Meer administratieve efficiëntie

Al 83 jaar is de firma Beneens een begrip in de bouw. Tijdens die kleine eeuw heeft de bouwsector tal van veranderingen ondergaan. Naast de technologische evoluties heeft ook de overheid een grote impact op de sector. De ene keer gaat het om nieuwe bouw- en isolatienormen, de andere keer is er geld voor nieuwe schoolinfrastructuur en vandaag investeert ze in het kader van de vergrijzing in extra rusthuizen en kangoeroewoningen. Beneens drijft op die golven mee en is na jaren activiteit met business-to-business klanten momenteel vooral actief in projecten rond co-housing, gemeenschappelijke woonprojecten in de particuliere sector.
 
Snel mee evolueren met de markt is een noodzaak en vergt performante interne systemen die alle activiteiten transparant ondersteunen. Technisch directeur Joeri Beneens was zich daarvan bewust en ging op zoek naar oplossingen. Het bedrijf beschikte over een boekhoudpakket, maar de softwareleverancier investeerde er niet of onvoldoende in waardoor het niet mee evolueerde. De verschillende afdelingen en medewerkers hielden dan maar hun relevante gegevens bij in Excel. Een klassiek fenomeen waarbij gegevens verschillende keren worden ingegeven en op verschillende plaatsen worden bijgehouden. Het was tijdrovend en had een verhoogde kans op fouten. Een nieuwe software die kon dienen als ruggengraat van alle bedrijfsprocessen drong zich dus op.
 
Joeri Beneens: “We zijn altijd gestaag kunnen blijven groeien, maar als we niets ondernamen, zou dat niet meer mogelijk zijn. Naast de functionaliteit was het voor ons zeer belangrijk dat we met het nieuwe softwarehuis een langetermijnrelatie zouden kunnen opbouwen. Een gevoelig punt na enkele slechte ervaringen. Zo hebben we een track & trace-systeem om uurregistratie te kunnen doen. Via WBS (work breakdown structure) kunnen we perfect volgen wie wanneer op een werf begint en hoeveel tijd die persoon nodig heeft om pakweg te isoleren. We zijn daarvoor met een aanbieder in zee gegaan, maar die ging failliet. Ook een nieuwe aanbieder ging na een tijdje failliet. Aangezien we telkens de hardware die in de bestelwagens is ingebouwd moeten weghalen en overal nieuwe software moeten installeren, hebben we daardoor veel geld en tijd verloren. Een solide partner is dus zeer belangrijk.”
 
“We hebben in ons keuzetraject ook eventjes KPD, een softwareprogramma voor algemene bouw, renovatie, wegenbouw, installatie en projectontwikkeling overwogen. We gebruikten al bepaalde functionaliteit van de software om facturen te scannen, maar vonden dat KPD onvoldoende mee veranderde met de bouwsector. Ander sterk softwarehuis was SAP, maar voor ons bedrijf was dat te hoog gegrepen. De ‘fit’ was er ook niet helemaal, wat aanleiding zou geven tot veel maatwerk en we hadden beslist om zo beperkt mogelijk aan maatwerk te doen. Finaal kwamen we terecht bij Microsoft Dynamics NAV (vroegere Navision). Dat leek ons een veilige optie wat betreft continuïteit, want als Microsoft niet kan overleven, dan zal niemand dat kunnen.”

BL: U koos duidelijk voor zekerheid, maar welke functionele factoren waren doorslaggevend bij uw keuze?
J. Beneens: “Voor- en nacalculatie is voor een bouwbedrijf zeer belangrijk en dat willen we dan ook in onze oplossing vervat zien. MS Dynamics NAV heeft een calculator die gebruikmaakt van steekkaarten gevoed door WBS’en. En aangezien wij al op die manier werkten, kon een en ander snel worden geïmplementeerd. We kunnen ook snel zien hoeveel euro beschikbaar is voor projectdelen zoals de snelbouw. Daarnaast beheert het pakket ook de bestelbonnen, het materieel en de werkfiches van de werkmannen. Voor ons is MS Dynamics NAV een soort beheersysteem van de financiële middelen. Interessant is ook dat we de boekhouding zowel centraal als apart per dochterbedrijf kunnen voeren. Beneens bestaat immers uit verschillende bedrijven, denk aan onze dochteronderneming Alucon.”
 
BL: Werd uw track-en trace-oplossing in MS Dynamics NAV geïntegreerd?
J. Beneens: “Voor de tracking en tracing gebruiken we nu GeoDynamics. Dat is een geautomatiseerd systeem waarin je de kilometervergoedingen, de rij- en rusttijden en de pauzes kunt zien. Nadat de fouten eruit zijn gehaald, wordt een ESP-bestand aangemaakt en in het ERP-pakket ingelezen. Zo zitten alle kosten in één programma en kan de uurregistratie ook automatisch worden verwerkt.”
 
