Vriesverse voorraden in het vizier

Voor de kiem van het bedrijf moeten we terug naar de jaren zestig, wanneer de broers Edward en Richard Haspeslagh elk hun eigen landbouwbedrijf starten. In de jaren zeventig richten de broers elk een diepvriesbedrijf op, respectievelijk Ardovries en Unifrost. Na jaren van afzonderlijke groei besluiten beide bedrijven in 2014 samen als Ardo verder te gaan.

Intussen is de organisatie uitgegroeid tot een wereldwijde diepvriesfabrikant. Het bedrijf produceert, verpakt en verdeelt groenten, fruit en kruiden in uiteenlopende samenstellingen: monoproducten, mixen, producten met coatings, enz. Tijdens de laatste editie van Supply Chain Innovations in Antwerpen loodste Margot Haspeslagh, group supply chain director bij Ardo, ons mee door de recente transformatie van het bedrijf.

Margot Haspeslagh: “Ardo is een internationaal bedrijf met lokale verankering. Dat vraagt een wereldwijde lokale aanpak. Wat we in een bepaalde regio produceren, hangt af van wat de natuur er ons schenkt. Zo verwerken we in onze contreien bonen en spruitjes, terwijl we in Zuid-Europa met paprika’s en aubergines werken. Verder zijn kwaliteit, innovatie en duurzaamheid de hoekstenen van onze strategie. De aarde geeft ons een overvloed aan waardevolle voedingstoffen. Daarom zijn we voortdurend op zoek naar manieren om de natuur voor onze toekomstige generaties te behouden en te beschermen.”

Produceren op tempo van de seizoenen

Kenmerkend voor Ardo is de seizoensgedreven productie. “Zo vriezen we acht weken per jaar erwten in. Met dat volume moeten we dan het jaar zien door te komen”, vertelt Margot Haspeslagh. “Dat betekent dat we op bepaalde momenten een enorme bulkvoorraad in onze magazijnen hebben. Op basis van de vraag verwerken we die voorraad dan gaandeweg en verpakken we de producten in diverse formaten om ze vervolgens naar onze klanten te distribueren.”

Een voordeel van het uitgebreide Ardo-netwerk is dat er op verschillende sites voorraden liggen, die onderling kunnen worden uitgewisseld. Tegelijk is dat een uitdaging, aangezien er visibiliteit in het netwerk nodig is om de voorraden goed te managen en een efficiënte S&OP (sales & operations planning) te kunnen opzetten.
M. Haspeslagh: “Op dat vlak knelde het schoentje. We beschikken over heel wat data om te beheren. Wat de mensen vroeger uit het hoofd konden beheren, lukte niet meer. We werkten niet efficiënt, we moesten vaak bijsturen en uiteindelijk leidden al onze inspanningen niet tot de verhoopte resultaten. We bleven te ‘high level’ en waren te traag om proactief te kunnen zijn. Ook misten we de nodige analytische capaciteit. Maar zelfs als we die hadden gehad, zouden we ze niet optimaal kunnen benutten, aangezien onze data erg versnipperd zaten en niet altijd even betrouwbaar waren.

Keuze voor snelle en flexibele oplossing

Een paar jaar terug, in de periode dat SAP4Hana in alle Ardo-entiteiten werd uitgerold om de basis te leggen voor proces- en datastandaardisatie, startte de supply chain-divisie een belangrijk project. Het doel bestond er vooral in visibiliteit te creëren op het vlak van bulkvoorraden en een solide basis te bouwen voor het S&OP-proces.
M. Haspeslagh: “Op dat moment bevonden we ons in een soort ‘fix-the-house’ status. We waren wel van plan om een gestandaardiseerd ERP-systeem te implementeren en er liepen al wat digitaliseringsprojecten, maar veel was nog in volle ontwikkeling. Daarom wilden we een S&OP-tool die flexibel met ons kon meegroeien. In dat opzicht vonden we in Anaplan met implementator Bluecrux een goede match. Dat we die oplossing snel zouden kunnen implementeren, was voor ons ook belangrijk. Zo zouden de gebruikers ook snel de vooruitgang zien, wat motiverend werkt. Ook belangrijk is dat wij zelf eenvoudig aanpassingen in het systeem kunnen aanbrengen. Onze processen en ons netwerk veranderen immers continu, dan willen we zelf onze oplossing kunnen bijsturen.”

