Noordvlees automatiseert rapportering

Het slachthuis Noordvlees met vestigingen in Kalmthout en Lochristi heeft geïnvesteerd in een nieuw rapporteringsysteem dat gegevens uit de bestaande operationele en financiële systemen haalt en samenbrengt in rapporten en dashboards die toelaten sneller de juiste analyses te maken en gerichte acties te ondernemen. Dat heeft meteen zijn effect op een van de kernprocessen van het bedrijf. Zo is het op operationeel vlak belangrijk om de nacalculatie te doen van de kwaliteit van de aangekochte varkens. Noordvlees koopt varkens aan een bepaalde prijs, maar pas na het slachten en verwerken weet het bedrijf wat de echte kwaliteit daarvan is. Die kwaliteit heeft een rechtstreeks effect op de verkoopprijs. 
Paul Andriessen, commercieel verantwoordelijke en inkoper bij Noordvlees-Van Gool: “Om die vergelijking te kunnen maken, hebben we niet alleen gegevens nodig van de aankoopfacturatie, maar ook van de productie en de verkoop. Pas door de vergelijking van die gegevens weten we welke marge we bij elke klant genereren. Vroeger was dat een vrij intensief werk, omdat we zelf de gegevens uit de verschillende systemen in een rekenblad moesten samenbrengen. Na de invoering van Qlikview zien we dat al die data automatisch uit het systeem komen gerold. Dat scheelt ons heel wat tijd die we goed konden besteden aan de bouw en de opstart van het nieuwe slachthuis in Oevel.”

​Uitbreiding na joint-venture

Noordvlees is een bedrijvengroep gespecialiseerd in varkensvlees. De groep heeft in Kalmthout een slachthuis waar varkens worden geslacht en als hele karkassen verkocht. In Lochristi is er BGMC, dat uitgroeide tot een specialist in de verwerking van het zogenaamde ‘vijfde kwartier’: organen, koppen, poten en andere restproducten van de slacht. De groep is nu hard aan het werk aan de bouw van een tweede slachthuis in Oevel. Het gaat om een joint-venture met het bedrijf Bens uit de groep Van den Avenne die zal geïntegreerd worden met bestaande versnijdingsactiviteiten vlakbij.
De investering in de nieuwe rapportering past in de groeistrategie van het bedrijf, waarbij de inzet van nieuwe mensen tot een minimum beperkt zal blijven. Dat moet opgevangen worden door meer automatisering. 
CEO Dirk Nelen: “We waren ook op de limieten van het rekenblad gestoten. Het gaat om te veel data die via formules met elkaar gelinkt worden. Elke wijzing houdt dan het gevaar in dat er een inconsequentie optreedt. Het was te onoverzichtelijk geworden. Daarom hebben we beslist de hele rapportering aan te passen.”

​Traceringsdata als leidraad

Voor dat project schakelde het slachthuis de externe hulp van consultingkantoor Stratefy in. 
Danielle Bal van Stratefy: “Aanvankelijk richtte de CEO van Noordvlees zich tot ons met de zeer goed afgelijnde vraag om het achterliggende model voor de rapportering te verbeteren. Maar al heel gauw is die opdracht uitgebreid. Hij zag snel in wat de voordelen kunnen zijn van een geautomatiseerde rapportering doorheen de verschillende afdelingen van het bedrijf door te vermijden dat er tegenstrijdigheden optreden. In onze aanpak bij Noordvlees hebben we het proces gevolgd. We gebruiken de gegevens die gekoppeld zijn aan de verplichte tracering in verband met de voedselveiligheid. Op die manier kan Noordvlees de data van elke processtap niet alleen voor de overheid bijhouden, maar effectief gebruiken om een beter dieptezicht in de efficiëntie van het bedrijf te krijgen. En dat met minder manueel werk dan vroeger. Daarvoor was niet meer nodig dan op bepaalde punten in het proces een code of referentie toe te voegen.”