BL: Gebruikt u specifieke oplossingen voor projectopvolging, analyse en rapportage?
J. Beneens: “Projecten opvolgen werd opgezet in MS Dynamics NAV en via JetReports werden hierop rapporten ontwikkeld. Het zijn rapporten over de verschillende facetten van onze bedrijfsvoering, bijvoorbeeld onze cashflow positie. We volgen er onze key performance indicators mee op en gebruiken het voor nacalculatie. En het biedt ons een overzicht van de stand van zaken per project. Dat alles met mooie diagrammen in Excel. De integratie van Jet Reports en Excel is op een heel eenvoudige manier gemaakt en voor ons erg waardevol.”
 
BL: Gebeurt de planning binnen het ERP-pakket?
J. Beneens: “Wij hebben twee soorten planning. Enerzijds is er de projectplanning. Die verloopt volledig manueel. Daarbij zitten we samen met onze verschillende onderaannemers rond de vergadertafel en plakken we post-it’s om een waterdichte planning uit te werken. Anderzijds is er de bedrijfsplanning waar alle arbeiders zoals schrijnwerkers, metsers en meubelmakers toe behoren. We zitten daarvoor wekelijks met de projectleiders samen en bekijken de bezetting van de werven. Zo merken we wie vrijkomt en wat de dringendste taken zijn. We plannen al jaren met MS Project.”
 
BL: Waarom integreert u dat planningsproces niet in de ERP-oplossing?
J. Beneens: “Daar valt onvoldoende tijdswinst mee te behalen. Dat komt vooral omdat er zoveel aan de planning wordt gewijzigd. Als het vriest, kunnen heel wat ploegen niet aan de slag. Dat beïnvloedt dan weer de andere opdrachten. Alle projecten lopen daardoor vertraging op. Ik ben al blij als de planning maar één keer per week hoeft te worden aangepast.”

​Aanpak van implementatie

De keuze van een ERP-pakket is één zaak, het vehikel laten draaien een andere. Heel wat ondernemingen verslikken zich in de omvang van een ERP-implementatie en de impact ervan op het bedrijf. Meestal wordt gestart met het luik boekhouding. Bij Beneens was dat niet anders. Eerst boekhouding, later de zo belangrijke calculatie en nog later het magazijnbeheer. Maar alles begint bij een goede voorbereiding.
J. Beneens: “We zijn toch meer dan een jaar bezig geweest met de voorbereiding alleen al. De artikellijsten en de WBS’en moesten worden ingelezen. Alle data correct zetten vraagt tijd. Er moesten zoals bij iedereen ook aanpassingen aan het pakket worden aangebracht, ook al heeft het pakket een goede basisfunctionaliteit. Daarvoor hebben consultants van onze implementatiepartner Astena gezorgd, na consultatie van de verschillende afdelingen. Iedereen kon melden wat hij van het pakket verwachtte en dit meedelen aan de key users van de verschillende afdelingen. Zij moesten ervoor zorgen dat de wensen tot in de puntjes werden omgezet in het nieuwe softwareprogramma. Het zijn allemaal logische stappen, maar het blijft een serieus traject om van het oude naar het nieuwe systeem te migreren. Voor je live kunt gaan, spendeer je veel tijd aan testen en aan het naast elkaar laten lopen van het oude en het nieuwe systeem.”
 
BL: Heeft u nooit zin gehad om er tijdens de implementatie de stekker uit te trekken?
J. Beneens: “Er is nooit een moment geweest waarop we dachten aan opgeven. Maar het heeft wel allemaal langer geduurd dan we hadden verwacht. We hebben er ook zelf veel meer tijd in gestopt. In de weken voor we live gingen, waren de key users één tot twee dagen per week met het project bezig. Op dat moment kun je minder groeien, want als de calculator minder werk kan uitrekenen, neem je ook minder werk aan. Ik denk dat veel bedrijven die periode onderschatten. Het is toch wel een jaar waarin je afziet. Niet alleen investeer je veel in het softwareprogramma, je moet ook rekening houden met de eigen kosten die je hebt gemaakt. Maar het belangrijkste is dat het systeem werkt en dat we er in de toekomst mee aan de slag kunnen.”
 
