Van Pelt

De nieuwe ERP stelt de 160 werknemers in staat nog meer te focussen op de klant door de vele administratieve taken te automatiseren en te optimaliseren.

Groep Van Pelt is een gekende naam in Antwerpen en daarbuiten. De groep biedt een waaier aan activiteiten zoals betonproductie, zand & grind verdeling, graafwerken, recyclage en distributie van bouwmaterialen. Ze staan zowel bij particulieren als bij bouwbedrijven gekend als een partner met kennis van zaken.

“De snelbouwsteen die wij verkopen is vaak dezelfde als die bij onze concullega’s. Onze toegevoegde waarde moet dus in onze dienstverlening zitten,” vertelt CEO Bart Sebreghts. Om die dienstverlening verder te verhogen, bouwt Van Pelt een logistiek centrum aan de kanaaldijk in Schoten. “We vervoeren steeds vaker bouwmaterialen via de binnenscheepvaart tot aan ons logistiek centrum. Van daaruit doen we dan een meer fijnmazige verspreiding naar onze klanten, naar de werven of naar onze eigen vestigingen. Op termijn willen we die geografische spreiding nog uitbreiden om de schaalvoordelen nog meer te kunnen gebruiken.”

Per binnenschip verzet Van Pelt bijvoorbeeld 400 paletten klinkers, dat is het equivalent van 30 vrachtwagens. Dat scheelt in kilometerheffing maar vooral in tijd en frustratie van de chauffeurs. Scheepsorders zitten standaard in BuildMaster en Dynamics NAV waardoor de administratieve verwerking loopt als een fluitje van een cent.

“Microsoft Dynamics NAV maakt tijd vrij bij onze mensen door allerlei administratieve en operationele zaken te automatiseren. Hierdoor krijgen ze meer mogelijkheden om de klanten persoonlijk te adviseren en hun expertise te delen. Zo staat er sinds kort niet langer ‘Verkoper’ op sommige naamkaartjes maar ‘Adviseur’,” haalt Sebreghts aan.

Waarom voorraadbeheer en logistiek key zijn bij Van Pelt

Met 5 vestigingen, inclusief een logistiek centrum, was Van Pelt genoodzaakt om de voorraad verder onder controle te krijgen. “In het verleden was deze voorraad eigenlijk alleen maar gekend door de verschillende magazijniers ter plaatse,” veruidelijkt de CEO. “Dat maakt het moeilijk om operationeel efficiënt te zijn. We willen net genoeg op voorraad om onze klanten maximaal te bedienen, maar niet teveel want dan zitten we met onnodige voorraadkosten. We zijn nu volop bezig om in al onze vestigingen de voorraad up te daten in NAV.”

Met deze stappen wil Van Pelt het werk van de magazijniers vereenvoudigen. Nu de basis goed zit, kan er binnenkort met warehouse optimalisatie gestart worden. Ook de dispatching en de tracking & tracing van de vrachtwagens staat op de planning.

Het voorraad- en vrachtwagenbeheer in Dynamics Navision en BuildMaster zorgt ervoor dat er efficiënter gewerkt wordt. Er kan te allen tijde over alle vestigingen heen gekeken worden naar de beschikbaarheid van producten en resources waardoor klanten op eender welk tijdstip optimaal bediend kunnen worden. Dat moet Van Pelt een ongeziene flexibiliteit geven die iedereen ten goede komt.

Digitale transformatie & e-commerce relevant in de bouwsector?

Op de vraag hoe de CEO staat ten opzichte van e-business– en andere digitale initiatieven is het antwoord duidelijk: “Ik geloof echter dat het enerzijds een kwestie van tijd is, maar anderzijds ook een kwestie is van het te stimuleren bij de klant.” Hetzelfde geldt voor het digitaliseren van de verschillende verkooppunten van Van Pelt. Zo wordt er nagedacht over digitale schaplabels voor de winkels en zand & grind-verkooppunten.

Dankzij de Dynamics NAV-implementatie kan Van Pelt hiermee starten wanneer het hen opportuun lijkt. Alle product- en prijsinformatie is netjes beschikbaar in het ERP-pakket. Daardoor kan die gemakkelijk ontsloten worden op bijvoorbeeld een webshop of naar electronic shelf labels. Iedereen heeft de mond vol van digitale transformatie, met Dynamics NAV als basis ben je klaar om te starten.

Eind 2015 werden zowel het financiële luik als het deel dat instaat voor de distributie van bouwmaterialen (BuildMaster)ingesteld volgens de noden van Van Pelt. In januari ’16 startte de ontwikkeling van de andere modules om vervolgens eind mei de software uit te rollen bij een vijftigtal medewerkers.

