Openbare omroep stroomlijnt logistiek

Drie decennia lang deed Infor Masterpiece bij de RTBF dienst als financiële software. Tot het programma duidelijk tegen zijn grenzen aanbotste en een totale vernieuwing almaar prangender bleek. “Er moest een systeem komen dat aan de veranderende behoeften van finance en boekhouding zou voldoen. We hadden vooral een veel moderner en flexibel systeem nodig”, vertelt Frédéric Romain, business relationship manager bij de RTBF. Hij begeleidde in zijn vorige functie, als verantwoordelijke van het applicatieteam voor onder meer de financiële diensten, human resources en facilities, mee de zoektocht naar een IT-oplossing die beantwoordde aan de financiële doelstellingen van de RTBF.

VC: Hoe zijn jullie die zoektocht toen gestart?
Frédéric Romain: “We zijn de markt opgegaan met een aanbesteding. Er kwamen verschillende mogelijkheden uit de bus. Onze keuze viel uiteindelijk op SAP S/4HANA met NRB als partner. De uitrol van SAP is er uiteindelijk vlot en snel gekomen. In minder dan een jaar was het hele traject afgewerkt. De introductie van SAP was een trigger om meteen ook het logistieke luik aan te pakken. Dat wilden we liever niet in SAP doen. Daarvoor is de oplossing te algemeen en zijn onze behoeften te specifiek. NRB stelde een logistiek product voor dat bijzonder op audiovisuele media is gericht: VimBiz. Het is een tool voor Broadcast Resource Management die de productielogistiek van een organisatie als de onze ondersteunt.”
 
VC: Hoe zag jullie logistieke stroom er voor de vernieuwing uit?
F. Romain: “We werken bij de RTBF op verschillende sites. Er is de centrale site aan de Reyerslaan, naast lokale sites in Luik, Charleroi, Bergen en Namen. Vanuit onze centrale logistieke hub in Rhisnes (bij Namen) vertrekt al het productiematerieel naar de verschillende opdrachten. We hebben het dan over captatiesets met camera’s, kabels en microfoons, maar evengoed over complete captatiewagens, wagens voor straalverbindingen, enzovoort.”
 
“Vroeger maakten we voor het logistieke beheer van het productiematerieel gebruik van de software Vary, een lokale speler die zich onder meer op verhuurbedrijven richt. Maar die software voldeed niet meer aan onze logistieke behoeften. Het was bijvoorbeeld niet mogelijk het materieel van de ene opdracht naar de andere te volgen. Er was altijd een tussenstop nodig in het centrale magazijn. We registreerden het gebruikte materieel en lieten het naar een opdracht vertrekken. Daarna moest het materieel naar het magazijn terugkeren, moesten we de ontvangst registreren en het opnieuw registreren voor een volgende opdracht. Dat was niet alleen erg omslachtig, we hadden ook nooit zicht op de reële voorraad. Er deden zich bovendien fouten voor bij die manuele inventarisering. Er ging in de praktijk soms wel materieel van de ene opdracht naar de andere en dan wist niemand waar het was.”
 
“Voor de identificatie van het materieel maakten we toen nog geen gebruik van barcodes. Alle wijzigingen in de voorraad moesten we manueel noteren. We hadden dus met veel manuele administratie en nogal wat inefficiëntie te maken. Ook de aankoop van materieel verliep vrij problematisch. Er waren destijds zeven niveaus van goedkeuring nodig om iets aan te kopen. Dat leidde tot een heel lange doorlooptijd, met veel papieren administratie.”

Tijdswinst, efficiëntie, kostenbesparing

VC: Er was dus duidelijk nood aan vernieuwing. Wat zijn de voordelen van jullie keuze voor VimBiz als oplossing?
F. Romain: “VimBiz heeft een ruime ervaring bij mediabedrijven, onder meer in de VS. De tool richt zich specifiek op de logistieke medewerkers van de RTBF. Zij kunnen alles in VimBiz doen. Van nieuwe aankopen tot het dagelijkse beheer van de voorraad en alles daartussen. We winnen vooral aan efficiëntie. Alle materieel is met barcodes geïdentificeerd. We hebben kits samengesteld, bijvoorbeeld met daarin camera, statief en lenzen, die via één barcode in één keer in en uit te scannen zijn. We kunnen materieel van de ene opdracht naar de volgende verplaatsen, zonder dat we eerst voor registratie naar het centrale magazijn terug hoeven te komen. Medewerkers kunnen nu vanop afstand materieel reserveren. Ze plannen de aankoop en het onderhoud van materieel digitaal in. Ook de planning van het personeel gebeurt in het programma. Het grootste voordeel is wellicht dat we op ieder moment een accuraat zicht hebben op de voorraad. Minstens even belangrijk is de integratie van VimBiz met SAP. De logistieke data stromen via een webservice automatisch door naar SAP, waar finance ze verder verwerkt en toewijst.”
 
“Centraal in onze aanpak van de logistiek is dat we werken volgens het ATAWAD-principe (anytime, anywhere, any device). Die flexibiliteit faciliteert ook de verschillende processen binnen onze werking. De zeven niveaus van goedkeuring bij aankoop, waarover ik daarnet sprak, zijn nu herleid tot maximaal drie niveaus: aankopen tot 5.000 euro, tot 30.000 euro en van meer dan 30.000 euro. Bovendien verloopt het goedkeuringstraject volledig digitaal via SAP FIORI. Vroeger werkten we met een papieren workflow. Vandaag is het nieuwe proces geoptimaliseerd, waardoor er ten hoogste drie handtekeningen vereist zijn. De enkele weken doorlooptijd die vroeger voor een bestelling nodig waren, zijn teruggebracht tot 24 à 48 uur. In dringende gevallen zelfs tot amper vier uur.”
 
