De controletoren in uw supply chain

Het Nederlandse Informore is sinds de jaren negentig actief met software voor de verlader. “Dat blijft ook vandaag het uitgangspunt”, zegt manager Operations Maurits Jongens. “Alleen zijn de mogelijkheden op het vlak van IT vandaag oneindig veel groter dan pakweg vijfentwintig jaar geleden.” De roots van Informore gaan terug naar een bedrijf dat maatwerksoftware ontwikkelde voor een groep van transporteurs, die een onestopshop wilde creëren voor verladers. Klanten konden er orders op ingeven, waarna de software de opdracht aan de best passende transporteur toekende. “Uit dat idee is Informore ontstaan”, zegt Maurits Jongens. “Bij TMS denkt het bredere publiek doorgaans aan pakketten voor vervoerders, die met de software hun wagenpark zo efficiënt mogelijk inzetten. Wij richten ons met onze software echter op de verlader. Dat blijft tot op vandaag onze opdracht: de verlader helpen om zijn orders zo efficiënt mogelijk tot bij de klant te brengen.”
 
VC: Wanneer we de huidige context vergelijken met de markt uit de begindagen van Informore, wat ziet u dan als belangrijkste evolutie?
Maurits Jongens: “Ik denk dan vooral aan het belang van data. Bedrijven zien vandaag in dat het nuttig is om op grote schaal data te delen. Dat zorgt voor een enorme efficiëntieslag. Door data te delen kunnen bedrijven niet alleen horizontaal, maar ook verticaal samenwerken. En dat is nodig. Er rijden vandaag nog altijd te veel vrachtwagens leeg rond. Door data te delen kunnen we die capaciteit veel beter benutten.”
 
VC: Zijn bedrijven vandaag wel altijd bereid om hun data te delen met externe partijen?
M. Jongens: “De nieuwe generatie staat er meer voor open. De vorige generatie stelde zich veel terughoudender op, dat klopt. Data delen met een partner was vroeger al moeilijk. Data delen met een concurrent – inclusief mogelijk gevoelige informatie over klanten – was totaal ondenkbaar. Vandaag liggen de kaarten anders. Bedrijven begrijpen dat alle betrokken partijen voordeel halen uit een samenwerking. De beschikbaarheid van data hangt daardoor ook nauw samen met de ontwikkeling van het multimodaal transport in de Benelux. In die context zijn data bijzonder belangrijk. Je moet immers zicht hebben op de volumes die van verschillende partijen afkomstig zijn, bijvoorbeeld om een binnenschip of een trein te vullen. Dat is met name het geval bij zogenaamd synchromodaal transport, waarbij de logistieke dienstverlener het traject uitstippelt en de gebruikte modi selecteert. Bij synchromodaal is het in principe mogelijk goederen op elk moment flexibel te verschepen tussen de beschikbare transportmodi. Dat vereist de beschikbaarheid van grote hoeveelheden realtime data – en de verwerking ervan tot duidelijke, beslissingsondersteunende informatie. Onder meer Interreg Vlaanderen-Nederland ondersteunt een project voor synchromodaal verkeer in de corridor tussen West-Vlaanderen en Nederlands Limburg, waar we met Informore aan meewerken.”

Groeiende markt

VC: Wanneer we de evolutie van de transportmarkt bekijken, mogen we dan ook stellen dat de complexiteit ervan in de loop van de tijd is toegenomen?
M. Jongens: “Dat is zonder twijfel het geval. Wanneer grote verladers een planning opstellen, moeten ze daarbij met almaar meer factoren, regels en wetgeving rekening houden. In die context wint het gebruik van artificiële intelligentie nu snel aan terrein. Die software kan almaar makkelijker met al die elementen overweg. Wanneer duidelijk is dat een scheepslading met vertraging in de haven zal aankomen, is zo’n programma in staat onmiddellijk op alle consequenties in te spelen: boekingen veranderen, routes verleggen, enzovoort. We zien dat er vandaag veel onderzoek loopt naar het gebruik van dat soort artificiële intelligentie, al kan het nog wel even duren voor dat type toepassingen straks ook echt in de praktijk opduikt.”
 
