Neus voor doeltreffende omnichannelstrategie

Het circa 16.000 vierkante meter grote distributiecentrum van Ici Paris XL in Vilvoorde stamt uit 2006. In eerste instantie werkte het bedrijf er op basis van twee picksystemen. Voor de ‘fast movers’ maakte Ici Paris XL gebruik van een pick-to-lightsysteem, de ‘slow movers’ werden via barcodescanning vanuit rekken gepickt. Terwijl het vorige magazijn in Vorst enkel orders voor België en Luxemburg verzamelde, nam het magazijn in Vilvoorde ook de orders voor Nederland op zich. Sindsdien is het aantal winkels gestaag blijven groeien. Terwijl dat er in 2006 ongeveer honderd waren, telt de keten nu om en bij de 300 winkels in de Benelux.
 
De gestage groei van het aantal winkels en de snelle ontwikkeling van het e-commercekanaal sinds 2008 dwong Ici Paris XL ertoe de werking van het magazijn te herbekijken. Ook het stijgende aantal referenties vormde een grote uitdaging. Momenteel herbergt het magazijn 23.000 à 24.000 SKU’s (stock keeping units). 
Frank Van Roy: “Een drietal jaar geleden hebben we beslist om de verdieping van ongeveer 9.000 vierkante meter bij te huren en daar onze slow en medium movers op een meer automatische manier te verwerken. Het systeem moest met name de barcodepicking uit de rekken op de benedenverdieping vervangen. In diezelfde periode hebben we ook een mezzanine van zo’n 1.300 vierkante meter gebouwd om onze e-commerceorders te verpakken.”

Snel shuttlesysteem met ergonomische pickstations

Op de verdieping kwam het ORS 1D-shuttlesysteem van Knapp terecht. Dat systeem is bijzonder geschikt voor omgevingen die een erg hoge throughput vereisen. Binnen de structuur van de OSR heeft elke shuttle zijn gang om te bedienen. De shuttle haalt de voorraadbak uit zijn magazijnlocatie en brengt hem naar het uitslagpunt. Daar neemt een lift de bak over van de shuttle om hem naar beneden te brengen. Vervolgens gaat de opslagbak via een conveyor naar een werkstation, waar een medewerker hem staat op te wachten. Die neemt het gewenste aantal items voor een order uit de voorraadbak en legt ze in de orderbak. Na de picking keert de voorraadbak terug naar het opslagsysteem, waar de shuttle hem weer in een magazijnlocatie plaatst. 
 
Gwen Verhaegen: “Bij het selectieproces van het shuttlesysteem zijn we niet over één nacht ijs gegaan. Niet alleen de opslagdichtheid en de verwerkingssnelheid van het systeem waren voor ons cruciaal, ook aan de ergonomie op de pickstations hechtten we veel belang. Na de preselectie bleef Knapp samen met nog een andere leverancier in de running.”  
 
“We wilden niets aan het toeval overlaten. Daarom zijn we met enkele medewerkers naar het hoofdkantoor van Knapp in het Oostenrijkse Graz getrokken om het systeem in de praktijk te testen. Dat zorgde meteen voor een grote betrokkenheid van onze mensen. We hebben onze eigen producten in het testsysteem laten stoppen om een waarheidsgetrouw beeld te krijgen. Hetzelfde hebben we gedaan bij de andere leverancier. Een betere vergelijking konden we niet maken. Uiteindelijk bleek niet alleen de performantie van de OSR hoger, ook de ergonomie voor onze medewerkers vonden we beter. Bij het andere systeem moest de orderpicker een draaiende beweging maken om de goederen van de voorraadbak in de orderbak te leggen, terwijl op het pickstation van de OSR de rode orderbakken net boven de grijze voorraadbakken komen. Onze medewerkers vonden het minder belastend om op die manier te werken. Verder kunnen ze op de werkstations van Knapp de picktafels ook gemakkelijk in de hoogte verstellen.” 
 
Het OSR-systeem telt vier gangen en twintig niveaus, die bediend worden door 80 shuttles. Zo’n 26.000 bakken worden er drie diep opgeslagen. Er zijn vier pickstations voorzien. Dankzij de installatie kan Ici Paris XL zijn slow en medium movers een stuk sneller verzamelen. “Uit de stellingen kon een medewerker met zijn pda zo’n 200 items per uur picken. Aan het werkstation van de OSR kan een medewerker tussen de 700 en 750 per uur verzamelen, wat een enorm verschil is. In de OSR-zone zijn ook maar zes medewerkers actief, terwijl er vroeger in de pda-zone gemiddeld zeventien medewerkers rondliepen. Zo hebben we met name het aantal uitzendkrachten sterk kunnen terugschroeven. Gemiddeld werken in ons dc een honderdtal medewerkers, waarvan een vierde tot een derde op uitzendbasis.” 
 
