Nieuwe lay-out geeft boost aan productiecapaciteit

Als specialist op het vlak van raamdecoratie richt Copahome zijn pijlen op de Benelux en Frankrijk. Vandaag werken ongeveer 120 medewerkers op de site van Copahome in Kortrijk, die zo’n 10.000m² beslaat.

“Oorspronkelijk leverden we in de eerste plaats maatproducten aan professionele retailers, vooral voor de binnenkant van het raam. Hierbij spreken we bijvoorbeeld over rolgordijnen, vouwgordijnen, plisségordijnen, verticale en horizontale jaloezieën, shutters en duo-rolgordijnen. Zo liggen vandaag zo’n 18.000 rollen uiteenlopende materialen in het magazijn. Typisch voor onze business is dat zo goed als niets op voorraad wordt geproduceerd en dat we vaak te maken hebben met lange en logge artikelen, die niet zo eenvoudig te bewegen zijn binnen een productieomgeving”, legt Benny De Clippeleir uit.

Tijd voor logistieke ommezwaai

Een drietal jaar geleden vond er evenwel een belangrijke verschuiving in het klantenbestand plaats. Terwijl Copahome zich traditioneel tot professionele verdelers richtte, kwam daar drie jaar geleden een grote distributieketen als nieuwe klant bij. De strengere eisen naar levertermijn en kwaliteit – in combinatie met een sterke toename in het volume – zorgde al snel dat de bestaande inrichting en werkwijze niet meer voldeed. Vooral de doorlooptijd onder controle houden bleek een moeilijke uitdaging.

In 2015 werd Benny De Clippeleir aangetrokken als COO met als doelstelling de werking binnen de organisatie aan te passen aan de verwachtingen van de sterk gestegen volumes en gewijzigde service-eisen van de markt. Ik zag in deze omgeving meteen een geweldige uitdaging: een ruwe diamant, waaronder heel veel potentieel verborgen zat”, aldus Benny De Clippeleir.

“Eerder was ik al in contact gekomen met Eric Vandenbussche van Logflow via een bustour van Value Chain waarbij we een eerdere realisatie van dit consultancybedrijf bij Velleman bezochten. Omdat ik erg geloofde in zijn aanpak, heb ik hem meteen gevraagd om me bij dit project te helpen”, vertelt Benny De Clippeleir.

“Ter plaatse zagen we direct dat de situatie wat de betreft de productiestructuur uitzichtloos was”, vervolgt Eric Vandenbussche. “Het was onmogelijk om de stromen nog efficiënt door het gebouw te krijgen. In de loop der jaren waren af en toe machines verplaatst, er waren werktafels bijgekomen, maar dat was gebeurd zonder onderbouwde logistieke kennis, met een moeilijk te ontwarren kluwen aan stromen tot gevolg. We geven grif toe dat deze case ook voor ons een grote uitdaging was. Voor ons was dit een ideale test om te zien of onze methodiek ook hier zou werken.”

Eerst structuur, dan software

Copahome wilde het tij keren met twee grondige ingrepen: enerzijds moest de lay-out helemaal hertekend worden, anderzijds moest er een nieuw ERP komen om de volledige order-to-cash-flow sterk te verbeteren en te automatiseren waar mogelijk. We moesten niet enkel de logistieke ondersteuning van de productie sterk verbeteren maar ook de administratieve doorstroming. “Nu werken we nog met een zelf geprogrammeerd systeem op AS/400. In die software primeert evenwel het administratieve luik, terwijl de aandacht voor het operationele terrein wat is verwaarloosd”, zegt Benny De Clippeleir. “We wisten dat een nieuw ERP daar verandering in kon brengen, maar eerst wilden de fysieke flow op orde krijgen. Wel hebben meteen al een paar initiatieven op het vlak van software genomen om de periode tot de intrede van een nieuw ERP te overbruggen. Zo hebben we een datawarehouse opgezet, dat informatie uit ons AS/400-systeem trok om overzichtelijke dashboards te creëren. Op die manier kregen onze medewerkers meteen meer inzichten om hun werk beter te organiseren. Die dashboards gaven ons bijvoorbeeld meteen een real-time zicht op welke orders wanneer buiten moesten en wezen ons op de kwaliteitsissues waar we moesten op werken.”