Van demand planning over data naar visibiliteit

Het project werd in drie delen opgesplitst: demand planning, data en end-to-end-visibiliteit. “Om te beginnen hebben we het luik demand planning aangepakt. We wilden immers starten vanuit de vraag van de klant”, legt Margot Haspeslagh uit. “Uiteraard hadden we wel forecasts, maar iedere site voorspelde als het ware op zijn eigen eiland en vervolgens consolideerden we alle Excels. Uiteindelijk spendeerden we meer tijd aan die consolidatie dan aan de analyses.”

Pas wanneer demand planning goed geregeld was, kon de end-to-end (E2E) netwerkvisibiliteit worden opgezet.
M. Haspeslagh: “Maar daarvoor moesten we nog een ander belangrijk luik aanpakken: de data. Het grote probleem was dat onze sites verschillende niet-geconnecteerde ERP-systemen hadden, zodat we niet dezelfde taal spraken. Daarom wilden we evolueren naar wat wij noemen ‘One Group Master Data’. Daarbij hebben we alle bestaande artikelen gekoppeld aan een bovenliggend artikel en een globale BOM (bill of materials) per artikel opgezet. Dat volstaat als basis voor een S&OP op middellange tot lange termijn. Niet onbelangrijk om te weten: onze producten lijken misschien wel eenvoudig, maar tellen soms tot vijf lagen in de BOM.”

Tegelijk wilde Ardo zijn netwerk in de Anaplan-tool reflecteren. Ook daarvoor waren heel veel data nodig. “Zo moesten we kunnen zien waar de bulkvoorraad precies vandaan kwam en moesten we voor elk artikel de mogelijke klantencombinaties kennen, met het daaraan gekoppelde distributiecentrum, bijvoorbeeld. Want enkel als we ons netwerk aan de hand van data konden visualiseren, zou de tool de juiste berekeningen kunnen maken”, weet Margot Haspeslagh.

Demand planning op maat van Ardo

Wat betreft de demand planning, stak Ardo van wal met een ‘minimum leefbaar product’. Toen die tool eenmaal live was, volgde een relatief lange validatie- en stabilisatiefase.

M. Haspeslagh: “Stap voor stap hebben we al onze verkoopentiteiten met de tool laten werken. In die periode hebben we ook samen met de gebruikers geëvalueerd wat beter kon en nagegaan wat ze nog extra wilden. Dat project is prima verlopen en binnen de geplande tijd gerealiseerd. Achteraf bekeken zijn we blij dat we niet voor een overhaaste go live zijn gegaan.”

Ardo koos voor de exceptiegebaseerde demand planning tool van Anaplan, met daaraan gekoppeld de nodige dashboards. Op die manier komen de artikelen die aandacht vragen meteen in het vizier van de medewerkers.

De tool maakt ook statistische en collaboratieve forecasting mogelijk. “We hebben bijvoorbeeld ons eigen Ardo-merk met een brede waaier aan artikelen die we aan tal van foodserviceklanten leveren. Voor die producten blijkt volledig vertrouwen op statistische forecasting veel betere resultaten op te leveren dan de forecasting met manuele verrijking die we vroeger deden”, licht Margot Haspeslagh toe. “Met collaboratieve forecasting bedoelen we dat we vanuit diverse invalshoeken naar de forecasting kijken. We zijn een brede organisatie met veel verschillende verantwoordelijkheden: over de segmenten, over de regio’s, de landen, de klanten, enzovoort. De tool laat ons toe de forecasting vanuit die verschillende standpunten te bekijken. Het is bijvoorbeeld niet omdat we een artikel in een bepaalde markt willen laten uitdoven, dat dat ook voor andere markten geldt.”

Daarnaast maakt de tool het mogelijk vlot met ‘multi-level enrichment’ om te gaan. “We kiezen er bewust voor niet op het niveau van de klantenartikels, maar op een hoger niveau te forecasten. In de coronaperiode verwachtten we bijvoorbeeld een enorme daling voor ons foodservicemerk. Ook toen hebben we beslissingen voor het totale gamma genomen en hebben we de forecasting op dat niveau gedaan”, klinkt het.

