Retourlogistiek van kratten in goede banen

Delhaize en Euro Pool System werken al sinds de eeuwwisseling samen. De eerste retourkratten van Delhaize ontving Euro Pool System in een voormalig pand in Zellik, aan de andere kant van de straat waar het huidige service center van Euro Pool System ligt.
Pieter Thijs: “In de loop van de jaren is de samenwerking met Delhaize steeds sterker geworden. Tegelijk zijn wij als Euro Pool System zelf ook gegroeid. We zijn in Zellik al twee keer verhuisd. Sinds april 2018 is ons nieuwste pand van ruim 30.000m² operationeel. Dat magazijn – een herontwikkeling van WDP – vormt vandaag een belangrijke schakel binnen ons Europese netwerk van servicecentra in 13 landen. Vanuit Zellik bedienen we verschillende klanten, maar Delhaize vertegenwoordigt hier het grootste deel van het volume. Zo neemt Delhaize circa 75% van de capaciteit van de wasinstallatie voor zijn rekening, zijnde zo’n 50 miljoen van de 68 miljoen kratten die Euro Pool System jaarlijks reinigt in Zellik.”

Euro Pool System krijgt elk jaar miljoenen RTI’s (returnable transport items) over de vloer, waaronder kratten, dolly’s en specifieke verpakkingen zoals visboxen. Voor Delhaize ontvangt Euro Pool System kratten die bestemd zijn voor verse voeding en ook verzorgingsproducten. Na het ontvangen en wassen van de lege kratten kunnen die terug richting de distributiecentra van Delhaize.

Verregaande automatisering in nieuw magazijn

Het nieuwe pand laat Euro Pool System toe om nog efficiënter te werken, wat ook Delhaize ten goede komt. “Zo kunnen we hier de kratten ongesorteerd door de wasinstallatie laten gaan. Vroeger moesten de winkels ze eerst manueel sorteren, wat erg arbeidsintensief was”, aldus Pieter Thijs. “Van het moment dat we de dolly’s met klapkratten op de automatische transportlijn zetten tot ze gewassen van de lijn afkomen, raken we ze niet meer aan. Daarnaast hebben nu ook een automatisch magazijn dat in staat is om ongeveer 300.000 te wassen kratten op te slaan. Zij vormen een buffer om de pieken in de retouren op te vangen. Die variëren immers sterk doorheen de week en zelfs de dag. We vonden het ook belangrijk om in het nieuwe gebouw duurzaam te werken. Dankzij een gesofisticeerde zuiveringsinstallatie kunnen we 80% van ons afvalwater – dat is heel veel als je zo’n 6.000 uur per jaar kratten wast – zuiveren tot drinkwaterkwaliteit en het hergebruiken.”

Een eerdere belangrijke stap richting optimalisering was wel de introductie van specifieke bakken en dolly’s met RFID-tags door de Delhaize een tiental jaar geleden. Aanleiding daarvoor was de intrede van het automatische magazijn van Witron voor Delhaize. Ook voor de samenwerking met Euro Pool System had de introductie van ladingdragers met RFID een positief effect.

“Dat maakt dat we nu automatisch een terugkoppeling krijgen van de registraties in de keten, waardoor we nu automatisch die kratten kunnen volgen doorheen de logistieke keten: wat wij aan welke leveranciers van Delhaize geven, wat Delhaize naar de winkels stuurt en uiteraard wat we zelf terugkrijgen”, klinkt het. “Door de voorraadniveaus van de verschillende spelers in de keten op te volgen en te beïnvloeden, kunnen we de rotatiesnelheid van de kratten maximaliseren en dus het aantal nodige kisten minimaliseren. Dat systeem gebruiken we nu ook voor andere RFID-tagged RTI’s. Door de doorgedreven IT-integratie kunnen we dit nu ook doen voor de kratten zonder RFID-tags.”

Met de komst van het nieuwe magazijn werd ook de registratie van al het binnenkomende leeggoed geoptimaliseerd, wat voor Delhaize meteen een grote meerwaarde betekent.
P. Thijs: “In het nieuwe pand vertrouwen we voor onze inbound registraties op een reeks RFID-portalen van Auxcis en visieportalen van Icon voor de optische identificatie. Die garanderen ons dat 99,38% van de binnenkomende kratten juist worden geteld. Die accuraatheid is erg belangrijk als je weet dat in de hele keten van Delhaize een gigantisch bedrag aan leeggoed tussen de verschillende partijen wordt uitgekeerd. Als je er één procent naast zit, spreek je meteen over een heel groot bedrag.”

