Vaste waarde met innovatieve visie op voorraadvlak

De Genkse groothandel Lambrechts is gespecialiseerd in verwarmingsinstallaties, hernieuwbare energie, sanitair en wellnessproducten. Denk daarbij aan cv-ketels, douches, recuperatiesystemen voor regenwater en jacuzzi’s. De oorsprong van het bedrijf gaat terug tot 1945, toen Georges Lambrecht een handel in loodgieterijartikelen startte. Sindsdien is het bedrijf alleen maar blijven groeien. Dit jaar zal Lambrechts een omzet van om en bij de 120 miljoen euro genereren. Intussen werken zo’n 200 medewerkers voor het bedrijf, dat intussen al een paar keer van eigenaar is veranderd.

Sinds zomer 2019 is de onderneming eigendom van de Amerikaanse investeringsreus Blackstone. Die heeft de Europese distributietak integraal van de Ierse bouwgroep CRH overgenomen. Dat Ierse bedrijf nam op zijn beurt Lambrechts over in 2012. Eerder had dezelfde Ierse groep ook al Schrauwen en Sax Sanitair gekocht, die tot dezelfde distributietak behoorden en nu dus eveneens onder de vleugels van Blackstone zitten.

De kiem van Slim4

Dat de Ierse wind plaats heeft gemaakt voor een Amerikaanse, neemt niet weg dat Lambrechts blijft bouwen op zijn bewezen fundamenten. Zijn ruime productgamma levert Lambrechts van oudsher vanuit zijn distributiecentrum in Genk naar de veertien filialen in Vlaanderen en Wallonië. Er wordt niet enkel geleverd aan installatiebedrijven, keukenzaken en voor grote projecten, maar ook rechtstreeks aan particulieren. In de vier showrooms kunnen klanten een hele reeks producten komen bekijken. Met zijn 5.000 vierkante meter is de showroom in Hasselt zelfs de grootste in zijn soort in de Benelux.

In het distributiecentrum liggen ruim 11.0xx00 artikelen op voorraad. Met de introductie van Slim4 op de site wilde Lambrechts komaf maken met het manueel bepalen van de voorraadniveaus. Lambrechts was destijds trouwens een van de eerste bedrijven die het pakket implementeerde. Sinds het bedrijf met de software werkt, is de servicegraad aanzienlijk gestegen. Vandaag ligt die op 98 procent, voor de intrede van Slim4 was dat zeker vijf procent lager. Voordat Lambrechts met Slim4 van wal stak, was er voor de helft van de artikelen ook een te hoge voorraad aanwezig. Nu is dat nog maar voor een vierde van de producten het geval.
Tom Lambrechts: “Het is lastig om dat cijfer nog te verlagen omdat je bepaalde slow movers toch op voorraad wil houden met het oog op een optimale klantenservice. Belangrijk is vooral dat we langzaam bewegende voorraad nu met Slim4 goed in het vizier kunnen houden. Dat was voorheen allesbehalve het geval. Op die manier kunnen we tijdig actie ondernemen voor artikelen waar we geen potentieel meer in zien, bijvoorbeeld door ze in de aanbieding te zetten.”

Hoewel Lambrechts nu voor minder producten een te hoge voorraad aanhoudt, is het voorraadniveau vrij stabiel gebleven. Dat komt vooral omdat de groei van het bedrijf zorgt dat ook het aantal referenties gestaag blijft stijgen.
T. Lambrechts: “Ook heel handig in Slim4 is dat we van artikelen op order gemakkelijk voorraadartikelen kunnen maken. Dat gebeurt bijvoorbeeld als een product het ineens toch heel goed blijkt te doen. Omdat we de historiek van referentieartikelen meesturen in Slim4, wordt het eenvoudiger om voor die nieuwe voorraadartikelen toch al een goede forecast te maken.”

Een ander voordeel van Slim4 is de grote gebruikersvriendelijkheid. Die is Lambrechts in de loop der jaren steeds meer gaan appreciëren. “Met enkele muisklikken kunnen we nu de informatie die we nodig hebben tevoorschijn halen. De grafische lay-out geeft ons ook heel snel inzicht in de stand van zaken”, klinkt het. “Verder zijn we erg te spreken over de ondersteuning van het bedrijf. Bovendien biedt Slimstock de mogelijkheid om geregeld met andere gebruikers ervaringen uit te wisselen.”

Vertrouwen binnen de groep

Dat Slim4 intussen als het ware in de organisatie ingebakken zit, belet niet dat Slimstock zijn beste beentje moet blijven voorzetten. “Onze nieuwe eigenaar Blackstone heeft de ambitie uitgesproken om zijn nieuwe Europese activiteiten te doen groeien. Dat betekent dat wij meer dan ooit moeten bewijzen dat we die uitdaging aankunnen. We willen dat Slimstock ons daarbij ondersteunt door continu mee te denken hoe we ons voorraadmanagement nog kunnen verbeteren om zo de voorraadkosten binnen de perken te houden, zonder dat dit aan onze service raakt.”

