Wat je zelf doet, doe je beter

Van minuscule onderdeeltjes tot omvangrijke machines: het productportfolio van Maxeda omvat vele duizenden referenties. De groep telt 374 winkels in de Benelux en stelt ongeveer zevenduizend personeelsleden te werk. Bovendien koopt de doe-het-zelfspecialist zijn gamma bij een groot aantal leveranciers aan. Dat maakt van de supply chain een complex gegeven, waarbij Excel volgens Sammy Desmet op zijn limieten botste. “De vraagvoorspelling gebeurde vroeger vooral op basis van onze actuals, waaruit we bepaalde veronderstellingen afleidden. Zaken als marktanalyse en trends kwamen in het forecastingproces te weinig aan bod”, aldus de demandmanager. “De inschattingen en verwachtingen van de verschillende afdelingen liepen bijgevolg sterk uiteen.”

Complexiteit

Sammy Desmet wijst op de specificiteit van de supply chain bij Maxeda. “Waar in een standaard retailomgeving vooral snel bewegende producten circuleren, behoort tachtig procent van de referenties bij Maxeda tot de ‘slow movers’ of zelfs ‘very slow movers’. Door foutieve inschattingen bevoorraadden we die laatste twee categorieën soms te snel. Er ontstond een discrepantie tussen vraag en aanbod, met zowel overstock als tekorten tot gevolg.” 
 
Het gigantische aantal SKU’s, de drie formats en winkelpunten vergden bovendien te veel van Excel. “De spreadsheets zijn ontoereikend voor de data die wij verwerken”, klinkt het. “Bij analyses op het volledige assortiment blokkeerde het programma of ondervonden we grote vertragingen, waardoor we niet diep genoeg konden graven. Bijgevolg slaagden we er niet altijd in snel genoeg aan de knoppen te draaien, bijvoorbeeld wanneer het aangewezen was scenario’s aan te maken voor bepalende beslissingen, zoals tijdig extra voorraad inkopen."

Strategische denkoefening

Om van een meer reactieve naar een proactieve aanpak te evolueren en de voorspellingsnauwkeurigheid te vergroten, drongen zich ingrijpende wijzigingen op. Maxeda legde door middel van een strategische denkoefening of ‘strategic opportunity assessment’ (SOA) het aangewezen pad vast.
S. Desmet: “Statistische forecastingmethodes moeten leiden tot meer efficiëntie op het vlak van onze slow movers. Daarnaast willen we het demand planning-proces centraliseren. Voor de voorspelling voor onze distributiecentra vertrekken we liever vanuit de vraag van de klant dan vanuit onze historische leverpatronen. Op het vlak van assortiment en ruimte gelden de productprestaties als indicator. We willen ten slotte ook promoties in onze planningsprocessen integreren, waarbij we focussen op winstgevendheidsanalyse en opvolging.”

Juiste mensen en aangewezen tools

Een van de eerste cruciale stappen bestond erin vorm te geven aan een split tussen demand en supply, onder meer om de replenishment te faciliteren en te verbeteren. Met de juiste mensen op de juiste plaats maakte Maxeda werk van de zoektocht naar de optimale tool. De onderneming ging bij verschillende leveranciers te rade. 
 
“Uiteindelijk ging onze voorkeur uit naar JDA, omdat het bedrijf mooie prestaties in retailomgevingen kon voorleggen en het gebruik maakt van ’advanced statistically’ algoritmes voor nauwkeurige vraagvoorspellingen. Daarmee moeten we aan de hand van datagedreven analyses beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Dat we al voor andere oplossingen met JDA samenwerken, bevordert uiteraard de integratie”, legt Sammy Desmet uit. Maxeda linkt de tools van JDA aan het SAP S/4HANA ERP-platform.

