Innovatieve producten, complexe supply chain

Het Nederlandse bedrijf Quooker heeft een uniek product dat in de keuken meteen kokend water kan leveren dankzij de combinatie van een aangepaste kraan met een innovatieve boiler. Een klassieke weerstand, maar dan in een goed geïsoleerd vacuümvat, verwarmt water zodat het meteen warm genoeg is om thee te zetten of pasta te koken. Met zijn innovatie weet het bedrijf uit Ridderkerk heel wat nieuwe klanten te lokken. Het groeit jaarlijks met 25% en komt geregeld met nieuwe productvariaties op de markt. Daarnaast verkoopt het zijn producten in steeds meer landen. In Ridderkerk zijn intussen 250 mensen aan de slag, vooral in de assemblage van de kranen en boilers. In 2018 wil het bedrijf 100.000 Quooker verkopen.
 
Quooker koopt zijn onderdelen over de hele wereld aan, maar zorgt zelf voor de productie van een aantal subassemblages en de samenstelling van het afgewerkte product. Tijdens dat proces ondergaan de verschillende onderdelen én alle afgewerkte producten meerdere tests om de kwaliteit van het geheel te garanderen. De opvolging van de keten tot bij de klant was geen sinecure, temeer omdat één kraan uit wel 250 verschillende onderdelen bestaat.
 
Chief operating officer Geertjan Woltjes had al ervaring met soortgelijke problematiek voordat hij bij Quooker aan de slag ging. Bij de selectie van een nieuw rapporteringssysteem was hij vooral beducht voor discussies over de juistheid van de gegevens.

“De reden waarom we Qlik Sense hebben gekozen heeft te maken met de manier waarop die toepassing omgaat met de onderliggende bedrijfsgegevens”, begint hij. “Bij Quooker komen die gegevens uit verschillende operationele toepassingen zoals ERP (Exact), urenregistratie, een eigen servicedatabase, een databank met de testgegevens van alle producten die we assembleren, een forecast in Excel en sinds kort ook een nieuw CRM (MS Dynamics). We zijn nu ook bezig met de implementatie van een nieuw WMS (Warpspeed) en ook de gegevens daaruit moeten in de rapportering worden meegenomen. Elke nacht haalt Qlik Sense de meest recente gegevens uit die verschillende databanken en bewaart ze in één bestand dat dienstdoet als het interne datawarehouse. Op die manier kunnen alle mogelijke rapporten en dashboards informatie putten uit die ene locatie. Die eenvoud vind ik erg belangrijk. Bij een klassiek datawarehouse blijven de gegevens los staan van het analysepakket. Zo creëer je tussenlagen die elk op zich een transformatie van de brongegevens met zich meebrengen. Als je dan uiteindelijk in je rapportering vaststelt dat er iets niet klopt met de data, moet je op heel wat plaatsen naar het probleem gaan zoeken. Dat wilde ik vermijden.”

Forecast continu opvolgen

Naarmate het productportfolio van het jonge bedrijf uitbreidt, wordt ook de opvolging van de aanvoer van onderdelen complexer.
Geertjan Woltjes: “Wij produceren op voorraad en hebben als jong bedrijf nog een overzichtelijk gamma, maar in onze sector vormt ons product wel een grote innovatie. De onderdelen die we gebruiken, behoren niet tot het standaardaanbod van veel leveranciers. Daarom hebben de fabrikanten vaak meer tijd nodig om te kunnen produceren en leveren. 25% van de onderdelen komen uit Azië. Bij de gewone levertermijn van tien tot twaalf weken, komt dan nog eens zes weken transporttijd. Daarom maken wij een forecast van een half jaar en voorzien we ook een ruime veiligheidsvoorraad om toch maar zeker te zijn dat we alle onderdelen ook in huis hebben om de producten te kunnen assembleren. De analyse van de vraag is daarom essentieel voor onze productieplanning.”
 
Door de snelle groei heeft Quooker het niet gemakkelijk om die toekomst correct in te schatten. “We zien bijvoorbeeld dat de verschillende regio’s heel anders reageren op de introductie van een nieuw product. Ook de variaties in kleur van de diverse kranen hebben een heel andere impact op de verschillende markten, en dus ook op onze productieplanning”, licht Geertjan Woltjes toe.
 
Dankzij de voortdurende opvolging van de diverse forecasts en de vergelijking met de reële situatie kon Quooker meermaals betere beslissingen nemen.
G. Woltjes: “Zo stelden we gelukkig tijdig vast dat een bepaald onderdeel uit onze bufferstock opraakte. We hebben toen een nieuwe levering met het vliegtuig laten overkomen om te voorkomen dat de productie zou stilvallen. Soms compenseren we de problemen bij een bepaalde leverancier door een tweede bron voor diezelfde onderdelen aan te spreken.”
 
De planners hebben nu eigen dashboards waarin ze die trendanalyses van nabij opvolgen, maar ook bijkomende eigen onderzoeken starten.
G. Woltjes: “Het komt erop neer dat ze de verschillende dimensies van een problematiek kunnen isoleren en grondig bekijken. Ook kunnen ze bepaalde tijdelijke effecten uit de historische gegevens compenseren – bijvoorbeeld een stijging in de verkoop na een deelname aan een beurs – om een schone basis te hebben om verder op te bouwen. Uit die verschillende dimensies maken we dan een totaalbeeld op.”

