Transport op maat van online meubelshop

Vooral de laatste drie jaar gaat het hard voor Emob. In zijn online shop vinden we maar liefst 20.000 artikelen terug. Daarvan houdt het 10.000m² grote magazijn in Beveren-Leie er zo’n 8.000 op voorraad. “In het begin groeiden we heel geleidelijk. Na de kindermeubelen kwam er speelgoed bij. Vervolgens zijn we gestart met tuinartikelen en tegenwoordig kun je bij ons ook woonkamers, keukens, badkamers en decoratie bestellen. vertelt Björn Decouttere, verantwoordelijke voor Logistics Services bij Emob. “Momenteel richten we onze pijlen vooral op de Benelux, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland, maar in principe kan iedere Europeaan bij ons bestellen. Alle transacties verlopen via ons Magento e-commerceplatform, dat sinds een jaar ons assortiment op een overkoepelende Europese site verzamelt.”

Efficiënter transport

Naarmate het aantal zendingen toenam, werd het aanmaken van verzendlabels een steeds groter struikelblok. “Op een bepaald moment kostte het ons een halve dag om enkel en alleen de verzendetiketten te maken. Het was wel duidelijk dat we dringend nood hadden aan een meer geautomatiseerde oplossing ”, licht Björn Decouttere toe. “We hadden net geïnvesteerd in de aanpassing van ons bestaand ERP-systeem, dus die oplossing vervangen was niet onmiddellijk een optie. Op boekhoudkundig vlak een prima pakket, maar op logistiek vlak bleven we wat op onze honger zitten. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een pasklare oplossing die we vlot op ons ERP-systeem konden aansluiten. Van de partijen die we uiteindelijk hebben gecontacteerd, bleek Transsmart het best aan onze eisen te voldoen.”

Het cloudgebaseerde platform biedt als het ware de logistieke link tussen de webshop, het magazijn, de vervoerder en de klant. Sinds de introductie van Transsmart op de markt in 2008 hebben zich zo’n 300 vervoerders op het platform aangesloten.
B. Decouttere: “Belangrijk voor ons was wel dat de oplossing eenvoudig en snel te implementeren was. In enkele maanden tijd was de oplossing operationeel. Daarna hebben we nog enkele maanden nodig gehad voor de finetuning. Vooraf heeft Transsmart een grondige voorstudie uitgevoerd. Ze zijn ook enkele keren langsgekomen om te zien hoe alles in zijn werk ging. Aan de hand daarvan hebben ze een plan van aanpak uitgewerkt. Ook tijdens het project hebben we steeds de nodige ondersteuning gekregen.”

Tijdens het project werden een zevental transporteurs van Emob geïntegreerd. “Een groot voordeel was wel dat de meeste van onze vertrouwde transporteurs al op het platform waren aangesloten”, gaat Björn Decouttere verder. “Voor enkele van onze buitenlandse transporteurs, zoals Mondial Relay, was dat nog niet het geval. Deze transporteur werd dan door Transsmart aan het platform gekoppeld Een voordeel voor ons én voor hen, aangezien elke transporteur die ze kunnen toevoegen een verrijking van hun netwerk is. Alleen de enkele transporteurs waarmee we slechts zeer occasioneel samenwerken, hebben we niet laten toevoegen.”

Via de koppeling tussen Transsmart en Wings wordt het doorsturen en opvolgen van verzendingen nu volledig via het platform beheerd. Dat draagt bij tot een sneller en overzichtelijker verzendproces. Heel belangrijk voor Emob is dat met de komst van het verzendplatform de handmatige aanmaak van verzendetiketten verleden tijd is. “De magazijnmedewerkers hoeven enkel het nummer op de leverbon te scannen en het etiket rolt automatisch uit hun printer. Transsmart selecteert voor elke zending ook automatisch zelf de transporteur die wij aan een bepaalde productgroep hebben gekoppeld”, zo luidt het.

Vlottere opvolging

Daarnaast levert het platform Emob nog enkele andere voordelen op. “Via de track & trace functionaliteit kunnen klanten hun bestelling nu op de voet volgen. Transsmart stuurt automatisch een mail naar de klant met de track & trace-gegevens van zodra de zending is aangemaakt. Vroeger kreeg een klant gewoon de melding dat zijn pakket was verzonden. Met enkele van onze gespecialiseerde meubeltransporteurs – een vrij traditionele sector – is tracking & tracing nog niet mogelijk. Toch merken we dat die extra service steeds meer een must wordt. Klanten voelen er zich steeds minder comfortabel bij als ze hun pakket niet kunnen opvolgen. In de toekomst zouden we heel graag tracking & tracing voor al onze transporteurs aanbieden. Maar dan moeten we natuurlijk wel alle transporteurs meekrijgen in het verhaal.”