Allereerst werd de systematische lay-outplanning van Logflow losgelaten op het kluwen in de fabrieken. “Een van de uitdagingen was wel dat we nog niet op een degelijke ERP-ondersteuning konden rekenen. Dat heeft ons werk niet bepaald gemakkelijker gemaakt, aangezien we net nood hadden aan veel en betrouwbare data. Anderzijds hadden we begrip voor de beslissing van Copahome om eerst orde op zaken te stellen en dan pas de IT-laag er bovenop te leggen”, zegt Eric Vandenbussche.

Logflow is gestart met het mappen van alle stromen binnen de as-is situatie. Meteen kwam de grote complexiteit binnen de fabrieksmuren aan het licht. Zo vinden we binnen het gamma van Copahome enorm veel combinaties terug: qua afmetingen, kleuren, afwerking, enzovoort. “Voor Copahome leverde die as-is resultaten verrassende inzichten op. Medewerkers wisten soms zelfs niet heel goed hoe goederen zich door de fabriek bewogen. Aangezien wij ook nog niet vertrouwd waren met de sector – met vaak zeer lange producten op maat – was die oefening ook voor ons een belangrijke leerschool.”

Eens alle bestaande stromen waren gecapteerd, werden die vertaald in een nieuwe macrolay-out, waar alle belangrijke stromen – goed voor zo’n 95% van de operationele kosten – waren vervat. “Daarbij hebben we rekening gehouden met alle belangrijke verbanden tussen de verschillende afdelingen. Een immens karwei, aangezien we maar liefst 118 werkposten hadden opgelijst. Om alle verbanden in kaart te brengen hebben we modelleersoftware gebruikt, maar daarbovenop kwam heel veel denkwerk. Moeten bepaalde werkstations naast elkaar liggen of is dat wel wenselijk, maar geen absolute must? Andere stations mogen dan weer absoluut niet bij elkaar in de buurt komen. Hierbij spelen elementen rond bijvoorbeeld efficiëntie, kwaliteitsrisico’s, nutsvoorzieningen, supervisie, enzovoort, een rol. Uiteindelijk moesten we dus heel veel onderlinge relaties bestuderen”, klinkt het.
Een extra uitdaging was de nakende komst van een automatisch magazijn voor 400 rollen in combinatie met een semi-automatische snijtafel. Dat nieuwe systeem moest komaf maken met de manuele, arbeidsintensieve aanvoer van rollen aan manuele snijtafels. “Dat nieuwe systeem had een belangrijke impact op de nieuwe lay-out en moesten we meteen in de plannen meenemen, hoewel het er nog niet was, weet Eric Vandenbussche.

Weg van de bestaande situatie

Al van bij de start van het project ging veel aandacht naar het nodige change management binnen Copahome. “Zo hebben we intern een vijftal sessies opgezet, waar we met een zestal medewerkers de wisselwerking tussen verschillende afdelingen hebben besproken. Dat was ook hard nodig, want onder de grote lijnen lagen vaak heel veel andere zaken verborgen, die we zo konden blootleggen”, vervolgt Eric Vandenbussche. “Die sessies werkten zowel verhelderend als inspirerend. Op dat moment ben je eigenlijk al bezig met de engineering van wat zal komen. Hoewel dat hier niet zo was, zijn we initieel ook vertrokken vanuit de idee van een greenfield situatie. Zo wilden we creatieve ideeën stimuleren en mensen volledig loskrijgen van de oorspronkelijke toestand. De ervaring leert dat je anders de neiging hebt om op voorhand al overal obstakels te zien. Pas later zijn we al de stromen en ideeën binnen de bestaande bedrijfsmuren gaan passen.”
Het masterplan dat Logflow vervolgens tot in detail heeft uitgewerkt, tracht zoveel mogelijk stappen in het productieproces te centraliseren. Dat zorgt ervoor dat de loopafstanden om artikelen van het ene naar het andere werkstation te brengen, drastisch worden verkort. “Resultaat is in feite een productiestraat die heel lean is. We beginnen altijd met een drager waarop de raamdecoratie wordt gedecoreerd. Die stukken worden verzaagd om daarna met karren naar het snijatelier te gaan. Daarna is het tijd voor de assemblage, waarbij het volledige artikel wordt samengesteld. De volgende halte is het controlestation, om vervolgens in karton verpakt te worden in onze verpakkingsstraat. Tot slot gaat alles naar het verzendmagazijn, waar de artikelen doorgaans meteen de fabriek verlaten. In tegenstelling tot vroeger schuiven de artikelen nu vlot door van post tot post, volgens de logische stroom”, licht Benny De Clippeleir toe.

