Organiseren op de groei

Het was Yvan Verougstraete die Medi-Market in 2014 lanceerde. Het idee achter het bedrijf was om de wereld van de parapharmacie – die zeer traditioneel (en duur) is in België – toegankelijk te maken voor een breder publiek. Het eerste grootwarenhuis met (para)medische producten werd opgericht in Gosselies, een deelgemeente van Charleroi. Al snel volgden extra winkels in Evere en Rocourt. Het concept bleek aan te slaan en de expansie die daarop volgde was ronduit indrukwekkend. In amper zeven jaar tijd groeide Medi-Market uit tot een organisatie met 55 parafarmacieën, 24 apotheken en 7 schoonheidssalons. Ook de e-commerceactiviteiten via de websites Medi-Market Parapharmacie (voor niet-medische producten) en Pharmacy by Medi-Market Group (voor medicijnen) groeien snel.

Die snelle groei vertaalt zich in de omzet. In 2018 realiseerde Medi-Market 80 miljoen euro, in 2019 was dat al 120 miljoen euro en in 2020 werd afgeklokt op 180 miljoen euro. Vandaag werken 650 mensen voor Medi-Market, waarvan de meerderheid de winkels bemant. Ruim 90 mensen werken op het hoofdkantoor, ongeveer 50 medewerkers zijn actief in logistiek.


Met zijn competitieve prijszetting wordt Medi-Market vandaag gezien als een disruptor in de Belgische parafarmaceutische en farmaceutische sector. “Door het grote aantal vestigingen en het ruime aanbod in de shops – de gemiddelde winkel heeft zo’n 12.000 referenties op voorraad – kunnen we de prijzen laag houden. Verder zetten we in op geschoold personeel om het nodige advies te geven”, vertelt Peter Bos. 

​Centraal magazijn als eerste stap

De eerste jaren werden de winkels rechtstreeks door de leveranciers beleverd. Het ruime assortiment maakte dat allesbehalve evident. “Halverwege 2017 hebben we dan ook een centraal magazijn in Nijvel ingeschakeld voor onze 10.000 parafarmaceutische referenties. Daarvoor hadden we 3.500 vierkante meter ter beschikking”, vertelt Peter Bos. “Zo’n 2.000 referenties hebben we uit het magazijn gehouden. Dat ging vooral om cosmetica, in heel veel geuren en kleuren, omdat die artikelen moeilijker centraal te beheren zijn. E-commerce orders werden wel in het magazijn verwerkt. Voor de apotheken die er in de loop der jaren zijn bijgekomen, zijn we hun parafarmacieassortiment begin 2020 vanuit het magazijn gaan beleveren.”

​Uitdaging op vier vlakken

De laatste jaren kreeg Medi-Market het evenwel steeds lastiger om de logistieke organisatie te bolwerken. Daar had de exponentiële groei uiteraard alles mee te maken. De pijnpunten situeerden zich op verschillende vlakken, met name IT-systemen, ruimte, mensen en processen.

IT-systemen
Toen de oorspronkelijke IT-infrastructuur onder de groei begon te kreunen, besloot Medi-Market in 2019 om het volledige landschap te vernieuwen. Het was de bedoeling de verschillende bottlenecks te elimineren en de manuele processen gradueel te automatiseren. “In een eerste fase hebben we een nieuw warehouse management systeem geselecteerd. We hadden wel een pickapplicatie in ons ERP-systeem, maar die technologie was sterk verouderd. Doordat het aantal magazijnbewegingen maar bleef stijgen, kon dat systeem ook niet meer volgen”, vertelt Peter Bos. ‘Onze keuze is toen gevallen op de cloudgebaseerde oplossing Manhattan Active SCALE. In amper vier maanden tijd waren we live. Het was dat of niet meer groeien, wat natuurlijk extra druk op de ketel zet. Met het nieuwe WMS hebben we de herbevoorrading van de winkels en apotheken en de online orderverwerking kunnen versnellen. Ook kregen we een nauwkeuriger inzicht in de voorraad.”

Momenteel wordt ook werk gemaakt van de overstap naar een nieuw ERP-systeem.
Peter Bos: “Vroeger werkten we met DB Fact van Sage voor het proces van aankoop tot kassa. Voor de boekhouding hadden we een ander pakket van Sage. Ook die oplossingen waren aan vernieuwing toe en zullen nu plaatsmaken voor Oracle NetSuite. Niet toevallig hebben we ook hier gekozen voor een SaaS-oplossing (Software-as-a-Service). Als je zulke zaken ‘on premise’ wil installeren, moet je toch de expertise in huis hebben om voor de nodige beschikbaarheid en redundantie te zorgen. Kies je voor een oplossing in de cloud, dan zit die ondersteuning in je abonnementsprijs. Aangezien er ook steeds meer IT-oplossingen in de cloud beschikbaar zijn, hebben we besloten dat we resoluut die richting uit willen.”

