Software-integraties zorgen voor end-to-end visibiliteit en efficiëntie

Decomecc uit Genk levert diensten aan de metaalindustrie en verwerkt metalen coils in de lengte of breedte. Van ontrollen, snijden, slitten en zagen tot lasersnijden en CNC-frezen, het familiebedrijf voert alle opdrachten ter plaatse uit. De verwerkte metalen coils vinden hun weg naar onder meer de automobielindustrie, waar ze verder worden afgewerkt als motorkappen, spatborden of deuren.

Brede waaier van te verwerken informatie

“De opdrachten van onze klanten kunnen we in twee soorten bestandtypes opdelen”, zegt Dirk Cludts, BI & EDI architect bij Decomecc. “Enerzijds krijgen we materiaaldata toegestuurd. Die data bevatten alle details over onder andere gewicht, breedte, lengte en legering. Anderzijds specifieert de klant welke bewerkingen de materialen moeten ondergaan. Dat gaat niet enkel over de bewerking zelf, zoals het verzagen van de coil in de lengte, maar ook bijvoorbeeld over de gewenste afwerking, zoals het trimmen of bezomen op een bepaald aantal millimeter van de zijkanten of het doorzagen op een gewenste dikte van aluminium blokken. Onze besteldata bevatten dus veel technische details. Onze objectieven bestonden erin alle aangeleverde bestanden en data volledig via EDI in te lezen en de uiteindelijke output van onze verwerkingen automatisch te berekenen. Van daaruit vertrekt alles direct naar onze productielijnen.”
 
Vroeger verliepen alle connecties van en naar de klant binnen een SQL-serveromgeving. “Dat liep vlot en we ondervonden geen fundamentele problemen”, blikt Dirk Cludts terug. “Toch hadden we nood aan een meer lean proces en aan extra controles. Wanneer de klant een bestand niet correct aanleverde, was het aan ons om het in te lezen en zelf de fout te detecteren, de klant te contacteren en voor de verwerking achteraf te zorgen.”

​Orderinformatie meteen afgetoetst

Samen met consultant Tim Smits van Scoptis configureerde en implementeerde Decomecc de web-based EDI-tool Lobster Pro/Data. De EDI-oplossing biedt Decomecc de nodige tools om klantenorders met verschillende bestandsprotocollen te verwerken.
Dirk Cludts: “Vraagt de klant ons nu bijvoorbeeld platen te snijden die niet in de afmetingen van de coil passen, dan houdt het systeem dat order automatisch tegen. De klant ontvangt een gepersonaliseerde boodschap met duiding van de fout. Bij sommige klanten komt die melding zelfs onmiddellijk in hun ERP-systeem terecht. Voor wie niet over ‘full-stack’ EDI beschikt, verloopt de communicatie via mail.”
Decomecc stimuleert zijn klanten wel om maximaal via EDI te werken. “Meer en meer groeit een EDI-connectie tot een vanzelfsprekendheid uit. Bij nieuwe klanten halen we die mogelijkheid meteen aan.”
 
Naast het duidelijke voordeel van de transparantie voor de klant, levert de nieuwe werkwijze Decomecc een aanzienlijke efficiëntietoename op. “We boeken op verschillende vlakken enorme tijdswinst”, aldus Dirk Cludts. “Voor de klanten die via EDI aangesloten zijn, hoeven we de orders zelf niet meer in te geven. Het systeem leest alles automatisch in. Voor elke opdracht genereert de software de benodigde velden. Het systeem detecteert automatisch 95 procent van de fouten in de orders. Momenteel kijken wij elke opdracht nog manueel na. Daarbij gaan we veel gerichter te werk, want waarschuwingen informeren ons bijvoorbeeld over een ontbrekende of verdachte waarde. Als de afmetingen van een opdracht niet binnen de toleranties van onze machines vallen, krijgen we automatisch een ‘alert’ dat actie is vereist. Het hele proces vergt dus veel minder tijd dan voorheen.”

​Productieportaal

Decomecc investeerde verder ook in het productieportaal Lobster PRO. “Met die tool zetten we een webportaal op waarin we data over onze productie delen”, verduidelijkt Dirk Cludts. “De klanten zien exact wat we voor hen geproduceerd hebben, met alle beschikbare details: het gewicht, de afmetingen, de hoeveelheid schroot die ermee gepaard ging, enzovoort. Wie een automatische koppeling via EDI heeft of langs een andere weg de transportbestanden ontvangt, krijgt ook onmiddellijk inzicht in de geplande transporten voor de afgewerkte producten. Via de tool verneemt de klant ook in real time de status van zijn transport, bijvoorbeeld wanneer de chauffeur aanwezig bij Decomecc is, wanneer de vrachtwagen wordt geladen of onze terreinen heeft verlaten. Alles verloopt dus in volledige transparantie.”
 
Decomecc voert die aanpak met end-to-end visibiliteit proactief in. “Vroeger bezorgden we de klant veel feedback via mail, telefoon of andere kanalen. Soms zagen we – net als de klant – door de bomen het bos niet meer. Onze klanten waren vragende partij om hun opdrachten efficiënter te kunnen opvolgen. Nu is alle relevante informatie binnen het portaal gecentraliseerd. Bovendien ‘pusht’ de software de data richting productielijnen waarna een terugkoppeling volgt.” Het portaal biedt de klant daarenboven meer mogelijkheden om orders doorheen het proces op te volgen. “Nu kunnen klanten wijzigingen aanbrengen tot op het moment dat de opdrachten klaar zijn om naar de productielijn te vertrekken. Vroeger lag dat veel moeilijker.”
 
Het productieportaal faciliteert de interactie tussen de operator en de machine. De machine ontvangt het productieorder rechtstreeks via het portaal op basis van de achterliggende Lobster dataprofielen. Die informatie is gevisualiseerd voor de operator. Hij ziet in real time de meldingen die de machine weergeeft en kan de nodige feedback delen. Op die manier slaagt Decomecc erin het papierwerk en de communicatie via mail drastisch te beperken. Bovendien hoeft de operator de data niet langer manueel in te geven, wat typfouten uitsluit en efficiëntie creëert, terwijl de operator de volledige controle behoudt.

​Maatwerk voor performantie

Dirk Cludts en Tim Smits schreven de software volledig op maat. Hun vertrekpunt was het Lobster-pakket. “Aangezien niet alle klanten alle opties gebruiken, is personalisatie een absolute must”, klinkt het. “Het Lobster-pakket is relatief eenvoudig aan te leren en laat zich op een gebruikersvriendelijke manier configureren en optimaliseren. We beschikken nu over performante software, correct afgestemd op onze noden en op die van onze klanten, op onze activiteiten en productielijnen.”
 
Het duurde twee à drie jaar om de EDI-integratie helemaal op punt te zetten. “Bedrijven die een soortgelijk project plannen, raad ik aan voldoende aandacht te besteden aan de analyse”, zegt Dirk Cludts. “Ga dus eerst na wat je wilt bereiken en welke middelen vereist zijn om de doelstellingen te verwezenlijken. Zorg er ook voor dat je over de juiste contacten bij de klanten en leveranciers beschikt. Een andere must is eenduidige data: spreek dezelfde taal, zodat er geen speld tussen te krijgen valt. Waar nodig moet je ook in discussie durven te treden en je klanten uitdagen. Een open communicatie van geven en nemen is belangrijk.”