BL: Waren de medewerkers bereid tot veranderen?
J. Beneens: “Het was voor iedereen duidelijk dat er iets moest gebeuren. We hebben alle medewerkers bij de keuze van het pakket betrokken en hebben hen uitgelegd wat er te gebeuren stond. Hoewel ze sceptisch waren, ongerust en zich afvroegen of het programma wel zou werken, konden we blijven rekenen op hun medewerking.”

BL: Veel voorkomende vragen uit het werkveld betreffen de gebruikersinterface. Aanpassingen door specialisten kosten soms handenvol geld, of kunnen jullie de schermen zelf aanpassen?
J. Beneens: “Zelf aanpassen kunnen we voor zover het gaat over al dan niet velden tonen, het lint met functionaliteiten aanpassen, kolommen verplaatsen, zichtbaar maken,... Aanpassingen van het type ontwikkeling kunnen we niet. We hebben geen developmentskills in huis om zelf functies te ontwikkelen. We hebben telkens een programmeur van Astena nodig om dergelijke veranderingen door te voeren. Zij passen zaken aan die soms veel dieper gaan dan de pure interface en helpen ook om een handleiding op te stellen waarop wij kunnen terugvallen voor interne opleidingen. Een en ander loopt financieel nogal op. Voor een kleine verandering moet je drie tot vier dagen aan externe programmering rekenen.”

​Tevreden terugblik

Intussen is de implementatie voltooid. Tijd om eens achterom te kijken en te evalueren of het pakket zijn beloftes heeft ingevuld.
 
BL: Is het bedrijf Beneens er dankzij de ERP-implementatie op vooruitgegaan?
J. Beneens: “Beslist.”
 
BL: Op welke vlakken is de vooruitgang het meest significant?
J. Beneens: “Het zijn zeer uiteenlopende zaken, maar globaal komt het in eerste instantie aan op tijdswinst. Door de implementatie hebben we ook de werkprocedures in het magazijn aangepast en zijn we met barcodes gestart. Wanneer iemand een product afhaalt, wordt het gescand en worden de kosten automatisch verwerkt. Bovendien kunnen we dankzij de barcodes onze voorraad min of meer automatisch tellen. Die telling vergde vroeger wel enkele weken werk.
Ook op het vlak van voorraadbeheer verloopt alles veel transparanter. We kunnen van onze computerschermen perfect aflezen hoeveel producten er nog in voorraad zijn en wie welke producten wanneer is komen halen. Vroeger moest de magazijnier in een Access-bestand de gegevens updaten. Dat bestand werd dan omgezet naar de boekhouding en de boekhouding moest de orderlijnen onder de juiste analytische rekening zetten. Dat betekende heel wat werk dat nu in één beweging wordt uitgevoerd.”
 
J. Beneens: “Snelheid alom en je zou verwachten dat we met een personeelsoverschot zitten, maar dat is niet zo. Sinds de implementatie van het nieuwe ERP-pakket is onze omzet met bijna 25% gestegen. De medewerkers op overschot, zeg maar, hebben we dankzij die stijging kunnen behouden. Zo werken we in het magazijn nog steeds met twee magazijniers, ondanks de efficiëntere administratie.”
 
BL: En zijn er voor u als ondernemer zaken gewijzigd door de invoering van het pakket?
J. Beneens: “Gemoedsrust, dat is er voor mij bijgekomen. In de hele Beneens groep werken we met 145 mensen. Dat brengt een hele verantwoordelijkheid met zich mee. Als bedrijfsleider kan ik vanop om het even welke plaats alle gegevens raadplegen en anticiperen, of dat nu via mijn tablet of smartphone is. Ander aspect is de relatie met de banken. Voor hen is Beneens dankzij de digitalisering een meer betrouwbare partner. Ze waren overigens niet alleen vragende partij, net als de bedrijfsrevisor en de boekhouder, maar ook de financier van de leasing voor het softwarepakket. Een bedrijf met de omzet van Beneens heeft nood aan een ERP-pakket, aan transparantie.”
 
BL: Is er nog optimalisering mogelijk of overweegt u de aanschaf van extra pakketten of functionaliteit?
J. Beneens: “We kunnen nog tijd besparen bij het opstellen van de contracten met onze leveranciers en klanten. We moeten die contracten standaardiseren zodat de administratieve rompslomp kan worden beperkt en de foutenmarge kan worden verkleind. Pas dan kunnen we dankzij de software een nieuw contract tot twee handelingen herleiden: het contract ondertekenen en het versturen. Een andere kleine aanpassing die we willen doorvoeren, is de betalingen automatiseren. Ten slotte zorgt onze groei voor extra gebruikers die met het pakket zullen werken en voor wie we extra licenties moeten aankopen. Nieuwe functionaliteit of add-ons hebben we op vandaag niet nodig.”