Tandheelkundige groothandel automatiseert distributiecentrum

Kronen en bruggen zijn de enige producten die American Dental Trading niet op voorraad heeft liggen. Die worden volledig op maat gemaakt met behulp van computergestuurde machines. Alle andere materialen, instrumenten en verbruiksartikelen die tandartsen en orthodontisten nodig hebben, levert de tandheelkundige groothandel uit voorraad. “Ons assortiment telt meer dan 13.000 artikelen en kent een grote diversiteit. Wij leveren veel kleine producten, maar ook grote dozen met eenmalige artikelen zoals handschoenen, mondmaskers of papieren handdoekjes”, vertelt Jos Sakkers, ICT-manager bij ADT.

Internationale groeiambities

Het distributiecentrum aan de Laarakkerweg in Oisterwijk is ruim 5000 vierkante meter groot. Hier worden alle orders verzameld, verpakt en verzonden. Een eindje verderop beschikt ADT over een tweede hal van eveneens 5000 vierkante meter met nog eens 10.000 palletlocaties. Deze zijn uitsluitend bedoeld voor bulkopslag. “De levering aan klanten mag nooit in gevaar komen. Daarom ligt hier van sommige producten een zeer ruime voorraad”, verklaart Sakkers.
 
De noodzaak van een extern bulkmagazijn illustreert de groeiambities van ADT. De groothandel is marktleider in de Benelux en levert daarnaast aan klanten in Duitsland, Frankrijk en Oostenrijk. Dat aantal landen zal de komende jaren alleen maar toenemen. “Wij willen verder groeien, vooral door meer landen aan ons verzorgingsgebied toe te voegen. Die groei zal vooral gericht zijn op landen die we vanuit Oisterwijk binnen 48 uur kunnen beleveren”, stelt Sakkers, die eraan toevoegt dat de groeiambities ook tot verdere uitbreiding van het assortiment zal leiden. In elk land vragen tandartsen en orthodontisten weer om andere producten.

Registratie van batchnummers

Die groeiambities noodzaakten ADT halverwege 2015 om kritisch te kijken naar de operatie in het distributiecentrum, dat grotendeels met legbordstellingen was ingericht. De medewerkers liepen met karren en papieren picklijsten door de gangpaden om vijf of zes orders tegelijk te verzamelen.
J. Sakkers: “De mogelijkheden om ons assortiment te verruimen was beperkt door het tekort aan opslagcapaciteit in de legbordstellingen. Bijkomend nadeel van ons proces met legbordstellingen was dat elk artikel een vaste opslaglocatie had. Het herindelen van locaties, bijvoorbeeld om nieuwe artikelen toe te voegen of looproutes te optimaliseren, was omslachtig en tijdrovend.”
 
Een ander argument voor aanpassing van de operatie is gelegen in het ISO 13485-certificaat voor medische hulpmiddelen. Dat certificaat, waarover ADT als een van de weinige tandheelkundige groothandels in de Benelux beschikt, stelt zeer hoge eisen aan de bewaking van vervaldata en de registratie van batchnummers. Dat is noodzakelijk om partijen (batches) te kunnen traceren wanneer door omstandigheden een ‘recall’ moet worden uitgevoerd. Dat in het distributiecentrum voor elk artikel een vaste opslaglocatie was gereserveerd, maakte de omgang met batchnummers echter lastig. Daardoor lagen artikelen met verschillende batchnummers en vervaldata vaak door elkaar.
J. Sakkers: “Om toch aan de verplichtingen te voldoen, waren onze medewerkers genoodzaakt op de papieren picklijsten met pen de batchnummers te noteren. Dat was geen goede basis voor verdere groei.”

Mix van opslag- en orderpicksystemen

De zoektocht naar een oplossing voor de logistieke problemen in het distributiecentrum leidde ADT via een omweg naar Inther Logistics Engineering.
J. Sakkers: “In eerste instantie dachten we aan verticale opslagsystemen zoals plateauliften. Die hebben als voordeel dat medewerkers niet meer langs de legbordstellingen hoeven te lopen, maar kennen nog steeds een vaste locatie-indeling waarbij elk artikel zijn eigen locatie heeft. Daarom hebben we ook gekeken naar een verticaal opslagsysteem met bakken, wat het gemakkelijker maakt om artikelen op andere of zelfs meerdere locaties te leggen. Inther kwam uiteindelijk met een nog innovatiever concept.”
 
