele uitdaging. Meer nog, dat het materiaal er om een of andere reden niet op tijd zou zijn, is een optie waar niemand echt rekening mee houdt.

Dat idee sluit nauw aan bij het wezen van de Formule 1. Jazeker, het is in de eerste plaats een technische sport, maar tegelijk is het ook een ‘mind game’. Het gaat erom als piloot te weten hoever je kan gaan en welk risico je daarbij kan en wil nemen, maar ook in te schatten op welk punt je tegenstander afhaakt. De piloot moet daarbij blind kunnen vertrouwen op zijn wagen en team. Voor het logistieke luik moet de Formule 1 als organisatie datzelfde blinde vertrouwen kunnen hebben in DHL.

Op de eerste rij

Christian Pollhammer is Event Logistics Coordinator bij Formula 1, het bedrijf dat de competitie organiseert. Hij plant alle logistieke bewegingen en zorgt er zo voor dat alle teams weten wat zich waar moet bevinden op welk moment. Value Chain Management spreekt Pollhammer op vrijdagmiddag in de hospitalityruimte van DHL, net naast het circuit. Op de gelijkvloerse verdieping van de grote trailer bevindt zich het tijdelijke DHL-kantoor. De eerste verdieping is ingericht als een overdekt terras, op enkele meters van de passerende F1-wagens.

Net wanneer op het circuit van Spa-Francorchamps de eerste testritten voor de Grote Prijs van België zich op gang trekken, steekt Christian Pollhammer van wal. Dichter bij de actie kun je hier niet komen, zo blijkt al snel. We zitten letterlijk op de eerste rij en zien hoe Kimi Antonelli – de latere winnaar – zijn Mercedes warmrijdt. En ja, daar hoort het geloei van de motoren nu eenmaal bij – al maakt dat een normaal gesprek niet echt makkelijk. “Na afloop van de race op zondag, start voor ons meteen een nieuwe race”, vertelt Pollhammer. Na drie dagen, op woensdag, moet het hele spektakel alweer opgebouwd zijn in Hongarije.

Vijftien keer Coldplay

“Het gaat om heel veel materiaal, dat op heel korte tijd verhuist.” Alles samen is er sprake van zowat 1.200 ton. In Europa zet DHL er 450 vrachtwagens voor in. Voor de wedstrijden op andere continenten komen daar doorheen het seizoen ook acht vliegtuigen, diverse schepen en een trein bij kijken. De productie van een stadiontournee van een grote rockband – pakweg iets als Coldplay in het Koning Boudewijnstadion – past doorgaans in 30 tot 40 trucks en een dozijn tourbussen. De 450 vrachtwagens van de Formule 1 plaatsen de omvang van de operatie meteen in perspectief.

“Vooral de logistiek rond de races in Europa is heel complex”, zegt Martin Woodfine, projectmanager bij DHL Motorsport. “We hebben er een team van een honderdtal medewerkers voor.” Zowat vijftig daarvan zijn tijdens de race aan de slag in Spa-Francorchamps. Maar terwijl de testritten er starten, is DHL nog voor een deel bezig met de afbouw van de race in Silverstone in het Verenigd Koninkrijk, die twee weken eerder plaatsvond. “Daar hebben we een team van ongeveer vijfentwintig medewerkers. Tegelijk zijn we ook al aan het werk in Hongarije, voor de race de week na Francorchamps, met nog eens vijfentwintig collega’s.” De wedstrijd in Hongarije vindt plaats op de Hungaroring in Mogyoród, net buiten Boedapest.

Zonder oponthoud

“Spa-Francorchamps is extra uitdagend”, vindt Woodfine. “Het is een speciaal terrein, met veel hoogteverschil. Dat maakt het moeilijker om de trucks te laden en te lossen, en om een goede locatie te vinden voor het Event Technical Center, dat de hele technische infrastructuur omvat voor de tv-uitzendingen.” In de praktijk komt het erop neer dat de paddock – met de trailers voor de teams, de mobiele kantoren, de vrachtwagens met reserveonderdelen en de diverse VIP-lounges – zich een verdieping lager bevindt dan de pit lane met de garages voor de wagens. De opbouw van het F1-dorp met mobiele structuren is trouwens typisch voor Europa. Elders in de wereld krijgt de paddock onderdak in vaste, bestaande gebouwen bij de circuits.

Vanuit logistiek oogpunt bekeken, is de complexiteit van de op- en afbouw echter niet de grootste bezorgdheid. “Het strakke tijdschema blijft natuurlijk de belangrijkste uitdaging”, zegt Pollhammer. Tussen Francorchamps en Mogyoród ligt een traject van ruim 1.200 kilometer. “Onderweg kan er van alles gebeuren”, stelt Woodfine. “Je kan er zo goed als zeker van uitgaan dat niet alles vlekkeloos zal verlopen.” Op zondag verzamelen in Francorchamps zo’n zevenhonderd chauffeurs om het hele F1-dorp naar Hongarije te vervoeren. Per vrachtwagen zijn minstens twee, soms drie chauffeurs nodig om het traject met zo weinig mogelijk oponthoud te overbruggen.

Gaat niet, bestaat niet

Het aansturen van het team chauffeurs is op zich al een huzarenstuk. “Zeker ook om van Silverstone naar België te komen”, weet Woodfine. “Het is sinds de Brexit een heel grote oefening om met al het materiaal vlot de oversteek te maken.” En ook het verkeer werkt niet altijd mee. “Het is al gebeurd dat een vrachtwagen lang in een file vaststaat en de chauffeur vervolgens aan zijn verplichte rusttijd toe is. Om niet nodeloos tijd te verliezen, sturen we dan soms een extra chauffeur ter plaatse, zodat de lading toch in beweging kan blijven.”