Dat het vertrouwen in Slimstock groot is, bewijst wel het feit dat binnen de groep ook de firma Schrauwen intussen op Slim4 is overgestapt. Rond de jaarwisseling moet Sax Sanitair eveneens met Slim4 werken. Op die manier zitten de zusterbedrijven – die een gemeenschappelijke supply chain directeur hebben – alvast op dezelfde golflengte qua voorraadmanagement. De bedoeling is dat de drie bedrijven in de loop van volgend jaar ook allemaal op een zelfde, nieuw ERP-pakket overstappen. Momenteel werkt Lambrechts nog op een AS/400-platform.
T. Lambrechts: “Onderling blijft de samenwerking tussen de zusterbedrijven weliswaar nog vrij beperkt, maar uiteraard kijken we ook daar naar optimaliseringsmogelijkheden. Nu bestellen we wel al zaken bij elkaar wanneer een van de bedrijven met een overstock zit. Zo hebben we intussen een melkronde tussen de drie magazijnen op touw gezet, waarbij we twee keer per week voorraden uitwisselen. Uiteraard zullen we in zulke transacties nog efficiënter worden als we allemaal met Slim4 en hetzelfde ERP-systeem werken. Daarnaast proberen we nu al zoveel mogelijk samen volle vrachten te bestellen om zo van volumekortingen te profiteren.”

Filialen beleveren via Slim4

Met behulp van Slim4 wordt trouwens ook tussen de filialen van Lambrechts onderling voorraad uitgewisseld. Via de kolom ‘overstock filiaal’ in de software is meteen zichtbaar welke filialen een teveel van een bepaald product liggen hebben, zodat een filiaal dat dat product nodig heeft een deel van die voorraad kan laten overbrengen, in plaats van meteen producten bij de leverancier te bestellen.
T. Lambrechts: “Als we allemaal op hetzelfde ERP-systeem zitten, zouden we ook onze filialen via Slim4 willen beleveren op basis van de EOQ (Economic Order Quantity). Dan kunnen we van zeer goedkope artikelen gerust een half jaar voorraad in de filialen aanhouden, terwijl we bij duurdere artikelen meer de vinger op de knip houden. Om dat te kunnen, zijn we nu alvast de nodige voorbereidingen aan het treffen binnen Slim4. Voor alle duidelijkheid: vandaag bevoorraden we de filialen dus nog niet via de software. Tot nu toe staan de filiaalverantwoordelijken daar wat terughoudend tegenover omdat het risico bestaat dat er dan maar één stuk van een product in hun schap ligt. Sommigen hebben het commercieel gezien wat lastig met bijna lege schappen. Door zichtbaar te maken dat een bepaald artikel het voorbije jaar maar één keer is afgehaald en dat een grote voorraad van dat product een negatieve impact heeft op de voorraadhoogte – waar ze ook op worden beoordeeld – hopen we dat ze er toch meer voor gaan openstaan. We zijn van plan eerst een test te doen bij twee filialen. Als die succesvol is, willen we ook de andere filialen via Slim4 laten beleveren.”

Recente optimalisering

Een ander initiatief dat onlangs werd geïntroduceerd, heeft tot doel het assortimentsbeleid te verbeteren. “Zo willen we een probleem tackelen waar veel groothandels tegenaan lopen zegt Tom Lambrechts. “Als we vroeger wilden bepalen of we iets op voorraad moesten houden, dan bekeken we per kwartaal de lijst van orders. Als een product pakweg twintig keer was besteld, gingen we dat in detail bekijken. Het is immers van belang te weten of iets twintig keer door verschillende klanten is besteld of als het gaat om orders voor één enkel project. Zeker bij slow movers volgde dan vaak een hele discussie of we dat product al dan niet op voorraad moeten houden. Dat kost veel tijd en moeite.”

“Toen we aan Slimstock uitlegden waar we bij het assortimentsbeleid tegenaan lopen, hebben ze samen met ons naar een oplossing gezocht. Daarop hebben we klaar en duidelijk vooropgesteld aan welke eisen een product moet voldoen om het op stock te houden. We hebben een soort puntenkaart gemaakt waarbij elk product op basis een aantal criteria een score kreeg. Geneert het product voldoende omzet? Is het een nieuw artikel? Is het een artikel van een top 50-leverancier? Hebben we meer dan drie unieke klanten voor het artikel? Is het een ‘voorkeursproduct’ dat we per se op voorraad willen? Producten met minder dan 30 punten zijn ordergestuurd, tussen de 30 en 55 hebben we de twijfelgevallen en de producten met meer dan 55 punten zijn voorraadgestuurd. Momenteel zitten we in de testfase, waarbij we met Slimstock de parameters bijstellen waar nodig. Het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat we bijvoorbeeld slechts 500 producten op voorraad mogen hebben, dan zijn we te streng. Als dat helemaal goed zit, kunnen we verdere stappen zetten om de oplossing in Slim4 te integreren. Zo willen we voortaan meer volgens vaste regels werken en komaf maken met het buikgevoel dat nu nog te vaak speelt bij dit soort beslissingen.”

