Voluit voor management bij exception

Sinds zijn ontstaan in 1955 is het familiebedrijf Vadigran sterk geëvolueerd. Het bedrijf, dat startte met de productie van kwalitatieve zaadmengsels, biedt intussen een uitgebreid productportfolio voor honden, katten, knaagdieren, (tuin)vogels en vissen. Een 130-tal medewerkers zijn er werkzaam.

Focus op innovatie en geografische groei
Toen de site in Lennik te krap werd, verhuisden de kantoren en het magazijn in 2004 naar Gellingen. Daar kon Vadigran zijn distributieactiviteiten verder ontwikkelen. De productie vindt nog steeds in Lennik plaats, waar ongeveer dertig procent van alles wat het bedrijf verkoopt, wordt gemaakt. In Gellingen beschikt Vadigran over 10.000 vierkante meter magazijnruimte met 15.000 palletplaatsen en mezzanines voor kleinere producten. Van daaruit levert het bedrijf ongeveer 5.000 referenties aan dierenspeciaalzaken, tuincentra en retailers. Dagelijks gaan 100 à 150 orders, goed voor een 350-tal pallets, de deur uit.

Met CEO Samuel Van Lathem en zijn zus Yana is in 2016 intussen de derde generatie aangetreden. De verjonging weerspiegelt zich ook in de bedrijfsstrategie. Om zich nog meer in de markt te onderscheiden, zet Vadigran steeds sterker in op innovatie. Zo wil het meer eigen merken en producten ontwikkelen, zowel wat betreft dierenvoeding als accessoires. Dat moet zorgen voor een smaller aanbod, maar wel met een diepere penetratie in de markt.

In de toekomst wil de organisatie ook vaker verder van huis verkopen. Hoewel Vadigran zijn producten in veertig landen verkoopt, blijft tachtig procent van het volume in België en Frankrijk. “Nu hebben we zoveel producten, dat we ze moeilijk op diverse locaties kunnen leggen”, vertelt Samuel Van Lathem. “En als we onze producten verder dan duizend kilometer moeten transporteren, wordt dat te duur. Als ons productgamma meer gestroomlijnd is, wordt het haalbare kaart om de producten dichter bij de afzetmarkt te leggen en een groter deel van Europa efficiënt te bedienen.”

Nood aan nieuwe manier van forecasten
De cijfers bewijzen alvast dat Vadigran op de goede weg is: de laatste drie jaar is de omzet telkens met twintig procent gestegen en verwacht wordt dat dit boekjaar op zo’n veertig miljoen euro wordt afgeklokt. Die groeiversnelling maakt het echter steeds moeilijker om goed te forecasten. “Vroeger was het verleden een goede voorspeller van onze toekomst. Een betrouwbare forecast maken was bijgevolg niet zo moeilijk. Maar toen we een drietal jaar geleden onze expansie inzetten, kregen we te kampen met een meer instabiele vraag en werd het steeds lastiger om goede voorspellingen te maken”, legt Samuel Van Lathem uit. “Daarom hadden we niet altijd de juiste voorraad in de juiste hoeveelheden in huis, wat een negatieve impact op het serviceniveau had.”

Eerst werd getracht om een forecasting tool in Excel te bouwen, maar al snel liep Vadigran daar tegen de limieten aan.
Samuel Van Lathem: “Toen zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe tool, die we vlot konden koppelen aan ons vijftien jaar oude, sterk gecustomiseerde ERP-systeem. Met in het achterhoofd het feit dat we tegen eind 2022 willen overstappen naar een nieuw pakket, wellicht Microsoft Business Central, waar we dan uiteraard ook de forecasting tool aan moeten koppelen.”

Vinger op de wonde
Na rondvraag in de markt besloot Vadigran voor het pakket Slim4 van Slimstock te gaan. “Een van de zaken die ons heeft overtuigd, is dat de interface met ons ERP-systeem heel beperkt kon blijven”, aldus Samuel Van Lathem. “Via filetransfers vindt daags voordien een datadump van ons ERP-systeem naar Slim4 plaats en vice versa. Dat was een groot voordeel in vergelijking met software waar veel werk wordt gestopt in integraties om data in real time uit te wisselen, terwijl dat voor ons niet nodig is.”

