Software op de groei

Voedingsproducent Poco Loco uit Roeselare bouwt momenteel volop aan een nieuw hoogbouwmagazijn dat tegen 2018 aan duizenden pallets tortillachips en wraps een plaats moet bieden. Maar dat prestigieuze project is slechts deel van een groter project, waarbij Poco Loco ook investeert in een aanzienlijke toename van de productiecapaciteit. Om de groei te kunnen bijbenen, worden op korte termijn zo’n honderd nieuwe krachten aangeworven. En gezien het tempo van de groei, de uiteenlopende eisen van de klanten en de noodzakelijke wendbaarheid van de productie drong ook de invoering van een nieuw ERP-systeem zich op. Daarom riep Poco Loco het project ‘SFERE’ (Snack Food Division ERP Renewal and Extension) in het leven. 

Het verhaal van Poco Loco begint twintig jaar geleden met één productielijn van tortillachips in een oude garage in Roeselare. Het juiste product op het juiste moment op de juiste plaats, zo blijkt. Na een reeks forse uitbreidingen – nieuwe en grotere productiesites, de ingebruikname van een distributiecentrum, nieuwe productlijnen – wordt het bedrijf in 2010 overgenomen door de Finse Paulig Group, een voedingsconcern met een omzet van negenhonderd miljoen euro dat zo’n tweeduizend medewerkers tewerkstelt.

Poco Loco ontpopt zich tot de snackfood-divisie van de groep en produceert anno 2016 onder andere tortillachips, wraps, tacoschelpen, sauzen en kruidenmengelingen, waarvan ruim 85% voor private label. Meer dan een miljard wraps rollen hier jaarlijks van de band, goed voor een omzet die de tweehonderd miljoen euro overschrijdt. Het verhaal van Poco Loco is bovendien erg internationaal getint: maar liefst 96% van de geproduceerde snacks is bestemd voor buitenlandse markten. Poco Loco produceert voedingsproducten voor meer dan 1200 grote en kleine klanten in meer dan zeventig landen, elk met hun eigen voorkeuren, vereisten en smaken.

Om met die enorme complexiteit te kunnen omgaan zonder productieverlies te lijden, ontwikkelde Poco Loco een reeks flexibele systemen. 
Rogier Verkarre, supply chain & ICT director bij Poco Loco: “Iedere productielijn voor chips heeft bijvoorbeeld meerdere verpakkingslijnen zodat er van de ene verpakking of kruiding naar de andere kan worden overgeschakeld zonder dat de lijn moet worden stilgelegd of vertraagd. Een ander voorbeeld is het gebruik van 6-assige robots voor het aanbrengen van palletlabels, volledig conform met de eisen van iedere individuele klant.”

​Felle groei vraagt aangepaste processen

Een van de pijlers van de strategie en naar eigen zeggen het DNA van het bedrijf, is het maximaliseren van de ‘operational excellence’. Op alle vlakken – aankoop, productie, warehousing, logistiek – worden de meest efficiënte processen nagestreefd. Maar op een gegeven moment botste Poco Loco daar op de grenzen van de bestaande interne systemen en daagde het besef dat die bestaande IT-systemen de toekomstige noden niet konden borgen.

Rogier Verkarre: “Voor we met het SFERE-project van start gingen, hadden we voor de verschillende afdelingen aparte pakketten die aan elkaar gelinkt waren door middel van één centrale database die als doorgeefluik fungeerde. De verschillende componenten werkten prima, maar als je in één applicatie iets veranderde, had dat ook gevolgen voor de andere applicaties. Telkens weer volgden er zware IT-projecten om alles te stroomlijnen. Het onderlinge vertalen was noodzakelijk voor consolidatie, maar kostte iedere keer veel tijd en energie.”

De structuren konden de snelle groei niet volgen en dus drong een oplossing zich op die alle processen meer lean zou maken. Daarom besliste het management eind 2014 om het bestaande ERP-systeem te vervangen en tegelijkertijd nieuwe functionaliteit toe te voegen en te verbeteren. Bedoeling was meer integratie binnen de verschillende afdelingen van het bedrijf te bewerkstelligen. Daarnaast beoogde Poco Loco een vlottere externe integratie met de systemen en datasets van klanten en leveranciers. En dus ging het op zoek naar een robuuste ERP-infrastructuur die een continue verbetering van de businessprocessen zou kunnen ondersteunen.

