Software stuurt ijzeren voorraad
Santens Metaalwaren optimaliseert voorraadmanagement met Slimstock
Toen Santens Metaalwaren twee ijzerwarenhandels overnam, werd een goed voorraadbeheer de grote uitdaging. Daarop nam het bedrijf voorraadmanagementspecialist Slimstock in de arm. Het resultaat is een tool die op een inzichtelijk manier helpt de juiste bestelhoeveelheden te bestellen. Hoe Slimstock het voorraadmanagement van de organisatie heeft hertekend, vernemen we van Jan Van Nieuwenhuyze, replenishment manager bij Santens Metaalwaren.
In tachtig jaar tijd is Santens Metaalwaren uitgegroeid van een kleine ijzerwarenwinkel tot een uit de kluiten gewassen groothandel. Enerzijds profileert het bedrijf zich tegenover zijn 10.000 klanten als een specialist in metaalwaren, anderzijds als een one-stop-shop voor interieurbouwers en aannemers. Tot het aanbod behoren bouw- en meubelbeslag, gereedschappen en werkkledij. Verder produceert het bedrijf zelf ventilatieroosters, cilinders en lades op maat. Jaarlijks realiseert Santens Metaalwaren een omzet van zo’n 50 miljoen euro.
Vooral de laatste acht jaar gaat het hard met de groei. Zo werken intussen een tweehonderdtal medewerkers voor de organisatie, tien jaar geleden waren dat er een vijftigtal. Een belangrijke katalysator voor de expansie vormden de overnames van IJzerwaren Vertommen en Dhondt Bouwtechniek. Daardoor kan Santens Metaalwaren vandaag rekenen op vier technisch en geografisch gespreide winkelvestigingen, met name in Brugge, Gent, Sint-Niklaas en Herentals. Verder wordt er hard gewerkt aan de webshop. Terwijl die voorlopig enkel voor professionele klanten toegankelijk is, is het de bedoeling de webshop ook voor het grote publiek open te zetten.
Betere basis voor aankoopbeslissingen
Om de groei op te vangen, heeft Santens Metaalwaren twee jaar geleden een nieuw distributiecentrum langs de E40 in Merelbeke in gebruik genomen. Daar houdt de organisatie zo’n 14.000 referenties van een 350-tal actieve leveranciers op voorraad.
Jan Van Nieuwenhuyze: “Een van de belangrijkste uitdagingen van de voorbije jaren bestond erin – na de overnames – het assortiment en alle systemen op één lijn te krijgen. Zo hadden de ijzerwarenwarenhandels die we hebben overgenomen elk hun eigen ERP-systeem. Dankzij de komst van het nieuwe distributiecentrum kunnen we alvast de totale voorraad centraal beheren. Vanuit dat DC bevoorraden we nu alle winkels.”
Daarnaast wilde Santens Metaalwaren een beter beeld krijgen van welke bestellingen wanneer en hoe worden geplaatst.
J. Van Nieuwenhuyze: “Vroeger zaten aankoop en verkoop in feite onder één koepel. Aankoopbeslissingen werden gemaakt door één expert, vooral op basis van ‘fingerspitzengefühl’. Uiteraard werden de verkopen uit het verleden wel meegenomen, maar voor de rest was ons bestelmodel niet op een theoretische manier onderbouwd.”
Met het softwarepakket van Slimstock wilde Santens Metaalwaren een betere basis voor de aankoopbeslissingen creëren. Aan Jan Van Nieuwenhuyze werd gevraagd als key user het project te trekken. Omdat er veel functionaliteit standaard in Slimstock vervat zit, kon het pakket – op de interface met het ERP Microsoft Dynamics AX na – nagenoeg zonder maatwerk worden geïmplementeerd.