De oplossing van Inther bestaat uit een mix van verschillende opslag- en orderpicksystemen. Het kleine aantal snellopers ligt in doorrolstellingen met een pick-to-light-systeem. Voor de langzaamlopers en volumineuze artikelen is een conventioneel opslagsysteem met pallet- en legbordstellingen ingericht. Voor het grote aantal artikelen in de middengroep is een automatisch opslag- en orderpicksysteem met shuttles geïnstalleerd. Voor de aansturing van de hele operatie is Inther LC geïmplementeerd, het warehouse management systeem (WMS) van Inther. “Dat hebben we gekoppeld met ons eigen, op maat gemaakte ERP-systeem. Daarin leggen we de orders vast die via internet, telefoon of fax bij ons binnenkomen. Dat ERP-systeem weet echter niet welk artikel in welk opslagsysteem zit. Die intelligentie zit allemaal in het WMS van Inther”, aldus Sakkers, die eraan toevoegt dat de oplossing van Inther sinds januari 2017 volledig in gebruik is.

In- en uitslag met shuttles

Blikvanger in het vernieuwde distributiecentrum is het shuttlesysteem met meerdere gangen. De shuttles in dat systeem verzorgen de in- en uitslag van de kunststof bakken met voorraadartikelen, die dubbeldiep in de stellingen zijn opgeslagen. Voor extra opslagcapaciteit is een flink deel van de bakken in compartimenten verdeeld. Opvallend genoeg zijn daarvoor geen verdeelschotten gebruikt, maar inserts: kleinere inzetbakken die eenvoudig kunnen worden verwisseld.
J. Sakkers: “Daar hebben wij bewust voor gekozen. Vanwege de uitgebreide administratie en kwaliteitscontrole vergt de goederenontvangst veel tijd. Als we de binnenkomende artikelen direct in de voorraadbakken willen plaatsen, zijn die te lang niet beschikbaar voor orderpicking. De ontvangstmedewerkers plaatsen die artikelen daarom in de inserts. Op het invoerstation hoeven we dan alleen maar de lege en volle inserts om te wisselen. Met behulp van barcodescanning wordt foutloos vastgelegd welke insert op welke locatie in welke bak is gelegd.”

Goods-to-man stations

Orderpicking vindt plaats op goods-to-man stations die via conveyors in verbinding staan met het shuttlesysteem. Elk station telt twee picklocaties op borsthoogte waarop de bakken met voorraadartikelen uit het shuttlesysteem worden klaargezet. Op het moment dat de orderpicker uit de ene bak pickt, wordt de andere bak weer afgevoerd en een nieuwe aangevoerd. De gepickte artikelen worden geplaatst in een van de vier bakken op heuphoogte, die stuk voor stuk aan een klantorder zijn gekoppeld. Inther LC zorgt ervoor dat zowel de voorraadbakken als de klantenbakken in de juiste volgorde via de conveyors worden aan- en afgevoerd. Het voordeel is dat de orderpickers niet meer hoeven te lopen.

Om pickfouten te voorkomen zijn de goods-to-man stations uitgerust met verschillende hulpmiddelen. Zo laat een beeldscherm de volledige opstelling met bakken zien, waarbij met groen is aangegeven welke voorraadbak en welke klantenbak aan de beurt zijn. Een cijfer geeft aan hoeveel artikelen moeten worden gepickt, terwijl als extra zekerheid een foto van het desbetreffende artikel wordt getoond. Daarnaast zijn de twee picklocaties voorzien van pick-to-light displays, die eveneens laten zien hoeveel stuks uit welke voorraadbak moeten worden gepickt. Met behulp van led-indicatoren boven het goods-to-man station wordt het juiste compartiment aangeduid, zodat de orderpicker zich nauwelijks kan vergissen.
 
Voor de vier klantenbakken is over de hele lengte van elk goods-to-man station een led-display gemonteerd. Het deel van het display dat groen oplicht, laat zien voor welke klantenbak de gepickte artikelen zijn bestemd. Als extra slot op de deur zijn in de conveyors weegcontrolestations ingebouwd. “Het is mooi om te zien hoe elke orderpicker dankzij die combinatie van hulpmiddelen zijn eigen optimale werkwijze ontwikkelt”, meent Jos Sakkers. “Sommigen kijken voornamelijk op het beeldscherm, terwijl anderen alleen op de displays letten.”

Pick-to-light

Tussen het shuttlesysteem en de goods-to-man stations staat het opslag- en orderpicksysteem voor snellopers. Het bestaat uit een rij doorrolstellingen, waarin elk kanaal is gereserveerd voor één artikel. Elk kanaal is voorzien van een pick-to-light display, dat laat zien hoeveel stuks uit het betreffende kanaal moeten worden gepickt. Naast het display bevindt zich een knop waarmee elke pick kan worden bevestigd.
J. Sakkers: “We hebben dat gebied in twee zones verdeeld zodat we met twee orderpickers tegelijk kunnen werken. Zodra een orderpicker een van de klantenbakken scant die via de conveyor worden aangevoerd, gaan de juiste displays branden. Als alle artikelen zijn gepickt, gaat de klantenbak door naar de goods-to-man stations.”
 
