PK OEM Parts verlaagt voorraad met vijftien procent

Als een schip met motorproblemen een haven binnenvaart, is er doorgaans weinig tijd beschikbaar voor reparatie en onderhoud. Elke dag vertraging kost namelijk extra geld. Alleen als het schip vaart wordt er immers geld verdiend. Met andere woorden: op het moment dat het schip aanlegt, moeten de vervangende onderdelen al klaarliggen. “Onze klanten hebben altijd haast”, vertelt Jan van Uden, Technical Director van PK OEM Parts, leverancier van onderdelen voor dieselmotoren. “Dat is overigens niet alleen het geval bij motorproblemen, maar ook bij regulier onderhoud. Daarover voeren wij regelmatig gesprekken met klanten. Als zij hun onderhoud beter plannen, kunnen wij goedkoper leveren.”

Omdat haast geboden is, is een hoge voorraadbeschikbaarheid cruciaal. In het warehouse in Dordrecht, strategisch gelegen tussen de havens van Rotterdam en Antwerpen, liggen daarom 6.000 onderdelen op voorraad. Die onderdelen, variërend van kleine O-ringetjes tot complete cilinderkoppen, worden niet alleen toegepast in scheepvaart maar ook in elektriciteitscentrales. Elke week handelt het bedrijf tussen de 300 en 500 orderregels af.

Niet te veel voorraad

Een grote voorraadbeschikbaarheid betekent niet dat PK OEM Parts de voorraden willekeurig hoog laat oplopen. Integendeel, stelt Van Uden. “De juiste onderdelen moeten in de juiste aantallen in ons warehouse liggen, maar de voorraadwaarde mag niet te groot worden. Dat zou immers betekenen dat we onnodig beslag leggen op ons werkkapitaal. Of anders gezegd: dat de bedrijfsvoering niet goed is. Daarom streven wij naar een omloopsnelheid van twee: elk half jaar moet de voorraad worden vernieuwd.”

Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Omdat de verkopen volgens een grillige curve verlopen, is het lastig om de minimum- en maximumvoorraadniveaus te bepalen. Van Uden: “Regelmatig analyseren we de vraag naar alle onderdelen om opnieuw die optimale voorraadniveaus te berekenen. In het verleden hadden we al eens Groenewout daarvoor ingeschakeld. Met veel succes. Wij zochten daarom naar een systeem waarmee we de optimale voorraadniveaus structureel en frequenter konden doorrekenen. Daarom hebben we opnieuw de hulp in geroepen van Groenewout, dat voor ons een doeltreffend voorraadbeheersysteem heeft ontwikkeld.”

Goedkoper en beter

PK OEM Parts heeft aanvankelijk de markt afgestruind op zoek naar een standaard voorraadbeheersysteem. Wat Van Uden en zijn team zochten, was echter niet voorhanden. “De meeste standaard softwaresystemen zijn duur en bevatten veel functionaliteit die wij niet nodig hebben. Met een dergelijk systeem zouden we voor veel geld relatief veel extra’s kopen, waarmee we nauwelijks geld zouden verdienen. De applicatie die Groenewout voor ons heeft ontwikkeld, is een stuk goedkoper en bovendien veel beter afgestemd op onze bedrijfsvoering.”

Op basis van interviews met verschillende medewerkers heeft Groenewout in kaart gebracht wat het systeem allemaal moet kunnen. Vervolgens heeft Groenewout in Microsoft Access een applicatie gebouwd. De voortgang is met grote regelmaat besproken met PK OEM Parts, wat heeft geleid tot nieuwe ideeën en aanpassingen aan het ontwerp. Die samenwerking verliep prettig, zegt Van Uden. “Sommige vragen komen pas op tijdens het bouwen van zo’n applicatie. Wat dan helpt, is dat Groenewout al bekend is met onze bedrijfsvoering. Het hele traject heeft nog geen 4 maanden inclusief nazorg geduurd.”

Betere inkoopvoorstellen

Het resultaat is een applicatie die PK OEM Parts twee keer per jaar gebruikt om de minimum- en maximumvoorraadniveaus te berekenen. Daarvoor worden onder meer de voorraad- en verkoopgegevens uit het ERP-systeem geëxporteerd en in MS Access geïmporteerd.
Voor elk artikel wordt vervolgens het optimum berekent. “De applicatie bevat verschillende parameters die we voor elk artikel weer anders willen instellen. Kijken we naar de data van de afgelopen twee jaar of alleen het laatste half jaar. Is het gewenste serviceniveau 91, 95 of 99 procent? Wij hebben de servicegraad ingesteld op 91 procent, maar sinds we het systeem gebruiken scoren we veel hoger. Meestal rond de 95 procent”, weet Van Uden.

De voorraadniveaus die de Access-tool berekent, worden vervolgens weer geïmporteerd in het ERP-systeem. “Als de minimum- en maximumvoorraadniveaus eenmaal goed staan, genereert het ERP-systeem veel betere inkoopvoorstellen, rekening houdende met bijvoorbeeld de levertijden. Voor een artikel dat binnen enkele dagen leverbaar is, hebben we minder voorraad nodig dan voor een artikel met een levertijd van drie tot zes maanden.”

15 procent minder voorraad

Dankzij de applicatie is PK OEM Parts erin geslaagd de voorraadwaarde met maar liefst 15 procent te verlagen. Daarmee is de investering snel terugverdiend, tot grote tevredenheid van Van Uden. “We hebben bovendien meer inzicht in voorraadniveaus. De tool is in principe vrij eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Waar gebruikers vooral op moeten letten, zijn de data uit het ERP-systeem; Microsoft Dynamics NAV. Als die eenmaal goed staan, kan er weinig meer misgaan.”

Van Uden kijkt terug op een geslaagd project. “Wij hebben al een jarenlange relatie met Groenewout, altijd tot tevredenheid. De mensen van dit bureau begrijpen wat de uitdagingen bij voorraadbeheer zijn en denken met ons mee. Ze hebben niet alleen een goede tool opgeleverd, maar ook uitstekend nazorg geleverd. Na de implementatie hebben ze regelmatig contact opgenomen om te horen of alles naar tevredenheid werkt. En bovenal zijn het gewoon fijne mensen om mee te werken.”

Tekst Marcel te Lindert

Marcel te Lindert is een journalist met meer dan 13 jaar ervaring in de logistieke branche. Hij was hoofdredacteur bij de vakbladen Transport+Opslag en Logistiek. Tegenwoordig werkt hij als freelancer voor vakbladen als Supply Chain Magazine en Warehouse Totaal.

Meer informatie

Indien u meer informatie wenst over dit project, neem contact op met Arthur Zondervan, zondervan@groenewout.com of via tel. +31 76 533 04 40.
Voor meer informatie over PK OEM Parts: www.pkoemparts.nl