Op zoek naar financiële transparantie

ASML is een spin-off van Philips en werd opgericht in 1984 om lithografiesystemen voor semiconductors te ontwikkelen. Of anders gezegd, het bedrijf maakt machines waarmee microchips worden geproduceerd. Intussen opereert ASML volledig zelfstandig en werken er al meer dan 21.000 medewerkers, onder wie 11.000 in het Nederlandse Veldhoven, waar het hoofdkantoor is gevestigd. Sinds de jaren negentig is ASML een wereldspeler die opereert in Europa, Azië en de VS en sinds 1995 is het een beursgenoteerd bedrijf dat marktleider is in lithografiemachines.. In 2017 genereerde het bedrijf een omzet van 9 miljard euro en het blijft innoveren en groeien.

In en uit elkaar halen

Elke machine wordt door een team specialisten bij ASML geassembleerd, een proces dat twee tot drie weken in beslag neemt. Vervolgens wordt de machine zes tot zeven weken lang getest en wanneer alles blijkt te werken zoals het hoort, wordt de machine weer helemaal uit elkaar genomen. Het team van ongeveer twintig medewerkers dat die taak op zich neemt, zal de machine dan opnieuw assembleren bij de klant zodra de onderdelen daar zijn geleverd.
 
De klanten van ASML, waarbij we denken aan Intel, Samsung, TSMC en Global Foundries, hebben wereldwijd vestigingen. De machines worden er in modules en bijhorende onderdelen als luchtvracht naartoe getransporteerd. Slechts een klein percentage, bestemd voor Europese klanten, gaat volledig over de weg. Zeevracht werd ooit overwogen, maar de transporttijd bleek te lang en de kans op beschadiging van de onderdelen door schokken te groot. Luchtvracht is meer voor de hand liggend gezien de waardedichtheid van de ASML-onderdelen.

Voor het luchttransport worden de machineonderdelen in zogenaamde RGX- en RZX-containers geplaatst en verankerd. Aangezien de hoogtechnologische componenten in een ruimte met een stabiele temperatuur moeten verblijven, hebben de containers ingebouwde dieselmotoren die het aircosysteem in de container voeden. Eenmaal op het vliegtuig worden die motoren uitgeschakeld en neemt de container stroom van het vliegtuig.
 
ASML en haar klanten eisen dat de containers continu worden begeleid. Het heeft zelfs toestemming om de vracht zowel op de tarmac op de luchthaven als tot in het vliegtuig te begeleiden, wat niet vanzelfsprekend is. Dat gebeurt ofwel met eigen mensen ofwel met externe teams van de logistieke dienstverleners Panalpina en DB Schenker. Eigen medewerkers zien toe op de kwaliteit en de procesaudits. Ook wanneer het vliegtuig met de vracht eenmaal op de eindbestemming is geland, komt er opnieuw begeleiding aan boord om de vracht in de best mogelijke omstandigheden van de luchthaven tot bij de klant te begeleiden.

Meer dan alleen nieuwe machines versturen

Naast systeemzendingen heeft ASML ook servicecontracten met haar klanten. Om dit te ondersteunen is er een heel netwerk (50+) aan magazijnen opgezet bij de fabrieken van de verschillende klanten. Deze servicecontracten vormen de kern van de vele expreszendingen die nodig zijn om ASML-machines zo veel mogelijk in productie te houden.
 
Er liggen veel onderdelen op voorraad om snel te kunnen aanleveren, maar doordat iedere machine uniek is, is het moeilijk te voorspellen welke onderdelen bij klanten op voorraad moeten worden gelegd. Daarnaast zijn door de complexiteit van de microchips – ze worden tot op de nanometer geproduceerd – sommige onderdelen te duur om overal op voorraad te worden gelegd of ze zijn simpelweg te schaars. Dit netwerk en de schaarste leidt tot een logistiek spinnenweb dat uitdagingen met zich meebrengt voor het TMS-ontwerp en -ontwikkeling.

Geautomatiseerd proces voor financiële transparantie

Zoals in veel bedrijven besefte ASML pas het belang van logistiek nadat het al vele jaren aan het groeien was. Aangezien de onderneming wou weten waar en bij welke vervoerder haar dure machineonderdelen zich bevonden, steeg de behoefte aan tracking en tracing. Ook de controle op de transportuitgaven was geen sinecure.
Erwin Brouwer, Business Process Analyst: “De transportfacturen werden uiteraard gecontroleerd, maar er werd niet nauwkeurig tot op de laatste cent doorgerekend. En dat is noodzakelijk als je streeft naar een ‘SOX compliance’ proces, een proces dat boekhoudkundige fouten en fraude tegengaat. Bij inkoop van producten is dat gemakkelijker te realiseren, want je hebt de prijs, de hoeveelheid en de factuur. Meer informatie heb je niet nodig om de ‘three-way match’, zoals dat in management accounting heet, te maken. De three-way match gaat uit van drie documenten om tot een sluitend proces te komen: het aankooporder, het bewijs dat je de goederen goed hebt ontvangen en de factuur. Maar bij transport is er tussen het aankooporder en de finale factuur vaak een verschil door onvoorspelbare factoren. Daar wordt de three-way match niet gemakkelijk bereikt.”