“Doordat we de werkposten efficiënter hebben geschikt, is er ruimte vrijgekomen. Zo hebben we nu ook een zone kunnen inrichten voor prekitting, waar we componenten die vaak samen nodig zijn op voorhand al samen in een zakje stoppen”, luidt het. “Daarnaast hebben we via een ABC-analyse onze rollen met voorraad zo gelegd dat verplaatsingen voor snelle lopers minimaal zijn. Gelukkig hebben we heel weinig obsolete voorraad, die ons in de weg ligt. Wij hebben op de site trouwens ook een fabriekswinkel, waar mensen voordelig stoffen die bijvoorbeeld uit collectie gaan, kunnen aankopen. Ook met dure stukken stof die we tijdens de productie over hebben, proberen we sinds een jaar efficiënter om te gaan. Die leggen we nu in een apart magazijntje en onze software geeft mee dat we eerst die stukken moeten nemen als daar een order voor is. Wat onze medewerkers betreft, hebben we ook een competentiematrix geïntroduceerd, zodat we van iedereen in één oogopslag weten welke productieactiviteiten ze in beperkte mate of heel goed onder de knie hebben. Door dagelijks actief aan de competentiematrix te werken, kunnen we onze operatoren veel slimmer inzetten.”

Zelfde ruimte, dubbele capaciteit

Het uitgestippelde masterplan dat Copahome van Logflow meekreeg, werd nauwgezet in de praktijk uitgewerkt. Nog geen twee jaar nadat de definitieve tekeningen waren voorgelegd, was de volledig nieuwe lay-out een feit. Sindsdien kan Copahome rekenen op een dubbele capaciteit, terwijl het aantal medewerkers stabiel gebleven. Dankzij die sterk verhoogde capaciteit heeft Copahome intussen ook twee andere grote klanten kunnen omarmen. Sinds 2015 is de omzet van het bedrijf zelfs met maar liefst 70% gestegen. Daarnaast is de kwaliteit en de service naar de klanten toe sterk verhoogd.

“Hier en daar zijn wat muren gesloopt, maar uiteindelijk is Copahome binnen de bestaande bedrijfsmuren gebleven. We hebben bijvoorbeeld een epoxyvloer gelegd in een oude magazijnruimte, zodat die als productievloer kon worden gebruikt. Tegelijk werd overal RF-scanning geïntroduceerd, om efficiënter en in real-time te kunnen werken. Doordat we de oppervlakte hebben behouden, bleven de investeringen beperkt. Wel hebben we binnen het masterplan een uitbreiding op het bestaande gebouw voorzien. Die is voorbestemd om de verzaging en verwerking van langgoed op te vangen, mocht het bedrijf verder uitbreiden en meer ruimte nodig hebben”, zegt Eric Vandenbussche nog.

Hoewel de lay-out helemaal door elkaar is geschud, hadden de medewerkers weinig moeite om aan hun nieuwe omgeving te wennen. “Heel veel mensen werken hier al heel lang. Toch voelden zij zich meteen thuis in de ‘nieuwe fabriek’. Ze kunnen vlotter werken dan vroeger en moeten minder kilometers lopen. Vroeger waren heel wat mensen zelfs gefrusteerd: ze wilden graag onze dromen helpen verwezenlijken, maar waren daar in de vroegere omgeving niet toe in staat. Tijdens het hele traject hebben we onze medewerkers ook zeer nauw betrokken en goed geïnformeerd. Een zeer belangrijk gegeven in een veranderingstraject”, zegt Benny De Clippeleir.