Op naar volledige visibiliteit

Het project dat op de ‘One Group Master Data’ focuste, had weliswaar meer voeten in de aarde dan het demand planning project. Ardo had zich voorgenomen die in een jaar tijd helemaal op orde te krijgen, maar uiteindelijk duurde dat project enkele maanden langer dan verwacht. Dat maakte dat ook de stap naar E2E-visibiliteit moest worden uitgesteld.
M. Haspeslagh: “Je denkt dat zo’n data management traject wel vlot zal verlopen, maar uiteindelijk bots je onderweg toch nog tegen heel wat onverwachte zaken aan. Dat heeft niet enkel met de data an sich te maken, het was ook belangrijk dat onze processen helemaal gestandaardiseerd waren. Maar we hebben onze tijd genomen om alles helemaal goed te krijgen. Het is uiteindelijk de kwaliteit van de data die voor een groot stuk het succes van de tool bepaalt.”

Toen de datakwaliteit en de processen eenmaal op punt stonden, kon de E2E-tool worden uitgebouwd. Ardo besliste voor een ‘artificiële’ go live te gaan. “Op een gegeven moment hebben we het team gezegd dat ze moesten stoppen met de oude manier van werken en de tool moesten gaan gebruiken. Alleen op die manier kun je echt de knop omdraaien”, weet Margot Haspeslagh. “Sommige gebruikers konden snel met de nieuwe tool overweg, bij anderen duurde het wat langer. Uiteraard is ook een goed change management belangrijk tijdens zo’n traject. Omdat het om een brede waaier aan producten ging, hebben we besloten eerst de groenten op de nieuwe manier aan te pakken, vervolgens de kruiden en dan het fruit. Door die benadering duurde het traject wat langer, maar kregen we wel de tijd om vertrouwen op te bouwen.”

Die E2E-visibiliteit creëren was voor Ardo ongetwijfeld de grootste uitdaging tijdens het hele traject.
M. Haspeslagh: “Zoals gezegd produceren we grote volumes ineens. Op basis van de verwachte oogst berekent de tool nu voor ons de geprojecteerde voorraad. Vervolgens moeten we met het netwerk gaan spelen om de voorraden zo goed mogelijk over het netwerk te verdelen. Aangezien de tool van Anaplan ons de nodige inzichten in het netwerk biedt, kunnen we nu op een meer proactieve manier beslissingen nemen. Als we bijvoorbeeld een bepaald tonnage wortelen te kort hebben, kunnen we perfect nagaan in welke artikelen die wortelen zitten. In die zin is het visueel sterke dashboard van Anaplan erg handig. Daarin kun je makkelijk doorklikken om te zien in welke producten onze bulk uiteindelijk uitmondt of nagaan welke weg de producten in ons netwerk afleggen. Onze gebruikers zouden niet meer zonder de tool kunnen, aangezien ze nu tot in detail kunnen nagaan waar er eventuele bottlenecks schuilen.”

Ook belangrijk voor Ardo was te kunnen werken met een ‘constrained forecast’. “Vroeger hadden we daar minder nood aan, want we hadden vrijwel altijd voldoende bulkvoorraad. Maar door de klimaatverandering hebben we de voorbije jaren enkele heel slechte oogsten meegemaakt, wat het plots wel interessant maakt om met een constrained forecast te gaan werken”, legt Margot Haspeslagh uit.

Hoewel de weg naar end-to-end-visibiliteit langer duurde dan verwacht, hebben de inspanningen uiteindelijk veel opgeleverd. “Vooral heel belangrijk is dat we nu één versie van de waarheid hebben”, besluit Margot Haspeslagh. “Tijdens S&OP-meetings hoeven we niet meer over de aantallen te discussiëren, maar kunnen we meteen naar oplossingen op zoek gaan. Dankzij de visibiliteit die we nu hebben, beschikken we ook over een uitstekende uitvalsbasis voor verdere verbeteringen. We zijn veel proactiever geworden en hebben onze planningscycli kunnen verkorten. Ook kunnen we de data nu bijvoorbeeld gaan gebruiken als input voor transport tenders. Zo willen we gaandeweg steeds meer gaan profiteren van de visibiliteit die Anaplan ons biedt.”