Een geschikt systeem én een geschikte partner

En over die keuze werd niet licht gegaan. Poco Loco zette een uitgebreide selectieprocedure inclusief marktonderzoek en een grondige screening op poten. Rogier Verkarre blikt terug op de beginfase: “Wat de keuze voor een systeem betreft, ging de strijd tussen Microsoft Dynamics AX en SAP. Oracle werd binnen de Pauliggroep niet gebruikt en viel om die reden uit de boot. Waar SAP duidelijk een groter marktaandeel heeft bij bedrijven met meer dan vijfhonderd werknemers, heeft AX een hoger aantal tevreden gebruikers.” 

Ook bij de keuze voor een partner werd niks aan het toeval overgelaten. “We plozen cv’s uit, organiseerden bezoeken bij bestaande klanten en gingen grondig alle referenties na”, licht Rogier Verkarre toe. “Als kers op de taart voorzagen we in een democase van acht uur. De bedoeling was duidelijk: de potentiële partners uitdagen en laten demonstreren hoe ze met onze eigen dataset aan de slag gingen. We lieten hen oplossingen uit hun hoed toveren die aan onze behoeften voldeden.”

Bij die bewuste case waren niet minder dan vijftien medewerkers van Poco Loco aanwezig, leden van het management, afdelingshoofden... “Dat was een heel bewuste strategie”, verduidelijkt Rogier Verkarre. “Niet alleen was dat belangrijk om het meest geschikte systeem te kunnen kiezen, maar ook om het nodige draagvlak te creëren. De key-users wisten zo van bij de start waarom het systeem zou worden gekozen, wat ze van het nieuwe ERP-systeem konden verwachten en wat niet. Iedereen kreeg na afloop een uitgebreide vragenlijst voorgelegd met vragen over het systeem en de partner.”

Uiteindelijk bleek Microsoft Dynamics AX het beste aan te sluiten bij de noden van het bedrijf. 
Rogier Verkarre: “Nadat we alles hadden gewikt en gewogen, was de doorslaggevende factor zo veel mogelijk functionaliteit te verenigen en maatwerk te beperken. Maar ook de look and feel vonden wij belangrijk. Het is een vertrouwde en gemakkelijke interface en bovendien voor honderd procent compatibel met andere applicaties van Microsoft. De wisselwerking met eigen en externe applicaties verloopt ook goed. Bovendien maakt ons zusterbedrijf Santa Maria sinds 2015 ook al gebruik van AX en het feit dat de technologie binnen de eigen IT-afdeling al gekend was, betekende een bonus. Ook niet onbelangrijk is dat de prijs in de lijn van de verwachtingen en binnen het voorziene budget lag.” 

Niet alleen de flexibiliteit van de software, maar ook die van de ERP-leverancier speelde een rol. Als AX-implementator kwam Edan Business Solutions (later Cegeka, zie verder) als beste uit de democase en had daarnaast als belangrijk pluspunt de focus op de voedingsindustrie. Bovendien was Edan sterk op België georiënteerd. “Mensen spreken dezelfde taal en dat maakt alles toch gemakkelijker”, aldus Rogier Verkarre. 

​Geen allesomvattende totaaloplossing

Een externe én een interne projectleider werden aangesteld om de omschakeling in goede banen te leiden. Van cruciaal belang was vervolgens de keuze van de functionaliteit die al dan niet in het ERP-pakket zou worden opgenomen. “We zaten voorheen met een zekere fragmentatie en wilden een betere integratie van de verschillende functionaliteit. Alles moest netjes op elkaar aansluiten. Maar tegelijkertijd wilden we niet zomaar alles in het ERP-systeem gieten zonder er de meerwaarde van te onderzoeken”, zegt Rogier Verkarre.

