Razendsnel leveren? Traceerbaarheid verzekeren? Hospital logistics doet het met fit4logistics.

De wieg van Hospital Logistics stond in het Universitaire Ziekenhuis Leuven, meer dan 20 jaar geleden. Het ziekenhuis was aan een nieuw magazijn toe en besliste om de opslag en distributie van verbruiksgoederen extern te beheren, via een nieuwe dochteronderneming. Hospital Logistics was geboren. Vandaag zijn er twee vestigingen in België en vijf in Nederland. UZ Leuven is nog steeds aandeelhouder. Eind 2016 kwam logistieke reus H. Essers de onderneming versterken.

Leveringstermijn: 4 uur!

Het gaat hard voor Hospital Logistics de laatste jaren. Tussen 2013 en 2016 verdubbelde de omzet. Eric Dewaet, CEO: “De zorgsector worstelt met herstructuringen en alsmaar krappere budgetten. Dan is het veel interessanter om alle logistieke diensten uit te besteden.” Een slim concept volstaat echter niet om tevreden klanten te garanderen. Stiptheid, efficiëntie en een buitengewone klantenfocus maken het verschil. “Onze taak is complex. Klanten bezorgen ons een overzicht van alle verbruiksgoederen die zij nodig hebben, wij bestellen alles bij de leveranciers van hun voorkeur en slaan de goederen op in ons magazijn. Op regelmatige basis, vaak een à twee keer per week, plaatsen de klanten een elektronische bestelling. Dat gebeurt op afdelingsniveau, bijvoorbeeld de pediatrie, wat maakt dat er veel verschillende orders zijn, vaak in kleine hoeveelheden. De levertermijn is enorm strak: vier uur na ontvangst van de bestelling moet alles op weg zijn naar de klant.” 

Stabiel en toekomstgericht

Het softwareplatform dat Hospital Logistics tot 2013 gebruikte, had moeite om deze complexe voorraadketen efficiënt te beheren. “Toen er steeds meer sites bijkwamen en de volumes toenamen, begon het systeem te sputteren. Bovendien kon het de traceerbaarheid niet garanderen die zo cruciaal is voor de zorgsector”, aldus Mark Gijbels, IT-manager. “We hadden nood aan een stabiel, toekomstgericht systeem.” De zoektocht leidde naar Fit4Logistics van Ctac, dat SAP-software bundelt met best practices uit de logistieke sector. 

Bewezen oplossing

“Fit4Logistics sprong eruit. De functionaliteiten zijn uitgebreid – inclusief rapportering, traceerbaarheid, enz. – en het platform heeft zijn degelijkheid ruimschoots bewezen”, gaat Mark verder. “Toch hadden we wat schrik, wegens de geruchten dat SAP te groot en te log zou zijn voor kleinere ondernemingen zoals Hospital Logistics.” Referentiebezoeken bij gebruikers bewezen het tegendeel. In 2013 kreeg Ctac groen licht van het volledige managementteam, dat van bij de start bij het project was betrokken. Samen met vier interne medewerkers zette Ctac het project op de rails.

Stap voor stap

In 2014 ging het Financials/Controlling-luik live in alle vestigingen. De Warehouse Management (WM)-oplossing wordt gefaseerd ingevoerd, per distributiecentrum. Eric: “Snelheid en stiptheid, daar draait het bij ons om. Downtime kunnen we ons niet veroorloven. Omdat een ERP-traject toch een zware belasting legt op onze werking kozen we voor een gefaseerde implementatie. We begonnen in een van de kleinere distributiecentra. Ondertussen draait Fit4Logistics in drie vestigingen. Het grootste centrum, hier in Aarschot, komt als laatste aan de beurt, in 2018.” 

Altijd de standaard

Het unieke dienstenaanbod van Hospital Logistics wordt weerspiegeld in de ERP-oplossing: er kwam behoorlijk wat maatwerk aan te pas. “Ctac hamerde erop dat we moesten vertrekken van standaard SAP-processen. Dat is belangrijk voor updates en nieuwe functionaliteit. Ze kregen gelijk,” vertelt Mark. “Doordat we bij de derde implementatie het klappen van de zweep al kenden, verliep de go-live verrassend vlot. Zelfs zonder inbreng van Ctac. Zij hebben ons zo goed ondersteund dat we het systeem ondertussen intern ook onder de knie hebben. Zo kunnen we heel kort op de bal spelen als er een issue opduikt of een extraatje nodig is.”

Efficiënt picken en verzenden

Werkt Hospital Logistics nu beter, met Fit4Logistics? Concrete cijfers kunnen Eric en Mark niet kwijt. Maar de voordelen zijn overduidelijk: “De financiële dienst was meteen in de wolken. Ze hebben nu een uitstekend inzicht in de cijfers. Facturen worden snel uitgestuurd en zijn veel nauwgezetter en overzichtelijker”, zegt Eric. “Dat is een goede zaak voor onze resultaten en klanten appreciëren de accuraatheid.” Om het logistieke proces – de kern van de business – te optimaliseren, zette Ctac een mooi pick- en verzendsysteem op. Orders gaan naar het Warehouse Management-plaform, dat bepaalt waar goederen gepickt moeten worden en in welke volgorde. Mark: “We wilden absoluut met voicepicking werken. Een derde partij zorgde voor de integratie met SAP. Dat liep verbazingwekkend vlot en het systeem werkt fantastisch.” Na de picking worden alle goederen op rolcontainers gelegd, gescand en opgesplitst naargelang de afdeling waar ze naartoe moeten.”

Sneller, foutloos en transparant

De WM-oplossing zorgde voor een gevoelige verbetering van de doorlooptijd. Door de voicepicking en RF-scanners zijn fouten quasi uitgesloten en heeft Hospital Logistics altijd een juist beeld van de voorraad. Bovendien zijn alle goederen perfect traceerbaar. Die transparantie is een must in de zorgsector. “We wilden een robuust, betrouwbaar en stabiel systeem dat ons zou helpen om vlotter, gecontroleerder en efficiënter te werken en zo te groeien. Nu we ook met H. Essers samenwerken, is zo’n solide ERP-systeem nog belangrijker. Dit is het fundament dat we nodig hadden voor verdere groei. Maar vooral: dankzij Ctac’s Fit4Logistics kunnen we onze klanten nog beter bedienen. Zodat zij zich kunnen focussen op de kern van hun job: hun patiënten/bewoners uitstekend verzorgen”, besluit Eric.