‘It takes two to start with EDI’

Vaillant Group Belgium maakt deel uit van de Vaillant Group (zie kader) en staat bekend voor zijn oplossingen op het vlak van verwarming, ventilatie en airconditioning. In België wordt zowel het merk Vaillant als Bulex verdeeld. Voor deze divisie met hoofdkantoor in Drogenbos werken 430 mensen. Daaronder vallen ook de 220 eigen ‘service engineers’, die jaarlijks zo’n 240.000 interventies uitvoeren. 
Jens Haeck, business process manager Supply Chain & Sales bij Vaillant Group Belgium: “In België zijn we marktleider op het vlak van warmtepompen, verwarmingsketels en elektrische boilers. Jaarlijks realiseren we een omzet van meer dan 200 miljoen dollar. Jaarlijks verwerken we zo’n 65.000 orders, goed voor ongeveer 170.000 orderlijnen.”

Enkele jaren geleden sprak Vaillant Group Belgium de wens uit om zijn orderproces te automatiseren. “Dat proces verliep zeer manueel, wat het erg tijdrovend en foutgevoelig maakte. De klant stuurde ons een e-mail met het order – als Excel-bestand of pdf – en vervolgens moest een van onze medewerkers de data overtypen: adres, artikelnummers, hoeveelheden, enzovoort. Destijds kwam dat neer op zo’n 40.000 orders elk jaar. Zo waren dagelijks tien medewerkers manueel orders aan het invoeren in ons ERP-systeem SAP”, legt Jens Haeck uit.

EDI versus OCR

Daarop nam Vaillant Group Belgium de automatiseringsmogelijkheden onder de loep. “Wij zijn actief in een sector waar automatisering niet zo gebruikelijk is als in pakweg de farmaceutica”, vervolgt Jens Haeck. “Het was dan ook even zoeken welke richting we precies uit wilden.”

Twee opties werden weerhouden: OCR (optical character recognition) en EDI (electronic data interchange). De pro’s en contra’s van beide oplossingen werden tegenover elkaar gezet.
J. Haeck: “In eerste instantie wilden we automatiseren zonder dat dat hoge kosten met zich mee zou brengen. Daarom leek OCR ons een logische oplossing. De IT-setup is makkelijk en je hebt enkel een API-connectie nodig. Bovendien zitten de grootste kosten aan onze kant, niet aan die van de klant. Een groot nadeel was wel dat er nog steeds manuele interventies nodig waren. Bovendien zou OCR onze klanten niet echt voordelen brengen. Via EDI konden we manuele interventies wel vermijden. Die oplossing zou het orderproces aanzienlijk versnellen en we zouden accurater kunnen werken. Die zaken komen uiteraard ook onze klant ten goede. De keerzijde van de medaille is wel dat de IT-setup intensiever is en dat er ontwikkelingen en kosten aan beide kanten mee gepaard gaan.”
 
Omdat de potentiële winst met EDI groter is en omdat Vaillant Group Belgium een win aan beide kanten wilde creëren, werd ervoor gekozen zoveel mogelijk voor EDI te gaan. Enkel voor kleinere klanten met een beperkt aantal orders – waarvoor EDI niet rendabel was – zou een OCR-oplossing in gebruik worden genomen. Zo konden die orders toch automatisch in SAP worden ingelezen.

De bedoeling was een EDI-platform te implementeren dat het volledige orderproces kon stroomlijnen. Dan denken we meer bepaald aan geautomatiseerde orders en ‘order responses’, evenals het voorzien van ASN’s (advanced shipping notifications) en een geautomatiseerde facturering.

​Weloverwogen selectie

Toen dat was beslist, ging Vaillant Group Belgium op zoek naar een partner die een betrouwbare EDI-oplossing kon uitwerken. “Ons oog is gevallen op de Business Integration Suite (BIS) van Seeburger”, vertelt Jens Haeck. “Voor ons was het belangrijk dat onze partner zowel lokale als internationale expertise had, aangezien we in verschillende regio’s actief zijn. In Seeburger vonden we een stabiele en ervaren ‘business integration provider’ met internationaal karakter en een diepgaande kennis op het vlak van EDI in een b2b-omgeving.”

Vervolgens moest een eerste klant worden gevonden om een EDI-connectie mee te maken.
J. Haeck: “Meestal is het de klant die zijn leverancier vraagt om met EDI te gaan werken, maar bij ons was het dus andersom. We zijn met onze vijf belangrijkste klanten gesprekken aangegaan. Uiteindelijk was het Van Oirschot die als eerste de sprong met ons wilde wagen.”