Die telling is trouwens gekoppeld aan een automatische krediettoekenning. Dat betekent dat de winkels die kratten retourneren automatisch gecrediteerd worden op het moment dat de bakken bij Euro Pool System langs de portalen passeren. “Dat illustreert meteen ook hoe Delhaize en Euro Pool System op IT-vlak steeds meer in elkaar vervlochten zijn geraakt. Daarnaast werken we onderling bijvoorbeeld met EDI”, aldus Pieter Thijs. “Gezamenlijk steken we geregeld de koppen bij elkaar om ideeën uit te wisselen op dat vlak en te groeien naar gestroomlijnde oplossingen op het vlak van IT”, vult Sophie Maes aan.

Auxcis heeft Euro Pool System trouwens ook geholpen bij de uitbouw van een centraal stuursysteem, dat de spil vormt binnen het retourcentrum die Euro Pool System aanbiedt. Het bedrijfsbrede IT-systeem dat de informatie vanuit Auxcis verwerkt, visualiseert en doorstuurt naar Delhaize en het ERP van Euro Pool System, heeft de naam Smart Return Logistics gekregen.
P. Thijs: “Vanuit dat systeem sturen we bijvoorbeeld onze medewerkers automatisch aan. In het magazijn van Zellik alleen al werken 100 mensen in drie ploegen. We stellen onze deuren open voor de inleveringen van Delhaize van 22 uur zondagavond tot 22 uur zaterdagavond en wassen kratten van maandagochtend tot zaterdagavond. Met hun robuuste smartphone doen de medewerkers niet alleen de nodige registraties, minstens even belangrijk is dat we ze zo centraal kunnen sturen. Daardoor kunnen we de grote pieken – die eigen zijn aan retail – efficiënt opvangen. Zo komt 30 à 35% van het inboundvolume op twee uren tijd binnen. Op dat moment komt het erop aan de activiteiten goed te kunnen orkestreren. Daarbij houden we bijvoorbeeld rekening met de prioriteiten op het vlak van KPI’s (key performance indicators) en de vaardigheden van de mensen. Met de software van Auxcis kunnen we dat op een zeer flexibele manier doen. Er gebeurt weliswaar al heel veel automatisch, maar toch blijft er – zeker op piekmomenten – nog heel wat manueel werk.”

Ook alle trailers van Delhaize zijn vandaag met een RFID-tag uitgerust. Door de EDI-uitwisseling – de chauffeur scant de trailer en de te laden load carriers – weet EPS wat er in de trailer zit. Het matchen van de RFID-tag (waarin het trailernummer vervat zit) en de EDI-boodschap (die alle load carriers en het trailernummer omvat) zorgt ervoor dat de bareel opengaat en de juiste kade wordt toegewezen.
P. Thijs: “Als je weet dat we hier dagelijks honderden trailers over de vloer krijgen, is optimalisering op dat vlak geen overbodige luxe. Aan de hand van de tag en de nummerplaat kunnen we zowel de trekker als de trailer identificeren. Vervolgens krijgt de chauffeur automatisch een kade toegewezen op basis van de beschikbare capaciteit in ons magazijn en de inhoud van de trailer. Als de trailer eenmaal is gelost, krijgt de chauffeur een ‘proof of delivery’ mee, waarna hij de site kan verlaten. Als de trekker zonder trailer de site verlaat, wordt automatisch een spotter van Delhaize opgeroepen. Die spotters verzorgen het transport van de trailers tussen onze sites en de verschillende dc’s. Daarnaast zetten wij voor Delhaize op onze parking trailers klaar met dolly’s en andere ladingdragers. Die trailers worden eveneens automatisch door een spotter opgepikt, van zodra Delhaize daar behoefte aan heeft. Afhankelijk van hun piekperiodes kan Delhaize het aantal trailers dat hier voor hen moet klaarstaan, aanpassen. Die trailers fungeren voor Delhaize in feite als ‘stock on wheels’.”