Het was de aankoopverantwoordelijke van Vadigran die samen met de projectverantwoordelijke van Slimstock het project heeft getrokken. Samen hebben zij bepaald welke data vanuit het ERP-systeem naar Slim4 zou worden gestuurd en welke gegevens moesten worden teruggekoppeld.
S. Van Lathem: “Het meeste werk is in de parametrisatie gekropen. Voor sommige producten hadden we nog niet voldoende data om mee te geven of de data waren vervuild. We zijn door al onze vijfduizend referenties gegaan om te kijken of ze (al) geschikt waren om automatisch te forecasten. Het heeft een tweetal maanden geduurd voordat we naar ons gevoel een goede basis hadden om van te vertrekken. Vervolgens zijn we geëvolueerd naar een systeem van ‘management by exception’, waarbij we enkel nog de afwijkingen voorgeschoteld krijgen. De forecast van alle andere producten kan helemaal automatisch verlopen.”

Dat Slim4 het mogelijk maakt om vlot uitzonderingen op de regel te spotten, is voor Vadigran erg waardevol. “Dat was ook een van de redenen om voor dit pakket te kiezen”, aldus Samuel Van Lathem. “Wij hebben immers heel wat producten met een lage voorraad en rotatie. Daar werkt automatisch forecasten nu eenmaal minder goed. Zo is het niet ondenkbaar dat één klant eenmalig alle stock van zo’n product opneemt. Maar dat wil niet zeggen dat we daar dan meer van moeten bestellen. Het is handig dat we nu in een oogopslag alle excepties in het systeem zien, zonder dat we alle andere producten manueel hoeven te overlopen. Dat maakt het mogelijk het brede assortiment met een beperkt team toch snel en efficiënt beheren.”

Bij de implementatie heeft Vadigran bewust voor een ‘fit-to-standard’ benadering gekozen. “We hebben weliswaar veel geparametriseerd, maar customisering is er nauwelijks aan te pas gekomen”, vertelt Samuel Van Lathem. “Als ons sterk gecustomiseerde ERP-systeem van vandaag ons iets heeft geleerd, dan is het wel dat maatwerk duur is en achteraf bekeken vaak overbodig. Bovendien wordt het zo lastig om andere systemen goed te integreren en upgrades krijg je niet automatisch mee. Binnen onze digitale transformatie – die we met het nieuwe ERP-pakket zullen inzetten – gaan we dan ook bewust voor een modulaire ‘best of breed’-aanpak, waarbij we van elk type software de voor ons beste standaardoplossing in de markt zullen kiezen. Natuurlijk is het dan wel belangrijk dat alle oplossingen vlot met elkaar te koppelen zijn. In die zin zal Slim4 daar alvast goed op aansluiten. Het is ook een geruststelling dat onze nieuwe ERP-oplossing nu geen complexe forecastfunctionaliteit hoeft te hebben.”

Nieuwe tool, nieuwe proces
Wel werd met de invoering van Slim4 de manier van werken omgegooid.
S. Van Lathem: “Plots komen er nu heel veel data op de medewerkers af. We merkten dat niet iedereen de nodige kennis over de producten had om al die data goed te interpreteren. Daarom hebben we ons productgamma in tien groepen onderverdeeld. Voor elke groep referenties is er nu een ‘brand squad’ verantwoordelijk. Daarin zitten een product manager, een verkoper, een aankoper en een persoon die de tool perfect beheerst. Elke maand nemen die teamleden samen de forecasting van ‘hun’ referenties onder de loep. Die brand squad is ook verantwoordelijk voor de serviceniveaus en de voorraadwaarde van die referenties.”