VC: Het delen van data en het gebruik van innovatieve software zijn twee aspecten die ook kunnen fungeren als indicatoren voor de maturiteit van een onderneming.
M. Jongens: “Klopt. Niet alle bedrijven staan even ver met de adoptie van nieuwe technologie. Dat is duidelijk te merken aan de wereldwijde markt voor TMS. De totale omzet van die markt blijft jaar na jaar groeien. De sector blijft investeren, wat er alleen maar op wijst dat veel bedrijven nu pas aan TMS toe zijn. Het is nog verre van een verzadigde markt. En dat blijft het geval zo lang er bedrijven zijn die hun transport in Excel beheren, of binnen hun ERP-systeem. Daardoor is er nog veel ruimte voor verbetering en blijft het mogelijk de efficiëntie van het transportbeheer op een spectaculaire manier te verhogen met een TMS-toepassing, in de eerste plaats door meer visibiliteit te creëren in de hele supply chain.”

Nood aan zichtbaarheid

VC: Is dat vaak een startpunt: het gebrek aan visibiliteit?
M. Jongens: “Inderdaad. Bedrijven weten vaak niet goed hoe en wanneer klantenorders worden geleverd en of dat efficiënter kan binnen de gegeven restricties. Ze hebben geen zicht op hoe hun transporteurs presteren. Zicht op dat soort zaken is net wat we met ons TMS-pakket L2 aanreiken. We omschrijven onze software dan ook graag als een controletoren. Wil een onderneming haar transportbeheer efficiënter maken, dan moet ze in de eerste plaats de bestaande processen in kaart brengen en een duidelijk zicht krijgen op hoe de zaken vandaag lopen. Pas in een tweede beweging kan ze dan inzetten op meer efficiëntie.”
 
VC: Waarin schuilt die efficiëntie concreet? Kunt u daar een voorbeeld van geven?
M. Jongens: “In een ERP-pakket is er doorgaans te weinig gedetailleerde informatie over transport beschikbaar. Voor een ERP-toepassing is het bijvoorbeeld lastig om slim om te gaan met de ruimte die in de planning beschikbaar is. Het systeem zal aangeven dat een lading op transport moet naar de klant, meer niet. Mogelijk komt die bestelling bij de klant dan drie dagen eerder aan dan strikt noodzakelijk was. Een TMS-pakket laat toe veel nauwkeuriger te werken. De bestelling vertrekt niet meteen, maar blijft staan tot aan het zogenaamde cut-off moment, het tijdstip waarop de zending moet vertrekken om binnen de gestelde deadline aan te komen. Tot die tijd kunnen er ook andere orders met die vrachtwagen mee. Dat laat toe verschillende ladingen te combineren en de belading van de vrachtwagens te optimaliseren. Even goed kan de verlader via die manier van werken ook beter telkens de best passende vervoerder selecteren. Misschien slaagt de onderneming er zo wel in om een groot volume kleine internationale zendingen in één vrachtwagen – een linehaul – te combineren en alleen de last mile met een koerierdienst uit te voeren, in plaats van elke kleine bestelling afzonderlijk via een koerier te versturen.”
 
VC: Efficiëntiewinst in het eigenlijke transport is het eerste voordeel. Wat volgt er nog meer?
M. Jongens: “Het gaat om meer dan alleen de planning. Ook de facturering verloopt makkelijker – en dan met name de bijhorende controle. Zonder centraal TMS bevindt alle benodigde informatie zich verspreid over diverse systemen en databronnen: in e-mailberichten, Excelbestanden, enzovoort. Wanneer een transporteur ergens een extra wachtuur aanrekent, is het voor de klant vaak heel moeilijk om na te gaan of dat terecht gebeurde. Een TMS-pakket brengt alle informatie samen op één plaats. Daardoor wordt het factureringsproces een stuk transparanter. In het TMS bevindt zich een overzicht van alle uitgevoerde zendingen. Geven verlader en vervoerder hun akkoord over dat overzicht, dan mag de vervoerder daar een factuur voor opmaken. Het zorgt ervoor dat de verlader de ontvangen facturen sneller kan controleren en betalen. Tegelijk daalt de foutenlast sterk, wat alle betrokken partijen een mooie kostenbesparing oplevert.”