VC: Brengt VimBiz ook besparingen met zich mee?
F. Romain: “Absoluut. Het beheer van het materieel gebeurt efficiënter. We weten veel beter wat voorradig is en waar het materieel zich bevindt. Vroeger bestelden we vaak te veel materieel omdat we geen precies zicht hadden op wat er beschikbaar was. Het actuele zicht op de voorraad zorgt ervoor dat we altijd perfect weten wat onderhoud nodig heeft, wat kapot is en moet worden hersteld, wat we moeten bestellen, enzovoort. Wanneer er tegelijkertijd verschillende grote evenementen plaatsvinden, zoals sportwedstrijden, is het essentieel om te weten of we bijvoorbeeld tijdelijk extra materieel moeten huren.”

Ingrijpende verandering

VC: Zorgt de nieuwe software ook voor besparingen op het vlak van IT? Zowel S/4HANA als VimBiz draaien immers in de cloud.
F. Romain: “Infor Masterpiece beheerden we volledig on premise, in ons eigen datacenter. Met S/4HANA en VimBiz stapten we naar de cloud. Dat was wellicht de allergrootste verandering voor onze organisatie. Het was een strategische beslissing. Door alle applicaties voor ondersteunende diensten – zoals HR, finance en facilities – naar de cloud te verschuiven, kan onze IT-afdeling zich nu voluit op haar kerntaken focussen, met name de toepassingen voor onder andere mediaproductie en uitzendingen. We zijn echter niet op SaaS en public cloud overgestapt. We zochten een private cloud bij een externe partner. Ook daarvoor vonden we bij NRB de juiste oplossing. Zij beschikken onder meer over het ISO 27001-certificaat voor informatiebeveiliging.”
 
VC: Met Masterpiece verdween voor de medewerkers een heel vertrouwde omgeving. Hoe hebben jullie dat projectmatig aangepakt en hoe zag het change management eruit?
F. Romain: “We hebben de medewerkers van bij de start van het project betrokken bij de implementatie van SAP en VimBiz. Ze konden aangeven welke behoeften en verwachtingen ze hadden, ze konden hun opmerkingen kenbaar maken en kregen ruim de tijd om de systemen te leren kennen. Deloitte begeleidde ons daarbij, onder meer met opleiding en communicatie. We hebben de medewerkers bijvoorbeeld via het intranet en met folders op de hoogte gehouden van de voortgang van het proces. In onze aanpak was een belangrijke rol weggelegd voor ‘key users’ en ‘process owners’. Zij waren nauw betrokken bij de implementatie. Ze waren gemotiveerd om het project mee uit te bouwen en hielpen ons om collega’s erbij te betrekken. Zo waren onze medewerkers eigenlijk meteen mee met het verhaal van SAP en wilden ze ook echt mee de verandering beleven.”
 
VC: Gold dat ook voor de introductie van VimBiz?
F. Romain: “Voor de implementatie van VimBiz moesten we onze medewerkers niet eens overtuigen. Ze waren blij dat er na al die tijd eindelijk een oplossing kwam voor de logistieke problemen waar ze zo vaak tegenaan waren gelopen. Iedereen was toe aan iets nieuws. De vraag lag al langer op tafel, dus die aanpassing verliep nog makkelijker dan die van SAP.”

Geen maatwerk

VC: Welke lessen onthouden jullie uit het afgelegde traject?
F. Romain: “We hebben van meet af aan beslist dat we voor een implementatie zonder maatwerk zouden gaan. Puur ‘out of the box’. Masterpiece was in de loop van de jaren sterk aangepast, wat het op de lange duur bijzonder moeilijk maakte om het pakket vlot te onderhouden. Behalve out of the box, kozen we ook voor ‘best of breed’. Daardoor konden we de best passende oplossingen selecteren. Van de beslissing om aan de standaardversie vast te houden en geen maatwerk toe te laten hebben we al heel snel de vruchten geplukt. We zijn sinds de initiële implementatie intussen gemigreerd naar een nieuwere versie van S/4HANA. Ook dat proces is vlot verlopen.”
 
“Wat we verder nog hebben geleerd? Dat het belangrijk is om te kunnen rekenen op een sponsor: iemand aan de businesskant die mee zijn nek uitsteekt om de investering in de software te verantwoorden en het project mee op de rails te zetten. Het succes van de implementatie zelf hangt vaak in grote mate af van het projectbeheer en change management. Wij hebben dat afgedekt door alle medewerkers van bij de start bij het project te betrekken. Op die manier hebben we een positief verhaal geschreven. Het project onderlijnt de strategie van RTBF om in te zetten op ‘agility’. Snel inspelen op de veranderingen in de media business kan maar als ook je software vlot mee evolueert.”
 
VC: Krijgt het traject met SAP en VimBiz nog een vervolg?
F. Romain: “Jazeker. We hebben intussen ook de rapportering aangepakt, via de implementatie van SAP BPC (Business Planning & Consolidation). Momenteel werken we aan de selectie van een tool voor ‘expense management’. Onze journalisten, bijvoorbeeld, reizen vaak. We willen het beheer en de verwerking van de reiskosten efficiënter maken, met een integratie in SAP. Op termijn zullen we ook de software voor personeelsplanning, productievoorstellen en productiekosten vervangen, telkens weer gekoppeld met SAP.”
TR