En dus werd er heel bewust niet gekozen voor één alomvattend pakket, maar werd de ROI voor elk onderdeel afzonderlijk bekeken. Zo werden alle voorraden, alle transacties, tracking & tracing en logistieke flows in het ERP-pakket opgenomen. “AX doet voorstellen op basis van forecasting en orders, plant de orders in op de lijnen en zorgt ervoor dat de grondstoffen op het juiste moment op de juiste plaats worden aangeleverd.”

Anderzijds bleef bijvoorbeeld de aansturing van de productie op de vloer zelf buiten AX. Rogier Verkarre licht toe: “We wilden de aansturing van de productie niet belasten met iets wat daar geen toegevoegde waarde biedt en dus hebben we beslist de productie binnen het MES te houden. Ook onze NPD en productdeclaraties bijvoorbeeld, hebben we buiten het ERP gehouden. Die worden via het ontwikkelingspakket Specpage gerund.”

​Het belang van de mens

De selectieprocedure, de strategische keuzes over wat al dan niet op te nemen in het ERP-pakket, de uiteindelijke implementatie… het SFERE-project is een ambitieus en arbeidsintensief project. Bovendien is het verre van het enige grootschalige project dat gaande is bij het stevig groeiende bedrijf. 
Rogier Verkarre: “Een van de grootste moeilijkheden is dan ook de betrokken personen uit elke afdeling vrij te maken voor alle verschillende, parallel lopende projecten. Diezelfde mensen die nauw betrokken zijn bij de bouw van het hoogbouwmagazijn en de uitbreiding van de productie, zijn bijvoorbeeld ook sleutelfiguren in het SFERE-project. Mensen blijven vragen om tijd vrij te maken voor nieuwe projecten bovenop hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden is absoluut geen sinecure.”

Rogier Verkarre beseft dat het voor de medewerkers een zware periode is. “Er verandert zoveel op korte termijn. Ieder proces wordt kritisch bekeken en in vraag gesteld in het licht van de uitbreiding en de groei van het bedrijf. Dat is niet evident. Gelukkig is er veel interne ondersteuning, onder meer vanuit het HR-departement. Zij zorgen voor coaching, feedback en ondersteuning. Ze organiseren ook crossteam-activiteiten, zodat iedereen zich betrokken voelt.”

Maar misschien wel de grootste uitdaging bestaat erin de juiste fit te vinden tussen het interne team en het team van de partner. “Vandaar ook het belang van de grondige screening in de selectiefase: het zijn uiteindelijk de mensen waarmee je in zee gaat die ervoor zorgen dat het project een goede dan wel een slechte afloop kent.” 

Het was dan ook even schrikken toen, midden in die belangrijke initiële fase, Edan Business Solutions werd overgenomen. Of dat met de nodige nervositeit gepaard ging? Rogier Verkarre relativeert: “Er heerste op geen enkel moment paniek. De directieleden van Cegeka, de overnemer van Edan, hebben ons vrij snel gecontacteerd en ons hun intenties duidelijk gemaakt. De overname is snel afgehandeld en het SFERE-project is gewoon kunnen doorlopen.” 

Of het nieuwe ERP-systeem de hooggespannen verwachtingen zal inlossen, is nog even afwachten. 
Rogier Verkarre: “Het SFERE-project werd in november 2015 ingezet. Na vijftien maanden hard labeur hopen we begin 2017 live te kunnen gaan. En we kijken ernaar uit om de vruchten te plukken van onze arbeid!”

​Kaderstuk: Ambitieus bouwproject

Wie op de E403 de afrit Izegem-Roeselare Haven neemt en het industrieterrein ter hoogte van de Rumbeeksegravier oprijdt, is getuige van een ambitieus industrieel bouwproject. Op een vooralsnog braakliggend terrein van een zevental hectare doet Poco Loco de komende maanden een volautomatisch hoogbouwmagazijn verrijzen: 43 meter hoog, 8.000 m² groot, goed voor het stockeren van 42.000 pallets. 
Een brug van honderd meter lang zal het magazijn met het bestaande productiegebouw aan de overkant van de weg verbinden. Via twee transportbanen zullen grondstoffen en afgewerkte producten geheel automatisch hun weg van en naar het magazijn vinden. Het hoogbouwmagazijn staat centraal in een investeringsbudget van meer dan vijftig miljoen euro.