ASML ontwikkelde een transparant en volledig geautomatiseerd systeem voor de opvolging van zijn onderdelen die in de pijplijn zitten, van transportorder tot betaling van de transportfactuur. De medewerkers krijgen enkel alerts wanneer er een verschil bestaat tussen het initiële transportinkooporder en de uiteindelijke factuur. Zo hoeven ze zich dus enkel te focussen op de verschillen tussen voorcalculatie en factuur.
 
De IT-architectuur van dit systeem is zo opgezet dat alles wat met het transport op zich te maken heeft, in het ERP-systeem ofte SAP beschikbaar is. De aanmaak van het transportorder, de voorcalculatie, het feitelijke order, de verzending en het controleren van de transportfactuur gebeuren in een apart pakket, met name Transparix. De communicatie tussen SAP en Transparix verloopt via een middleware die beide softwareoplossingen connecteert.
De logistieke dienstverleners waarmee ASML werkt, zijnde Panalpina, DB Schenker, FedEx, UPS, DSV, DHL en verschillende gespecialiseerde lokale vervoerders hebben hun transportexecutiesoftware gelinkt aan Transparix.
 
De flow ziet eruit als volgt:

• Binnen SAP wordt een order van onderdelen die moeten worden geleverd aangemaakt en doorgestuurd naar Transparix. Alle orders worden vervolgens op klant/bestemming geconsolideerd en het systeem maakt een transportorder aan dat het terugstuurt naar SAP dat het op zijn beurt vergelijkt met de uitgestuurde leveropdrachten. 
   
• In Transparix wordt als volgende stap het geconsolideerde order ingevoerd in de module die de transportkosten berekent. De transportkosten worden tweejaarlijks genegotieerd en per vervoerder in het systeem opgeslagen. Het systeem kiest de best passende transporteur, alloceert de te verwachten kosten en stuurt het transportorder naar het systeem van de gekozen transporteur. Deze maakt de nodige documenten op zoals een air waybill en koppelt de gegevens terug naar Transparix. Die gegevens worden vanuit Transparix ook aan SAP doorgegeven. 
   
• Transparix maakt de labels aan en de vervoerder kan de zending ophalen en het order uitvoeren. In het systeem van de vervoerder zit ook de tracking en tracing vervat waarbij standaard timestamps en milestones naar Transparix wordt teruggekoppeld wanneer de goederen werden opgehaald, wanneer er zich uitzonderingen voordeden en wanneer de levering is voldaan. Ook nu stuurt Transparix de gegevens door naar SAP.
   
• In SAP zitten dus uiteindelijk alle gegevens over de verzending en de verwachte kosten. Na aflevering van de goederen bij de klant stelt de transporteur of logistieke dienstverlener zijn voorlopige factuur op en stuurt die elektronisch door naar Transparix die een match maakt van de voorlopige factuur met de zending en de vooropgestelde kosten. Eventuele onduidelijkheden of afwijkingen van de voorcalculatie met de voorlopige factuur worden op het niveau van Transparix in overleg met de transporteur/dienstverlener opgelost. Pas na consensus ontvangt SAP via Transparix de definitieve data en past het waar nodig de kosten aan. Transparix stuurt eveneens een goedkeuring van de factuur naar SAP. 
   
• Met kennis van alle definitieve gegevens maakt SAP een inkooporder (PO) aan dat dus altijd met de finale factuur overeenstemt, aangezien de verschillen of geschillen voordien al zijn opgelost. De transporteur/dienstverlener stuurt zijn finale factuur naar SAP, waarna wordt betaald.
  ​ 
• Het aankooporder wordt dus gemaakt na de levering van de dienst wat nogal contradictorisch lijkt. Een voorcalculatie maken van de transportprijs is echter moeilijk, omdat er tijdens de uitvoering van de transportopdracht zaken ad hoc kunnen wijzigen. Brandstofprijzen, landingstarieven, toeslagen voor levering buiten de kantooruren, enz., het is allemaal niet vooraf in te schatten. Wanneer er toch vooraf een aankooporder binnen SAP zou worden gemaakt, zou dit nadien moeten worden aangepast wat vrij tijdrovend is. Dus koos ASML ervoor dit order na de dienstverlening aan te maken. Zo is er één aankooporder voor één factuur. Dat is eenduidig. 

Transportkosten gedaald dankzij automatische controle

Het geschetste automatische proces valt niet zonder meer te implementeren. Er duiken allerhande obstakels op die automatisering in de weg staan. Een klein voorbeeld hier was de controle van het aankooporder en de finale factuur van FedEx. Volgens het systeem kwamen beide niet overeen, omdat FedEx in zijn factuurnummers met streepjes werkt terwijl ASML spaties gebruikt.
 
Landelijke studies hebben uitgewezen dat bij volledige controle, enkel mogelijk bij volledige automatisering, de besparingen tot 6% kunnen oplopen tegenover een controle met steekproeven. En neen, het is geen middel om de transportsector nog meer onder druk te zetten.
Erwin Brouwer is ervan overtuigd dat ASML met zijn automatisering een goede klant blijft voor de vervoerders: “Iedereen weet dat vervoerders met kleine marges werken, dat is gewoon zo. Maar vervoerders werken graag voor ASML, omdat we behoorlijke volumes bieden. Vervoerders waarderen ook een grondige factuurcontrole, omdat het de interne processen scherp houdt.”