Transport regelen wordt kinderspel

Nûby is een Amerikaans merk van babyartikelen dat over de hele wereld wordt verkocht. In Europa is het de groothandel New Valmar die instaat voor de commercialisering en de levering van producten als flesjes en verzorgingsproducten. Vanuit Evergem zorgt New Valmar voor de verkoop van die producten aan niet minder dan zestig landen, dus niet alleen binnen Europa, maar ook in Afrika, het Midden-Oosten en Rusland. 
Gabi Kauer, hoofd internal sales bij New Valmar: “De verzending van bestellingen binnen de Europese Unie organiseren wij. Voor verre landen zorgen de klanten gewoonlijk zelf voor het transport omdat zij dat vanuit hun land goedkoper kunnen. Dat bespaart ons ook de hele douane-administratie. Binnen de EU werken we samen met een resem transporteurs die we kiezen in functie van hun specialiteiten, hun netwerk en hun prijs.” 

Op die manier heeft New Valmar met een reeks transportbedrijven raamcontracten gesloten met daarin afspraken rond volumes, prijzen, dienstverlening en levertermijnen. “Het nadeel was dat we het beheer van die individuele transportopdrachten uitvoerden op de platformen van die transporteurs”, meent Pieter Van Mulders, chief operating officer bij New Valmar. “Dat betekende ook dat we telkens op een andere website moesten inloggen om de informatie over een specifieke rit te bekijken. Om die reden hebben we beslist een toepassing aan te kopen die al die transportgegevens in één applicatie zou bundelen, waardoor we alles in één database hebben zitten. Met Transsmart kunnen we nu zelf heel snel de juiste data vinden en tegelijkertijd ook een uitgebreide rapportering opbouwen.”

​Integratie met ERP

Van meet af aan mikte New Valmar echter op een verregaande integratie met het ERP-systeem, dat voor alle processen in het bedrijf wordt gebruikt. “We hebben het nu zo georganiseerd dat we een klant altijd linken aan een transportbedrijf”, vertelt Gabi Kauer. “Dat maakt dat we voor elke levering aan een specifieke klant ook altijd meteen een transportopdracht kunnen genereren in het Transsmart-systeem. Het hele proces loopt nu naadloos door hoewel het in ons ERP-systeem (Exact) en in Transsmart wordt beheerd. Dat gebeurt allemaal aan de condities die we vooraf met de transporteur hebben afgesproken en die we in ons systeem hebben ingevoerd.”

Sinds de invoering van Transsmart regelen de interne medewerkers die de bestellingen afhandelen het transport haast automatisch. Het systeem weet dat bij elke klant een transporteur hoort en geeft de opdracht meteen naar de juiste partij door, inclusief het volume, de levertermijn en andere details. Daarbij hoort ook een e-mail naar de klant met de verzendingsgegevens en waar het kan ook een trackingnummer zodat hij meteen op het systeem van de transporteur de status van zijn levering kan volgen. “In sommige gevallen krijgt ook de betrokken verkoper een e-mail”, gaat Gabi Kauer verder. “Daar hoeven onze medewerkers zich dus allemaal niet meer om te bekommeren. Transsmart slaat zelf de brug tussen ons en de systemen van de transporteurs.”

Het klopt wel dat die transporteurs niet altijd staan te springen om zelf de verbinding mogelijk te maken. Maar intussen zijn wel al acht verschillende transportbedrijven op het Transsmart-systeem van New Valmar aangesloten. Het is de bedoeling nog drie bijkomende vervoerders via het systeem te koppelen.  Gabi Kauer: “Momenteel onderhandelen we ook met een mogelijk nieuwe transporteur en daarbij is de connectie met Transsmart intussen een voorwaarde geworden. Zonder dat hoeft het voor ons niet meer. Maar we zien wel dat de nieuwe partij daar absoluut geen probleem mee heeft. Sommige transporteurs zijn trouwens al voor andere klanten met Transsmart verbonden.”

​Administratieve vereenvoudiging

De naadloze integratie tussen Transsmart en Exact is ook belangrijk voor de administratieve verwerking van de kosten. Zo verloopt de controle van de facturen van de transporteurs voortaan veel vlotter omdat alle gegevens gecentraliseerd zijn. 
Gabi Kauer: “Alle gegevens staan bij elkaar zodat we veel eenvoudiger zien of alle voorwaarden wel vervuld zijn. Als een vrachtwagen te laat bij een klant is aangekomen, kan het zijn dat daar een prijsvermindering tegenover staat. Dat kunnen wij nu veel eenvoudiger controleren en een eventuele aanpassing van de factuur vragen. De boekhouding staat nu in voor de controle van de facturen en kan alles meteen in het systeem boeken.”

Naast de controle van de facturen, zijn ook de rapportering en de analyse achteraf heel wat eenvoudiger geworden. De gegevens zitten nu allemaal in één systeem en kunnen dan op meerdere manieren worden geordend. “We kunnen dan ook alle mogelijke analyses uitvoeren. Alles wat we willen weten, kunnen we onderzoeken: postcodes, volumes, type zendingen, enzovoort. Wij zijn bijvoorbeeld erg gefocust op de kosten van het transport in vergelijking met de waarde van de goederen. Die verhouding moet onder controle blijven. Met dergelijke analyses in de hand staan we ook sterker in de onderhandelingen met de transporteurs”, aldus Gabi Kauer.

De transporteurs die New Valmar intussen al op het systeem heeft aangesloten, zijn met name die vervoerbedrijven waar het veel opdrachten aan geeft. “We willen vooral die bedrijven integreren omdat we zo veel werk automatisch kunnen laten verlopen”, verduidelijkt Gabi Kauer. “Tegelijk vinden we het niet nodig om partijen waar we weinig transportopdrachten aan geven, op ons systeem te krijgen. Er is toch altijd een inspanning nodig om ze te integreren en die inspanning wegen we af tegen de mogelijke voordelen.” 

​Sandwichpallets

De integratie tussen Transsmart, het ERP-systeem en de toepassingen van de transporteurs zelf kan hoe dan ook een hele klus zijn. New Valmar verstuurt nogal wat goederen op zogenaamde sandwichpallets, die het mogelijk maken goederen hoger te stapelen in de vrachtwagen. 
“De administratie van die pallets heeft soms wat voeten in de aarde, maar is wel belangrijk. Die lege pallets moeten immers ook weer naar Evergem worden teruggebracht. Transporteurs die dat niet gewend zijn, kunnen in hun systeem gewoonlijk maar één pallet per palletplaats in de truck registeren. Maar met gestapelde pallets kunnen er wel vier of vijf pallets op één plaats staan. We zien dat een van onze grootste transporteurs (Dachser) daar toch goed in geslaagd is”, besluit Gabi Kauer.