An Tant, purchase manager bij Van Oirschot, was verantwoordelijk voor de set-up bij Van Oirschot, een familiale groothandel die al sinds 1967 verwarmings- en installatiemateriaal levert aan professionele installateurs. “Wij wilden een oplossing die de administratie en de uitwisseling van data met onze leveranciers kon laten aansluiten bij de dynamiek in onze organisatie”, vertelt ze. “Toevallig waren we in dezelfde periode als Vaillant de mogelijkheden aan het bekijken om sneller en accurater te gaan werken. Voor de komst van EDI stuurden we al onze orders in een pdf via mail door. De orderbevestiging kregen we in pdf-formaat van onze leverancier doorgemaild. Vervolgens zetten we die manueel over naar ons ERP-systeem en tegelijk controleerden we de prijzen. Voor ons was het een probleem dat de orderconfirmatie vrij laat volgde, waardoor de leverancier soms al de verkeerde producten had geconfirmeerd. Verder ontvingen we geen ASN voor levering, waardoor we onze goederenontvangst niet zo efficiënt konden krijgen als we wilden. Wat de facturering betreft, hadden we wel al een OCR-oplossing, maar die herkende alleen de belangrijkste velden. Ook op dat vlak was dus verbetering mogelijk.”

​Set-up met hindernissen

Tijdens de implementatie was het de taak van Oirschot om voor elk type bericht een ‘EDI Message Implementation Guideline’ op te stellen. Tegelijk moesten de processen tussen beide partijen goed worden gealigneerd.
J. Haeck: “We dachten dat we dat makkelijk zelf konden organiseren, maar niets was minder waar. Er werd veel te veel over en weer gecommuniceerd tussen de verschillende partijen en er waren geen duidelijke verantwoordelijkheden. Daardoor ging de eerste twee maanden niets vooruit. Uiteindelijk hebben we Seeburger gevraagd de leiding over het project over te nemen. Daardoor kregen ze een grotere rol dan initieel afgesproken. Seeburger heeft toen een projectmanager aangesteld die als tussenpersoon fungeerde. Zo verbeterde de communicatie tussen de teams zienderogen. Vanaf dat moment zagen we ook werkelijk vooruitgang.”

In de drie maanden die volgden, werden de orders en de order responses gestroomlijnd. Na een evaluatie van een maand, volgde het luik advanced shipping notice en facturering.
J. Haeck: “Wat de order responses betreft, wilden we de klant zoveel mogelijk extra informatie meegeven; niet alleen de ontvangstbevestiging, maar ook een overzicht van de bestelde items en de verwachte leverdatum. Kennen we die datum niet, dan moeten we die op ‘unknown’ kunnen zetten. Zulke zaken vroegen wel wat modificatie. Daarna zijn we gestart met de ASN’s, wat ook enkele IT-technische modificaties van onze kant vroeg.”

“Voor ons was het belangrijk dat de orders en order responses tegelijk in het systeem kwamen, om meteen winst voor beide partijen te genereren”, vult An Tant aan. “Daarna hebben we de ASN’s en als laatste de facturering in de EDI-oplossing toegevoegd. Intussen werken we zelf met twee leveranciers via EDI. Maar aangezien EDI in onze industrie niet zo ingeburgerd is, is het niet altijd even eenvoudig om onze partners mee te krijgen in het verhaal.”

Na Van Oirschot wist Vaillant Group Belgium als tweede EDI-partner Van Marcke te strikken. Sindsdien volgen de EDI-connecties gestaag. “Vandaag hebben we voor elke klant zes à acht weken nodig om een één soort bericht op te zetten van ‘scratch’ tot ‘go live’, vertelt Jens Haeck. “Maar orders en order responses pakken we simultaan aan. Intussen hebben we ook een pak ervaring opgebouwd en kunnen we onze klanten goed ondersteunen bij de implementatie.”

Positieve balans

Sinds Vaillant Group Belgium gebruik maakt van EDI, profiteert het bedrijf van een geautomatiseerd proces dat veel sneller en efficiënter verloopt. De oplossing heeft ondertussen bewezen zeer stabiel te zijn. Incidenten komen zelden voor. “Zelf halen we de grootste winst uit het efficiënter plaatsen van en beantwoorden van orders. We verwerken nu jaarlijks meer dan 50.000 facturen met één enkel teamlid. De klant kan dan weer de grootste winst halen uit de ASN’s en de geautomatiseerde facturering”, klinkt het.

Uit recent onderzoek van Vaillant Group Belgium blijkt ook dat EDI een positieve invloed heeft op de relatie met klanten. “Het doel is om uiteindelijk zeventig procent van de orders met behulp van EDI te mappen. Zover zijn we nog niet, maar we zien het volume gestaag groeien en elk kwartaal stappen nieuwe klanten in”, vertelt Jens Haeck nog.

