TDL Group zet in op EDI als integraal onderdeel van digitale transformatie

“Uiteraard zijn we bij TDL Group voor onze eigen professionalisering bezig met digitale transformatie, gedreven door onze schaalgrootte. Maar ook onze klanten zorgen ervoor dat wij verder blijven inzetten op digitalisering.”

​Uitdaging: automatisering van de logistieke berichtenstroom

Vanuit de grootste klant van TDL Group kwam het verzoek om de logistieke berichtenstroom te laten verlopen via EDI (Electronic Data Interchange). Daarvoor gebruikten zij Descartes als broker. Omdat de mappings naar retailers voor deze klant bij Descartes al gekend waren, ging TDL Group ook in zee met Descartes voor de opbouw van hun EDI. TDL had in het kader van de digitale transformatie nog een bijkomend doel. Met de correcte en realtime data die met EDI worden gegenereerd wil het bedrijf inzichten krijgen voor procesoptimalisatie en aansturing van de business.

​Oplossing: EDI Messaging

Toen vanuit de klanten vaker de vraag kwam om de berichtenstroom te automatiseren, vond TDL Group in Descartes een partner die hen een schaalbare en geïntegreerde oplossing kon bieden om tegemoet te komen aan de vereisten van de markt. Via de netwerkdiensten van Descartes verloopt de berichtenuitwisseling nu volledig automatisch - en volgens de GS1-standaarden. Het gaat concreet over automatisering van orders en verzendberichten zoals DESADV en RECADV. Daarnaast verstuurt TDL Group ook stockcorrectieberichten, realtime statusberichten om bv. het FEFO-systeem (First Expired First Out) te kunnen inzetten, en stockberichten om het ERP-systeem van de klant continu up-to-date te houden. - Maar er zijn natuurlijk ook voordelen voor TDL Group zelf.

“TDL Group is een bedrijf dat groeit. Door onze eigen veranderende schaalgrootte en doordat steeds meer klanten gaan digitaliseren, willen wij als logistieke partner mee innoveren. Bovendien hadden we ook voor onszelf de voordelen van het automatiseren van de logistieke berichtenstroom al in kaart gebracht”, vertelt Tom Kumpen, IT-verantwoordelijke bij TDL Group.

EDI zorgt ervoor dat er geen manuele verwerking meer nodig is bij de behandeling van inkomende en uitgaande logistieke berichten. Daarnaast is de foutenmarge ook veel lager met als gevolg dat er ook minder dubbel werk nodig is.

“De voordelen van tijdswinst, correctheid van de data en het feit dat we na analyse van de gegevens processen kunnen optimaliseren wegen absoluut op tegen de initiële investering”, zegt Tom Kumpen. “Wanneer er nu een fout in een van de berichten geslopen is, wordt dat meteen duidelijk omdat de mappings van Descartes zo zijn opgesteld dat ze deze foute data niet kunnen verwerken. We kunnen nu onmiddellijk ingrijpen bij dergelijke anomalieën. Bij een manuele afhandeling zou het vaak veel langer duren voordat de fout gesignaleerd wordt. De rechtzetting en het opnieuw verzenden zouden in dat geval veel tijd en dus geld kosten.”

Het doel is nu om nog meer klanten te overtuigen om op EDI over te stappen. Het gaat dan om klanten met een behoorlijk volume aan berichten die nog documenten aanleveren aan TDL Group via FTP of via een bijlage aan een email.

​Resultaten

Procesoptimalisatie - EDI voor automatische berichtenverzending brengt TDL Group de automatisering en versnelling van de logistieke processen. Bovendien laat de analyse van de gegenereerde data hen toe processen te optimaliseren.

Lagere foutgevoeligheid - Doordat er geen manuele tussenkomst meer nodig is voor de verzending van berichten, ligt de foutenmarge veel lager. Daarnaast staat de GS1-standaard garant voor eenduidige berichten die geen ruimte laten voor fouten of verkeerde interpretatie.

Tijdswinst - Dankzij EDI komen fouten in verzonden berichten haast niet meer voor. TDL Group hoeft niet meer in te grijpen en vermijdt dure correctieve acties. Bovendien kunnen medewerkers zich op hun kerntaken concentreren.

Geautomatiseerde communicatie via EDI - TDL Group ziet duidelijk de voordelen van snelheid en juistheid van data door het gebruik van EDI via een ervaren partner.