Op naar een gestroomlijndsupplier quality management

De ontwerpafdeling van Van de Velde vormt de motor van het modebedrijf. Het design en de productontwikkeling gebeuren in de hoofdzetel in Schellebelle. Ook alle andere kernactiviteiten van het bedrijf zijn er gecentraliseerd. In België werken ongeveer 500 mensen voor de organisatie, waarvan ongeveer 300 in Schellebelle.

In het nabijgelegen Wichelen vinden we de voorbereidende productieafdeling terug. Daar worden de grondstoffen ontvangen, waarna ze door de kwaliteitscontrole gaan. De stoffen worden er gesneden en opgeslagen in het grondstoffenmagazijn. De confectie tot lingerie gebeurt in de eerste plaats in het eigen productieatelier in Tunesië, waar ca. 700 mensen werken. Daarnaast werkt Van de Velde samen met vaste confectiepartners in Tunesië en China. De uiteindelijke distributie van de collecties naar de klanten en consumenten gebeurt vanuit het distributiecentrum in Wichelen.

Grondstoffen als bottleneck

Om een beeld te geven van waar Van de Velde op het vlak van leveranciersmanagement vandaan komt, moeten we terug naar 2018.
Julie Bockstaele: “Ons bedrijf werkt samen met ongeveer 150 grondstoffenleveranciers die een enorme hoeveelheid componenten aanleveren. Aangezien wij een modeproduct fabriceren, kopen we onze stoffen bij veel verschillende leveranciers aan. Zo garanderen we een ruime variatie binnen onze collecties. Maar zo’n massa leveranciers is natuurlijk moeilijk te managen. Twee jaar geleden lagen er heel veel claims bij leveranciers en geregeld moesten we grondstoffen afkeuren. Dat leidde tot vertragingen in de productie en te late leveringen aan klanten.”

Om de schade binnen de perken te houden, controleerde Van de Velde systematisch alle loten die binnenkwamen. De leveranciers hadden ofwel geen ‘quality assurance’ processen of – als ze die wel hadden – had Van de Velde er te weinig vertrouwen in. “We ontvangen alle grondstoffen in ons magazijn in Wichelen. Na de kwaliteitscontrole gaat het materiaal naar onze snijzaal voor de zogenaamde eerste snede. In het magazijn maken we ook de pakketten met alles wat nodig is om de lingerie samen te stellen, vergezeld van de werkinstructies. Die pakketten gaan vervolgens naar de confectiebedrijven in het buitenland”, schetst Julie Bockstaele de stroom.

In 2018 besefte Van de Velde dat het zo niet verder kon. De toenemende digitalisering en de snel evoluerende eisen van de klant maakten pijnlijk duidelijk dat de supply chain van de Velde te log was om het tempo nog te kunnen volgen.
J. Bockstaele: “Dat de tijd tussen het idee van de designer en het moment dat het product in de winkel ligt ongeveer achttien maanden bedraagt, helpt uiteraard niet. Dat dat proces ook in de toekomst relatief lang zal blijven, daar kunnen we niet onderuit. Toch zagen we met name in de samenwerking met onze leveranciers mogelijkheden om het proces te verkorten.”

Tijd voor meer kwaliteit

Van de Velde introduceerde het project ‘Change for Breakthrough Performance’, dat fors door het management werd gesteund.
J. Bockstaele: “De bedoeling was de klant nog meer centraal te stellen in de snel veranderende omgeving, uiteraard met een langetermijnvisie voor ogen. Daarbij wilden we bijvoorbeeld inzetten op ‘lean’ methodologieën. In dat kader hebben we een aantal andere bedrijven bezocht om te kijken hoe zij een en ander aanpakten. Zo was ons bezoek aan Volvo Automotive een echte ‘eye opener’. Hoewel het over een volledig andere sector gaat, heeft dat bezoek ons heel erg geïnspireerd.”

Concreet heeft Van de Velde een aantal doelstellingen vooropgesteld, zoals het bereiken van 100% ‘in time and full’ leveringen. Verder wilde het bedrijf komen tot 75% ‘first time right’ leveringen. “Die 75% klinkt misschien niet zo ambitieus, maar je moet weten dat we erg streng zijn”, legt Julie Bockstaele uit. “‘First time right’ betekent voor ons dat het materiaal 100% aan de technische specificaties voldoet. Dat is niet evident als je weet dat veel materialen die binnenkomen helemaal nieuw zijn en nog uitontwikkeld moeten worden.”

