Supply chain management naar hoger niveau

Al meer dan vijftig jaar ontwikkelt, produceert en levert Pipelife een uitgebreid assortiment kunststof leidingsystemen, hulpstukken en oplossingen op maat. Typische toepassingsgebieden zijn binnen- en buitenriolering, kabelbescherming, gas-en olietransport en waterbeheer. 

Forecasting als bottleneck

Pipelife Nederland produceert zowel buizen als fittingen. De organisatie koopt ook onderdelen aan bij zusterbedrijven om die vervolgens naar de klanten te distribueren. Vaak zijn dat technische groothandels, maar ook grote water- en gasbedrijven bijvoorbeeld doen een beroep op Pipelife Nederland. Zo’n 75% van het verkochte volume blijft in Nederland, de rest wordt vooral geëxporteerd binnen Europa.

In totaal biedt Pipelife Nederland ca. 15.000 SKU’s aan. Daarvan liggen er ongeveer 3.500 op voorraad in Enkhuizen. “Een grote uitdaging binnen organisatie is wel de complexiteit van onze forecasting. Daar hadden we vroeger ook al een proces voor, maar daar hadden we maar weinig vertrouwen in. We maakten toen gebruik van Excel in combinatie met de forecastmodule van ons ERP. Maar hoe meer we groeiden, hoe duidelijker het werd dat onze forecasting beter moest”, legt Marcel van der Blonk uit. “Verder hadden we te veel obsolete voorraad in huis. Daar wilden we meer vat op krijgen.”

Tijdens de zoektocht naar een oplossing kwam Pipelife Nederland terecht bij Xeleos Consulting. “Die partij contacteerde ons toevallig zelf toen we die net nodig hadden. Uiteraard hebben we ook nog een aantal partijen tegen het licht gehouden. Maar na het selectieproces – inclusief een aantal testrondes – kwam Xeleos als meest geschikte partner naar voren”, klinkt het. “Wat ons vooral opviel, is dat die organisatie heel veel oog had voor onze supply chain processen. Verder heeft het feit dat de cloudoplossing Optimact zeer flexibel is de doorslag gegeven. We merkten dat andere tools opvallend minder aanpassingsmogelijkheden boden.”

Stapsgewijs traject

In samenspraak met Xeleos Consulting koos Optimact voor een ‘first things first’ aanpak. “Tegelijk met de analyse van de mogelijkheden binnen het pakket hebben we interviews gedaan met de belangrijkste stakeholders over hun belangrijkste verwachtingen. Daarbij kwam nogmaals het belang van een betere forecasting naar voren. Het was dan ook zonneklaar dat we dat probleem het eerst moesten aanpakken.”

Na de nodige voorbereidingen werd de forecast vanuit het bestaande systeem vergeleken met de berekeningen in Optimact. Samen met de verschillende verkopers werd bekeken in welke mate die verschilden en of de resultaten uit Optimact in lijn lagen met de verwachtingen. Op basis van die resultaten werd verder gefinetuned. “Pas nadat het forecastingluik uitgebreid getest en geëvalueerd was, werd besloten om het voorraadmanagement aan te pakken”, aldus Marcel van der Blonk. “Op dat moment konden we ook onze obsolete voorraad beginnen wegwerken. Achteraf bekeken kan ik die stapsgewijze aanpak alleen maar aanraden.”

Tijdens de implementatie kwam de grote flexibiliteit van het pakket duidelijk naar voren. “We hebben toch wel wat maatwerk toegevoegd. Het fijne aan Optimact is dat je een solide basis krijgt, waarop je verder kunt bouwen. Zo was het voor ons belangrijk om de complexiteit die seriegroottes met zich meebrengen goed te kunnen opvangen. Aangezien het duur is om onze machines te laten produceren, willen we dat uiteraard zo optimaal mogelijk doen. Zo moeten we vier kostenniveaus die we aan de productiezijde kunnen toevoegen om de vergelijking met de voorraadkosten te kunnen maken. Dat vraagt complexe berekeningen, wat we gelukkig vlot in het systeem hebben kunnen verweven”, licht Marcel van der Blonk toe.