Het bedrijf stelde gedurende de implementatie per afdeling een sleutelgebruiker of key-user aan. Deze 7 mensen vertaalden hun dagelijkse werking in ERP-schermen. Dat was best zwaar aangezien dit bovenop hun dagtaak kwam. Daarom besliste het management van Van Pelt om specifiek voor de ERP een “super key-user” aan te werven die alles coördineerde.
“Dat was om verschillende redenen een goede zet,” vertelt Sebreghts. “Mieke was nieuw in onze organisatie en keek dus vanuit een helemaal andere bril naar onze werking. Ze stelde heel veel kritische vragen waardoor we uiteindelijk een betere ERP bouwden. Het verlichtte ook het werk van onze IT-manager,” verduidelijkt Bart Sebreghts. Mieke zal ook na het project de rol van super key-user blijven opnemen om iedereen bij te staan in de nieuwe software. Ze begeleidt het veranderingstraject optimaal en verzamelt heel veel gebruikersfeedback.
“We hebben tijdens de implementatie van Dynamics NAV ook onze hele IT-infrastructuur herbekeken en in de cloud ondergebracht. Dat maakt ons zorgenvrij én flexibel. Achteraf gezien was de verhuis naar de cloud in combinatie met de ERP-uitrol misschien wel wat te veel van het goede,” lacht IT-manager Bart Govers.

“Uiteindelijk kwam alles goed en zijn we tevreden over onze keuzes. We bekeken een aantal ERP-oplossingen die sterk staan in onze sector maar kozen opnieuw voor Dynamics NAV + BuildMaster omwille van 2 redenen. Ten eerste vonden we in de Microsoft Dynamics uitbreiding BuildMaster heel veel standaardfunctionaliteit voor onze sector waardoor we weinig maatwerk moesten laten schrijven. Ten tweede geeft de Dynamics-roadmap van Microsoft zekerheid op lange termijn,” verduidelijkt de IT-manager.

Wat leerde Van Pelt uit haar ERP-project?

Verandering is nooit gemakkelijk, ERP uitrollen ook niet. IT-manager Bart Govers en CEO Bart Sebreghts blikken terug op de grootste uitdagingen tijdens het project. “Het overzetten en opkuisen van ons artikelbestand hadden we toch wat onderschat. We hebben alles teruggebracht naar 37.000 producten waarvan we de meest courante alvast hebben goed gezet. De andere pakken we stelselmatig aan,” geeft Bart Govers toe. “Het heeft ook te maken met onze leveranciers,” vult de CEO aan. “Bij heel wat producenten laat de product- en prijsinfo die ze beschikbaar stellen voor hun klanten te wensen over. Dat maakte onze job extra zwaar. We zijn voorstander van het FEMA-sjabloon. Dat wordt volledig ondersteund door BuildMaster waardoor we heel snel artikelen en prijswijzigingen kunnen importeren.”
 
“De implementatie verliep tijdens een van onze drukkere periodes,” herinnert Bart Sebreghts zich nog. “Als er iets is dat we een volgende keer anders willen aanpakken, is het wel de timing.” Omwille van die drukke periode was het voor de key-users niet eenvoudig om veel tijd vrij te maken en zich echt in te werken in de nieuwe oplossing en hun kennis door te geven aan hun collega’s. Daarom werd gekozen om de 50 gebruikers te laten trainen door ESC.

“We zijn nu enkele weken live en we krijgen twee soorten feedback. Enerzijds mensen die ons vragen hoe ze bepaalde taken met de nieuwe ERP moeten doen. Dat is een kwestie van hen nog verder op te leiden. Anderzijds zijn er ook heel veel die het potentieel van de nieuwe ERP al goed aanvoelen en vragen wat ze er nóg allemaal mee kunnen,” vertelt Govers. “Op de eerste dag dat we live gingen met Dynamics NAV en BuildMaster liep alles zeer vlot. Zo voerden we bijvoorbeeld 1.000 wegingen van vrachtwagens op de weegbrug uit en dat zonder problemen. Alles liep vloeiend en de nodige info kwam mooi door in NAV. De mensen van ESC waren ook van 6 uur ’s ochtends tot 6 uur ’s avonds beschikbaar die dag om ons te helpen.”

De succesvolle implementatie is één van de belangrijke stappen die Van Pelt neemt om haar duurzame en succesvolle groeistrategie te realiseren. Dynamics NAV moet de organisatie in 360° ondersteunen. Klanten worden op hun wenken bediend, medewerkers krijgen krachtige tools in handen om écht het verschil te maken en het rendement van het bedrijf wordt opgeschroefd.