Verder wilde Van de Velde de kwaliteit van zo’n 45% van de grondstoffen op een alternatieve manier controleren. Concreet zou de verantwoordelijkheid meer bij de leverancier worden gelegd, zodat de kwaliteit bij Van de Velde vaker op basis van risicoanalyses, monitoring en steekproeven kon worden gecheckt.
J. Bockstaele: “Dat heeft grote inspanningen gekost. We zijn gestart met een Supplier Quality Day voor zes van onze strategische leveranciers. Samen hebben we hun processen in kaart gebracht en de zwaktes blootgelegd. Op basis daarvan hebben we een actieplan opgesteld om de kwaliteit te verbeteren. Een half jaar later zijn we dan verdergegaan met een grotere poule belangrijke leveranciers.”

Van de Velde moest de leveranciers duidelijk maken dat zij voortaan verantwoordelijk waren voor de kwaliteit. “Dat was niet altijd eenvoudig, aangezien we met sommige leveranciers al sinds ons ontstaan samenwerken. Zij waren het al zo lang gewend dat wij hun loten toch controleerden”, aldus Julie Bockstaele. “Dat we het hele traject samen hebben afgelegd, hielp wel om de acceptatie te verhogen. Met de nodige kadering en via een aantal voorbeelden van waar het in het verleden fout liep, hebben we hen aangetoond dat de toenmalige manier van werken niet langer houdbaar was. Daarnaast hebben we uitgelegd dat de veranderingen ook hen ten goede zouden komen. Immers, als de reeksen tijdig in de winkel liggen, is de kans op nabestellingen – en dus ook meer werk voor de leverancier – groter. Het zou er ook voor zorgen dat ze minder zaken moeten rechtzetten na levering.”

Uiteraard moesten alle uitgestippelde acties ook nauwgezet worden opgevolgd. Daarvoor heeft Van de Velde zowel bij zichzelf als bij de leveranciers de nodige capaciteit gereserveerd.
J. Bockstaele: “Een leverancier die van meet af aan bij het traject betrokken was, is het Franse Broderies Leveaux. Dat bedrijf hebben we ook een aantal keer bij ons uitgenodigd. We hebben hen gevraagd een eigen testlabo op te zetten, zodat ze nu zelf testen kunnen doen. Gezien het relatief grote aantal afgekeurde loten hebben we hen ook gevraagd ons systematisch een productiestaal te bezorgen voor de eigenlijke levering. Zo konden we waar nodig vroeger ingrijpen en voorkomen dat er loten worden afgekeurd op het moment dat ze binnenkomen. We hebben de leverancier ook gevraagd om testrapporten bij zijn leveranciers op te vragen. Na een intensieve evaluatieperiode vertrouwen we nu volledig op het testresultaat van de leverancier. Daarom moet hij nu ook geen productiestalen meer sturen vooraf.”

Nood aan ondersteuning

Uiteraard heeft Van de Velde de leverancier bij dit hele traject ondersteund.
J. Bockstaele: “Eén keer per week hebben we samen met Broderies Leveaux problemen besproken en geanalyseerd. Verder hebben we hen geholpen via hun lab ‘root cause’ analyses uit te voeren. Zo hebben we mee achterhaald waarom een witte stof de neiging had om na verloop van tijd te vergelen. Uiteindelijk hebben we dat probleem kunnen oplossen door een specifiek chemisch product uit het productieproces te schrappen. Sinds de opstart van het project hebben we het aantal afgekeurde loten voor die leverancier fors zien dalen. Bij de opstart ging het om 5,26% van de leveringen, in 2019 was dat nog maar 1,68% en vorig jaar hebben we dat cijfer tot 0,80% kunnen herleiden. Minder afgekeurde loten betekent dat we zelf op tijd kunnen produceren en leveren én dat er minder materiaal wordt verspild. Ook zagen we de administratie, de transportkosten en het aantal retouren dalen.”

Dankzij het project zag Van de Velde zijn aantal ‘trusted partner suppliers’ eveneens sterk toenemen. Er kan nu veel meer worden gecontroleerd op basis van willekeurige kwaliteitscontroles, wat het ontvangstproces in het algemeen heeft versneld.

Uiteraard moeten ook de leveranciers voor hun inspanningen worden bedankt. “Op gezette tijdstippen communiceren we over de cijfers en de mijlpalen die we hebben bereikt. Als een leverancier het heel goed doet, dan zullen we die bij onze designers promoten op het moment dat zij materialen moeten selecteren. De case van Broderies Leveaux hebben we ook in ons jaarrapport van 2019 meegenomen”, vertelt Julie Bockstaele.