Ruimte
De snelle groei zorgde er ook voor dat het centrale magazijn in Nijvel al gauw te krap werd. “Eerst hadden we het plan opgevat om onze obsolete voorraad weg te werken. Alleen bleek het erg lastig om dat in te passen tussen alle prioriteiten die we hadden”, weet Peter Bos. “Elke keer dat we een nieuwe winkel openden, hoopten we stiekem dat het de voorraad zou doen verlagen, maar niets was minder waar. Achteraf bekeken is dode voorraad spotten en opruimen ook een heel arbeidsintensieve taak.”

Medi-Market was dan ook opgelucht dat er extra ruimte kon worden gehuurd recht tegenover het bestaande magazijn. In oktober 2019 werden daar enkel de promotionele en seizoensgebonden activiteiten uitgevoerd, begin 2020 volgde de e-commerce.
P. Bos: “We stelden toen vast dat twee magazijnen de overheadkosten sterk deden oplopen. We moesten ook een pendeldienst tussen de twee magazijnen voorzien om ladingen te kunnen bundelen, wat voor tijdverlies en extra kosten zorgde. Bovendien bleven we het gevoel hebben dat we plaats te kort hadden. De extra ruimte was zeker een goede noodoplossing, maar bood geen goede structuur voor de lange termijn.”

Drie alternatieven werden toen tegenover elkaar afgewogen: een logistiek dienstverlener inschakelen, een groter tweede magazijn opzetten of verhuizen naar een groter centraal distributiecentrum. “De optie om onze logistieke activiteiten aan een logistiek dienstverlener toe te vertrouwen, hebben we snel aan de kant geschoven, aangezien het erg moeilijk zou worden om een goede match te vinden. We vinden het bijvoorbeeld belangrijk om heel snel nieuwe winkels te kunnen openen. Dat vraagt om een enorme flexibiliteit. Soms zitten er maar zes weken tussen het sluiten van een deal en de opening van een nieuwe winkel”, illustreert Peter Bos.

Als er een tweede magazijn zou worden geopend, zou dat logisch gezien in Vlaanderen zijn. Na een grondige analyse bleek evenwel dat de melkrondes al efficiënt verliepen en dat een tweede magazijn overbodig was om een klein land als België te beleveren. Bovendien had Medi-Market intussen aan den lijve ondervonden dat een tweede magazijn de interne complexiteit verhoogde. Om de veiligheidsvoorraad te kunnen voorzien in een tweede magazijn, is ook nog behoorlijk veel kapitaal nodig. Daarom werd die piste geschrapt.

Dan restte enkel nog de optie om naar een groter magazijn te verhuizen. “We hadden berekend dat we minimaal 10.000 vierkante meter nodig hadden en we wilden onze centrale ligging in de nabijheid van Brussel behouden”, zegt Peter Bos. “We waren dan ook heel tevreden toen we op een paar kilometer van ons magazijn een geschikt pand vonden. Dat bood ook het grote voordeel dat we onze waardevolle medewerkers makkelijk konden behouden.”

Het huurcontract voor het logistiek gebouw van Logistics Capital Partners (LCP) in de industriezone Zuid-Nijvel werd in februari 2020 getekend. Het pand met een oppervlakte van 30.000 vierkante meter is verdeeld over twee gelijke units van elk 15.000 vierkante meter. Medi-Market besloot één van de 12,5 meter hoge units in gebruik te nemen.
P. Bos: “Wat de lay-out van het nieuwe magazijn betreft, zijn we via Gwynt terechtgekomen bij Jan De Kimpe. Hij heeft ons erg geholpen om in de eerste plaats de logistieke stromen en processen in kaart te brengen. Daarvoor heeft hij eerst een grondige analyse van onze data uitgevoerd. Met zijn hulp hebben we dan een aantal scenario’s uitgewerkt op basis van onze groeiambities. Zo zijn we uiteindelijk tot een lay-out gekomen die optimaal is afgestemd op onze huidige en toekomstige behoeften.”
 