Bovendien worden de goederen in de OSR op een zeer beperkte oppervlakte en stofvrij opgeslagen. Via de tussenschotten kunnen de 26.000 bakken in maximaal vijf kleinere compartimenten worden opgedeeld. Dat maakt het systeem ideaal voor het parfumeriebedrijf, dat erg veel kleine items, zoals make-upartikelen, in het assortiment heeft. Om de producten binnen de OSR zo voorzichtig mogelijk te behandelen, kwamen er ook antischuifmatten in de bakken. 
 
Last but not least, worden met het systeem maar heel weinig fouten gemaakt. Zo geven ledlampjes op het werkstation aan uit welke voorraadbak – er kunnen er vier naast elkaar staan – de medewerker moet picken. Wordt er toch een fout gemaakt, dan kan die tijdens de automatische gewichtscontrole worden rechtgezet. “Aangezien wij veel producten met hetzelfde gewicht hebben, kun je fouten natuurlijk nooit honderd procent uitsluiten, maar we komen wel dicht in de buurt. Wij streven ernaar om naar de winkels uit te leveren met een correctheid van 99,96%. Nu moeten we wel zeggen dat pda-picking ons minstens een even grote betrouwbaarheid kon garanderen, dus op dat vlak zijn beide systemen aan elkaar gewaagd.” 
 
De grootste uitdaging tijdens het project bestond in de versteviging van de verdieping om het shuttlesysteem te kunnen dragen.  
F. Van Roy: “Als we de operaties draaiende wilden houden, zat er niets anders op dan het shuttlesysteem op de verdieping te plaatsen. Omdat je bij een dergelijk systeem geen doorbuiging mag hebben, hebben we maar liefst tachtig ton staal nodig gehad voor de versteviging en acht extra stalen pilaren met drie onderpalen, die drie meter onder de grond zitten. constructie knabbelt natuurlijk aan de ROI van het systeem, waardoor we nu aan een jaar of zeven uitkomen. Maar de OSR an sich kunnen we in vijf jaar tijd terugverdienen.” 
 
Het heeft in totaal ongeveer zes maanden geduurd om de OSR te bouwen en te testen. In oktober vorig jaar ging het systeem live. “Die deadline was voor ons erg belangrijk, aangezien we kort daarna met Black Friday ons piekseizoen in gang hebben getrapt. Om een idee te geven: in de week van Black Friday verwerkten we vorig jaar bijna 40.000 orders, waarvan meer dan de helft op die dag zelf. Dat terwijl we op een gewone week zo’n 13.000 orders verwerken.”

Tandem van OSR en pick-to-light-systeem

Vandaag levert de combinatie van de OSR met het pick-to-light systeem van PC Data uitstekend werk. Een conveyorsysteem doorkruist het hele magazijn om de orderbakken naar de juiste zone te brengen. Via verschillende scanpunten weet het systeem naar welke zones de bak moet. 
 
G. Verhaegen: “Het pick-to-lightsysteem is met zijn doorrolstellingen vooral handig om grotere volumes van hetzelfde artikel te verwerken. Aan de werkstations van het pick-to-light systeem kunnen orderpickers snel de items uit de voorraadbakken in de orderbak op de conveyor leggen. Dat doen ze op basis van de ledlichten, die de locatie en het aantal te picken items weergeven. Zijn de juiste items gepickt, dan schuift de orderpicker de bak terug op de centrale conveyor, waarna de orderbak zijn weg kan vervolgen.” 
 
Zijn alle items voor een order verzameld, dan wordt een deksel op de bak geplaatst. Bakken voor de winkels gaan meteen naar de expeditiezone. Afhankelijk van de winkel worden ze twee tot drie keer per week beleverd. Bakken met e-commerce-items trekken naar de mezzanine. Een medewerker scant er de items uit de bak, die maximaal twaalf e-commerceorders kan bevatten. Telt een e-commerceorder één item of meerdere items van dezelfde referentie, dan kunnen de stukken meteen in de verpakking, vergezeld van de pakbon. Bestaat een e-commerceorder uit verschillende referenties, dan wordt er eerst uitgesorteerd via een put-to-light-systeem, waarbij elk order zijn vakje heeft. Als alle items voor het order in het vakje liggen, kan ook dat order in een verzenddoos. Als consumenten voor 18 uur bestellen, hebben ze hun pakje de volgende dag in huis. 
F. Van Roy: “De bestellingen van de winkel picken we dus per order en de e-commerceorders in batch, maar wel altijd in dezelfde rode bakken. Daardoor weten onze orderpickers in feite niet of ze nu voor een winkel of een consument aan het picken zijn. Door die manier van werken kunnen we verschuivingen in de verhouding winkel/e-commerce zeer vlot opvangen.”  
 
