Input van de verzender is cruciaal

Dankzij de nieuwe controle van de onverkochte nummers kan AMP focussen op de probleemgevallen en tegelijk minder mensen inzetten voor de controle. Vroeger vond de controle voor elk verkooppunt en voor elk onverkocht exemplaar volledig manueel plaats. Daarvoor stonden tachtig medewerkers, verdeeld over achttien sites in heel België in. Intussen heeft AMP een systeem ingevoerd van gerichte steekproeven waarbij dagelijks minder dan de helft van de verkooppunten wordt gecontroleerd. Dat levert een zeer grote efficiëntieverbetering op. De investering van 400.000 euro in advies, automatisering en software kon al na minder dan één jaar worden terugverdiend.

​Controle van de oplage

Die besparing was cruciaal voor AMP, dat moeilijke jaren achter de rug heeft. Het bedrijf zorgt al jarenlang voor de dagelijkse verdeling van kranten en tijdschriften naar 5500 Belgische winkels en verkooppunten. Daarbij stelt het zich op als tussenpersoon tussen de uitgeverijen en die verkopers. AMP is daarmee ook verantwoordelijk voor de betaling van die verkopers in functie van hun verkochte aantallen. Die berekening wordt gemaakt op basis van het verschil tussen de geleverde en de teruggezonden – onverkochte – exemplaren. AMP staat ook in voor het beheer van die onverkochte nummers. Sommige tijdschriften moeten terug naar de uitgeverijen, andere worden vernietigd, net zoals alle onverkochte kranten. 
In al die gevallen is het nodig het verschil te maken tussen de geleverde en de onverkochte exemplaren om zo de exact verkochte oplage te kennen. Dat cijfer is namelijk van groot belang om het bereik van elke uitgave te kennen want het is onder andere de basis voor het advertentietarief van de reclameboodschappen in de kranten en tijdschriften. 

De opdracht om de verkochte oplage vast te stellen, heeft een grote impact op AMP. Om te beginnen waren er lange tijd heel veel medewerkers mee in de weer. Tegelijk is het resultaat bepalend voor de financiële relatie met de verkopers. Daarbij komt de moeilijkheid dat de verkooppunten onafhankelijke partijen zijn die een commerciële relatie onderhouden met AMP. Het bedrijf kan geen eisen opleggen. Aan de ene kant wil AMP hen een grote discipline opleggen om de correcte retourinformatie te krijgen en om de onverkochte exemplaren op de afgesproken manier terug te sturen, maar aan de andere kant heeft AMP de verkooppunten ook nodig voor andere commerciële activiteiten. 

Verbeteringsoperatie

Rolf Vermeulen, operational director bij AMP: “In 2008 besloten we een aantal verbeteringen door te voeren om de rendabiliteit op te krikken. We sloten negen van onze achttien sites, investeerden in pickingtechnologie voor de verzending van de kranten en tijdschriften naar de winkels, we zorgden voor automatische klachtenbehandeling voor de verkopers én voor een betere controle op de onverkochte exemplaren door verzegelbare bakken in te voeren voor de levering en de retouren.”

AMP belevert vanuit de negen sites niet minder dan 5500 verkooppunten. Elke dag – behalve op zondag – rijden tussen vier uur en halfacht ’s ochtends 350 bestelwagens en trucks geladen met exemplaren van 175 krantentitels en 325 verschillende tijdschriften naar de winkels en supermarkten. Op het moment dat de chauffeurs leveren, nemen ze ook de onverkochte exemplaren terug mee. In de distributiecentra werd lange tijd 100% van de teruggekomen tijdschriften gecontroleerd en 25% van de kranten. 
Rolf Vermeulen: “We wilden een soortgelijke nauwkeurigheid van de controle verkrijgen tegen een lagere kostprijs. Daarvoor hebben we de hulp van Logflow ingeroepen om de bestaande situatie te analyseren en verbeteroplossingen uit te denken. Zij hebben ons toen gewezen op de mogelijkheden van de AQL-methode.” 

