Vlekkeloze NAV-upgrade bij Belgosuc maakt weg vrij voor verdere automatisering
Met een output van zo’n 80.000 ton per jaar en meer dan 1.000 klanten, staat of valt het succes van Belgosuc met strakke ERP-processen. Al sinds 2009 heeft de suikerproducent daarom Microsoft Dynamics NAV als centrale spil en Cegeka als ERP-partner. “In het kader van verdere automatisering voerden we begin 2017 een upgrade naar NAV 2017 door. Een stevig project dat een naadloze wisselwerking tussen beide partijen vergde, maar dat we op korte tijd in goede banen konden leiden.
”Belgosucs centrale NAV-pakket is gekoppeld aan verschillende andere IT-systemen, waaronder Cegeka-maatwerk speciaal ontworpen voor de voedingsindustrie. “Van zowel NAV als deze food-add-on zijn we erg tevreden”, stipt CIO Tim Vanbelle aan. “Maar in IT-termen is een ERP uit 2009 een eeuwigheid. De afgelopen jaren waren we stevig gegroeid, onder meer op het vlak van productie- en opslagcapaciteiten. We zochten dus een oplossing die onze capaciteitsvergroting ondersteunde. Ook om onze bekende flexibiliteit naar klanten aan te houden, werd het stilaan tijd om extra processen te automatiseren.”
Intense samenwerking
Tim houdt stevig de vinger aan de pols van de nieuwe digitale ontwikkelingen, onder meer op Cegeka’s jaarlijkse klantendagen. “Op een bepaald moment merk je gewoon dat het tijd is om de stap te zetten”, gaat hij verder. “Niet alleen volgen de versies van Microsoft NAV zich steeds sneller op, ze worden ook steeds makkelijker om uit te voeren. Dat betekent dat we met één grote upgrade relatief eenvoudig zouden kunnen meegroeien met het platform. Samen met de experts van Cegeka kozen we voor een beperkt ERP-project, waarna we gefaseerd de grotere features kunnen uitrollen.”
In januari ging het project van start. Tim: “Eerst tekenden we alle bestaande en gewenste scenario’s uit. Daarbij kwamen de templates van Cegeka erg goed van pas. Daarna maakten we samen de scope en planning op. Zes maanden: voor zo’n grote upgrade vrij uitdagend, dus moesten beide partijen kort op de bal kunnen spelen. Van scope creep was gelukkig geen sprake. Nadat Cegeka onze data converteerde en de upgrade uitvoerde, konden we beginnen testen. Een periode van intense samenwerking, maar dankzij goed omlijnde processen en strak projectmanagement verliep alles vlot!
Eindeloze optimalisatie
In augustus ging het vernieuwde systeem live. Wij trainden Belgosucs key users, die vervolgens de kennis intern verspreidden. “Superveel hield dat niet in, want NAV is erg gebruiksvriendelijk. Nu plukken we geleidelijk aan de vruchten van de upgrade. Door verschillende kleine verbeteringen kunnen we efficiënter werken. Transportopdrachten wisselen wij nu uit via EDI (electronic data interchange), retouropdrachten beheren we centraal via Navision, ons offertesysteem staat beter op punt en we zijn begonnen met de implementatie van OCR op onze inkoopfacturen.”
“Maar de echte kracht van Dynamics NAV ligt in de mogelijkheid om eindeloos te optimaliseren”, benadrukt Tim. “Verschillende nieuwe features, op vlak van administratie, voorraadbeheer en facturatie zijn we nog aan het uitrollen. Zodra al onze bedrijfsprocessen op het NAV-platform draaien, kunnen we met recht en reden stellen dat onze werkvloer 100% gedigitaliseerd, geautomatiseerd en geïntegreerd is. Onze klanten zien nu al dat we hen bij zo goed als al hun vragen kunnen helpen – en binnenkort zijn we nóg flexibeler, proactiever en innovatiever.”
Challenges
- Een ERP-oplossing vinden om de capaciteitsvergroting te ondersteunen.
- Extra processen automatiseren om de flexibiliteit naar klanten toe te behouden
- Een upgrade naar Microsoft Dynamics NAV 2017 werd doorgevoerd.
- Er werd gekozen voor een beperkt ERP-project om grote features gefaseerd uit te rollen.
- Het projectverloop was duidelijk: scenario’s – scope en planning – testfase.