Iets anders wat Slimstock recent voor Lambrechts heeft ontwikkeld, is een ‘slotje’ voor de ordergenerator. “Soms willen we b­­e­­­­­­paalde artikelen niet meenemen als we via de ordergenerator bepaalde zaken wilden berekenen. Vroeger moesten we die artikelen die we niet in de selectie wilden één voor één vastklikken. Via dat slotje is het nu mogelijk groepen van artikelen in één keer vast te klikken en ze na de berekeningen weer los te klikken. Ook dat bespaart ons heel wat tijd”, legt Tom Lambrechts uit.

Pionier voor Slim4 Webclient

Als trouwe klant van Slimstock heeft Lambrechts bovendien besloten als eerste de nieuwe Slim4 Webclient (zie kader) te testen.
T. Lambrechts: “Tijdens dat pilootproject lassen we geregeld momenten in waarbij we met de verschillende betrokken partijen de zaken op elkaar afstemmen. Een collega van mij heeft rechtstreeks contact met Slimstock om onze ervaringen te delen. Elke week komt er een nieuwe, geoptimaliseerde update van de Webclient waarmee we aan de slag kunnen. Dat Slimstock daarvoor met ons wil samenwerken, getuigt er wel van hoe hecht ons partnership is. We vinden het ook prettig dat Slimstock rekening houdt met onze ideeën om de oplossing telkens weer een stukje te verbeteren.”

Aangezien het pilootproject met de Slim4 Webclient nog in een pril stadium zit en de aankopers de nieuwe software nog in de vingers moeten krijgen, is het voor Lambrechts nog te vroeg om concrete resultaten op tafel te leggen. Toch durft Tom Lambrechts nu al te stellen dat deze nieuwe versie van Slim4 goed op weg is om het uitdagende voorraadmanagement van de toekomst nog meer te stroomlijnen.

De nieuwe Slim4 Webclient

Met Slim4 Webclient stelt Slimstock de gloednieuwe versie van Slim4 voor. Bestaande klanten kunnen sinds kort eenvoudig naar deze nieuwe versie upgraden.
Om de software te verbeteren en voor een nog meer gebruikersvriendelijke look en feel te zorgen, heeft Slimstock de structuur van de software grondig bijgestuurd. De vijf tabs (Selectie, Inspectie, Processing, Periodiek en Configuratie) werden vervangen door een meer directer en logischer menu.

De basiselementen van de nieuwe Slim4 Webclient zijn:
- Dashboards: maakt het mogelijk het assortiment en de aankoopperformantie gemakkelijk te monitoren;
- To do: geeft een overzicht van de artikelen die op bepaalde tijdstippen moeten worden bekeken, afhankelijk van het belang en de urgentie;
- Collaboration: biedt de nodige functionaliteit om vlot samen te werken met leveranciers, klanten of het interne netwerk; denken we maar aan het plaatsen van orders of het managen van interne tekorten;
- Tactics: zorgt voor de set-up en simulatie van alle tactische business rules in de organisatie;
- Clustering: verdeelt het assortiment in specifieke productgroepen;
- Analyse: biedt gebruikersvriendelijke analyse- en simulatietools;
- Data management: beheert alle processen die nodig zijn om Slim4 aan te kunnen passen en te updaten;
- Set-up: zorgt voor de volledige set-up en configuratie van Slim4

Ter uitbreiding van Slim, werkte Slimstock aan verschillende verbeteringen binnen de software. Enkele voorbeelden:
- Een login per gebruiker, niet per toestel. Daardoor kunnen gebruikers de software gemakkelijker op meerdere laptops of pc’s gebruiken;
- Zes nieuwe KPI’s (key performance indicators), die helpen om de performantie en het effect van strategische beslissingen in kaart te brengen;
- Het is nu mogelijk commentaar toe te voegen aan artikelen om op die manier de communicatie over items te delen binnen de organisatie;
- Voortgang beoordeling: geeft een duidelijk overzicht van de werkdruk door aan te geven welke items al bekeken zijn en welke nog moeten bekeken worden;
- Tijdsschema’s voor taken zorgen ervoor dat een selectie van producten die dezelfde acties vragen in de tijd kunnen worden gepland en dat alleen de te bekijken items op het scherm komen;
- Leveranciersschema’s maken het mogelijk leveranciers aan verschillende data te linken, zodat de leverancier op de gewenste besteldag verschijnt.
- Alle informatie in één scherm, waardoor je niet meer door verschillende tabs of browsers hoeft te gaan;
- Helpfunctie: in elke pagina kan de online help worden geopend, die precies de informatie geeft die bij een specifieke pagina hoort om meer inzicht te krijgen in het gebruik van Slim4.

Daarnaast is bij de nieuwe versie de Flash-software niet meer nodig om toegang te krijgen tot extra modules. Voortaan is alle functionaliteit van de software in één browser terug te vinden.