Visibiliteit in de voorraad
Dankzij Slimstock kunnen vandaag in de eerste plaats de bestelhoeveelheden veel accurater worden bepaald. “Elke aankoper heeft bij ons zijn eigen pakket leveranciers. Van sommige leveranciers wordt de historiek van het afgelopen jaar dagelijks onder de loep genomen, van andere wekelijks of maandelijks. Op basis daarvan geeft Slimstock een voorstel”, licht Jan Van Nieuwenhuyze toe. “Daarbij zal de software ons een minimale bestelhoeveelheid voorschotelen. Verder geeft het systeem ons een seintje wanneer artikelen nauwelijks nog bewegen. Visueel is het pakket erg sterk. Daardoor hebben we nu snel een duidelijk beeld van de stand van zaken. Dat maakt het ook makkelijker om bepaalde issues te bespreken met de category manager, die de eindverantwoordelijkheid over het assortiment heeft. Aangezien Slimstock ook telkens de bestelwaarde in euro’s weergeeft, kunnen we ook de voorraadwaarde goed in de gaten te houden.”
Volgens Jan Van Nieuwenhuyze is de toegevoegde waarde van een pakket dat zich specifiek op voorraadmanagement toespitst groot. “Als je puur vanuit je ERP-systeem voorstellen genereert, krijg je ook een bestelvoorstel op basis van de voorbije twaalf maanden, maar dat houdt geen rekening met een dalende of stijgende trend. Stel dat een product elf maanden geleden erg in trek was, maar dat zijn populariteit de laatste negen maanden sterk is afgenomen, dan is dat natuurlijk belangrijk om te weten. Nu hebben we een duidelijk beeld van die trends. Ook kunnen we uitfaseringen van producten of leveranciers veel efficiënter aanpakken, doordat Slimstock de evolutie van de voorraad op de voet volgt.”
Ook over seizoenartikelen houdt het pakket controle. Bij Santens Metaalwaren gaat het meer bepaald over de werkkledij, waarvan zomer- en winterartikelen op voorraad worden gelegd. Op basis van de historiek zal Slimstock in het begin van het zomerseizoen een grote bestelling voorstellen. Naarmate het seizoen vordert, laat Slimstock de voorraad uitlopen. Het jaar daarop zal Slimstock dan in de gewenste startweek opnieuw in actie schieten voor de zomercollectie.
Of de tool de organisatie ook veel tijd bespaart, laat Jan Van Nieuwenhuyze in het midden. “Uiteraard winnen we tijd doordat we nu snel bestelvoorstellen krijgen, maar het is niet zo dat we die bestelvoorstellen blindelings volgen. We nemen nu meer tijd om elk voorstel goed te analyseren. Op basis van de grafiek van de laatste twaalf maanden en de kennis die we op dat moment over het product hebben, bepalen we of we het voorstel kunnen volgen of dat we beter meer of minder aankopen. Samengevat sparen we dus niet zo heel veel tijd uit, maar we nemen nu wel veel vaker de juiste beslissingen.”
Berekende voorraadverlaging
Verder vindt Jan Van Nieuwenhuyze het handig dat gebruikers in Slimstock de serviceniveaus zo hoog kunnen zetten als ze zelf willen. Dat gebeurt met behulp van verschillende parameters. Op basis van die instellingen zal de software de ingestelde quota respecteren. “Dat kun je ook per artikelgroep doen”, weet hij. “Zo kun je ervoor kiezen voor A-artikelen een serviceniveau van 95 procent te hanteren, wat een relatief hoge voorraad met zich zal meebrengen. Tegelijk kun je je tevredenstellen met een serviceniveau van tachtig procent voor C-artikelen. Dan is de kans dat je eens niet tijdig kunt uitleveren weliswaar groter, maar daartegenover staat wel een veel lagere voorraad. Zo hebben we tijdens de tweede coronagolf de voorraad in twee maanden tijd met één miljoen euro laten zakken. Toch zijn we er met Slimstock in geslaagd een aanvaardbaar serviceniveau te handhaven.”
De voorraden verlagen is voor Santens Metaalwaren evenwel nooit de belangrijkste drijfveer geweest. “In normale omstandigheden vinden we het niet erg dat er wat marge op de voorraad zit”, meent Jan Van Nieuwenhuyze. “We hebben er immers voor gekozen onze klanten een zeer hoge service te bieden. Voor een bedrijf als het onze is dat niet evident, want als gespecialiseerde technische groothandel hebben wij nu eenmaal veel artikelen met een relatief lage rotatie in huis. Dan kun je gewoon niet anders dan meer voorraad aanhouden dan strikt noodzakelijk is.”
Ook het feit dat er in de sector vaak met staffelhoeveelheden wordt gewerkt, maakt dat Santens Metaalwaren vaak meer voorraad in huis heeft dan strikt noodzakelijk.