Stappenplan

VC: Bedrijven begrijpen wellicht wel welke opportuniteit een TMS kan bieden, maar kijken mogelijk ook op tegen de implementatie ervan. De stap van Excel naar een TMS is behoorlijk groot. Hoe pakt een onderneming dat het best aan?
M. Jongens: “We raden bedrijven altijd aan voor een gefaseerde aanpak te kiezen. In een eerste stap kan de onderneming haar vertrouwde planningsmethode aanhouden, maar wel al meer zichtbaarheid creëren. Pas in een tweede beweging gebeurt de planning dan in het TMS. Maar inderdaad, het gaat wel degelijk om een ingrijpend veranderingstraject. Externe begeleiding kan daarbij handig zijn, zeker wanneer het om grote teams gaat. Bij Samsung, bijvoorbeeld, hebben we zo’n grootschalige oefening mee begeleid. Samsung had het beheer van zijn Europese distributiecentra volledig uitbesteed aan diverse logistieke dienstverleners. Om meer zicht te krijgen op de activiteiten, besliste Samsung het beheer van de hele supply chain opnieuw te insourcen. Het bedrijf gebruikt Informore L2 daarbij als zijn logistieke controletoren. De zichtbaarheid die daar uit voortvloeide, vertaalde zich in betere prestaties. De verzendingen zijn nu 40% groter, want er is meer consolidatie. Daardoor is ook de belading van de vrachtwagens met 56% gestegen. Door slim te automatiseren kan Samsung het hele verzendproces bovendien afwerken met minder medewerkers. Onder meer de consolidatie en boekingen van de verzendingen, de toewijzing van de vervoerders en de controle van de vrachtbrieven verloopt allemaal automatisch.”
 
VC: De automatische doorstroming van data veronderstelt een naadloze integratie met andere systemen, wat vroeger traditioneel de grootste uitdaging vormde. Hoe is het daar vandaag mee gesteld?
M. Jongens: “Ik zie het TMS als de spin in het web, tussen de systemen van de klanten en de vervoerders in. De technologie is de voorbije jaren spectaculair geëvolueerd. In veel gevallen zijn koppelingen sneller gemaakt dan voorheen. Ook zijn er nieuwe concepten die het mogelijk maken sneller en makkelijker data uit te wisselen. Dat lukt bijvoorbeeld met data in de cloud die beschikbaar zijn voor partijen met de juiste autorisatie, terwijl daar anders bilaterale interfaces voor nodig zijn. Maar dat de integratie met alle systemen sneller en makkelijker verloopt dan vroeger? Nee, dat is nog niet altijd het geval. Sommige partijen in de logistiek blijven conservatief en houden lang vast aan bestaande technologie. Het voordeel van een TMS als Informore L2 is dat alle partijen bij de gekozen technologie kunnen blijven en dat L2 de integratie van al die systemen naadloos verricht.”

Flexibele tool

VC: De opkomst van TMS-software staat ook haaks op het idee van de onestopshop dat de grote ERP-spelers sinds jaar en dag verkondigen. Hoe kijkt Informore daar tegenaan?
M. Jongens: “Er zijn inderdaad ERP-leveranciers met modules voor transportmanagement. Alleen blijken die vaak duur in aankoop, vraagt hun implementatie veel tijd en zijn ze naderhand weinig flexibel. Bij Informore schuiven we de flexibiliteit van onze oplossing als belangrijkste kenmerk naar voren. We pikken snel data uit het ERP-systeem op en koppelen even snel data terug, bijvoorbeeld om te melden dat een verzending is opgepikt of afgeleverd. Met L2 beschikt een onderneming over een tool die erin slaagt mee te bewegen met het logistieke proces. Daar komt nog eens bij dat wijzelf als bedrijf heel aanspreekbaar zijn. Bij de grote ERP-leveranciers ligt dat vaak enigszins anders.”
 
VC: Hoe maakt Informore van de implementatie van zijn TMS een zo soepel mogelijke oefening?
M. Jongens: “We richten ons op voorraadhoudende bedrijven met een eigen inbound of outbound distributie. In de praktijk gaat het om organisaties die jaarlijks minstens een miljoen euro aan transport uitgeven. Ze zijn afkomstig uit heel uiteenlopende sectoren, maar ze hebben wel hetzelfde doel: ze willen hun transport slimmer organiseren en consolideren. Bij een implementatie starten we met een basis die voor iedereen gelijk is. Met dat fundament kan een onderneming aan de slag gaan met de modules die ze nodig heeft. Bij ons ben je niet verplicht om allerlei toeters en bellen aan te kopen die je niet gebruikt. Je stelt een oplossing samen met de modules die een specifieke behoefte afdekken, meer niet. Specifiek voor onze software is verder onder meer dat we een module voor ‘load building’ aanbieden. Die module berekent hoe een lading het best in een vrachtwagen past en houdt daarbij rekening met de producten die al dan niet op elkaar mogen staan. Aanvullend op ons TMS voorzien we een rapporteringsmodule op basis van Qlik Sense. Dat zorgt ervoor dat de gebruiker de rapportering over het transport sterk kan automatiseren en zo het zicht op zijn supply chain nog versterkt.”
DVD