KMO Barometer: de grootste handelsuitdagingen voor kmo’s in 2026

De KMO Barometer is een graadmeter voor de stand van zaken bij Belgische kleine en middelgrote bedrijven en hun accountants. Het onderzoek voor de KMO Barometer is uitgevoerd door het onafhankelijke onderzoeksbureau Markteffect, in opdracht van Exact.

Margedruk: de grootste uitdaging in de handel

Als we kijken naar de grootste uitdagingen van handelsbedrijven, dan staat het gezond houden van de marges met stip op één. Ruim de helft van de kleine tot middelgrote bedrijven worstelt ermee, nu de druk op marges almaar toeneemt. ERP-specialist Niels Analbers spreekt vanuit zijn rol bij Exact dagelijks met klanten en ziet verschillende redenen voor die grotere druk. “In veel domeinen heb je meer en meer concurrentie”, licht hij toe. “Vroeger ging een klant naar de kmo om de hoek, maar vandaag bestelt hij met hetzelfde gemak bij een bedrijf uit eender welk land. Door die verschuiving staan bedrijven dichter bij elkaar, wat een impact heeft op de concurrentie en dus op de marges. Daarnaast blijft de inflatie aan de kostenzijde een rol spelen, en daar komen recent de hoge energieprijzen bovenop. Wanneer bijvoorbeeld leveranciers of transporteurs hun hogere kosten doorrekenen, geeft dat aanleiding tot een hogere margedruk.”

Om met die margedruk om te gaan, toont de KMO Barometer, zetten Belgische kmo’s in de handel voornamelijk in op kostenverlaging (57% van de respondenten) en onderhandelingen met leveranciers over lagere inkoopprijzen (56%). Opvallend is dat 41% van de Belgische kmo’s daarnaast inzet op procesautomatisering om de margedruk op te vangen, tegenover slechts 27% van de Nederlandse kmo’s. “Die drie oplossingen gaan hand in hand”, zegt Niels Analbers. “De juiste automatisering kan er bijvoorbeeld toe leiden dat je minder medewerkers hoeft in te zetten voor hetzelfde resultaat, wat je kosten verlaagt.”

Automatisering zorgt tegelijk voor een lagere foutenlast. “Om een eenvoudig voorbeeld te geven: elk artikel dat je dankzij automatisering niet per ongeluk naar de verkeerde klant stuurt, telt dan mee. En zo kun je makkelijk letterlijk duizend andere voorbeelden bedenken.” Marges verbeteren is een continu proces. Het gaat over dagelijks slim kijken naar wat je inkoopt, welke werkkrachten je inschakelt, hoe je je websites beheert of wat je automatiseert, bijvoorbeeld. Succesvolle ondernemers doen dat met een soort kruideniersmentaliteit, maar dan in de positieve zin van het woord. “Veel sectoren werken met heel dunne marges. Ze moeten het hebben van grote volumes. Bij organisaties die met veel artikelen werken waarop de marge kleiner is dan een euro, spreekt het veel meer vanzelf om voortdurend op die marge te letten. Maar ook wanneer je kleinere volumes draait met een grotere marge, moet dat kostenefficiënt denken in elk facet van je zaakvoering verweven zitten.”

Grootste optimaliseringsslag in voorraadbeheer

Als je kijkt naar de efficiëntie van processen bij Belgische kmo’s komt voorraadbeheer naar voren als minst efficiënt. De bedrijven noemen in dat verband ook meer specifiek voorraadcontrole en voorraadtelling als uitdagingen. “Voorraadbeheer is een containerbegrip”, nuanceert Niels Analbers. “Voor ieder bedrijf betekent het mogelijk weer iets anders. Maar voor iedereen herkenbaar is natuurlijk de noodzaak om artikelen met een hoge rotatie altijd voldoende op voorraad te hebben. Cruciaal daarbij is dat je trends in de markt tijdig opmerkt: zowel wanneer de verkoop van een product plots stijgt, als het moment waarop de trend weer afvlakt.”

Heb je een heel wisselend assortiment, dan is die feeling met de markt extra belangrijk. Merk je de trend niet of te laat, dan loopt dat mogelijk op een kostelijke misrekening uit. “Zonder een gestroomlijnd voorraadbeheer, zonder efficiënte controle en telling, eindig je dan bijvoorbeeld met veel te veel voorraad die je niet meer kunt verkopen. Meer en meer ondernemers krijgen daarmee te maken, want de toegenomen concurrentie zorgt er mee voor dat assortimenten veel sneller evolueren dan vroeger. Hoe zorg je er dus voor dat je genoeg items op voorraad hebt om vlot aan de vraag te kunnen voldoen, zonder er zo veel van in te slaan dat je ze niet meer kwijtraakt?”

Hoe ERP-software helpt het evenwicht te vinden (en welke voordelen dat oplevert)

ERP-software kan kmo’s helpen dat evenwicht te vinden. Niels Analbers legt uit wat voor meerwaarde ze heeft voor elke handelsonderneming.

1. Efficiëntere processen door automatisering

Niet elk proces dat handmatig verloopt, is per definitie inefficiënt. “Automatisering mag geen doel op zich zijn”, waarschuwt de expert. “Kijk kritisch naar je processen. Met welke uitdagingen heb je precies te maken? Een voorbeeld: vaak zit belangrijke kennis over het magazijn in het hoofd van een bepaalde medewerker. Hij weet dan bijvoorbeeld perfect waar bepaalde goederen zich bevinden, maar nergens staat geregistreerd om welke goederen het gaat en waar in het magazijn ze staan. In zo’n omgeving duurt het erg lang voordat een jobstudent of een tijdelijke werkkracht kan meedraaien. Veel tijd gaat verloren als die medewerker in een onbekende omgeving moet zoeken naar items waar hij niet mee vertrouwd is. Bij een geautomatiseerde voorraadadministratie neem je die hindernissen weg.”