ERP als sluitstuk

Toen het nieuwe magazijn vorm begon te krijgen, werd ook de overstap naar een nieuw ERP ingezet. Gekozen werd voor Microsoft Dynamics NAV. Belangrijk bij de keuze was dat het pakket 80% van onze order-to-cashprocessen standaard kon invullen en de mogelijkheid bood om de specifieke zaken voor onze business gemakkelijker te integreren op een modulaire manier.
Benny De Clippeleir: “Het nieuwe ERP moet vooral een stevige voedingsbodem vormen voor onze typische business, met heel veel maatwerk. Vanuit mijn IT-achtergrond heb ik zelf enkele oplossingen onder de loep genomen. Microsoft Dynamics NAV bleek het best op onze noden en budget aan te sluiten. Voor de implementatie zijn we met Microsoft Dynamics-partner Christiaens in zee gegaan. Voor onze productconfigurator kozen we bewust voor de oplossing van e-Con Solutions, die volledig is geïntegreerd met het ERP en online bestelplatform. De productconfigurator is van groot belang in ons verkoop- en bestelproces. Dankzij de gekozen oplossing kunnen onze klanten en medewerkers de complexiteit van onze producten op een gebruikersvriendelijke manier omzetten in een offerte of bestelling. Daarnaast werd Sana Commerce geïntegreerd, de oplossing van Microsoft Dynamics die onze retailers toelaat om via een gebruikersvriendelijke website te bestellen. Sinds 2008 hadden we weliswaar al een webplatform voor onze retailers, maar aangezien het interne orderscherm er anders uitzag dan dat van de klant, was dat systeem inconsistent en moeilijk te beheren.”

Momenteel legt Copahome de laatste hand aan het ERP-systeem, waarmee meteen ook de eindmeet van het totale project in zicht is. “Op dat moment hopen we op verschillende vlakken de stromen nog vlotter te laten verlopen. Zo bedraagt de administratieve verwerking van een order bij ons gemiddeld 3 dagen. Dat is al een groot deel van onze doorlooptijd. Met het nieuwe ERP willen we dit reduceren tot maximaal één dag administratieve leadtime”, illustreert Benny De Clippeleir. “Uiteraard beseffen we al te goed dat het optimaliseringsverhaal ook na de implementatie van het nieuwe ERP allesbehalve stopt, zo zal wel al een zeer stevige basis zijn gelegd”, verduidelijkt Benny De Clippeleir. “Iets waar we momenteel nog aan werken, is om de leanfilosofie nog meer in onze productie te verweven. Zo zouden we onze componenten centraal willen opslaan om vervolgens via prepicking aan de verschillende afdelingen uit te leveren. Nu heeft elke werkpost zijn eigen voorraadje, wat veel plaats inneemt en minder gunstig is voor ons voorraadbeheer.”

Wat het softwareluik betreft, sluit Copahome de komst van een MES (Manufacturing Execution System) – al dan niet binnen Microsoft Dynamics NAV – in de toekomst niet uit. Volgens mij zou zo’n systeem in een omgeving als de onze zeker toegevoegde waarde bieden om de beschikbare middelen nog efficiënter te gebruiken, zeker omdat we veel maatwerk hebben, met een complexe en grote productvariëteit. Een externe kwaliteitsmanager helpt ons momenteel om SOP’s (Standard Operation Procedures) op te zetten. Als we later de stap naar een MES zetten, is het handig als we die al hebben.”

Blik op e-commerce

De gestroomlijnde lay-out in combinatie met het nieuwe ERP maakt meteen ook de verdere groei van Copahome mogelijk. “Die groeiplannen zijn niet min. Onze ambitie is om onze omzet binnen de zeven jaar nog eens te verdubbelen. Er komen steeds meer huizen en appartementen bij en bovendien krijgen die ook steeds grotere raampartijen, dus er is zeker nog veel potentieel voor mooie en kwalitatieve raamdecoratie”, weet Benny De Clippeleir. “Wel merken we dat de klassieke retail onder druk staat. De weg naar het raam verandert snel. De consumeert informeert zich via het internet en komt vaak al goed geïnformeerd en met specifieke ideeën bij de retail. Het professioneel advies zien we toch nog steeds als een cruciaal onderdeel bij de aankoop van raamdecoratie. Daar zijn we goed in en willen we ook digitaal en online verder op inzetten.”

Daarnaast sluit Copahome niet uit dat de organisatie over enkele jaren haar producten online zal aanbieden, waarbij de consument de keuze heeft om de installatie zelf of via een professionele verdeler te doen. “We beseffen dat op dat moment de druk nog groter zal worden en we extreem lean zullen moeten zijn, maar het is wel een richting waarin wij de komende jaren willen evolueren”, besluit hij. “In dat kader willen we ook de volledige supply chain van de producten die we in de markt zetten, kunnen beheren. Dat betekent concreet dat producten waarvoor we de assemblage tot vandaag nog uitbesteden, in de nabije toekomst ook in eigen beheer zullen produceren. Als we stappen richting e-commerce willen zetten, moeten we nog minder afhankelijk worden van derden en nog sneller kunnen schakelen.”