Voor de langzaamlopers en volumineuze artikelen maakt ADT gebruik van dezelfde pick-to-light techniek, maar dan met displays die op orderpickkarren zijn gemonteerd. Met die karren kunnen de medewerkers op hun route langs de pallet- en legbordstellingen twaalf orders tegelijk verzamelen. Zodra een medewerker op de juiste picklocatie is aangekomen en met zijn ringscanner de locatiecode scant, laten de twaalf displays zien hoeveel stuks voor welk order zijn bestemd. Als alle picks met een druk op de knop zijn bevestigd, toont het centrale display de volgende picklocatie. Als die orderpickers klaar zijn, plaatsen ze de bakken en dozen in een consolidatiebuffer.

Verpakkingsstations

Voor het laatste deel van de operatie heeft Inther een aantal verpakkingsstations geïnstalleerd. De klantenbakken die de twee pick-to-light-zones en de goods-to-man stations zijn gepasseerd, worden er via een conveyor aangevoerd en over de verpakkingsstations verdeeld. De verpakkingsmedewerkers scannen vervolgens de barcode op de bak, waarna een verpakkingsdialoog laat zien of in de consolidatiebuffer nog bakken of dozen met artikelen uit het conventionele opslagsysteem klaar staan. Als die artikelen zijn opgehaald, geeft de verpakkingsdialoog een suggestie voor het best passende doosformaat.
 
Als alle documenten zijn toegevoegd, wordt de doos gesloten en van het juiste verzendlabel voorzien. Een conveyor transporteert alle verzenddozen naar een expeditiesorter met drie uitvoerbanen. Hier worden de verzenddozen per vervoerder gesorteerd, waarna een medewerker ze op rolcontainers of pallets stapelt.

Meer rust, minder stress

Met de ingebruikname van de nieuwe opslag- en orderverzamelsystemen is de rust op de werkvloer teruggekeerd. “Wij verwerken nu meer orders dan voorheen, maar nu zonder stress en zonder overwerk”, vertelt Jos Sakkers opgetogen. “Zelfs de registratie van batchnummers levert geen enkel probleem meer op, met name omdat we die nu al tijdens het inboeken van de artikelen in het systeem van Inther invoeren. Omdat het systeem identieke artikelen met verschillende batchnummers op verschillende opslaglocaties neerlegt, kan daarover in de rest van de operatie geen misverstand meer bestaan. Als een orderpicker een artikel pickt, wordt automatisch het juiste batchnummer op de pakbon en factuur vermeld.”
 
Jos Sakkers benadrukt het belang van een goed inslagproces. Op de afdeling goederenontvangst is bijvoorbeeld een CubiScan geplaatst, die de dimensies van elk nieuw artikel vastlegt en meteen een foto maakt. De vastgelegde afmetingen en gewichten gebruikt de software van Inther om de juiste inserts en verzenddozen te berekenen en om weegcontroles uit te voeren.

Dertig procent productiever

De magazijnmedewerkers van ADT zijn blij dat de operatie in het distributiecentrum nu soepeler verloopt. Ze lopen minder kilometers en maken minder overuren, maar hebben wel moeten wennen. “Omdat het werk ingrijpend is veranderd, vergt het even tijd om iedereen op de juiste plek te zetten. Een medewerkster die eerst ongeschikt leek voor het werk op een goods-to-man station, blijkt juist hartstikke goed te functioneren. Ze gaat in een gestaag tempo door zonder zich te laten afleiden en haalt daardoor een hoge productiviteit. Andere medewerkers vinden dat maar niets”, vertelt Jos Sakkers, die daarnaast het sociale aspect noemt. “Medewerkers komen elkaar minder snel tegen en hebben daardoor minder gelegenheid om een praatje aan te knopen. Dat moeten ze nu bewaren voor de pauzes.”
 
Als ADT naar de voordelen van de vernieuwde operatie kijkt, past alleen maar grote voldoening. De productiviteit is met dertig procent gestegen, terwijl het aantal pickfouten sterk is gedaald. Daarnaast schept de investering in nieuwe opslag- en orderpicksystemen zoals verwacht ruimte voor de groeiambities van de groothandel.
J. Sakkers: “Een ander voordeel is de flexibiliteit van deze oplossing. We zijn nu niet meer gebonden aan vaste opslaglocaties en kunnen gemakkelijker artikelen verhuizen als ze van een snelloper in een langzaamloper zijn veranderd. Daarnaast zorgt de ondersteuning van cycle counting ervoor dat de betrouwbaarheid van de voorraad enorm is toegenomen”