Luc Forceville, director Supply Chain Projects bij Logflow: “Acceptable Quality Limits is een gekende methode van ingangscontrole van leveranciers. Het originele aan de toepassing bij AMP is dat het statistische systeem nu voor klanten wordt ingezet op hun retourstroom. De basis van AQL is een vergelijking tussen de informatie die de leveranciers opgeven en de realiteit over de geleverde producten. Wanneer er geen afwijkingen tussen die twee zijn, kun je beslissen de controles te verminderen.”

AMP kon op die manier de controles verminderen tot 40% van het inkomende volume en in bepaalde centra zelfs tot 25% terwijl de betrouwbaarheid van het crediteringsproces op peil bleef. Dat resultaat werd bereikt door de verschillende stappen van het proces op een hoger niveau te tillen: de kwaliteit van de binnenkomende informatie, de rapportering over de processen, de automatisering van de sortering van de onverkochte exemplaren en het lossen van de bakken met retours in de regionale centra. 

​Binnenkomende informatie

Hét vergelijkingspunt bestaat in de binnenkomende data van de krantenwinkels. Daarom werden er extra inspanningen geleverd om de verkooppunten aan te sporen telkens borderellen met retours in te vullen en mee te sturen alsook in elke bak een schutblad met de identificatie van het verkooppunt te voorzien. AMP zorgde voor een doorgedreven communicatie over die retourprocedure naar alle 5500 winkels. Daarbij was er extra aandacht voor de perswinkels waar zich problemen bleven voordoen. Die kregen extra informatie over de negatieve effecten van slechte data verderop in de keten. Het business contact center belde en stuurde mails naar de betrokkenen met de vraag meer zorg te besteden aan de retouren en telkens werd de correcte procedure in herinnering gebracht. Indien nodig bezocht een medewerker van het fieldteam deze verkooppunten om samen de volledige procedure door te nemen.

Coaching van de chauffeurs en de interne medewerkers was eveneens een conditio sine qua non: een correcte scanning – zowel bij de ophaling in de winkels als in de regionale centra – van de retourbakken is immers een sleutel in het vernieuwde proces. AMP investeerde daarvoor in een uitgebreid ‘track & trace’-systeem van Zetes. 
Rolf Vermeulen: “We hebben ervoor gekozen barcodes te scannen op verschillende momenten in het proces, op de pickinglijnen in de hubs, bij het laden van de voertuigen, bij het lossen en laden in de winkels. De chauffeurs krijgen PDA’s mee waarmee zij zelf kunnen scannen. Nergens moeten ze zelf gegevens invullen, het volstaat de barcode te scannen. Dat levert een reeks van data met onder andere de locatie van de geïdentificeerde bakken en het uur van leveren en retour.”

Om de chauffeurs en de medewerkers te begeleiden, voorzag AMP mensen die meteen kunnen ingrijpen wanneer er fouten worden gemaakt. 
Rolf Vermeulen: “Bij de herstructurering zijn ook een aantal sitemanagers vervangen. Daarbij werd er extra geselecteerd op communicatievaardigheden, want we wilden dat de leidinggevenden veel op de werkvloer aanwezig zijn. Hun kantoor bevindt zich voortaan in het atelier zodat ze altijd zien wat er gebeurt en meteen kunnen ingrijpen. Medewerkers kunnen zelf met alle lijnverantwoordelijken rechtstreeks communiceren en hun grieven en verwachtingen bekendmaken. Dat heeft ook het voordeel dat bijvoorbeeld softwareproblemen veel sneller en heel efficiënt worden aangepakt omdat operationeel verantwoordelijken zelf met de IT-afdeling communiceren. We hebben er ook voor gezorgd dat medewerkers van de personeelsafdeling geregeld op de werkvloer komen, ook ’s nachts, wanneer de meeste medewerkers aanwezig zijn. Als er dan vragen zijn, bijvoorbeeld in verband met de loonstaat of het aantal vakantiedagen, kunnen die ook meteen worden beantwoord. We doen er echt alles aan om sociale irritaties te vermijden, want ook dat heeft een impact op de kwaliteit van het proces.”

