Slimme site, een mythe?

Vrachtwagens die langs de openbare weg een parkeerplaats zoeken, een lange wachtrij bij de registratiebalie, een chauffeur en een baliemedewerker die elkaar niet begrijpen, de magazijnverantwoordelijke die geen idee heeft wanneer een chauffeur zijn lading komt halen,… Het zijn allemaal obstakels waarmee logistieke dienstverleners worstelen.
 
De grote uitdaging voor ODTH First Class Logistics was om de stroom aan  vrachtwagens zo efficiënt mogelijk te ontvangen, de doorlooptijd voor laden of lossen te verminderen en daarbij maximale visibiliteit voor de klant te voorzien.
Bart Weymans, innovation manager bij ODTH: “Zomaar een pasje uitdelen of elke vrachtwagen met RFID uitrusten, behoorde niet tot de mogelijkheden, aangezien onze klanten met zeer veel verschillende transportfirma’s en bestemmingen werken. We moesten op zoek naar een andere manier om manueel werk te verminderen, de planning te optimaliseren en de visibiliteit te verbeteren.”

Aanpassingen

De oplossing werd gevonden in een totaalconcept waar elke functie in de onderneming baat bij heeft en dat zelfs een echte omwenteling van de logistieke flow op de site tot gevolg heeft. Dat totaalconcept is het “Smart Warehouse”, waar de sleutel in een centrale planning ligt die vlot en automatisch communiceert met mensen en systemen. Een ‘control tower’ coördineert de afspraken die de dag voordien met de transporteurs werden gemaakt. Daardoor kunnen goederen tijdig worden klaargezet volgens het uur van afspraak. Wanneer de vrachtwagen aankomt, wordt hij toegewezen aan de vrije poort die zich het dichtste bij de klaargezette goederen bevindt. Voor lossen wordt er een poort aangeduid die zo dicht mogelijk bij vrije opslagruimte aanleunt.
 
De control tower is slechts een van de vele veranderingen die bijdraagt tot een betere visibiliteit. Het hele veranderingsproces binnen ODTH bestaat uit drie fases: het registratieproces, de sensoren en het customer platform.
 
1. Registratieproces
ODTH bezit een AEO-certificaat (Authorised Economic Operator) en is tevens een Seveso-site (opslag van goederen met gevaarlijke stoffen) en dient dus ten allen tijde te weten wie er op de site aanwezig is.
Om dit te garanderen werd in september 2017 een nieuw registratieproces ontwikkeld. Wanneer een vrachtwagenchauffeur bij aankomst het parkeerterrein van ODTH wil oprijden, scant een ANPR-camera (Automatic Number-Plate Recognition) zijn nummerplaat, waarna de slagboom opengaat. Vervolgens begeeft de chauffeur zich naar de registratiekiosk. Daar staan drie touchscreens opgesteld, waar de chauffeur zich zelfstandig kan aanmelden op een intuïtieve registratie app. Hij selecteert een van de vijftien talen, duidt aan of hij komt laden of lossen, geeft een referentie in gekend in de centrale planning en scant zijn identiteitskaart. Indien er tijdens het registratieproces iets fout gaat – wat op dit ogenblik bij minder dan één op tien registraties het geval is – kan de chauffeur nog steeds terugvallen op een medewerker.
 
Na een succesvolle registratie worden de gegevens van de registratieapp opgenomen in de centrale planning.  Deze planning wordt door RPA software (Robotic Process Automation) opgevolgd.  Bij wijzigingen worden klant specifieke systemen real-time aangevuld.
 
Simultaan wordt er door een algoritme, dat verschillende parameters hanteert, een calculatie uitgevoerd om de meest ideale laad- of loskade toe te kennen Nadien controleert een bewakingsmedewerker de identiteit van de vrachtwagenchauffeur. Na bevestiging wordt de nummerplaat toegevoegd aan een “whitelist”. De chauffeur kan met zijn vrachtwagen de straat oversteken om de site waar het palletwarehouse ligt binnen te rijden. Daar hangen opnieuw ANPR-camera’s. Na de validatie van de nummerplaat wordt de poort automatisch geopend. Bovendien worden de persoonlijke gegevens van de chauffeur toegevoegd aan de aanwezigheidslijst.
 
Eind december 2017 ging de testfase van het vereenvoudigde registratieproces van start en in mei 2018 waren de ANPR-camera’s live. Vandaag behaalt het hele proces een succes percentage van boven de 90%.
 
2. Sensoren
Terwijl het registratieproces in mei 2018 live ging, was de ontwikkeling van de sensoren al gestart. ODTH ging voluit voor sensoren die op basis van Internet of Things functioneren. De draadloze sensoren hangen bij de laad- en loskades en  communiceren via het internet met de control tower en de app voor magazijnmedewerkers. Ze voeden de control tower met real-time gegevens over de activiteiten op de plattegrond en verschaffen de magazijnmedewerkers visibililteit inzake de aankomst van de vrachtwagenchauffeur aan de laad-en loskade.
 
Vanaf september werd het algoritme getest en sinds eind december 2018 werken de sensoren op volle toeren.
 