J. Van Nieuwenhuyze: “De complexe constructies die leveranciers voor het toekennen van staffelkortingen uitdenken, maakt het niet makkelijk om steeds de juiste keuzes te maken. Doordat Slimstock ons een grotere visibiliteit biedt, kunnen we nu beter de afweging maken tussen enerzijds de extra korting die we door de aankoop van grotere hoeveelheden krijgen en anderzijds de extra weken voorraad die we in huis halen. De tool helpt ons ook te kiezen wat we het best kopen om aan de juiste hoeveelheid te komen als er verschillende producten voor een staffelkorting in aanmerking komen.”
Aan de knoppen blijven draaien
Vandaag vertrouwt een drietal medewerkers op de data die het pakket levert. “Zoals met elk nieuw systeem was het in het begin even zoeken”, geeft Jan Van Nieuwenhuyze toe. “Slimstock geeft ons heel veel data. De kunst bestaat erin die goed te interpreteren en er de juiste dingen mee te doen. Hoe langer we met Slimstock werken, hoe vlotter we er de juiste informatie uit krijgen.”
In de sector is het bijvoorbeeld niet evident om uit te maken of een bepaalde verkoop exceptioneel is of wellicht zal terugkeren. “Neem bijvoorbeeld een piek van vijftig loten aan 5.000 euro per stuk”, illustreert Jan Van Nieuwenhuyze. “Moeten we dan in de toekomst zorgen dat we die vijf loten standaard liggen hebben of niet? Om dat te weten te komen, moeten we er de afspraken met de klant bijnemen. Sinds de coronacrisis toont Slimstock ons ook dat we iets meer backorders hebben dan normaal door problemen bij de leveranciers. We kunnen daarop reageren door een grotere veiligheidsvoorraad aan te leggen. Maar er zijn natuurlijk ook zaken die moeilijk blijven. Vooral voor traag roterende producten blijft het lastig om een goede forecast te maken. Zo kan het zijn dat Slimstock heeft bepaald dat er van een product twee items op een locatie moeten liggen en dat de verkoper plots drie stuks wil hebben. Dan is het de vraag of je die frustratie naast je neerlegt of dan toch maar de voorraad opdrijft. Je moet dus wel zelf aan de knoppen blijven draaien.”
“Om nog meer grip op de zaken te krijgen, zijn we nu trouwens ook S&OP-meetings gaan organiseren. Dat laat toe de nodige input van alle betrokken partijen te vergaren. In die zin heeft Slimstock ons ook gestimuleerd vaker de koppen bij elkaar te steken”, klinkt het.
Verbeterpotentieel benutten
In de toekomst wil Santens Metaalwaren nog een aantal optimaliseringen met Slimstock maken.
J. Van Nieuwenhuyze: “Zo denken we eraan ook de bevoorrading van de winkels met Slimstock te ondersteunen. Vandaag werken we nog met de min-maxregel. Een automatische aanvulling van de winkels via Slimstock kan ervoor zorgen dat we ook daar een meer accurate voorraad liggen hebben. Verder willen we dit jaar nog op basis van vaste parameters bepalen of een product nog zijn voorraadstatus in het magazijn verdient. Dat kan zijn op basis van de omzet die het product genereert, de klanten die het product nodig hebben of de marge die we op het product hebben. Op die manier kunnen we op een efficiënte manier schoon schip maken binnen ons assortiment.”
Santens Metaalwaren zit ook geregeld met Slimstock samen om mogelijk verbeterpotentieel te bespreken. “Recent hebben ze een upgrade gelanceerd die opnieuw visueel sterk is. Wij willen daar graag op meeliften, maar uiteraard moeten we daarvoor wel de nodige opleidingen inplannen”, vertelt Jan Van Nieuwenhuyze. “Ook vind ik het interessant dat Slimstock zijn leden theoretische opleidingen aanbiedt om de inzichten te verruimen rond alles wat met voorraden te maken heeft, zeker aangezien het opleidingsaanbod in Vlaanderen op dat vlak maar karig is. Want zoals gezegd, is het niet alleen belangrijk dat de software zijn werk doet, de aankopers moeten nog steeds de kennis en kunde hebben om de resultaten goed te interpreteren.”
TC