Van Quality Control naar Quality Assurance

Overschakelen van een Quality Control naar een Quality Assurance aanpak vroeg ook van de medewerkers van de Velde een mentaliteitswijziging.
J. Bockstaele: “Sommige medewerkers werken al tientallen jaren in het bedrijf en zijn het gewend om alles te checken en te dubbelchecken. Zij hebben moeten leren vertrouwen op goede historische gegevens en de testrapporten van betrouwbare leveranciers. Zo hebben we besloten zelf een aantal testen te schrappen omdat het geen zin heeft dubbel werk te doen. Om onze kwaliteitsinspecteurs en laboratoriummedewerkers te overtuigen, hebben we ze meegenomen naar enkele leveranciers die heel goed presteren. Hoewel er hier en daar nog steeds twijfels zijn, heeft dat echt wel geholpen. Ook groeide het vertrouwen naarmate de verbeteringen meer zichtbaar werden.”

Aansluitend op het project werkte Van de Velde vorig jaar gestandaardiseerde non-conformiteitsrapporten- en root cause analyserapporten voor leveranciers uit. Het non-conformiteitsrapport specificeert bijvoorbeeld de fout en vertelt om welk lot het gaat. Ook kunnen er foto’s en inspectierapporten worden toegevoegd. Daarin kan ook worden meegegeven dat een lot uitzonderlijk toch wordt aanvaard, maar dat het in het vervolg anders moet. Op die manier kunnen leveranciers de nodige correctieve en preventieve acties nemen.

Een root cause analyserapport krijgt een leverancier enkel bij belangrijke kwaliteitsproblemen die een risico inhouden voor volgende producties. Dan vraagt Van de Velde aan de leverancier om de nodige acties te ondernemen om de oorzaak te achterhalen. Zo kan hij de juiste stappen zetten om het probleem op te lossen. Daarbij maakt Van de Velde gebruik van 8D-rapporten, die ook in de automotive sector wordt gebruikt. Als een leverancier die in zijn bus krijgt, weet hij dat hij ze heel serieus moet nemen.

Verdere stappen

Dat de inspanningen van de voorbije jaren hun vruchten hebben afgeworpen, blijkt uit de cijfers. Zo werd eind 2018 29% van de grondstoffen via random checks gecontroleerd, eind 2020 was dat percentage al tot 80% opgeklommen. Daarmee is de beoogde doelstelling van 45% ruimschoots bereikt.
J. Bockstaele: “Dit jaar willen we ook een Supplier Quality Performance systeem uitrollen, waardoor we betrouwbare kwaliteitsscores aan leveranciers kunnen geven. Onze huidige ‘first time right’ score bedroeg eind 2020 ongeveer 77%, maar zoals gezegd ligt die relatief lage score aan het feit dat we zo streng zijn. In het nieuwe systeem willen we bij die score enkel nog rekening houden met echte non-conformiteiten. Als één enkel detail niet aan de specificaties voldoet, dan telt dat dus niet meer mee. Dan zullen we wellicht eerder aan een ‘first time right score’ van 90% zitten.”

Vooral belangrijk is dat het voor meer transparantie in de onderneming zal zorgen. “Die transparantie is enerzijds belangrijk om designers te sturen. Zo kunnen we hen zwart op wit tonen welke creaties echt problematisch zijn om te produceren omwille van de gebrekkige kwaliteit van de leveranciers. Anderzijds kunnen we zo de juiste acties bepalen voor leveranciers die nog niet helemaal mee zijn”, aldus Julie Bockstaele.

Daarnaast wil Van de Velde verder zijn interne processen optimaliseren om potentiële problemen zo vroeg mogelijk in het proces te spotten. Last but not least zal nog meer worden ingezet op Supplier Risk Management.
J. Bockstaele: “Zeker nu de coronacrisis een grote druk op de leveranciers zet, is het niet ondenkbaar dat sommigen op kwaliteitscontroles beknibbelen. Zulke zaken willen we uiteraard zo snel mogelijk in het vizier krijgen. Ik ben ervan overtuigd dat we net op tijd actie hebben ondernomen om ook die grote uitdaging de baas te kunnen.”
TC
 
Extra info - Evolutie van Van de Velde
Van de Velde creëert, produceert en distribueert fijne dameslingerie onder de eigen merknamen Marie Jo, PrimaDonna, Marie Jo l’Aventure, Andres Sarda, PrimaDonna Twist en PrimaDonna Swim. Die merken worden verdeeld via gespecialiseerde handelaars en luxewarenhuizen. Van de Velde beschikt ook over eigen retailketens in bijvoorbeeld de Verenigde Staten, Nederland, Engeland en Duitsland.
Het familiebedrijf uit Schellebelle werd in 1919 door de eerste generatie Van de Velde opgericht als korsetterie. De tweede generatie breidde het productassortiment uit en legde de fundamenten voor de huidige organisatie op het vlak van kwaliteit en service. Het was ook toen dat de klemtoon op de perfecte pasvorm kwam te liggen. De derde generatie heeft dan weer heel hard gewerkt aan de verdere ontwikkeling van de verschillende merken.