Verbeterde rapportering

Al uit een eerste analyse bleek dat de pijnpunten zich altijd bevonden bij dezelfde verkooppunten, chauffeurs en interne medewerkers. Logflow stelde voor een betere rapportering uit te voeren in het SAP-systeem om zo snel tot een ‘NOT OK’ oordeel te komen voor elke fout. Die beoordeling is cruciaal in een regelkring waarbij verkooppunten 100% gecontroleerd worden wanneer er zich fouten voordoen. Naarmate er minder fouten voorkomen, daalt de controlefrequentie. Toch blijft AMP altijd steekproeven nemen en zal minstens één op de acht retourleveringen worden gecontroleerd. Door die op feiten gebaseerde gerichte steekproeven kan AMP de controle drastisch verminderen.

​Automatische sortering

De regionale centra zijn uitgerust met een automatische sorteermachine die de stroom van tijdschriften kan uitsplitsen volgens de categorieën ‘vernietigen’ en ‘retour naar uitgever’. Daaraan werd een singulatormachine toegevoegd die het mogelijk maakt de machine beter te voeden zodat er minder mankracht voor nodig is. Het gaat om een machine met vier versnellende transportbanden die een stapel magazines uit elkaar trekt tot een stroom van individuele tijdschriften die gemakkelijk en bijna volledig automatisch – a.h.v. camera’s en barcodescanning – kan worden gesorteerd. Er blijft alleen een manuele controle nodig wanneer tijdschriften niet herkend worden.
 
Die installatie dient ook om de controle van de verkooppunten uit te voeren. Dat gebeurt door de bakken voor de controle (die in het systeem een code ‘CHECK’ krijgen) bij de machine te zetten. De chauffeurs moeten bij het lossen de bakken op vier verschillende palletlocaties neerzetten, afhankelijk van de situatie van de bak. Het is de RF-terminal van de chauffeur die de instructies geeft over de volgorde waarin de bakken moeten worden gelost. Dat gebeurt verder aan de hand van kleurcodes. Het volledige proces wordt gecontroleerd op volledigheid en correctheid.

Resultaten

Eind 2015 kreeg ongeveer 20% van de verkooppunten slechts één controle op vier aanleveringen, de helft wordt om de twee aanlevering gecontroleerd. De verhouding evolueert in gunstige zin. De verminderde controle maakte het mogelijk met 25 FTE’s minder toch hetzelfde werk uit te voeren. Afgezet ten opzichte van de investeringskosten leverde dat een ROI van minder dan één jaar op.

Kaderstuk: ​AMP naar Bpost?

In februari 2016 maakte Bpost bekend dat het de Belgische activiteiten van de Franse groep Lagardère wil overnemen. Daarin zitten vijf bedrijven, waarvan het bekendste AMP is als verdeler van kranten en tijdschriften naar de winkels. Maar er is ook Lagardère Travel Retail met verkooppunten in steden, stations en luchthavens onder de merken PressShops en Relay. Een andere opvallend onderdeel is LS Distribution Logistics dat gespecialiseerd is in e-commerce oplossingen en supply chain. Daarin zit ook het netwerk van 735 Kariboo afhaalpunten verspreid over het hele land. Ten slotte heeft Lagardère nog Alvadis (dematerialiseerde producten zoals telefoon- en cadeaukaarten) en Burnonville (gadgets, brillen, knuffeldieren, rokerstoebehoren en andere producten voor tankstations en krantenwinkels). Bij het ter perse gaan van dit artikel was nog niet geweten of Bpost voor de overname ook de goedkeuring van de mededingingsautoriteiten heeft gekregen. Er zijn in ieder geval meerdere mogelijkheden om synergieën te creëren. Het postbedrijf positioneert zich de laatste jaren sterk op het vlak van e-commerce en werkt zelf aan de uitbreiding van zijn eigen netwerk van afhaalpunten. Het kan zich versterken met LS Distribution Logistics. Ten slotte is Bpost zelf de verdeler van kranten en tijdschriften via postabonnementen en zijn ook daar wellicht synergieën te halen met AMP.