Vergeet de logistieke supply chain niet!
PEPPOL is meer dan elektronische facturatie.
* BIS is afkorting voor Business Interoperability Specification
Wettelijk verplichte elektronische facturatie via PEPPOL-netwerk
Het is in het financieel departement van je bedrijf wellicht alle hens aan dek sinds de overheid in februari een wet goedkeurde waardoor het vanaf 1 januari 2026 wettelijk verplicht wordt facturen tussen bedrijven elektronisch of m.a.w. digitaal uit te wisselen. Het gaat voor alle duidelijkheid niet over pdf-facturen die enkel elektronisch verzonden en ontvangen worden, maar over facturen die daarnaast ook door software automatisch geïnterpreteerd en verwerkt kunnen worden.
Het formaat van de facturen moet voldoen aan de PEPPOL BIS* standaard en ze moeten ook via het PEPPOL-netwerk uitgewisseld worden. Vandaar dat de financiële departementen (hopelijk in samenspraak met IT) volop op zoek zijn naar een zogenaamd PEPPOL Access Point. Dit is een dienstverlener die het financieel systeem (facturatie-, boekhoud- of ERP-pakket) waarin facturen aangemaakt en ingeboekt worden, kan verbinden met het PEPPOL-netwerk. Indien nodig kan het PEPPOL Access Point ook de vertaalslag maken tussen de taal van de interne software en de standaardtaal die op dat PEPPOL-netwerk gebruikt moet worden.
Andere handelsdocumenten in order-to-cash en procure-to-pay processen
Net zoals een ERP-systeem niet door één departement wordt gekozen, is het nuttig ook bij de keuze van het PEPPOL Access Point het vraagstuk multidisciplinair te onderzoeken. Terwijl heel wat partijen met een eenzijdige financiële blik naar het dossier kijken, is het belangrijk te beseffen dat de elektronische factuur slechts één document en eigenlijk het sluitstuk van het order-to-cash of procure-to-pay proces is.
Het verschil tussen deze twee processen zit hem in de kijkrichting van de toeleveringsketen. Bij order-to-cash kijk je downstream; je klant initieert het proces door een bestelbon te sturen en je wisselt dus documenten uit met een partij verderop in de toeleveringsketen. Bij procure-to-pay kijk je upstream; je bent zelf de klant en stuurt dus een bestelbon naar je toeleverancier. Je wisselt dus documenten uit met een handelspartner die zich voor je bevindt in de toeleveringsketen.
In deze bedrijfsprocessen kunnen meerdere commerciële, logistieke en financiële documenten uitgewisseld worden. Voor al die documenttypes bestaat er een PEPPOL BIS standaard om dit te digitaliseren en te automatiseren. Die handelsdocumenten vallen niet allemaal onder de verantwoordelijkheid van het financiële departement, maar ook het commerciële en logistieke departement.
- catalogue waarmee de verkoper de productinformatie (master data) met de koper deelt
- catalogue response waarmee de koper de inhoud van de catalogue kan verwerpen of accepteren
- order waarmee de koper producten (of diensten) bij de verkoper kan bestellen
- order response (advanced) waarmee de verkoper het order volledig of gedeeltelijk kan bevestigen, verwerpen of een wijzigingsvoorstel kan sturen (waarna de koper al dan niet een nieuw order kan sturen, zie 3)
- order change waarmee de koper een wijziging op zijn order kan sturen (waarna de verkoper dan opnieuw een order response kan sturen, zie 4)
- order cancellation waarmee de koper zijn order kan annuleren
- despatch advice waarmee de verkoper vóór de fysieke levering de koper al digitaal kan informeren welke goederen er geleverd zullen worden
- invoice waarmee de verkoper de geleverde producten of diensten aan de koper kan factureren
- invoice response waarmee de koper de verkoper over de status van de factuur in zijn goedkeurings- en betaalproces kan informeren
- creditnota waarmee de verkoper een correctie op zijn factuur naar de koper kan sturen
Er bestaan nog enkele andere berichten voor specifieke doeleinden, die in dit artikel achterwege worden gelaten.
Andere toepassing: logistiek
Naast de toepassing order-to-cash en procure-to-pay die in feite gaat over het uitwisselen van elektronische handelsdocumenten tussen handelspartners (klant-leverancier), bestaat er ook een PEPPOL incubatieproject voor een andere toepassing; met name logistiek.
Hierdoor kunnen bedrijven elektronische documenten uitwisselen met logistieke onderaannemers die transport- en magazijnactiviteiten voor hen uitvoeren. De eerste pilootprojecten lopen momenteel in Scandinavië.
Toegegeven, het staat nog in de kinderschoenen en het beperkt zich voorlopig tot documenten voor transport.
Het overzicht van de bestaande logistieke berichten, kan je hier vinden.
Conclusie
PEPPOL is veel meer dan het uitwisselen van elektronische facturen. Kijk dus multidisciplinair vanuit IT, financiën, logistiek en commercie naar dit project. Denk breed en op lange termijn.
Kies een toekomstbestendig PEPPOL Access Point die de digitalisering van je volledig bedrijfsproces en dus zowel je financiële als logistieke supply chain kan ondersteunen.
C&W Logistics - PEPPOL ondersteuning voor de hele supply chain - peppol@cwlogistics.be
