Logistiek met zicht op de brexit

ECS2XL, gelegen in de haven van Zeebrugge, bestaat uit twee business units. Enerzijds biedt het bedrijf als Europese intermodale logistieke operator door-to-door transport met eigen assets. Anderzijds optimaliseert de Supply Chain Integration Unit de stromen voor Britse en Ierse retailbedrijven.
Wim Gantois: “Jaarlijks verschepen we maar liefst 270.000 zendingen naar het Verenigd Koninkrijk, wat 60 à 65 procent van ons totale volume vertegenwoordigt. Als FTL-specialist (full truck load) zijn we actief in 35 landen. Dat betekent dat we sinds begin dit jaar vanuit al die landen de exportaangiftes richting het VK moeten doen. Het spreekt voor zich dat dat een enorme complexiteit met zich meebrengt. We moeten er dan ook geen tekening bij maken dat de brexit een gigantische impact heeft op ons doen en laten. Sinds de aankondiging ervan zijn we dan ook oplossingen gaan uitwerken om brexitproof te worden.”

Minimaliseren van supply chain impact

Wat de voorbereiding op de brexit betreft, heeft ECS2XL al heel vroeg maatregelen uitgestippeld om de impact op de supply chain te beperken. “Om te beginnen moesten we natuurlijk het effect op de service zoveel mogelijk trachten in te dijken. Denk daarbij aan het behoud van de reactietijden en het beperken van vertragingen in het proces”, vertelt Wim Gantois. “Sommigen waren van mening dat exporteren naar het VK “wel zo erg niet zal zijn”, omdat ze al via een broker naar China exporteren, bijvoorbeeld. Maar dat kan dik tegenvallen, aangezien je voor de oversteek naar het VK en vice versa een pak minder tijd hebt om je import- en exportaangiftes te doen. Tijdens de twee à drie weken durende reis van je goederen naar China heb je daar tijd zat voor. Als je je goederen naar het VK verstuurt – een tocht van zes uur vanuit Zeebrugge – moet die aangifte gedaan zijn voordat de goederen vertrekken. Snelheid is hier dus het sleutelwoord.”

Daarnaast mogen we de impact op de cashpositie, als gevolg van mogelijk langere leadtimes en een lagere rotatietijd van de assets, niet onderschatten. Dat heeft uiteraard een invloed op de investeringen in materieel. Bovendien zorgt de brexit voor bijkomende douanekosten en masterdata-administratie. “Voor een normale, manueel opgemaakte export-importaangifte mag je rekenen op dertig à vijftig euro per stuk. Dat betekent aanzienlijke extra kosten, zeker als je goederen met een lage intrinsieke waarde verscheept”, vertelt Wim Gantois. “Bovendien beschikten maar weinig bedrijven over de nodige douanegerelateerde masterdata. Wat is de preferentiële oorsprong van een goed bijvoorbeeld? Denken we maar aan een wijn met druiven uit Chili die gebotteld is in Frankrijk. Van zulke zaken is het niet evident de oorsprong te achterhalen.”

Tijdens de aanloop naar de brexit heeft ECS2XL er een punt van gemaakt de impact op cash, kosten en service zo laag mogelijk te houden. “Met of zonder deal, we wisten dat er aangiftes zouden moeten plaatsvinden en dat de kans op extra kosten hoog zou zijn. Maar die kosten willen we zo laag mogelijk houden, terwijl we de service zoveel mogelijk wilden vrijwaren”, klinkt het.

Brexitproof oplossingen

Aanpak van de door-to-door business unit
Om de brexit het hoofd te bieden, werkte ECS2XL voor beide business units oplossingen uit.
W. Gantois: “Binnen onze door-to-door-business tellen we meer dan duizend verschillende klanten, van grote multinationals tot heel kleine bedrijven. De goederen kunnen ook van overal in Europa komen. Bij dat type transport weten we bijvoorbeeld wel dat het om ‘general cargo’ gaat, maar voor de rest hebben we er geen flauw idee van wat er in de containers zit. Sinds de brexit volstaat dat evenwel niet meer.”

Binnen de groep door-to-door-klanten hebben een aantal grote bedrijven beslist zelf alle aangiftes te regelen. In dat geval vallen zij terug op de Core Brexit Services die ECS2XL aanbiedt. Dat houdt in dat klanten enkel de MRN-data (movement reference number) hoeven aan te leveren aan ECS2XL van zodra de exportaangifte is gebeurd, of de verzendgegevens bij importaangiftes. Die service is kosteloos wanneer de data automatisch via de ondersteunende tools van ECS2XL worden aangeleverd.
W. Gantois: “Voor de andere klanten regelen wij de export- en importaangiftes via onze Customs Services. Zeker als we weten dat bedrijven daar zelf geen kaas van hebben gegeten, staan we erop dat wij dat overnemen om zo de nodige efficiëntie te kunnen garanderen. In dat kader kunnen we ook extra services zoals inspecties en de administratie rond wijzigingen en annuleringen bieden. Uiteraard hebben we van die klanten dan wel de nodige data nodig om de douanedeclaratie te doen, met name de factuur en de paklijst. Voor klanten die een beroep doen op onze Customs Serviced genereren we de MRN- en verzendinformatie zelf.”