Binnen Europa vallen de afstanden relatief mee. Voor bestemmingen die zich op grotere afstand bevinden – denk aan Qatar of Australië – ligt dat anders. “De problemen in het Midden-Oosten hebben ons ertoe aangezet om extra tijd in te calculeren voor onze zeevracht”, zegt Martin Woodfine. “De lading vertrekt nu zowat zes weken voor de start van de race. Maar het blijft een moeilijke oefening. Je wil ook niet veel te vroeg op je bestemming aankomen.” Het enige dat de organisatie van de Formule 1 niet in de hand heeft, is het weer. “Het is al gebeurd dat we een race moesten afgelasten door slecht weer”, zegt Christian Pollhammer. “Maar nog nooit door slechte logistiek.”

Voor DHL geldt namelijk maar één devies: er bestaat niets dat niet op te lossen is. En ja, vaak komt daar wat improvisatie en creativiteit bij kijken. “Ik herinner me dat een van onze vliegtuigen met pech aan de grond moest blijven”, vertelt Martin Woodfine. “Maar uiteindelijk raakte dat toch opgelost, hoor. De raceteams zijn concurrenten, maar in zulke omstandigheden schiet iedereen elkaar te hulp.” En vaak is het gewoon een kwestie van logisch nadenken. “Toen we zagen dat een van de schepen vertraging opliep tijdens het traject naar Australië, lieten we het in Singapore aanmeren. Van daaruit konden we het materiaal sneller overvliegen naar Melbourne. Ook dat is deel van ons werk: nauwgezet opvolgen en bijsturen. Door tijdig in te grijpen vermijd je dat er echt grote problemen ontstaan.”

Datacenter naast het circuit

DHL vervoert niet alleen de racewagens (twee stuks per team), wisselstukken (waaronder 2.500 banden per wedstrijd), brandstof en alles voor de paddock, er komt ook heel wat kijken bij het Event Technical Center: een grote structuur waarin de complete uitrusting voor de tv-productie is ondergebracht. Die staat in verbinding met het Media & Technology Center in Engeland, van waaruit de eigenlijke productie van de tv-uitzendingen gebeurt.

Dat technische luik toont meteen aan hoe zwaar de digitale kant van het hele verhaal vandaag doorweegt. DHL poot in het hart van het circuit een heus datacenter neer. “Daar brengen we alle data samen die de sensoren op de wagens verzamelen”, zegt Catrin Müller, Manager Global Sponsoring bij DHL. En dat volume loopt aardig op. “Het gaat om 2 GB data per wagen per gereden ronde.” Voeg daar zowat vijftig HD-camera’s en honderdvijftig microfoons aan toe die op en rond het circuit staan opgesteld – verbonden met 55 kilometer aan bekabeling – en je begrijpt meteen dat ook aan de tv-captatie een uitdagend stuk logistieke planning verbonden is.

Doelstellingen rond duurzaamheid

Het F1-dorp in Spa-Francorchamps is niet hetzelfde als dat van de race in Shanghai. Momenteel steunt de Formule 1 op zes sets die het over zee verscheept – en waarvoor DHL MSC inschakelt. Het gaat bijvoorbeeld over een set voor Australië en Singapore, één voor de VS, enzovoort. Vervolgens bekijkt DHL wat de meest duurzame optie voor het verdere transport is. “Tussen de races in Miami en Montréal hebben we drie weken”, zegt Christian Pollhammer. “Dat geeft ons voldoende tijd om alles via het spoor te vervoeren.” Het gebruik van de trein vormt zo meteen ook een onderdeel van het duurzaamheidsprogramma van de Formule 1.

Op het vlak van duurzaamheid heeft de organisatie de voorbije drie jaar een grote verandering ingezet. Zo is er een programma rond het gebruik van zonnepanelen en grote, mobiele batterijen. Sinds de start in 1950 zorgt de Formule 1 altijd voor een grote innovatieve kracht in de automobielsector. Kan de sport evenveel impact hebben rond duurzaamheid? “Het is zeker een uitdaging”, zegt Christian Pollhammer. “We communiceren er wellicht niet vaak genoeg over, maar collectief zetten we wel degelijk stappen.”

Naar F1 zonder uitstoot

De uitdaging is heel duidelijk: tegen 2030 moet de Formule 1 CO2-neutraal verlopen. Die doelstelling omvat de hele sport, niet alleen de wagens, maar ook alle activiteiten errond, inclusief de logistiek. DHL speelt daar nu al op in, onder meer met de inzet van vijftig vrachtwagens op biobrandstof. Sinds dit jaar rijden de F1-wagens trouwens allemaal op duurzame synthetische brandstof. De hoeveelheid CO2 die de wagens tijdens het gebruik van de brandstof uitstoten, is gelijk aan de hoeveelheid die vooraf uit de lucht is gehaald om de brandstof te maken. Dat brengt de netto-uitstoot van de motor op nul.

Tegelijk gaat het over een ingreep met een beperkte impact, want de CO2-uitstoot van de wagens bedroeg amper één procent van de totale uitstoot van de sport als geheel. De uitdaging om naar een CO2-neutrale sport te evolueren ligt voor het overgrote deel bij de logistiek. DHL verwacht daarbij veel van de verduurzaming van zijn luchttransport. Voor de Formule 1 gaat het om 133.000 gevlogen kilometers per jaar. DHL zet daarbij in op nieuwe Boeing 777-toestellen die minder verbruiken en waarbij de uitstoot van duurzame brandstof tot tachtig procent lager ligt.

DVD