Adaptive agile

Eenmaal de knowhow aan boord en de softwarekeuze gemaakt, begint het ‘echte’ werk. De implementatie van de demand tool zou in eerste instantie via het watervalmodel plaatsvinden. Dat wil zeggen dat de verschillende fases afgelijnd na elkaar plaatsvinden. Dat model bleek evenwel al snel om verschillende redenen niet zaligmakend. “Met zo’n aanpak bleek dat we zowel op het vlak van tijd als budget de vooropgestelde deadlines niet zouden halen”, blikt Sammy Desmet terug. Volledig agile projectmanagement bleek eveneens niet aangewezen. “Bij zo’n wendbare benadering heb je vanaf dag één nood aan een concreet systeem waar je verder rond bouwt. Voor de implementatie van onze demand planning vertrokken we evenwel van een nagenoeg blanco blad.” 
 
Een adaptive agile-methodiek vormde voor Maxeda het ideale compromis.  In vergelijking met de traditionele agile aanpak besteedt adaptive agile meer aandacht aan de definiëring van het project en de gewenste resultaten, vooraleer over te gaan tot de ontwikkelingscyclus. Tijdens die ontwikkelingsfase hanteert adaptive agile een sprintplanning, met kleine afgebakende projecten en specifieke doelstellingen. “Door die gemengde aanpak verwierf het projectteam inzicht in het te volgen pad en kon het verbeterpunten tijdig signaleren.”

Training en communicatie

Tijdens elke fase van het traject richting een geïntegreerde supply chain komen aspecten als training en communicatie sterk naar voren. “Ik vind het belangrijk om de volledige business warm te maken voor het project”, legt Sammy Desmet uit. “In een eerste fase gaat het erom alle neuzen binnen het management in dezelfde richting te krijgen. Daarna komen er ook vragen uit andere geledingen van de onderneming.” 
 
Maxeda boekt al jaren prima resultaten, waarom dan die verandering? Het was een van de vragen die de business zich stelde. “Het antwoord staaf ik graag aan de hand van concrete cijfers: hadden we die bepaalde situatie beter ingeschat, dan zou het ons dat bepaald voordeel opgeleverd hebben. Daarnaast wijs ik erop dat onze mensen zich dankzij een geïntegreerde supply chain beter zullen focussen op activiteiten met een toegevoegde waarde, veeleer dan op gegevensinvoer en -interpretatie via Excel. Het gaat er dus om ons volledige ecosysteem te enthousiasmeren.” 

Kloofjes dichten

Sinds januari is demand planning bij Maxeda effectief live. De doe-het-zelfspecialist legt de bevindingen naast de data die ze traditioneel via Excel verwerken. 
S. Desmet: “We lokaliseren de relevante verschillen en gaan na of we die aan het manuele proces, dan wel de demand tool, toeschrijven. Op de hogere niveaus boeken we nu al knappe resultaten, terwijl we op lager niveau nog discrepanties waarnemen. Die zijn vaak gelinkt aan de modelkeuzes die het systeem maakt. Soms focust de tool zich bijvoorbeeld te fel op de actuals, ten nadele van historische data. Dat zijn zaken die we nu zonder al te grote inspanningen uit het systeem filteren.”

Gesloten cyclus

De komende maanden staan onder meer in het teken van een verdere professionalisering van het team op het vlak van demand planning en een verdere uitrol richting andere bedrijfsafdelingen. Een van de orgelpunten is de connectie tussen de modules voor demand planning en supply chain planning. 
 
“De geïntegreerde supply chain gaat gepaard met een nieuwe manier van werken. We creëren een gesloten cyclus waarbij iedereen weet waar hij voor informatie op het vlak van vraaginschattingen terecht kan. Daar maken we de komende maanden verder werk van aan de hand van coaching, training en begeleiding.”

Vijf tips van Sammy Desmet

• Verander eerst het proces en dan pas de technologie;
• Hou de teugels van de IT-investering strak in de hand;
• Volg het werk van externe ontwikkelaars goed op;
• Communiceer systematisch over het project;
• Verzamel gegevens tijdens het volledige traject: hou vergaderingsverslagen bij, documenteer alle acties en beslissingen.