Om die diensten te ondersteunen, werkte ECS2XL een aantal tools uit. Zo werd een platform ontwikkeld waar de klant zelf – naargelang de service waarvoor hij kiest – de verschillende datasets (douane-informatie, MRN-info en verzendinfo) kan invoeren. Dat kan manueel via een vooraf gedefinieerde gestructureerde mail of automatisch via een Excel-upload met een vaste template. Via dat portaal kunnen bedrijven ook statusupdates en nuttige informatie raadplegen, bijvoorbeeld de boekingsinfo, de UCR-informatie, enzovoort. Grote klanten kunnen de datasets ook via EDI aanleveren.

Aanpak van de supply chain integration business unit
Binnen de supply chain integration business unit telt ECS2XL ruim 250 klanten. Hier gaat het om bedrijven die allemaal hun stekje in de magazijnen van de logistiek dienstverlener hebben. Van die goederen beschikt de logistiek dienstverlener dus wel over de nodige data. “Bij die klanten vinden we ook heel kleine bedrijven – denk maar aan een bescheiden wijnboer – die bij wijze van spreken moeite hebben om met Excel te werken. Dus die bieden we daarbij ook de nodige ondersteuning. Dat we voor die klanten precies weten wat er in de vrachtwagens en containers zit, is uiteraard een voordeel in de brexitcontext. Wij zijn hier immers zelf de broker die end-to-end services aanbiedt”, legt Wim Gantois uit. “De grootste uitdaging is dat een vrachtwagen pallets van pakweg tien verschillende bedrijven kan bevatten, die allemaal hun eigen exportaangifte moeten hebben. Dat vormt een hele uitdaging als je weet dat de goederen er slechts vijftien minuten over doen om van ons magazijn de haven binnen te gaan. Bovendien kunnen de kosten voor al die afzonderlijke export- en importaangiftes hoog oplopen als je ze samentelt. Als we wilden voorkomen dat de brexit een negatieve impact op de leadtimes en de kosten zou hebben, moesten we die exportaangiftes zelf ook zo snel mogelijk kunnen regelen.”

Om een zo hoog mogelijke efficiëntie te garanderen, kunnen klanten binnen deze business unit niet zelf aangiftes doen. Ter verduidelijking schetsen we hier kort de manier van werken voor die klanten.
Via het webportaal deelt de leverancier de productmasterdata. Vervolgens worden de goederen met de vrachtwagen of de trein (twee sites hebben een spoorverbinding) naar de magazijnen van ECS2XL getransporteerd. Als een retailer ’s ochtends goederen bestelt, worden ze na de middag al ingeladen om de volgende dag geleverd te worden. We hebben het hier dus over een doorlooptijd van 24 à 48 uur, afhankelijk van de locatie waar moet worden geleverd in het VK of Ierland.
W. Gantois: “Mochten we die klanten zelf de aangiftes laten doen en er zit er eentje tussen die een probleem heeft, dan moeten alle andere klanten met goederen op dezelfde trailer ook wachten. Wij staan er dan ook op als broker te fungeren voor alle klanten in onze magazijnen. Uiteraard moet iedereen zijn douanegerelateerde masterdata nu wel met ons delen. Om onze aanpak te illustreren, nemen we het voorbeeld van een Britse retailer voor wie we een geconsolideerde lading met 52 pallets van zeven verschillende leveranciers moeten verschepen. In dat geval zullen wij zeven verschillende export- en importaangiftes creëren. Aangezien dat proces bij ons volledig geautomatiseerd verloopt, is die klus in twee à vijftien minuten geklaard, afhankelijk van de snelheid van het Belgische en het Britse douanesysteem. Zo is de impact op de leadtime niet groter dan een kwartier. Dankzij de automatisering hebben we de totale kosten voor alle leveranciers samen in dit voorbeeld kunnen beperken tot ongeveer 80 Britse pond of iets meer dan 93 euro. Door te werken met een prijs per pallet willen we ervoor zorgen dat bedrijven nog altijd hun ‘voorraadvoordeel’ doen door te consolideren met andere leveranciers en dat het niet duurder wordt om naar de retailer te transporteren.”

Stand van zaken

Sinds 1 januari heeft ECS2XL al meer dan 10.000 douaneaangiftes richting het VK geregeld, wat van de logistiek dienstverlener meteen de grootste douaneagent van België maakt. Door de grondige voorbereiding kunnen die aangiftes nu op een vlotte manier verlopen.

Hoewel bedrijven ruim voldoende tijd hadden om zich klaar te stomen voor de brexit, bleek de overstap naar het nieuwe normaal voor vele van hen toch een uitdaging te zijn.
W. Gantois: “Bedrijven hebben heel lang een afwachtende houding aangenomen. Daarbij hebben ze onderschat welke documentaire rompslomp bij de brexit komt kijken en wat ze allemaal over hun producten moeten weten. Denken we maar aan de oorsprong van de producten, de nood aan proforma-facturen, de waarde van de goederen exclusief het transport naar het VK, enzovoort. Velen hebben zich ook effectief laten verrassen door het verschil in snelheid tussen shortsea en deepsea, zoals aangehaald. Ze vergeten dat er pakweg om tien uur ’s ochtends ergens in Vlaanderen wordt geladen voor het VK en dat twee uur later – wanneer de kade wordt opgereden – de documenten al in orde moeten zijn. Zonder digitalisering is het onmogelijk om dat altijd op tijd voor elkaar te krijgen. De combinatie van die beide factoren zorgt ervoor dat nog te veel chauffeurs niet over de nodige documenten beschikken, wat uiteindelijk de toegang tot de kades kan blokkeren. Gaandeweg zien we nu het bewustzijn doorsijpelen dat een hoge efficiëntie de sleutel is om ook in de toekomst succesvol zaken te blijven doen met het VK.”
TC