Die maandelijkse meeting zorgt ervoor dat de forecast voor elk product goed is geparametriseerd. Daarna kan het aankoopteam op basis daarvan de supply chain planning opmaken.
Van Lathem: “Die nieuwe manier van werken is cruciaal om het maximum uit de tool te kunnen halen. Want hoe goed de tool ook is, als het proces dat erachter steekt niet goed werkt, is die waardeloos. Het is ook erg belangrijk gebleken om de medewerkers goed te trainen, zodat ze weten wat de tool precies kan. In feite zou je daar minstens evenveel energie in moeten stoppen als in de implementatie van de tool. Uiteraard is ook een goed ‘change management’ belangrijk. Anders gaan werken is nooit evident, maar uiteindelijk is de overgang bij ons vrij vlot verlopen.”

Steun in turbulente tijden
Vadigran heeft Slim4 geïmplementeerd net toen de coronacrisis uitbrak. De vraag en het aanbod waren toen zeer wispelturig en nog steeds is de situatie nog niet als voorheen.
S. Van Lathem: “Dat maakt het ook lastig om de impact van Slim4 goed in te schatten. Met behulp van de tool willen we uiteindelijk tot een beter serviceniveau en een lager voorraadniveau komen, maar door de coronacrisis zitten we nog steeds onder het oude niveau. Voor de pandemie zaten we op een serviceniveau van ongeveer 94 procent. We mikken op 98 procent, maar zijn in het heetst van de pandemie zelfs even naar 85 procent gezakt. Nu schommelen we rond de 90 procent. Maar het was nog vele malen moeilijker geweest om goed met die turbulentie om te gaan mochten we de tool niet hebben gehad. Je historische data zijn in die context immers waardeloos. In die zin is de tool er net op het juiste moment gekomen.”

Wel merkt Vadigran dat het lukt om de voorraad stabiel te houden, hoewel de omzet de voorbije jaren sterk is gestegen. “Daaruit kunnen we afleiden dat onze vooraadrotatie sterk is verbeterd”, klinkt het. “Door, zoals aangehaald, nog meer op innovatie in te zetten, willen we ons assortiment en ons leveranciersbeheer nu verder stroomlijnen. Samen met de tool zal dat ons helpen verdere stappen in de goede richting te zetten, zeker als de situatie weer normaliseert.”

Slim4 binnen nieuwe supply chain strategie
Vadigran beseft dat het de zeilen – en software – moet bijzetten om verdere groei te ondersteunen. “De geplande digitale transformatie moet ons helpen nog sneller te groeien”, vervolgt Samuel Van Lathem. “Nu lukt het allemaal nog wel, maar hier en daar begint het toch te piepen en te kraken. Hoe sneller je gaat, hoe beter de raderen op elkaar afgestemd moeten zijn.”

Het is dan ook pas wanneer alle nieuwe systemen en processen als één gestroomlijnd geheel werken, dat Vadigran voluit voor verdere geografische expansie zal gaan. “Concreet willen we in de toekomst nog meer focussen op Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Italië en Spanje. Om dat op een efficiënte manier te doen, hebben we een performant commercieel en logistiek apparaat nodig. Die nieuwe supply chain strategie zijn we nu aan het uittekenen. Daarbij zijn we ook aan het onderzoeken of het beter zou zijn om met meerdere magazijnen te werken. Dan zouden we in Slim4 ook een upgrade moeten uitvoeren die toelaat de voorraad over meerdere warehouses te beheren.”
 
Daarnaast wil Vadigran in de toekomst meer inzetten op e-commerce. Nu verkoopt het bedrijf enkel lifestyleproducten voor honden en katten rechtstreeks aan consumenten. Daarbij staat een externe e-fulfilmentspeler in voor de distributie.
S. Van Lathem: “Die b2c-activiteiten houden we nog buiten Slim4, omdat die producten op een andere locatie liggen en in volume heel beperkt zijn. Ons eigen magazijn is nog helemaal afgestemd op b2b-verkopen. Mochten we besluiten om vanuit meerdere locaties omnichannel te gaan werken, zal ook de planning een stuk complexer worden. Dan zal Slim4 een nog belangrijkere rol spelen om een goede forecasting en een efficiënt voorraadbeheer te blijven garanderen.”
TC