Gezamenlijke besparingen

Al die vormen van optimalisering hebben Delhaize en Euro Pool System geen windeieren gelegd, zo blijkt ook uit de cijfers.
Sophie Maes: “De ‘time on site’ van de trailers is met 50% verminderd sinds de komst van het nieuwe service center, zowel bij Euro Pool System als bij Delhaize. Dat is mede te danken aan de hele spottersturing. Daarnaast lopen er bij de helpdesk 50% minder klachten rond RTI’s binnen. Verder is de poolgrootte met 8,2% afgenomen dankzij het pool management dat erachter steekt. Terwijl vroeger onze zwarte kratten en dolly’s binnen dat poolmanagementsysteem vielen, optimaliseert Euro Pool System nu ook het beheer van niet-getagde RTI’s (blauwe bakken van de veiling bijvoorbeeld), wat bijkomende voordelen oplevert. Daarnaast heeft de verregaande automatisering – en dus minder handenarbeid – een kostenbesparing van maar liefst 30% opgeleverd.”

Dankzij de grotere transparantie kan Delhaize verder RTI’s tijdig uit de winkels terugroepen. “Dat is vooral belangrijk in piekperiodes, zoals de afgelopen feestdagen”, vertelt Sophie Maes. “Daarnaast maakt Smart Return Logistics het leven van de medewerkers in de winkels makkelijker. Vroeger vroegen we hen om de lege kratten per type op een pallet te sorteren. Nu mogen ze de bakken ongesorteerd op een dolly met wieltjes klaarzetten. Dat werkt een stuk gemakkelijker. Alleen de starre bakken – die vaak op veilingen worden gebruikt – moeten ze nog apart houden. Nu hoeven de winkels ook niet meer elk type bak apart te tellen. In theorie moeten ze zelfs niet meer tellen, aangezien die telling op een automatische en uiterst betrouwbare manier bij Euro Pool System gebeurt. Nu hoeven ze enkel nog rekening te houden met de sticker aan de muur, die winkelmedewerkers toont tot welke hoogte ze de kratten mogen stapelen.”

Via een webportaal kunnen de winkels bovendien de stand van zaken op de voet volgen met het oog op de creditatie. Dat gebeurt via een SSCC-label, dat de winkels kunnen aanmaken en op de ladingdrager kleven. Via het ‘load carrier paspoort’ kunnen ze de foto’s van de telling via de visiecontrole en de getelde aantallen bij Euro Pool System oproepen.
S. Maes: “Dat geeft de winkels meteen vertrouwen in die manier van werken. Zeker voor onze franchisers is het erg belangrijk dat de rekening klopt. Doordat ze geen kratten meer hoeven over te stapelen en te tellen, winnen de winkels bovendien dagelijks één à twee uur tijd. De komst van het nieuwe service center is door de winkels bijgevolg zeer goed onthaald.”

Toonaangevend binnen het netwerk

Het nieuwe service center is meteen ook het meest toonaangevende in het netwerk van Euro Pool System.
P. Thijs: “Het retourcentrum is een van de weinige die al een ongesorteerde wasproductie heeft. Intussen wordt ook al in Duitsland en Nederland ongesorteerd gewassen. Dat wordt dan ook de nieuwe standaard. Maar geen enkel ander service center gaat zo ver op het vlak van integratie als wij met Delhaize. Dat we de optimalisering op winkelniveau doortrekken, is vandaag uniek. Dat geldt eveneens voor het feit dat onze IT-systemen zo verweven zijn.”

Acht maanden na de opstart van het nieuwe magazijn in Zellik is het voor Euro Pool System vooral zaak om de efficiëntie te maximaliseren. “Zo zijn we aan het bekijken of we volumes ook van andere partijen dan Delhaize ongesorteerd kunnen ontvangen”, vertelt Pieter Thijs. “Dat betekent wel dat we extra telportalen zullen moeten plaatsen. Daarnaast zouden we binnen het netwerk zoveel mogelijk de starre bakken door klapkratten willen vervangen. Dat kan ons nog meer manueel sorteerwerk voor het wassen doen uitsparen. In Zellik hebben we in elk geval de nodige ruimte om op een flexibele manier te groeien en de komende jaren onze retourservice verder uit te bouwen.”