Niet enkel de klant kan zijn zending beter volgen, ook de interne opvolging van zendingen bij Emob is heel wat overzichtelijker geworden.
B. De Couttere: “We weten nu meteen of een pakket goed is aangekomen bij de klant en of er problemen bij de levering waren. Daardoor kunnen we eventuele klachten nu op een meer proactieve manier behandelen. Ook dat verhoogt onze klantenservice. Bovendien is het interessant dat we nu bijvoorbeeld verzendlijsten overal online kunnen bekijken.”

Via het platform kunnen ook retours worden afgehandeld. “Gelukkig valt dat aantal bij ons goed mee. Amper een half procent van de goederen komt retour”, gaat het verder. “Dankzij Transsmart kunnen we verder eenvoudig extra services in onze webshop integreren. Zo zouden we de klant binnen afzienbare tijd willen toelaten om zijn eigen transportmethode te kiezen, zoals leveren op verdieping, installeren van de meubels, enzovoort. Aangezien we via Transsmart heel eenvoudig kunnen switchen tussen diverse transporteurs zijn al die mogelijkheden snel beschikbaar.”

Bijkomend voordeel is dat het verzendplatform het mogelijk maakt vooraf een gedetailleerde transportkostenberekening te maken, zodat facturen van de transporteur gemakkelijk kunnen worden gecontroleerd. “Hoewel we die rapportagemogelijkheid niet systematisch gebruiken, is het wel al enkele keren goed van pas gekomen. Zo kunnen we snel en efficiënt nagaan of facturen correct zijn”, klinkt het.

Toegang tot waaier aan transporteurs

Door het grote aantal transporteurs dat op Transsmart is aangesloten, krijgt Emob nu bovendien een nog grotere keuze aan zijn voeten.
B. De Couttere: “Pakketten in een onberispelijke staat afleveren is voor ons van het hoogste belang. We controleren alle pakketten van onze fabrikanten op eventuele kwetsbaarheden en herverpakken of versterken waar nodig. Om ook een vlekkeloos vervoer naar de klant te garanderen, besteden we heel veel zorg aan de selectie van onze transportpartners. Met de meeste hebben we intussen een jarenlange band opgebouwd. Dat wil uiteraard niet zeggen dat we die relaties af en toe niet in vraag moeten stellen. Als we dat doen, kunnen we vlot omschakelen naar een andere partner door het uniforme verzendplatform.”

In eerste instantie was het de bedoeling een geavanceerd ERP-pakket aan te schaffen maar na wat zoekwerk kwam Emob terecht bij Transsmart. “Aangezien we zeer positief staan tegenover deze oplossing kunnen we met het huidige ERP-pakket nog een tijdje verder én besparen we zo de kosten van een nieuw pakket. Transsmart kan eenvoudig naast elk ERP-pakket worden gebruikt. Mocht later ooit de switch worden gemaakt, kunnen we op dezelfde manier blijven werken en verliezen we geen belangrijke transportdata”, zegt Björn Decouttere nog. “Momenteel verwerken we zo’n 100 zendingen per dag, maar met de komst van onze Europese website merken we dat de aantallen sterk stijgen. Zo meten we op emob.eu meer en meer activiteit in de andere Europese landen. Het blijft een constante uitdaging om op het ganse Europese continent te leveren. Over een half jaar verwachten we er dagelijks zeker 150 te verwerken. Maar of we nu 100 of 500 zendingen moeten verwerken, voor Transsmart maakt dat weinig uit.”

Grotere pakketten kunnen klanten in de Benelux vandaag tot 14 uur bestellen om ze de volgende dag geleverd te krijgen, voor kleinere artikelen kan dat tot 16 uur. Gezien de omvang van sommige producten kan de klant er ook voor kiezen op een welbepaalde dag beleverd te worden. Tegen eind dit jaar zou Emob de cut-off tijd op middernacht willen brengen. “Hoewel we momenteel al behoorlijk snel zijn, is dat nu eenmaal een trend die we moeten en willen volgen. Op die manier willen we onze service naar de klant nog verhogen”, besluit Björn Decouttere.