3. Customer platform
De laatste stap richting het smart warehouse is de ontwikkeling van het customer platform, die intussen volop aan de gang is. Het verplaatsen van de vrachtwagens geneert ‘time stamps’ en die wil ODTH met de klanten delen.
Bart Weymans: “We kregen wel eens een telefoontje met de vraag waarom een bepaalde chauffeur, niet werd geholpen. Dan werd er soms tevergeefs naar die chauffeur gezocht. Het was immers perfect mogelijk dat hij/zij zich nog niet op de site bevond. Dankzij de camera’s en sensoren kunnen we meteen bevestigen of de chauffeur aanwezig is en wat de huidige status is.”
 
In eerste instantie zullen klanten de status van elke vracht real-time kunnen meevolgen op het SAP-cloudplatform. Op termijn kan het portaal worden uitgebreid. In die mate zelfs dat ook klanten informatie delen met ODTH. Naar verwachting zal het customer platform ten laatste in april 2019 worden  opgestart.

Impact van het smart warehouse

Wanneer we alle elementen van het project samenvatten, is er toch wel een en ander gebeurd. Het project startte met de aanleg van een nieuw parkeerterrein dat het toenemende aantal vrachtwagens kan opvangen. Ook de interne rijrichtingen werden geoptimaliseerd. Daarnaast werd er een registratiekiosk gebouwd waar drie registratietablets ter beschikking zijn. De vier magazijnverantwoordelijken kregen een tablet, waarop ze via een app zicht hebben op de vrachtwagens, de lading en de toegewezen poort. De site werd bovendien uitgerust met sensoren en camera’s en er werd wifi voorzien, zodat de bewakingsmedewerker mobiel kan werken. Qua software werd er geïnvesteerd in SAP Fiori en SAP Gateway server, applicaties die de automatische registratie ondersteunen. Voor het customer platform werd het cloudplatform van SAP aangekocht, zodat gegevens via de cloud op een veilige manier kunnen worden gedeeld.
 
Al die investeringen werden gedaan om de groei van de site te kunnen opvangen. De nieuwe hard- en software impliceerde ook een andere manier van werken, wat ervoor zorgde dat de rol van elke medewerker veranderde. Zo werkt de bewakingsmedewerker nu mobiel, terwijl hij vroeger aan een loket zat. De planner beslist niet meer op eigen kennis en gevoel, maar op een ‘single source of truth’. Hij heeft een helikopterzicht op alle operaties en baseert zich op real-time informatie.
 
Om de medewerkers voor te bereiden op de grote veranderingen die het smart warehouse met zich meebracht, werden er informatiesessies gehouden. Daarin werd ook uitgelegd waarom al de aanpassingen nodig waren. “Iedere medewerker zag het nut wel in van betere visibiliteit”, licht Bart Weymans toe. “Er leeft een bedrijfscultuur waarbij we onszelf steeds in vraag durven te stellen, wat maakt dat aanpassingen aan processen als normaal bevonden worden. Maar gezien de omvang van deze proceswijziging, was het belangrijk om iedereen erbij te betrekken.”
 
De proceswijziging had een invloed op alle operaties van ODTH, van de IT-afdeling tot in het magazijn. Bepaalde wijzigingen namen meer tijd in beslag dan vooraf voorzien. Zo bleek de accuraatheid van de ANPR-camera’s een uitdaging te zijn.

Waarde voor de hele keten

De terugverdientijd van het smart warehouse wordt op anderhalf tot twee jaar geschat. Maar het beslaat meer dan het financiële aspect. De investering biedt waarde voor de hele keten. Er werden geen extra medewerkers aangeworven, maar er werd geïnvesteerd in systemen die repetitief werk op zich nemen en die werk in sneltempo verrichten. Verder wordt er tijd uitgespaard bij registratie en in het magazijn.
B. Weymans: “Voor het smart warehouse wisten de magazijnverantwoordelijken niet met zekerheid wanneer een vrachtwagen voor de poort stond. Ofwel stonden ze te wachten tot de vrachtwagen er was, ofwel bleven ze doorwerken terwijl de chauffeur al een hele tijd bij de poort stond. Hoe dan ook verloor of de magazijnverantwoordelijke of de vrachtwagenchauffeur tijd. Nu krijgt de magazijnverantwoordelijke een melding op zijn tablet wanneer de vrachtwagen aan de poort staat, wat een enorme tijdsbesparing is.”
 
Vrachtwagenchauffeurs kunnen nu in minder dan tien minuten registreren en weten meteen ook bij welke poort ze worden verwacht. Voordien mochten chauffeurs op zo’n halfuur rekenen. Samen met de geoptimaliseerde rijrichtingen heeft dat de doorlooptijd op de site een stuk ingekort. Het zorgt ervoor dat chauffeurs sneller naar hun volgende bestemming kunnen vertrekken. De service die ODTH door het smart warehouse kan bieden, zorgt dan ook voor tevreden klanten.
B. Weymans: “We zien op sociale media soms commentaren verschijnen. En dat zijn tegenwoordig positieve berichten, zonder klachten over de wachttijden.”
 
Aangezien ODTH blijvend evolueert, liggen er nog heel wat projecten in het verschiet. De software van RPA biedt mogelijkheden om nog meer repetitief en administratief werk weg te nemen. Maar eerst is de lancering van het customer platform aan de beurt.
B. Weymans: “Als onze klanten bepaalde van hun gegevens delen, dan kan een dispatcher binnenkort misschien op voorhand registraties uitvoeren. Zo ver zijn we nog niet, maar hoe dan ook zal het platform interessanter worden naargelang de hoeveelheid data die erop wordt gedeeld.”