Analyse leidt naar innovatie

Op die manier heeft Quooker al dingen ontdekt die hebben geleid tot nieuwe innovaties met mooie marktperspectieven. “We hadden een specifieke set samengesteld van een kokendwaterkraan met een klassieke kraan en het geheel boden we aan met een mooie korting”, illustreert Geertjan Woltjes. “We stelden echter vast dat die actie in Zwitserland helemaal niet aansloeg. De regionale manager heeft toen de cijfers geanalyseerd en is op basis daarvan gerichte vragen gaan stellen aan installateurs en consumenten. Daaruit bleek dat Zwitsers willen dat aan een klassieke mengkraan altijd een uittrekbare tuit zit. Ze wilden geen geld uitgeven voor een extra kraan zonder zo’n tuit. Uit die vaststelling is het idee gegroeid voor onze nieuwste ontwikkeling, de Flex-kraan met flexibele uittrekslang die zowel koud, warm als kokend water kan geven.”
 
In de huidige situatie halen de planners en afdelingshoofden zelf hun gegevens op in een eenvoudige vorm van selfservice business intelligence. Maar Quooker wil dat nog stevig uitbreiden. De medewerkers moeten hun rapporten nog meer kunnen aanpassen en eigen dashboards ontwikkelen. Daarenboven wil het bedrijf dat ook andere thema’s verder worden geanalyseerd.

Moeilijke productie

Quooker moet nogal wat innovaties kunnen verwerken en dat heeft zeker een impact op de assemblage. Maar ook de leveranciers moeten kunnen volgen. Zij moeten nieuwe onderdelen ook meteen met de juiste kwaliteit en in het afgesproken volume leveren.

De opvolging van hun leveringen en de controle van de forecast zijn essentieel. Daarom hebben ook de manufacturing engineers, die de productieprocessen en automatiseringsstappen ontwerpen, hun eigen dashboards om de effectief behaalde productiviteit te kunnen opvolgen. Tijdens de rondgang in de fabriek valt trouwens op dat de schermen met het behaalde productieniveau allemaal een score boven de 100% aangeven. Dat komt omdat Quooker bij zijn vooropgestelde volumes nog steeds rekening houdt met eventuele problemen bij bepaalde onderdelen.
 
Het bedrijf evalueert de forecast tegenover de productie en de feitelijke verkoop, maar kijkt ook op een lager niveau teneinde het verschil tussen voorspelling en de realiteit van de dag, zowel in de productie als op voorraadonderdelen, in kaart te brengen.
G. Woltjes: “Voor onze groeistrategie is het ook nodig dat die productiviteit goed wordt ingepland. De assemblage zal altijd wel grotendeels door onze medewerkers worden verzorgd. Toch investeren we ook in automatisering van de kwaliteitscontrole en van sommige delen van de productie. Dat zou moeten resulteren in een stijging van het productievolume met 25% per jaar terwijl het aantal medewerkers met 10% groeit.”

De kracht van gegevens

Een belangrijk aspect van het zakelijk model van Quooker is de dienst na verkoop. Daarvoor houdt het bedrijf ook veel gegevens bij, die eveneens met Qlik Sense worden geanalyseerd.
G. Woltjes: “De kracht zit hem in de combinatie met onze productiegegevens. Van elke kraan en elke boiler beschikken we over de testdata. Daardoor kunnen we bij een terugkerend probleem de link leggen met specifieke onderdelen of situaties op de werkvloer op het moment van de assemblage. Elk product ondergaat namelijk een controle waarbij we specifieke zaken zoals lekkage en veiligheid extra nagaan. We kunnen uiteindelijk een specifieke kraan of boiler volgen van bij de productie tot en met de verkoop. We kennen dus ook de prijs en de marge die we op elk product maken. Daarmee willen onze mensen echt wel aan de slag gaan om nieuwe verbanden te leggen en betere beslissingen te nemen. Die mogelijkheid willen we hen zo veel mogelijk bieden. Je merkt ook dat het vertrouwen groeit naarmate ze Qlik Sense meer gebruiken. We zien beter de mogelijkheden die het kan bieden. Dat zet aan om verder te gaan op het ingeslagen pad.”
 
Voor de toekomst ziet Quooker een nog bredere inzet van Qlik Sense. Nu al worden meer medewerkers opgeleid om de toepassing te kunnen gebruiken. Ook zullen andere afdelingen worden betrokken. Met name de personeelsafdeling is vragende partij om de nodige extra medewerkers en uitzendkrachten beter te kunnen plannen in functie van de stijgende productievolumes. De financiële afdeling wil dan weer de marge per product beter kunnen opvolgen en wil daarom ook toegang tot de kostengegevens van elke kraan en boiler doorheen de hele stroom van onderdeel tot klant.

Extra

Implementatie aangepast

Bij de invoering van de dashboards voor de verschillende medewerkers vertrok Quooker van een specifieke set van dashboards die door de bedrijfstop werden bepaald.

“We merkten echter snel dat sommige van die dashboards helemaal niet gebruikt werden door de medewerkers”, vertelt COO Geertjan Woltjes. “Tegelijk vroegen ze meteen naar andere, bijkomende rapporten. Het is een typische reactie op een top-downbeslissing: de medewerkers voelen zich minder betrokken. In een volgende stap hebben we dan de verhouding omgedraaid en in de eerste plaats dingen uitgewerkt die de personeelsleden hadden voorgesteld. Maar ook daar zien we weer dat er een aantal dashboards zijn die uiteindelijk niet geconsulteerd worden. Het komt erop neer dat we in het vervolg de bottom-up en de top-downaanpak zullen combineren om tot een goed compromis te komen.”