2. Optimale samenwerking tussen kantoor en magazijn door realtime data

Van orders tot facturen, inclusief een realtime zicht op je huidige voorraad van een bepaald item: liever dan verspreid over stapels papieren of in verschillende hoofden, vind je al je data terug op één digitaal platform. Dat is wat een ERP-systeem doet: processen integreren op één plek, zodat verschillende medewerkers snel over de juiste, realtime informatie beschikken.

Wel vraagt die inzichtelijkheid om de inzet van elke medewerker. “Als je wil dat de administratieve, digitale werkelijkheid aansluit op de fysieke werkelijkheid, mag een medewerker bijvoorbeeld geen twee dagen wachten om de wijziging van een leverdatum in het systeem te registreren. Elke administratieve achterstand kan ertoe leiden dat je niet meer weet wat je op een bepaald moment op voorraad hebt, en wat niet. Elke medewerker moet dus aan boord zijn – van het inkoopteam tot de pickers. Want wat als een picker in het magazijn een product laat vallen en pas twee dagen later dat verlies registreert? In de tussentijd is dat item misschien al door een klant besteld. In het systeem stond dat het beschikbaar was, terwijl dat in werkelijkheid niet het geval is. Mogelijk heb je dan iets verkocht wat je helemaal niet meer hebt.”

In een efficiënte kmo staan teams dus nauw met elkaar in contact. Wanneer de medewerkers in het magazijn informatie direct invoeren, beschikken de medewerkers in het kantoor – inclusief de collega’s bij finance – over realtime gegevens wanneer ze beslissingen maken.

3. Minder fouten dankzij een digitaal magazijn

Lopen in jouw magazijn nog pickers met een papieren lijstje rond? Door zulke handmatige processen met barcodescanning te automatiseren, creëert een centraal ERP-systeem met WMS-functionaliteit veel meerwaarde. Zo kun je je orderverwerking stroomlijnen: van de picking tot de facturatie. Niet alleen bespaar je tijd in het magazijn, er sluipen ook minder fouten in je hele proces, de productiviteit stijgt en medewerkers ervaren minder werkdruk. “Bovendien verlaag je de drempel om nieuwe collega’s in te werken. Dat is vandaag voor veel magazijnen een belangrijk voordeel.”

4. Meer flexibiliteit en sneller inspelen op veranderingen

Efficiëntie is één onmisbaar punt. Flexibiliteit is nog een ander. Want wat jouw kmo vandaag efficiënt maakt, kan morgen mogelijk niet meer volstaan om snel te reageren op veranderingen en uitdagingen in de markt. En laat dat nu cruciaal zijn om je concurrenten een stap voor te blijven. “Een cloudgebaseerd ERP-systeem laat je makkelijk op- of afschalen, in functie van hoe je bedrijf evolueert”, weet de expert. Tegelijk staan alle data veilig in de cloud.

Bij digitalisering en automatisering gaan de kosten voor de baten uit. Hoe investeren kmo’s slim? “Begin klein”, adviseert Niels Analbers. “Stel een ambassadeur aan die de mogelijkheden van automatisering ziet en ze uitdraagt binnen de organisatie. Dat kan de CEO of de eigenaar zijn, maar evengoed een manager van een specifieke afdeling.” Zo groeit het bewustzijn en ontstaat er draagvlak. “Dat is nodig, wil je de mensen meekrijgen. Kijk vervolgens naar het laaghangend fruit. In elke organisatie vallen er wel kleine successen te behalen. Neem de registratie van je inkopen onder handen of implementeer draagbare barcodescanners bij tellingen in je magazijn, dat soort ingrepen. Je hoeft zeker niet alles in een keer te doen. Al je processen in een keer automatiseren, is maar mogelijk wanneer je hele organisatie daar voor de volle honderd procent achter staat. Maar stap voor stap naar de ideale situatie toe wandelen, werkt ook prima.”

De ERP-software van Exact groeit met je mee

Exact biedt groothandels en handelsbedrijven één centraal systeem voor voorraadbeheer, orderverwerking, inkoop, klantrelaties én de boekhouding, dat naadloos integreert met talloze partnerapps. “Kleine starters, bijvoorbeeld met een eenvoudige webshop, regelen hun administratie in een eerste fase doorgaans via een externe boekhouder. Wanneer ze groeien, gaan ze meer zelf doen, zoals de eigen boekhouding voeren. Dat is het moment waarop ze zelf met Exact beginnen te werken. Maar ook dan kun je de software altijd perfect afstemmen op wat je nodig hebt in iedere specifieke groeifase van je bedrijf. Eerst is het mogelijk alleen boekhouding en facturatie, daarna mogelijk ook order- en voorraadbeheer. Wil je nog andere software integreren die beantwoordt aan heel specifieke wensen? Dan zorgen onze partners voor de nodige koppeling. Het gaat dan bijvoorbeeld om software die meer geavanceerde WMS-functionaliteit biedt, de juiste transporteur helpt selecteren voor een levering, Kardex-kasten aanstuurt, enzovoort. We kunnen een ondernemer in elke groeifase ondersteunen.”

Meer weten over de ERP-software van Exact voor handelsbedrijven? Neem een kijkje op: www.exact.be/handel