Ook aan de kant van Oirschot horen we positieve geluiden. “Dankzij EDI kunnen de leveranciers sneller en met minder fouten ‘processen’”, vertelt An Tant. “Dat is voor ons beiden van belang. Door de snelle confirmatie kregen wij de tijd om mogelijke fouten tijdig te confirmeren en door te geven aan de leverancier. We zien ook dat er zo minder fouten in facturen terechtkomen, omdat we nu de tijd krijgen om te ‘fact checken’. Dat leidt zowel bij ons als bij de leverancier tot minder administratieve rompslomp om fouten recht te zetten. Bovendien kunnen we dankzij de ASN’s de ontvangst van de goederen beter plannen en voorbereiden.” 

​‘The devil is in the details’

Verder krijgen we nog enkele leerlessen uit dit project mee. “Om te beginnen is het cruciaal om je gezamenlijke data op orde te krijgen. Als je bijvoorbeeld de prijzen niet goed hebt gealigneerd, is dat al een zeer slechte start”, weet Jens Haeck.
 
Ook benadrukt hij het belang van een gemeenschappelijke visie op EDI, over hoe het proces er zou moeten uitzien en waar de winst zit voor beide bedrijven. Verder moet je aan beide kanten zorgen voor de nodige resources en gealigneerde agenda’s om het project bol te werken. Een gebruikersacceptatietest, bijvoorbeeld, moet je aan beide kanten duidelijk inplannen. En – zoals al aangehaald – moeten de verantwoordelijkheden duidelijk zijn gedefinieerd.

J. Haeck: “Wat de ‘EDI Message Implementation Guideline’ betreft, moet je zorgen dat je definities duidelijk zijn. Als er tijdens de opstart bijvoorbeeld een probleem is met een optioneel veld, dan moet je daar niet al te veel tijd aan verspillen. Als dat een verplicht veld is, ligt dat natuurlijk anders. Verder moet je ook de technische beperkingen kennen. Weet dat EDI in pakweg 98 procent van de gevallen werkt, maar er zijn altijd uitzonderingen. Bespreek op voorhand hoe je met die uitzonderingen wil omgaan. We hadden bijvoorbeeld vrij veel problemen met de ‘bill of materials’ (BoM) omdat artikelen van verschillende fabrieken komen en in één nieuw artikel worden samengebracht. Daar heeft EDI soms moeite mee. Dan moeten we duidelijk aan onze klanten communiceren dat er op dat vlak problemen kunnen rijzen en hoe ze daarmee moeten omgaan.”

Werk van lange adem

Het mag intussen duidelijk zijn dat de overstap naar werken met EDI een werk van lange adem is.
J. Haeck: “We hebben trouwens op gezette tijdstippen nog steeds aligneringssessies met de experts van Seeburger om het proces verder te ‘finetunen’. Ook als we vragen hebben of nieuwe klanten willen ‘onboarden’, kunnen we op hun ondersteuning rekenen. Zo zetten zij de nieuwe API-connecties op, modificeren ze de mapping en doen ze de testings. We hebben intussen ook de migratie van ons ERP-systeem naar de cloud via SAP S/HANA aan Seeburger toevertrouwd. Aangezien Seeburger ook ervaring heeft op het vlak van business integraties met betrekking tot SAP S/4 HANA-projecten, heeft de leverancier de organisatie ook door die implementatie gegidst.”

Over Vaillant Group

Het familiebedrijf Vaillant Group is al meer dan 140 jaar gespecialiseerd in verwarmingsoplossingen. Intussen investeert het bedrijf ook sterk in innovatieve ontwikkelingen op het vlak van hernieuwbare energie, meer bepaald warmtepompen. Vaillant Group heeft intussen vaste voet aan de grond in twintig landen en verkoopt zijn oplossingen in meer dan zestig landen. Er wordt geproduceerd op tien productiesites in zes Europese landen en China. Ongeveer 15.000 medewerkers zetten hun schouders onder de activiteiten. Wereldwijd bedraagt de omzet ongeveer 2,7 miljard euro.

Binnen zijn verkoopstrategie vertrouwt Vaillant Group op zijn zogenaamde groene en rode merken. Onder het groene merk vallen alle producten met het Vaillant-label. De rode merken zijn landgebonden labels. Denken we maar aan Bulex in België, Saunier Duval in Frankrijk en Protherm in het Verenigd Koninkrijk. Sommige landen verkopen enkel Vaillant, andere vertrouwen op hun rode merk en sommige zetten op beide in. Die producten gaan vooral naar groothandels en installateurs.