Gezien de grote flexibiliteit die Medi-Market nodig heeft, werd opnieuw voor een vrij traditioneel magazijn gekozen, met stellingen en de hulp van heftrucks en pallettrucks. “Voor onze e-commerce activiteiten hebben we een aparte zone ingericht”, gaat Peter Bos verder. “Wel hebben we een aantal kleinere optimaliseringen doorgevoerd. Zo werken we nu niet meer met legplanken, maar met miniracks. Door hun ‘grills’ vangen ze minder stof en ze zijn ook iets breder en hoger, wat meer flexibiliteit biedt. Binnen de huurperiode van ons magazijn is het ook moeilijk om verregaande mechanisering te verantwoorden. Dan geloof ik eerder in de meerwaarde van mobiele transportrobots. Die zijn ook makkelijker financieel te verantwoorden. Dat is een piste die we in de toekomst wel willen overwegen.”

Wat het WMS betreft, vond een nieuwe implementatie van Manhattan Associates SCALE plaats.
P. Bos: “Die implementatie hebben we omzeggens volledig in huis kunnen doen. Wat goed werkte in het oude magazijn, hebben we meegenomen. Wat minder goed werkte, hebben we aangepast. Zo zijn we van dynamische opslaglocaties opnieuw naar vaste locaties overgestapt, waarbij we maximaal inzetten op FIFO (First In First Out). Voor onze snel veranderende volumes en volatiele leveringen werkt dat nog steeds het best. Wanneer we meer lotgecontroleerde items moeten verwerken, willen we wel gebruik maken van dynamische locaties.”

Eind 2020 nam Medi-Market zijn intrek in het gebouw. “Toen het nieuwe magazijn klaar was, hebben we de receptie naar het nieuwe magazijn verplaatst om nieuwe goederen te ontvangen. Wel zijn we nog een tijd vanuit het oude magazijn blijven picken om zoveel mogelijk voorraad de deur uit te krijgen. Op een gegeven moment hebben we de knoop doorgehakt en hebben we de goederen van het oude naar het nieuwe magazijn verhuisd”, vertelt Peter Bos. “Dat hebben we in amper vier dagen klaargespeeld. Een klein mirakel was dat. Veel hebben we te danken aan het enthousiasme van onze medewerkers. Ze keken er ook enorm naar uit om eindelijk meer ademruimte te krijgen.”

Mensen en processen
Ervoor zorgen dat de dingen gebeuren die moeten gebeuren, daar lag tot voor kort de grootste focus op. Maar nu het nieuwe magazijn een feit is en de laatste fase van de nieuwe IT-structuur in zicht is, komt er ruimte om op supply chain vlak meer strategisch te gaan nadenken over hoe het verder moet. Daar hoort ook de juiste organisatorische structuur bij.
P. Bos: “Zo hebben we sinds kort een nieuwe divisie in het leven geroepen. Binnen het departement Supply Chain Analyse nemen intussen vier mensen onze volledige supply chain onder de loep. Zo willen we de verschillende schakels in de keten nog beter op elkaar afstemmen. Dat team sleutelt ook aan de planning in het magazijn. We picken nu ’s nachts en ’s ochtends. ’s Morgens en ’s middags doen we de receptie van de goederen. In het oude magazijn hebben we er destijds de nachtshift bijgenomen om te vermijden dat iedereen elkaar voor de voeten zou lopen. We hebben erover nagedacht die shift in het nieuwe magazijn af te schaffen, maar uiteindelijk hebben we besloten hem voorlopig te behouden. Zo kunnen we nu mooi het ritme van de winkels volgen, die hun bestellingen vlak na de middag doorgeven. Maar uiteraard moeten we zulke zaken in vraag blijven stellen.”

Verder werkt het team hard aan waardevolle KPI’s (key performance indicators) zoals de beschikbaarheid, productiviteit en kwaliteit. “Vroeger werkten we puur op basis van buikgevoel. Soms zit dat gevoel juist, soms ook niet. Door de zaken objectief in kaart te brengen, willen we een betere basis creëren om de evoluties te volgen”, vertelt Peter Bos. “Dat team zal ook de banden met divisies zoals aankoop en verkoop aanhalen. De organisatie werkt nu nog te veel in silomodus. Door de samenwerking te versterken, kunnen we nog efficiënter en proactiever handelen.”

Samengevat is het belangrijkste doel om in 2021 een solide logistieke structuur en meer stabiliteit te creëren. “We beseffen maar al te goed dat we er nog niet helemaal zijn. Dat is ook moeilijk in een organisatie die zo sterk en snel evolueert”, besluit Peter Bos. “Op het vlak van IT, organisatie en processen moeten we blijven bijsturen waar nodig, maar dankzij de transformatie die we de afgelopen jaren hebben doorgevoerd, hebben we er wel alle vertrouwen in dat we nu een goede basis hebben om op verder te bouwen.”
TC