De nieuwe inrichting is eveneens in staat het groeiende aantal referenties te volgen. “Twee jaar geleden kregen we er bijvoorbeeld 4.000 referenties bij. Als je een groot deel daarvan een plaatsje in stellingen moet geven, kun je je voorstellen dat de afstanden die medewerkers moeten afleggen, snel oplopen. Binnen de huidige constellatie hebben we daar veel minder last van”, zegt Frank Van Roy.  
 
Voor de aansturing van het magazijn doet Ici Paris XL een beroep op zijn intern ontwikkelde warehouse management system. Dat staat ook in voor de volume- en gewichtsberekeningen van producten, waardoor bakken optimaal worden gevuld. Sinds enige tijd maakt het systeem ook stockreservaties voor het e-commercekanaal, zodat winkels niet op het laatste moment nog producten kunnen afsnoepen. De allocatie en sturing binnen de OSR zelf zijn dan weer taken voor het WCS van Knapp, dat met het WMS gekoppeld is. Het WMS is op zijn beurt geïntegreerd met het eveneens intern ontwikkelde ERP, dat de AS Watson Group – waar Ici Paris XL toe behoort – gebruikt. 
G. Verhaeghen: “De onderlinge integratie van onze systemen verliep verbazend vlot. Daar hadden we vooraf toch wat schrik voor. We hadden Knapp voor de OSR, PC Data voor ons pickingsysteem, Van Riet als leverancier van onze bestaande transportbanden en daarbovenop ons eigen WMS. Achteraf bekeken is dat allemaal goed verlopen, en dat binnen de vooropgesteld tijd.”

Ruimte voor uitbreiding

Gaandeweg heeft de OSR de zone voor pda-picking overbodig gemaakt. De stellingen voor de pda-picking staan er weliswaar nog steeds, maar vertonen intussen al veel lege gaten. “Het is de bedoeling dat we die stellingen op termijn afbreken en op die locatie onze verdere groeiplannen vormgeven”, vertelt Gwen Verhaegen. “Zo overwegen we in die zone een A-frame van Knapp te plaatsen voor specifieke, kleine items. We willen er bijvoorbeeld ook ruimte maken voor palletpicking, waar we vooral in drukke periodes als Valentijn en de eindejaarsperiode baat bij hebben.” 
 
Het spreekt voor zich dat het e-commercekanaal binnen het volume dat Ici Paris XL verkoopt een steeds groter aandeel krijgt. Momenteel is dat zo’n 5% van de totale omzet in België en richting de 9% in Nederland. Ici Paris XL verwacht dat de e-commerceactiviteiten de komende jaren met nog 20 à 30% zullen toenemen. “Dat neemt niet weg dat ook ons aantal winkels nog steeds blijft groeien”, meent Frank Van Roy. “Binnen ons segment blijft deskundig advies in de winkel belangrijk. Hoe de verhouding zich in de toekomst verder zal ontwikkelen, is koffiedik kijken. In dat opzicht is het een hele geruststelling om te weten dat dit voor onze huidige pickingsystemen niet veel uitmaakt.”  
 
“Wat we wel in de gaten moeten houden, is de belasting van onze verpakkingsstations”, vult Gwen Verhaegen aan. “We zijn gestart met 29 stations, nu hebben we er 33. Soms hebben we het moeilijk om alle e-commercebestellingen tijdig te verwerken, zeker tijdens piekperiodes. Naast de OSR op de verdieping hebben we er gelukkig nog ruimte om extra pick- en paksystemen voor e-commerce op te zetten, die ons een nog snellere roulatie kunnen garanderen. Verder overwegen we om een vaste weekendploeg in te schakelen. Zo kunnen we de vele e-commerce orders die op zaterdag en zondag binnenkomen nog sneller de deur uit krijgen. We streven er ook naar om samen met marketing de toekomstvisie te bespreken. Op die manier willen we ook voorkomen dat zij het ons op logistiek vlak onnodig moeilijk maken. Het mag duidelijk zijn dat het zoeken naar een goede balans een never ending story is.”