Een grote uitdaging tijdens het project was wel het opzetten van de nodige interfaces. “Daar hebben we best wel veel ondersteuning bij nodig gehad, vooral omdat we in het begin van het traject afscheid hebben moeten nemen van een van de projectdeelnemers binnen onze eigen organisatie. Daardoor heeft het project ook wat vertraging opgelopen. Gelukkig konden we wel altijd rekenen op de steun van Xeleos Consulting.”

Meer inzicht in processen

Nu de belangrijkste stapstenen zijn gelegd, blikt Marcel van der Blonk tevreden terug op het project. “Het grootste voordeel is wel dat we nu veel meer inzicht gekregen hebben in onze forecast- en voorraadmanagementprocessen. Zo zien we beter waar er zaken fout gaan, waardoor we gericht kunnen ingrijpen en verbeteren. Zeker in deze onzekere tijden is het een must om die transparantie te hebben.”

Ook de cijfers tonen op verschillende vlakken een verbetering. Zo is de leverperformantie met anderhalf procent gestegen. De voorraadrotatie met 10% verbeterd, in de eerste plaats doordat er nu meer zicht is op obsolete voorraad.

Oog voor continue verbetering

Uiteraard is het belangrijk dat Optimact mee evolueert met de organisatie. “Aansluitend op onze forecast- en voorraadmanagementoptimalisering willen we het systeem aansluiten op onze master production scheduling. We willen namelijk overschakelen naar een groepsbrede MPS, wat ons zal toelaten om op een hoger niveau tussen verschillende producten kunnen schakelen.”

Bovendien zijn er in de periode dat Optimact bij Pipelife draait enkele belangrijke verbeteringen in het pakket zelf aangebracht. “We merken dat Xeleos Consulting moeite doet om de puntjes op de i te zetten. Zo zijn ze nu aan het bekijken of de seizoensprofielen binnen de forecast nog kunnen worden verbeterd.”

Ook heeft Pipelife Nederland er intussen er een uitgebreide rapportagemodule bij gekregen. “Die is heel waardevol gebleken om de zaken op een hoger niveau inzichtelijker te maken. Momenteel zijn we een aantal belangrijke gebruikers aan het trainen, zodat ze weten hoe ze die rapporten moeten lezen en de data eruit halen. Vandaag werkt een vijftal medewerkers met het systeem binnen onze twee Nederlandse vestigingen”, zegt Marcel van der Blonk.

Recent werd aan het systeem eveneens een capaciteitsdashboard toegevoegd. Met die dynamische tool is het mogelijk om zaken te simuleren, zodat Pipelife Nederland bijvoorbeeld kan nagaan wat er met onze capaciteit gebeurt als een bepaalde business toeneemt.

In de toekomst wil de organisatie ook het budget beter laten aansluiten op de forecast. Zo is het mogelijk om nog betere besluiten te nemen op het vlak van capaciteit en de investeringen die nodig zijn in het machinepark om klanten optimaal kunnen benieuwen. Op die manier wil de organisatie nog meer komen tot end-to-end-processen.

Uitrol over andere vestigingen

Omwille van de positieve ervaringen met Optimact bij Pipelife Nederland, wordt het pakket nu uitgerold in België en Estland. Het is de bedoeling om de andere Europese vestigingen in de toekomst eveneens te wapenen met Optimact. “Dat zal ons tevens toelaten om verder te standaardiseren over alle vestigingen heen. Dan is het een geruststelling dat we met Optimact overal dezelfde solide basis hebben, maar toch de nodige aanpassingen kunnen doen op maat van elke vestiging.”

Extra info bij het artikel

Pipelife Nederland binnen de groep

Pipelife Group – deel van Wienerberger AG – telt 26 vestigingen in Europa en de VS. Ruim 2.600 medewerkers stoppen hun schouders onder de organisatie.

Pipelife Nederland ligt in Enkhuizen. Naast de productie- en commerciële afdeling vinden we er de logistieke tak, de internationale R&D en ondersteunende afdelingen terug. Een deel van de productie gebeurt in ’s-Gravendeel. Voor Pipelife Nederland werken zo’n 250 mensen.