De effecten van de automatisering zijn het best te voelen op het financiële departement. Daar werden heel wat verrichtingen volledig geautomatiseerd zodat er ruimte vrijkomt voor activiteiten met meer toegevoegde waarde. 
Ellen Van Ginneken, financieel directeur: “Het kost ons nu de helft minder tijd dan vroeger. De focus ligt vooral op alle vormen van rapportering die nu met de nieuwe software plaatsvinden met gegevens die rechtstreeks, zonder manuele input, uit de operationele systemen komen. Op die manier kunnen we heel snel documenten voorbereiden voor het management en voor de raad van bestuur met daarin cijfers over de omzet, winst, kosten, enzovoort, maar ook over cashflow, debiteurenbeheer, factoring, enzovoort. Dat wordt allemaal gesynthetiseerd in een financieel dashboard waardoor de bedrijfsleiding op elk moment een betrouwbaar overzicht heeft. We werken er nu al een tijdje mee en hebben intussen al wat aanpassingen doorgevoerd. Het is ook belangrijk dat we dat snel en eenvoudig naar onze eigen behoeften kunnen aanpassen.”

​Geleidelijke verandering

De rapportering zelf is uiteindelijk niet verschillend van de rekenbladen die Noordvlees vroeger al produceerde. “We maken dezelfde analyses in functie van dezelfde strategische doelstellingen, maar het proces om zo ver te komen gaat wel heel wat sneller”, vertelt Paul Andriessen. “Toch hebben we die nieuwe manier van werken niet opgelegd aan de medewerkers. Sommigen waren al jarenlang gewend aan hun eigen manier van rapporteren en die kennis en ervaring wilden we niet in het gedrang brengen. We hebben hen wel gevraagd de Qlikview-rapporten parallel met hun eigen documenten te hanteren. Zo hebben ze zelf kunnen vaststellen wat de voordelen van het nieuwe systeem waren. Op die manier hebben ze ook vertrouwen gekregen in de correctheid van de cijfers en hebben ze tegelijk gezien hoeveel tijd ze er mee kunnen besparen.” 

Het systeem wordt nu in het hele bedrijf ingevoerd. Het slachthuis van Kalmthout was daarbij de grootste prioriteit omdat het de grootste omzet genereert. 
Ellen Van Ginneken: “Maar hier hanteren we ook een vrij eenvoudig proces met een heel beperkt aantal eindproducten. Voor de vestiging in Lochristi is dat heel wat ingewikkelder omdat er honderden verschillende producten worden verkocht.”

Intussen heeft het bedrijf ook geïnvesteerd in een nieuw ERP-systeem om de transacties zelf te kunnen automatiseren. Daarvoor heeft het de Lisa-software van Claerhout gekocht. Het pakket heeft een reputatie opgebouwd in de industrie en kent heel wat gebruikers onder de Vlaamse slachterijen. Opvallend: Noordvlees heeft ook na de implementatie van de nieuwe ERP-oplossing niets veranderd aan de rapportering. Die blijft via Qlikview verlopen. Ook de nieuwe vestiging in Oevel zal gebruik maken van dezelfde nieuwe IT-infrastructuur. 
We vroegen de consultant of het niet tegenstrijdig is te investeren in een ERP-systeem en dan toch voor de rapportering op een ander pakket te blijven rekenen. “Neen”, antwoordt Danielle Bal. “De rapportering in de nieuwe ERP-systemen is weliswaar verbeterd, maar ze laat nog steeds niet toe die weergave van de cijfers te combineren met een diepere analyse. Met BI-instrumenten zoals Qlikview of Tableau kunnen bedrijven op een prijsgunstige manier hun informatiestroom beheren. ‘Just enough relevant information’ is daarbij onze aanpak. Overlaad de verantwoordelijken niet met een teveel aan gegevens, maar geef ze net voldoende goede informatie. En biedt hen de mogelijkheid zelf dieper te gaan zoeken naar onderliggende oorzaken van afwijkende resultaten.” 

Danielle Bal geeft nog mee dat veel bedrijven dergelijke software gebruiken, ook al hebben ze een zeer krachtig ERP-systeem. Als nieuwe tendens in deze materie ziet ze de opkomst van eenvoudige manieren om gegevens van de websites of de sociale media in het dagelijkse management te integreren, mits een minimale structurering. “Als op een website pakweg meer vraag komt vanuit een bepaalde regio, dan kan de verkoopinspanning ook beter gestuurd worden naar een lokale operatie”, zo luidt het.